DIFERENCIAS ENTRE PROGRAMAS DE CONTABILIDAD

Dicho esto, dada la gran variedad de funcionalidades que podemos encontrar entre los distintos programas de contabilidad, vamos a estructurar el análisis de sus diferencias en 5 grandes categorías:

• Diferencias como consecuencia de su integración con otros procesos de gestión empresarial (a excepción de la gestión financiera).
• Diferencias con relación a su capacidad para analizar los datos para ofrecer información útil, es decir, lo que llamamos habitualmente su capacidad analítica o contabilidad analítica.
• Diferencias con relación a su capacidad de gestionar el área financiera de la empresa.
• Diferencias con relación a las herramientas de control que contemplen.
• Diferencias con relación a utilidades de alto valor para la gestión.

Vamos a desarrollar estos puntos a continuación.

Los programas de contabilidad con relación a su integración con los proceso de gestión no contables.

La contabilidad consiste en el registro de las transacciones económicas y financieras de una empresa y, por tanto, el origen de cada una de las transacciones se encuentran en los distintos procesos de gestión del negocio. Aquí surge la primera gran diferencia que se refiere al grado de integración entre el programa de contabilidad y otros programas de gestión no contable.

¿En que afecta esta situación a la funcionalidad de un software contable?

La respuesta la podemos encontrar en la automatización, es decir, en las posibilidades de automatizar la contabilidad a partir de los distintos procesos de gestión que son recurrentes y que son susceptibles de registro contable.

Aunque no es fácil de generalizar grupos de programas, debido a la gran combinación de las distintas situaciones posibles, concentraremos las opciones disponibles en las siguientes:

• Los programas de contabilidad financiera básicos. En este caso, la funcionalidad está limitada sólo a los requerimientos contables normalizados, por lo que no contempla ninguna integración con otros procesos de gestión empresarial y, por tanto, no contempla la posibilidad de una automación del proceso contable. Este tipo de soluciones tienen 2 características:
  
  • Suelen ajustarse bien a empresas pequeñas y a profesionales que no tengan la necesidad de automatizar sus procesos de gestión.
  • Se suelen encontrar de forma gratuita en el mercado o, en algunos casos, a un precio muy bajo.
• Los programas de contabilidad avanzados. A diferencia del anterior, no sólo se limita a los requerimientos contables normalizados, sino que contempla además algunos procesos de gestión genéricos integrados en la propia aplicación, aunque no esté integrado con lo que podamos llamar una sistema de gestión ERP. Este tipo de soluciones tienen las siguientes características:
  
  • Suelen ajustarse bien a empresas pequeñas y a profesionales que tengan necesidades básicas de automatizar sus procesos de gestión.
  • No suelen ser recomendables para un volumen transaccional alto.
  • Suelen tener un precio muy atractivo en el mercado, ya que son una solución integrada con amplias funcionalidades, pero con pocas posibilidades de expansión y personalización a requerimientos específicos.
  • Suelen contemplar información extracontable útil para la gestión básica de la empresa, tanto en el área de control, como en el sistema de toma de decisiones. 
• Los programas de contabilidad como un módulo de un software ERP. Podríamos decir que este tipo de software correspondería a la gama alta de los programas de contabilidad, ya que se integra con todo el sistema de gestión de la empresa y permite adaptarse a requerimientos específicos que se puedan establecer.  Este tipo de soluciones tienen las siguientes características:
  
  • Suelen ajustarse bien a empresas medianas y grandes que tengan necesidades de automatizar sus procesos de gestión. También nos podemos encontrar con empresas pequeñas pero con altos requerimientos de gestión.
  • Permiten un alto grado de automatización de procesos contables a partir de diferentes fases de los procesos de gestión.
  • Presentan un gran escalabilidad por lo que no es un problema el crecimiento de su nivel transaccional.
  • Suelen haber grandes diferencias de precio entre programas, normalmente relacionado con la capacidad del software de adaptarse a requerimientos muy específicos y con una alta personalización.
  • Suelen ser muy potentes en el análisis de los datos, de forma que son un apoyo importante en el sistema de control y toma de decisiones de la empresa.

