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Un almacén es un escenario perfecto para observar el efecto dominó. Si perdemos eficiencia en fases previas, repercute directamente en las tareas posteriores, retrasándolas y haciéndonos aumentar los costes.
Dada la complejidad de la gestión de materiales de hoy día, y de las repercusiones por el tirón de las necesidades del cliente sobre los almacenes, no es de extrañar que antiguas soluciones ya no sirvan para los nuevos problemas. Este sería el primero de los errores ya cometidos que deberíamos plantearnos solucionar. En la gestión de almacén actual, evitar errores depende de la planificación, la determinación de las propias necesidades y del establecimiento de una estrategia adecuada para ese fin. Esa estrategia puede empezar por determinar y clasificar los problemas que nos acosan.
Conviene pues avanzar los errores más comunes, con el fin de prevenirlos y evitarlos.
Tabla de contenidos:
1.- No aprovechar el espacio de almacenamiento.
Es decir, baja densidad o almacenar aire en altos porcentajes. No todos los almacenes que padecen este mal son conscientes de ello. Levantemos la vista y miremos nuestras estanterías, o bien observamos que nuestra unidad de carga es homogénea, mayoritariamente mono referencia y la altura de las ubicaciones está perfectamente adaptada a sus dimensiones, o probablemente veremos demasiado aire almacenado.
La gestión de materiales requiere espacio y el espacio requiere inversión, por tanto, aprovecharlo al máximo repercute directamente sobre los costes. Aprovechar adecuadamente el espacio, además de en la capacidad de almacenaje, también afecta a la agilidad y a la productividad de los procesos.
2.- Ubicaciones de picking multi referencia.
Lo ideal es que cada referencia cuente con su propia ubicación. En la operación de picking no es un problema que una referencia ocupe varias ubicaciones, pero sí que lo es que una ubicación enorme contenga varias referencias. Ralentiza la operación de picking, obliga al operario a perder tiempo buscando, favorece el desorden, abre las puertas a la confusión y desde luego al error. Cuando implantamos un sistema SGA, aunque al principio podemos respetar esa configuración, es conveniente ir poco a poco, dividiendo esas ubicaciones de gran tamaño y asignando una única ubicación de picking por referencia.
3.- Multi alturas en las ubicaciones.
Es más sencillo redimensionar unidades de carga que lineales de estanterías. A lo largo de la vida de un almacén llegan a convivir multitud de tipos de estanterías, a veces de distintos fabricantes, que en su día respondieron a las necesidades de la instalación correctamente. Sin embargo, mantenerlas a lo largo del tiempo, a veces, provoca que tengamos multitud de alturas de ubicación diferentes, algunas de las cuales no responden a las necesidades actuales y se desaprovechan. Esto merma agilidad y capacidad de almacenamiento.
4.- No dedicar esfuerzos al orden y limpieza.
Los pasillos del almacén son las venas que contienen su circulación. Si nuestra circulación está repleta de “trombos” al final llegará el infarto, es decir, en términos de gestión de materiales, el colapso. Se colapsa un pasillo porque la playa de entradas ya está colapsada, se colapsa una zona porque el pasillo de acceso está colapsado, dejamos de servir un producto porque el colapso no nos deja acceder a su ubicación. Y sin llegar estos extremos, que suceden, para tener problemas de productividad basta con “espesar la circulación”, por ejemplo, con palés en medio de los pasillos, cajas llenas y vacías por el suelo, rollos de film por todas partes, maquinaria “aparcada” en cualquier lugar según dónde se usó por última vez, etc., etc.
5.- Inversión tecnológica por intuición.
Sólo es una inversión cuando no se aborda por intuición, es decir, cuando responde a un proceso de análisis completo con unos objetivos a cumplir. Cuidado, como hemos repetido tantas y tantas veces en nuestros post, la tecnología, por ejemplo, un sistema SGA no es un milagro, es una herramienta. Una herramienta que determinará el funcionamiento de todo nuestro almacén. Hay muchas herramientas en el mercado y debemos elegir la que mejor nos sirve a nosotros. Esto requiere estudio previo, análisis de datos, estudio de requerimientos, planificación e implantación y sobre todo supone un gran cambio para el que conviene preparar y prepararse. Si somos albañiles nunca elegiremos un martillo de zapatero frente a una maza para derribar muros, aunque sea un martillo igualmente, el resultado, la eficiencia y la productividad cambian radicalmente e incluso, pueden llegar a fracasar.
