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Dependiendo de la fuente, veremos muchas definiciones sobre lo que es un software de almacén: el primer paso hacia la digitalización de nuestro almacén, un avance hacia el mundo de la industria 4.0, la preparación de nuestro almacén hacia un mercado cada vez más dinámico y omnicanal. Son realmente ciertas, pero nunca debemos olvidar que un software de gestión de almacén, sobre todas las cosas, es una herramienta.
“Un software de gestión de almacén, sobre todas las cosas es una herramienta de apoyo”
Una herramienta supeditada al uso que el ser humano sea capaz de darle. Es decir, hoy por hoy, un sistema SGA necesita de la interacción humana para funcionar y, por tanto, su funcionamiento será más o menos correcto dependiendo de quién esté al mando.
Este es un detalle muy importante que en demasiadas ocasiones se pasa por alto o muy por encima, como si instalar un sistema SGA en un almacén fuese como darle a “reproducir ahora” en una serie de televisión, y pudiésemos dedicarnos a observar lo que ocurre. No funciona así, no es ni remotamente parecido a esto.
Algunas consideraciones importantes sobre un software de gestión de almacén o SGA.
Un SGA es una herramienta de gestión, que ayuda a alcanzar beneficios en la gestión del almacén.
Como tal debemos no solo aprender a manejarla, sino también debemos ser capaces de darle el uso correcto para el que fue diseñada. Un uso que, como gestores, requiere de nuestra presencia y control constantes.
Por seguir con los símiles tecnológicos, un software SGA para un almacén sería más parecido a lo que representa un mando a distancia para un videojuego. Sin nosotros el videojuego funciona más o menos durante un tiempo, pero al final inevitablemente requiere de nuestra interacción. Tenemos el control en nuestras manos, pero sin ellas todo se acaba deteniendo. Dependiendo del usuario conseguiremos más o menos éxitos, o fracasos.
Resulta imprescindible, pues, para poder gestionar un software de almacén, conocer en primer lugar cómo funciona y lo que es capaz de hacer (las reglas del juego). De lo primero se ocupará su proveedor de software en los momentos previos a su implantación, respecto a lo segundo trataremos de arrojar algo más de luz a continuación.
¿Qué es capaz de hacer un sistema SGA? O, mejor dicho, ¿qué seremos capaces de hacer gracias a las ventajas que nos aporta un software de almacén?
Diseño de la estrategia de trabajo.
En primer lugar, el cliente define una serie de perfiles que son los que van a actuar dentro de las instalaciones de almacén. Los perfiles son como los roles de actuación que van a interactuar en el almacén. Esos perfiles, una vez definidas y asignadas las tareas que pueden y no pueden ejecutar, serán guiados por el programa de almacén. Un perfil puede ser, por ejemplo, operario, otro administrativo y otro operador de maquinaria o carretilla. Los nombres los define cada empresa según sus necesidades.
Después, a cada perfil se le otorgan una serie de permisos o accesos a determinadas acciones que puede ejecutar. Se concede permiso al usuario “X” con el perfil de “operador carretillero” para que ejecute todas las acciones relacionadas con ubicaciones de palés o reposiciones, pero tiene vetadas las acciones de picking, por ejemplo.
De esta forma el software SGA, filtra de entre todas las acciones a ejecutar, las que le corresponderían a este perfil y las muestra en su terminal en el orden concreto en que deben ejecutarse. Estas acciones pueden intercambiarse y reasignarse o crearse manualmente por el responsable, caso de ser necesario, confiriendo al sistema una gran flexibilidad.
De esta forma el software tiene definido un funcionamiento estándar que se autogestiona y, además, podemos trazar diferentes estrategias de actuación imputando a cada rol de almacén la combinación de permisos que consideremos.
Localización y seguimiento de cada elemento del inventario
Uno de los dolores de cabeza más persistentes en los gestores de almacenes no digitalizados: localizar todas y cada una de las existencias cuando se necesitan, evitar descuadres, pérdidas y desapariciones misteriosas.
Un software de gestión de almacén se encarga de controlar el cien por cien de las existencias desde el mismo momento de la entrada. Almacena toda la información de trazabilidad y localización de lotes, unidades de carga o unidades sueltas. Controla las transferencias, movimientos y traslados se produzcan donde se produzcan gracias a los sistemas de identificación por radiofrecuencia, y gracias a que es el software SGA el que sugiere las acciones a realizar y no el operario. No es la persona la que decide realizar un movimiento, es el software el que lo sugiere y solicita los controles que lo corroboren. De esta forma el seguimiento de cada unidad almacenada es estricto y fiable.