La capacidad analítica de los programas de contabilidad.

Cuando hablamos de la capacidad analítica nos estamos refiriendo a la capacidad de análisis de los datos con los criterios que sean relevantes para el negocio y, por tanto, no nos referimos a los criterios normativos de la contabilidad financiera.

La capacidad de análisis la podemos vincular con dos factores críticos:

• La capacidad de clasificar los datos de forma apropiada a las necesidades de información. No es posible obtener información de utilidad si no existe una clasificación adecuada de los datos de acuerdo con los criterios de negocio que se precisen en cada caso. Para ello, los programas de contabilidad ofrecen lo que llaman la contabilidad analítica, que no es más que la posibilidad de asignar unas etiquetas a las transacciones distintas a las que requiere la contabilidad financiera para poder atender a criterios específicos del negocio. En este caso hay que tener en cuenta, que la potencia de clasificación aumenta a medida que nos permita un mayor detalle, por lo que es importante analizar si las posibilidades de clasificación se dan a nivel de cabecera (general) o de líneas (máximo detalle) de un documento.
  
  • La capacidad de poder visualizar la información de valor en base a los datos clasificados. Lógicamente la única forma que tenemos de poder hacer uso de la información es poder:
  • Transformar los datos en información de valor a través de procesos de cálculo flexibles y útiles para el negocio.

• Acceder a esta en el momento en que se necesite de una forma completa, fácil y cómoda.
  • Las posibilidades de cálculo y visualización de información son muy diferentes entre los distintos programas, por lo que será importante una atención específica.
  • La importancia de la capacidad analítica de un software estriba en las posibilidades que nos ofrece para desarrollar un sistema de control de gestión y de toma de decisiones más eficaz, por lo que será un factor crítico en algunas empresas.

La gestión financiera en los programas de contabilidad.

Cuando hablamos de gestión financiera nos estamos refiriendo a la gestión de los cobros y pagos, es decir, a todas las transacciones que tengan que ver con la tesorería de la empresa.

Este tipo de funcionalidades se suelen dar únicamente en programas de contabilidad avanzados y con mayor desarrollo en los que suponen un módulo del ERP. Las funcionalidades más interesantes a tener en cuenta y que pueden variar mucho de una solución a otra son:

• La contabilización automática de los cobros y pagos a partir de una gestión financiera específica que contempla lo que llamamos la cartera de efectos a cobrar y a pagar, entre otras. Las herramientas más avanzadas tratan de registrar los apuntes en las cuentas de tesorería con los criterios que aplica cada banco, de forma que facilite la conciliación bancaria sin perder el detalle de las transacciones realizadas.
  
  
• Control de préstamos. Se trata de gestionar toda la información relacionada con los préstamos recibidos para controlar el cumplimiento de las condiciones pactadas y gestionar las obligaciones contraídas a futuro.
  
  
• Control de leasing y renting. Se trata de gestionar toda la información relacionada con otras fuentes de financiación recibidas para controlar el cumplimiento de las condiciones pactadas y gestionar las obligaciones contraídas a futuro.
  
  
• Descuento de efectos. Esta gestión nos permite calcular el préstamo de dinero que supone el descuento de efectos  y controlar el cumplimiento de las condiciones pactadas. Además es de suma importancia para poder calcular el riesgo real con los clientes.
  
  
• Gestión de impagados. Es una funcionalidad muy eficaz para gestionar las incidencias generadas con los clientes como consecuencia de la insolvencia de estos.
  
