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Toda organización está conformada por distintos niveles en los que se ejecutan funciones diferentes. En consecuencia, la empresa también cuenta con distintas necesidades de información. Y en el nivel estratégico y administrativo o táctico es necesario contar con un sistema de información (SI) que facilite tomar decisiones ágiles y eficaces.
Tabla de contenidos:
Para la toma de decisiones, el SI debe ser la herramienta de apoyo fundamental que permita a los altos puestos de dirección y gerencia una ágil y rápida formulación, predicción, cálculo y comparación de los distintos escenarios posibles, la selección de la mejor opción y un óptimo control posterior.
En este contexto, un SI solo podrá generar confianza en los usuarios sí está especialmente diseñado con características claves asociadas a la calidad de la información, a la forma de visualizarla y a la capacidad de análisis de datos. En esto son perfectas las herramientas Business Intelligence (BI) que se apoyan en el software ERP, el sistema CRM, etc.
Por lo tanto, es necesario profundizar sobre:
- La capacidad de análisis de datos de un sistema de información.
- Los criterios para la entrega de información de un sistema de información.
Características claves de un sistema de información para la toma decisiones
Cuando un SI está enfocado para ayudar a tomar decisiones debe ser capaz de moldear los datos para presentarlos de manera útil y con adoptado a las necesidades de los distintos puestos de una organización. Siempre empleando la tecnología a su alcance para entregar la información mediante recursos visuales, interpretables y flexibles.
Para facilitar la toma de decisiones en cualquier contexto empresarial, el sistema de información debe, principalmente, permitir la gestión de grandes volúmenes de datos, convertirlos en información útil y accesible y tener alta capacidad para la clasificación analítica. Además, puede ser interesante que el sistema cuente con herramientas especiales para la minería de datos, con el fin de facilitar la detección de tendencias.
Alta capacidad para la clasificación analítica de datos
Un sistema de información debe tener la capacidad para interpretar los datos desde múltiples dimensiones, es decir, desde distintos enfoques, de acuerdo a los puntos críticos que perfilan la estrategia de negocios de la empresa.
En este análisis multidimensional, el SI agrupa y clasifica los datos en distintas dimensiones para facilitar la combinación de distintos criterios de agrupación. Esto facilita que el decisor profundice en la información al combinar parámetros, añadir o eliminar dimensiones, de acuerdo a lo que considere relevante. Además, puede monitorear los indicadores de rendimientos claves.
Como se indicó, las dimensiones que emplee el sistema de información para la organización y análisis de datos deben atender al tipo de empresa y las necesidades de control y monitoreo que ésta requiere, pudiendo estar relacionadas con el proceso productivo, el bien o servicio, la demanda, etc.
Un SI configurado para poder realizar el análisis multidimensional de los datos tendrá la capacidad de:
- Permitir la preparación de datos de acuerdo a lo solicitado por el usuario (autoservicio). Lo que significa que el sistema debe ejecutar de forma rápida y fácil la agrupación y selección de datos dentro de un universo complejo de información.
- Ofrecer información procesable y útil a los líderes de la empresa y demás usuarios en niveles de dirección, mediante paneles e informes que faciliten el seguimiento de los procesos de la organización (departamentos, relación con clientes y socios, ingresos, etc.).
- Representar gráficamente los datos (tablas, mapas, diagramas…). Un SI para tomar decisiones ofrece la visualización de los datos, en las dimensiones que decida el usuario, para que la exploración, procesamiento y entendimiento de la información por parte del usuario sea más rápida, fácil y efectiva.
- Extraer datos de sistemas que le ofrezcan información veraz, segura y en tiempo real. Como del software ERP (Enterprise Resource Planning).
Criterios para entregar la información útil
Para servir de apoyo a la toma de decisiones, el sistema de información debe ser capaz de proporcionar información de calidad y útil, siempre bajo los siguientes criterios:
1.- Contenido requerido
El SI debe diseñarse para que se ajuste a los requerimientos del usuario, de acuerdo a la situación o problema en particular y a cada una de las fases del proceso de decisiones, siempre con el nivel de detalle que éste necesite:
- Reconocer el problema. El sistema de información alerta y envía notificaciones al usuario sobre la existencia de un problema o posible problema, de acuerdo a la preconfiguración de los KPIs clave para la organización.
