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Hoy en día, las inversiones en tecnología son necesarias para mejorar la gestión de nuestro almacén. Desde la reducción de errores hasta la mejora de la productividad, la automatización redefine estándares y abre paso a operaciones mas fluidas y eficientes.
La comprensión tanto del funcionamiento de nuestros almacenes como de la aplicación de la tecnología, son elementos esenciales para lograr una mejor eficiencia en nuestras operaciones. Veremos cómo a través de la observación y la implementación inteligente del sistema, podremos mejorar la operativa de nuestro almacén para alcanzar nuevos niveles de eficiencia.
La tecnología será el hilo conductor para alinear nuestro almacén con las directrices estratégicas de nuestra empresa. Pero esa visión deberemos tenerla bien definida previamente. Eso significa que tendremos que conocer, en primer lugar, lo que sucede en nuestras instalaciones En este contexto, podemos definir cuál debe ser nuestro primer paso.
Tabla de contenidos:
Analicemos nuestro almacén.
Sólo hay una forma realmente efectiva para conocer nuestro almacén, que no es ni más ni menos que: bajar al terreno de juego y observar.
- Observar, no es sólo mirar: no se trata de que observemos aquello que vemos cada día de trabajo, sino de definir los pasos, tareas o acciones de los que se compone cada proceso. Es el paso previo a la medición.
- Medición selectiva: no podemos medir todo a la vez. Centrémonos en aquellos procesos donde este despilfarro parezca evidentemente mayor y corroborémoslo tomando tiempos.
- Análisis: ¿qué porcentaje de tiempo respecto al proceso es despilfarro? En este caso, ¿qué cantidad de tiempo dedican los operarios a tareas administrativas innecesarias?
“Este tiempo dedicado que no aporta valor puede llegar a suponer entre el 15% y el 20% de la jornada, a veces más, en ciertas tareas como el picking o las entradas de mercancías”
Analicemos la tecnología de automatización de almacenes.
Si consideramos que nuestro problema en la operativa diaria es el exceso de trámites administrativos para la gestión de la información, debemos optar por establecer sistemas de reportes de datos fluidos y precisos, por tanto, será esencial considerar cuidadosamente los siguientes requisitos:
- Inversiones en software de gestión de almacén: los sistemas SGA son la columna vertebral de la automatización en almacenes. Estos sistemas facilitan específicamente la recopilación, procesamiento y presentación eficiente de datos cruciales para la toma de decisiones informadas.
- Robustez en nuestros procedimientos: es un elemento que a veces se descuida. Si nuestros procedimientos de actuación no están bien definidos, son laxos o no son respetados por el personal operativo, no podremos configurar instrucciones tecnológicamente claras en el sistema SGA y acabarán provocando reportes manuales constantes, que es lo que deseamos evitar.
“La tecnología resuelve problemas de imprecisión, no de disciplina”
- Inversiones en dispositivos de transmisión y lectura automática de datos (hardware general): esta será la infraestructura que soportará la automatización. Serán necesarios dispositivos para la transmisión y lectura automática de datos como servidores, escáneres de códigos de barras y tecnología RFID. Estos dispositivos reducen los tiempos de captación y minimizan los errores, aspectos fundamentales para la transmisión de datos fiables.
- Equipos de trabajo personal: tendremos que invertir en proporcionar a los operarios terminales móviles como PDAs o tabletas y dispositivos de comunicación. Estos equipos son los que agilizan las operaciones cotidianas y facilitan la entrada y transmisión de datos de manera efectiva.
Es importante resaltar que los equipos deben manejarlos personas. Por tanto, deben estar formados en su buen uso y en la resolución de situaciones no estándar que potencialmente podrían acabar en un error.
“Paradójicamente el factor humano es de importancia capital en la automatización”
- Desarrollo de interfaces personalizadas: un sistema SGA debe ser flexible de forma que podamos crear interfaces personalizadas, para aquellos procesos logísticos que nos distinguen de la competencia, sin menoscabo de la precisión en la transferencia de datos.