6.- Automatizar sin tener en cuenta lo que supone automatizar.
Un automatismo puede ser un cuello de botella, puede no rentabilizarse, puede que no lleguemos a sacarle el partido esperado. Estos desajustes pueden provenir por una inadecuada planificación de necesidades o por sorpresas funcionales poco abordadas en el proceso de selección.
Un autómata hay que llenarlo antes de vaciarlo y este tiempo, sobre todo cuando no admiten simultaneidad, hay que considerarlo. No todas las referencias son susceptibles de almacenarse en un robot y debemos saber cuáles son adecuadas antes de adquirirlo. El robot debe conectarse a nuestros sistema SGA o ERP que debe estar preparado. Es conveniente que visitemos instalaciones que ya estén automatizadas para saber pros y contras directamente del usuario y, muy importante, el tiempo de respuesta del servicio técnico y el plazo de entrega de piezas de repuesto vitales (las que detienen la instalación en caso de avería), el coste de mantenimiento anual tras la garantía (que suele ser un coste mínimo fijo) y si debemos almacenar nosotros piezas de repuesto o no.
7.- No establecer estrategias de ubicación de materiales.
Tanto en lo referente a elementos de manutención adecuados a cada SKU, como en lo referente a su distribución en planta:
- Elementos de manutención adecuados, es decir, tan diversos como requiera la diversidad de nuestras SKU.
- Distribución en planta, siguiendo un criterio que puede ser el ABC por rotación, por SKU hits, etc.
8.- Distribución del layout improvisada.
No suele ser intencional. Cuando el crecimiento de un almacén es desmesurado, lo que es buena señal, las soluciones a los problemas de ese crecimiento, por ejemplo, de espacio, se van improvisando. Esto crea recorridos inmensos y sin demasiado sentido, flujos interrumpidos, zonas alejadas que deben estar unidas, etc. En algún momento hay que detener la espiral de improvisación, planificar y establecer una estrategia de layout adecuada, que solvente todos esos inconvenientes.
9.- Manipulación excesiva.
La gestión de materiales busca el mínimo de manipulación y traslado de los materiales. Los menos reacondicionamientos posibles, máxima densidad y salida rápida. Todo está relacionado. Un exceso de manipulación ralentiza todas las operaciones que le suceden, además a mayor manipulación aumenta el riesgo de deterioro. El objetivo debe ser, manipular lo justo para una agilidad máxima de las operaciones.
10.- Falta de capacitación en el manejo de maquinaria.
La falta de formación de los operadores de maquinaria (carretillas, transpaletas, robots, etc..) genera accidentes, malas praxis que deterioran el equipamiento, choques contra instalaciones, lesiones y en el peor de los casos, atropellos. También puede generar desuso o desilusión respecto a la introducción de nuevos equipamientos tecnológicos que aparentemente “no sirven para nada” y se dejan de utilizar, cuando en realidad lo que ocurre es que hemos descuidado la capacitación y preparación previa del personal usuario.
Conclusiones
La gestión de materiales es una cuestión estratégica, requiere objetivos, planificación, medios, táctica y renovación (mejora) continua. Pensemos siempre en que para llegar a la gestión de materiales adecuada se llega poco a poco, paso a paso, a través de una evolución constante, a base de intercalar mejoras sobre mejoras anteriores, es decir, igual que se llega por desgracia al almacén desorganizado, pero al revés.
Debemos estar alerta con las soluciones milagrosas que no existen. La gestión de materiales, cuando se planifica correctamente, se puede llevar a cabo sin demasiados problemas y aprovechando el espacio y recursos disponibles en nuestras instalaciones al máximo de su potencial. Sin embargo, si nos dejamos llevar por la intuición en lugar de por la planificación, podemos sacrificar beneficios por ineficiencias en forma de despilfarros de tiempo y recursos valiosos.
La tecnología es necesaria hoy en día, sin duda, pero no es la cura de todos los males. La tecnología, cualquier tipo de tecnología como un sistema SGA es una herramienta, poderosa y eficaz si se sabe manejar y ese manejo basa su eficiencia en el estudio de requerimientos previo.
“No hay herramienta inadecuada sino un uso inadecuado de la herramienta”
Ese debería ser el primer error de almacenaje a evitar.
*Foto de Negocios creado por senivpetro - www.freepik.es
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