  
• Previsión de tesorería. Gracias a las funcionales financieras descritas anteriormente (y algunas más), disponemos de información de valor para poder elaborar una previsión de tesorería. Pensemos que esta es una de las funciones críticas de cualquier responsable financiero para asegurar la viabilidad financiera de una empresa. No podemos gestionar eficazmente las finanzas de una empresa si no nos adelantamos a los problemas de liquidez, que son los que debemos tener en cuenta para gestionar la solución con la anticipación que se requiere.

Aunque hay una funcionalidad importante de la que no hemos hablado, hemos preferido analizarla en el siguiente apartado, nos referimos a “la conciliación bancaria”  que es uno de los sistemas de control más importante de una empresa.

Herramientas de control de alto valor en los programas de contabilidad.

Al margen de las posibilidad de generar información de valor a partir de herramientas analíticas, como se ha comentado anteriormente, existen algunos procesos de control que necesitan un desarrollo específico por sus requerimientos o complejidad. En concreto nos centraremos en dos procesos que suelen ser ampliamente valorado por las empresas como son:

• Las conciliaciones bancarias. A efectos de control la importancia no estriba en conocer las diferencias entre los saldos contables y bancarios, sino en detectar pasivos ocultos muy difíciles de conocer si no son con este tipo de herramientas. No todos los programas de contabilidad contemplan esta funcionalidad que debe ser una tarea habitual y primordial en cualquier tipo de empresa con independencia a su tamaño o sector.
  
  
• El sistema presupuestario. Este es un control tradicional muy extendido en algunas empresas. La gestión de un sistema presupuestario requiere una atención específica que afecta a distintas tareas como pueden ser el sistema de control de autorizaciones del gasto, el control de desviaciones, etc..Este tipo de herramientas suele ser una diferencia importante entre los distintos softwares contables,
  
  
• El control de impagados. Al margen de la gestión de impagados a la que nos referíamos anteriormente, es importante que la empresa pueda gestionar eficazmente el riesgo que quiera asumir con cada uno de sus clientes, y máxime si este riesgo está asegurado. En algunos sectores este es un factor crítico de gestión, que no se encuentra disponible en muchas soluciones contables.

Utilidades de alto valor en la gestión contable.

Existen algunas utilidades muy valoradas por los usuarios de este tipo de aplicaciones que pueden suponer una diferencia a tener en cuenta entre los distintos programas contables. En este sentido vamos a destacar las siguientes funcionalidades:

• Los asientos maestros. Nos referimos a la posibilidad de automatizar el registro contable de aquellos asientos que sean muy repetitivos para facilitar la gestión y evitar errores humanos. Suele ser una funcionalidad de alto valor para mejorar la eficacia y eficiencia del proceso contable.
  
  
• Intercambio electrónico de datos. En plena era digital, es importante que las empresas puedan aprovecharse de las oportunidades que nos ofrece la tecnología, de forma que puedan intercambiar documentos electrónicos estructurados con otras entidades a través de internet, y de esta manera conseguir un ahorro de costes tanto para el emisor, como para el receptor, además de otras ventajas evidentes como la reducción de errores, etc.. A título de ejemplo podemos hacer mención de algunas funcionalidades a las que nos estamos refiriendo:
  • La factura electrónica.
  • El suministro inmediato de información ante Hacienda (SII) 
  • El sistema EDI
  • Etc…
• Segmentación de los campos clave, tanto de naturaleza operativa como analítica. Esta es una funcionalidad de gran potencia para mejorar el análisis de los datos y la personalización de algunas acciones. Se trata de que los códigos que identifican agentes u operaciones importantes, se creen a partir de una estructura inteligente que asigna un valor específico a cada dígito del código. Esto puede ser una gran diferencia entre programas contables que justifique sus diferencias.
• Etc…

Dicho todo esto, esperamos que este post te pueda ayudar a analizar las funcionalidades que pueden presentar más diferencias entre los softwares contables, de forma que según cuales sean tus necesidades te ayude a realizar una mejor elección de la solución más apropiada para ti.