Mano de obra.
Un sistema SGA monitoriza permanentemente cada operación y por añadidura a la mano de obra que las ejecuta. Además, desde el panel de control permite programar acciones no rutinarias a voluntad del cliente o jefe de almacén.
Desde el panel de control y gracias a la gestión de los KPIs, se visualiza en tiempo real el estado de cada operario: sus recorridos, la acción que está ejecutando, el tiempo que conlleva, si está sobre el estándar o fuera de él, y toda una serie de parámetros que nos ayudan a controlar un recurso tan valioso en un almacén como es la mano de obra.
Gestión de las infraestructuras:
Como los muelles, por ejemplo, o las estanterías. La gestión de los muelles incide directamente en la eficiencia de entrada de mercancía, y la configuración de la ubicación en las estanterías influye directamente sobre la velocidad de ejecución de algunas operaciones importantes, como la reposición o el picking.
Un software de gestión de almacén permite controlar el tráfico en nuestras instalaciones, no solo guiando a los transportes hacia el lugar correcto donde deben realizar sus operaciones, sino también ayudando a programar ventanas horarias eficientes, programar las operaciones de carga y descarga, controlar y ajustar los tiempos, el porcentaje de rendimiento de cada muelle, etc.
En cuanto a la gestión de las ubicaciones, el software permite trabajar con diferentes estrategias simultáneamente, como ubicar las entradas en las zonas más próximas a la ubicaciones de picking para acelerar la reposición, trabajar con ubicaciones de picking dinámico y convencional, enviar referencias directamente a las ubicaciones de picking en altura, configurar pulmones, etc.
Todas las operaciones ayudan al control de la capacidad de almacenamiento y a gestionarlo de forma óptima maximizándolo. Además, conocer el estado de la capacidad de nuestro almacén ayuda a otros departamentos de la empresa, como compras, a racionalizar su actividad en función del espacio disponible.
Generación de informes y KPIs.
El sistema SGA genera y recoge datos en tiempo real, trabaja manejando indicadores del desempeño o KPIs que se transforman en información muy valiosa. Estos indicadores favorecen el control de las operaciones lo que a su vez nos abre el camino de su mejora y optimización constantes.
También recoge los datos de todo aquello que se ejecuta a la perfección y de los resultados que superan las expectativas, lo que supone una ayuda enorme para premiar en base a datos objetivos a aquellos operarios o equipos de operarios que sobresalen. Algo poco frecuente pero que da muy buenos resultados.
Funciones avanzadas:
Como la posibilidad de incorporar a las operaciones carros de picking multipedido, sistemas de pick o put to light, pick by voice, sistemas de clasificación automáticos, automatismos de todo tipo, control de AGVs, transportadores, etc.
Un software de gestión de almacén otorga una gran versatilidad a la instalación. Tener una visión completa de lo que sucede en todo momento, nos ayudará a progresar en la gestión y a focalizar las inversiones hacia aquello que verdaderamente se necesita, o que puede suponer una ventaja competitiva, para afrontar un futuro mucho mejor planificado que antes de la llegada del software al almacén.
Conclusiones
Un almacén bien diseñado se encuentra en el centro de las operaciones de producción y de la cadena de suministro. Gestiona todas las referencias implicadas en el proceso productivo desde las materias primas y componentes al producto terminado. El objetivo principal del software de gestión de almacén es facilitar el flujo de todas esas referencias entre todos los procesos de forma ágil y rentable. Prácticamente todas las funciones y controles que maneja un software de almacén se orientan a ofrecer información que facilite todos esos movimientos, necesarios para el buen funcionamiento y ejecución de todas las operaciones. Esto funciona exactamente igual para cualquier tipo de almacén, como el de un operador logístico o el de una empresa de distribución.
Para conseguirlo, el software de gestión de almacén genera y procesa una gran cantidad de información, que pone al servicio del gestor, para que éste pueda controlar y mejorar cada proceso y a cada elemento o recurso implicado en el proceso. Esa cantidad de información también facilita la entrada en el almacén de nuevas tecnologías complementarias al propio software, ya que nos permite elegir la opción adecuada como puede ser un automatismo en un proceso concreto, un pick to light, un sorter, transportadores, etc.
“Un software de gestión de almacén es como tener ojos y oídos en todos los rincones del almacén al mismo tiempo”
El uso y rendimiento que seamos capaces de sacar a estos ojos y oídos depende completamente de nuestros conocimientos y habilidad.
*Foto de Mujer creado por freepik - www.freepik.es
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