Actividades de almacén susceptibles a optimizar desde la perspectiva de las tareas administrativas
Una empresa que ha realizado una inversión tecnológica básica, es decir, que cuenta con un software ERP (Enterprise Resource Planning), puede reducir el reporte manual de datos, con un impacto positivo y cuantificable para la empresa, gracias al sistema SGA (Sistema de Gestión de Almacenes), al menos, en los aspectos que veremos a continuación.
- Lectura de códigos de barras (CB): gracias a la lectura de los CB como sistema de captación de datos, se transmite al sistema SGA, mientras el operario simplemente trabaja, es decir, sin necesidad de reporte manual alguno, datos tan importantes como: su posición, el tiempo entre acciones, su rendimiento, el material que está manipulando, la ubicación de cada referencia, etc.
- Priorización en las órdenes de trabajo: la priorización permite que el operario no pierda tiempo entre procesos. A través de su terminal cada operario conoce cuál es su siguiente tarea justo en el momento en que consideremos que debe ejecutarla, por lo que tiene en cuenta cualquier situación hasta el momento de su ejecución.
- Cross-docking: una mercancía que se espera para completar pedidos debe dirigirse directamente o bien a la zona de picking, o bien a los pedidos en cuestión, si es que éstos están todavía pendientes de cerrar. Un sistema SGA es capaz de lanzar órdenes cerradas a los perfiles encargados de esta función sin requerir reporte manual alguno.
- Mejor distribución de las referencias en general: al recibir datos diarios de frecuencia con la que acudimos a cada ubicación y las cantidades que se retiran, reponen o ubican en cada zona, podremos establecer estrategias de ubicación de producto que reduzcan notablemente los tiempos de ejecución y/o los recorridos de los procesos fundamentales como el picking, la reposición o la ubicación de mercancías.
- Creación de documentación: la elaboración de la documentación en papel aún es necesaria en la expedición y el transporte de mercancías. El sistema SGA debe ser capaz de elaborarla con la menor carga administrativa posible ya que, junto con el ERP, tiene toda la información del envío (unidades, peso, dimensiones, cliente, etc.) necesaria para su elaboración.
Impacto cuantificable en el almacén.
En un almacén carente de sistema SGA, es habitual observar idas y venidas constantes de operarios empleados en tareas que no aportan valor como: buscar información, esperar órdenes, localizar productos perdidos o simplemente comentar las consecuencias de la última incidencia detectada tarde, en casa del cliente. La entrada de tecnología como un SGA en un almacén en esta situación tiene efectos beneficiosos a corto plazo y rápidamente cuantificables sobre:
- Reducción de errores: es la primera consecuencia y repercute sobre el nivel de servicio. Los errores desaparecen tanto si su origen es por confusión entre referencias, como si es a causa de la transferencia manual de datos al sistema, ya que esta última acción desaparece. Podemos alcanzar cotas de nivel de servicio superiores al 98% y ver reducidas las pérdidas de inventario hasta alcanzar cotas insignificantes.
- Tareas administrativas en operativa: que se eliminan. Cada operario cuenta con la información necesaria para trabajar y no necesita reportar o investigar nada de cara a un ordenador. Este despilfarro que desaparece podría llegar a superar el 10% de la jornada de un operario.
- Mejoras en la productividad: consecuencia de lo anterior pero también, en el caso del picking, por reducción de los recorridos a consecuencia de una mejor distribución de las referencias. En este caso las mejoras operativas en el global del proceso pueden estar cercanas al 15%.
- Tiempo de respuesta mejorado: tanto la capacidad para acceder a los datos en tiempo real como como su fiabilidad permiten una toma de decisiones más rápida y efectiva mientras se trabaja. Los tiempos muertos se reducen o eliminan, lo que redunda en mejoras productivas superiores al 20% en algunas tareas.
*Imagen de storyset en Freepik
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