- Entender y analizar el problema. El SI facilita al usuario la información que sirve para contextualizar la situación, conocer las causas y el alcance del problema y el impacto que éste tenga sobre los procesos internos y comerciales de la empresa. Con lo que el decisor podrá realizar un análisis detallado y profundo del evento y determinar los distintos escenarios de actuación.
- Evaluar alternativas. El SI facilita al decisor la evaluación de los distintos escenarios de actuación, mediante la modelación de cada opción y la consecuente comparación de los resultados. Siendo imprescindible la capacidad que tenga el sistema para entregar la información de manera visual, concisa, precisa y agradable estéticamente.
- Seleccionar la mejor alternativa y ejecutar acciones. El decisor selecciona la mejor opción en base al análisis comparativo que ha facilitado el SI. Después, el mismo sistema informativo puede ser programado, con los KPIs relevantes, para que realice el monitoreo de los resultados de la decisión tomada y ejecutada, con lo que el usuario detectará la eficacia de las acciones o la necesidad de corregirlas.
2.- Momento oportuno
Un SI solo será útil para el proceso de toma de decisiones si puede generar la información de manera rápida y estar disponible en el momento en que el usuario la necesite. Puesto que, siempre la información que se reciba tarde será completamente irrelevante.
3.- Actualización en tiempo real
La toma de decisiones en una empresa debe ejecutarse en base a datos actualizados en tiempo real, aún cuando el decisor busque evaluar las tendencias. Por lo tanto, el SI debe generar información actual para servir eficazmente en la evaluación de situaciones y la anticipación de efectos.
El SI debe estar diseñado para solventar un eventual retraso en la recopilación o el procesamiento de los datos. Caso en el que debe presentar la información tomando en cuenta las posibles imprecisiones y márgenes de error, mostrando los posibles escenarios y los posibles efectos de la falta de datos.
Por ejemplo, los sistemas de información basados en herramientas de Inteligencia Empresarial pueden trabajar integrados al software ERP y al CRM (Customer Relationship Management) que representan excelentes sistemas de gestión para la recopilación de datos en tiempo real, para su depuración y almacenamiento.
4.- Accesibilidad
Un SI solo entregará información útil si facilita al usuario su proceso de obtención, poniéndola de fácil acceso, completamente disponible para los usuarios cualificados, en la forma en la que éstos la necesiten, en el momento y lugar correcto y necesario.
Por ejemplo, las soluciones de Inteligencia de Negocios o los sistemas integrados al software ERP, pueden facilitar al usuario el acceso a la información desde dispositivos móviles, en cualquier parte del mundo.
5.- Formato adecuado
Un SI transforma los datos en información útil y altamente procesable, permitiendo la visualización de datos, de manera ordenada y mediante formatos gráficos intuitivos e interactivos, a través de cuadros, mapas, tablas, diagramas, etc.
Esta visualización de datos facilita al usuario el procesamiento de la información, la generación de conocimiento y la toma de decisión eficaz.
Importancia del diseño de un Sistema de Información para tomar decisiones eficaces
Un SI debe contar con la capacidad de clasificar y analizar los datos de forma multidimensional y entregar al usuario, de forma rápida y visual, información relevante, oportuna, precisa y confiable.
La capacidad analítica de datos de un SI permite a los decisores mejorar su conocimiento, identificar patrones, predecir eventos, optimizar procesos, respaldar sus acciones y hacer el seguimiento de los resultados.
El análisis multidimensional es una herramienta que conduce a la organización a tomar decisiones siempre con el conocimiento integral del contexto y con la visión de futuro. Por esto es tan útil para decidir qué acciones ejecutar en la innovación y transformación digital de la empresa.
Además, un SI debe arrojar información precisa, consistente, íntegra y actualizada. Pero solo será útil a la toma de decisiones si dicha información resulta accesible para el usuario, oportuna, relevante y adecuada para cada una de las fases por la que transita el decisor.
Un sistema de Información facilitará la toma de decisiones efectivas solo si cuenta con las características necesarias que le generen una alta confiabilidad al usuario.
*Foto de proyecto creado por DCStudio - www.freepik.es
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