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    14 Aug 2019

    LA GESTIÓN DE ALMACÉN POR DENTRO: RECUENTOS

    recuentos_almacen-1 Background photo created by jcomp - www.freepik.com

     

    En la gestión del almacén siempre termina por llegar, llega el día del inventario general. Los que hemos trabajado sin el apoyo indispensable de un software, sabemos perfectamente lo que eso significaba. Sin un software SGA - WMS y en almacenes de miles de referencias diferentes esa semana de inventario bien podría llamarse la “semana infernal”.

    Lo primero que implicaba esta actividad es que la empresa necesitaba detener la actividad al menos un par de días y eso suponiendo que en el almacén fuéramos capaces de terminar el inventario (me refiero al recuento físico de todas las referencias en todas las ubicaciones del almacén) en una o dos largas jornada de más de 14 horas seguidas de trabajo. Pero además, siempre venía la tediosa tarea de introducir los datos en el ERP a mano, para luego exportarlos a una hoja de cálculo para valorar unas estadísticas que no resultaban ser muy fiables ya que la fuente de datos había pasado por demasiadas manos.

    Con la llegada del sistema de almacenes SGA - WMS a nuestras vidas, todo esto ha cambiado a mejor, de forma que hoy en día podemos trabajar en condiciones que nos resultaba inimaginable. Un inventario general hoy cuesta poco menos que una jornada laboral normal, en muchas ocasiones no es necesario detener la actividad de la empresa, y eso de pasar datos a mano ha desaparecido por completo. ¿Cómo se hace?

    Aparte del inventario general, un buen sistema de gestión de almacén (SGA – WMS) siempre va a ofrecerte múltiples formas de abordar los recuentos que consideres que debes realizar en la empresa. Las formas de realizar los recuentos dependen de múltiples factores como las exigencias de sus clientes, la época del año, la organización de su almacén, los elementos de manutención con los que cuentes, la actividad de tu empresa, el tipo de referencias que utilices, etc... Por todo ello un programa SGA - WMS le va a permitir realizar recuentos de varias formas:

    • En papel: es posible que su SGA - WMS te permita imprimir listados en papel para que el operario compruebe las existencias de cada ubicación, para luego actualizar los resultados a mano en el SGA-WMS, pero consideramos que esta forma de acometer el inventario está totalmente desaconsejada. Eso no quiere decir que no sea una forma legítima de hacer recuentos, lo que pasa es que a nuestro juicio es cómo comprarse un tractor para seguir arando el campo a golpe de azada.
    • Generado desde el terminal del operario: esto está pensado para que cualquier operario que observe cualquier anomalía o simplemente por su voluntad, pueda inventariar cualquier ubicación que considere necesario desde su propio terminal. El sistema de gestión de almacén SGA - WMS recoge ese dato y las discrepancias si las hubiera para su posterior análisis.
    • Generado desde su SGA - WMS: será desde cualquier ordenador que tenga acceso al software SGA - WMS, donde un operario autorizado o el responsable de almacén, será el que generará órdenes de recuentos de una zona del almacén, de ubicaciones sueltas, de algunos pasillos, o de lo que considere oportuno, para luego lanzar estas órdenes a los terminales de los operarios que decida. Es en este punto donde nos vamos a detener un poco más.

     

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    Recuentos generados desde el SGA-WMS

    Es prudente que todos los recuentos, previa a su ejecución, pasen por la valoración y el criterio de un responsable. En nuestra opinión el control del qué, cómo y cuándo inventariar debe estar siempre en manos de un responsable. Dicho esto,  el programa SGA - WMS nos va a permitir realizar tres tipos de recuentos:

    • Ciego: el programa de gestión del almacén no le aporta ningún dato al operario para realizar el recuento. El operario, desde su terminal, debe introducir todos los datos que el software SGA le requerirá como son: ubicación, cantidad y referencia.
    • Informado: que es justo lo contrario que el anterior. En este caso, el software proporciona al terminal del operario toda la información anterior y por su parte el operario debe limitarse a confirmar que todo es correcto o a corregir la parte discordante.
    • Parcialmente informado: normalmente aquí el software muestra en el terminal del operario todo lo necesario para el recuento excepto la cantidad teórica, obligando al operario a contar todas y cada una de las posiciones propuestas, introduciendo en el terminal ese dato.

    Además de esto, el software de gestión de almacén nos va a permitir acotar el ámbito de actuación de nuestro recuento, es decir, vamos a poder realizar esos tres tipos de recuentos sólo en una zona del almacén (por ejemplo la de picking) , o bien, vamos a poder inventariar un rango de ubicaciones del tipo que sean, o sólo el material de un cliente concreto, o de un proveedor concreto. Podremos inventariar rangos de números de serie de determinadas referencias, inventariar un lote en particular o varios, una referencia, una familia o subfamilia, sólo las referencias de alta rotación que hayan entrado a partir de una fecha concreta o inventariar todas las referencias que nunca se hayan recontado antes, etc.

    Por tanto el programa SGA - WMS a partir de una serie de filtros predeterminados y configurables, nos va a dar una cantidad de opciones de recuentos casi infinita.

     

    Recuentos cíclicos

    Además de todo lo anterior, algunos programas de gestión de almacén  van a permitir configurar recuentos cíclicos propuestos por el propio software y que tú podrás preconfigurar. Por ejemplo: podrás configurar un inventario parcial de cada una de las referencias de alta rotación cada seis meses. Como el software sabe el tiempo que le lleva realizar los diferentes tipos de recuentos y también sabe el número de referencias de alta rotación del almacén y el número de día laborables disponibles, puede calcular cuántas referencias por día debería recontar y proponérselo al responsable de almacén que decidirá si realizarlo o no, y cuándo. El software también te informará de cuánto tiempo y operarios diarios necesitarás. Podremos configurar el programa de gestión de almacén para que proponga recuentos al azar ateniéndose a determinados criterios preestablecidos por nosotros.

    El objetivo final será, además de aprovechar al máximo cada jornada laboral, ir quitando peso del recuento de fin de año, al tiempo que aumentamos la fiabilidad de nuestros inventarios al ejercer un mayor control guiado sobre ellos.

    El sistema SGA - WMS recoge en tiempo real los datos de cada recuento con el fin de mostrarnos la fiabilidad de nuestro stock. Guiados por nuestro sistema de gestión en todas nuestras operaciones mantendremos un control preciso de nuestros inventarios, es decir, que las discrepancias entre la cantidad real en nuestro stock y la teórica del programa de gestión de almacenes serán prácticamente inexistentes dotando a nuestra empresa de un elevado nivel de servicio al cliente que, a fin de cuentas, es por lo que todos luchamos cada día.

     

     

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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