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Un almacén Lean no es más que un almacén en el que se ha implantado la filosofía de trabajo llamada Lean Manufacturing (LM). Dicho así parece algo sencillo y escaso de mérito, pero es una de las tareas más arduas y complejas a las que nos podemos enfrentar cuando no está implantada.
Muchos lo intentan y pocos lo consiguen. En demasiadas ocasiones nos encontramos con almacenes o empresas que creen tener implantada esta filosofía de gestión de almacén, pero en las que, en realidad, apenas asoman pequeños retazos aislados de LM sin un objetivo claro ni concreto. Esto es porque no es una cuestión de simple formación. En Lean hay que creer, debe creer todo el mundo para obtener implicación, que es la base para que esta filosofía empiece a dar frutos. Si no es así, para el ingeniero, el mando intermedio, para cualquier empleado, sólo es una imposición más.
“La gran ventaja de una gestión de almacén Lean es la capacidad de abordar cualquier mejora de forma conjunta y tratar cada problema desde su causa raíz”
Algo que en nuestros almacenes brilla por su ausencia. Esta gran ventaja deriva en consecuencias rentables muy reales y tangibles. La toma de decisiones se facilita y se hace más participativa, esta contribución ayuda a tomar la decisión adecuada y en consenso, lo que, a su vez, favorece su implantación ya que todo el que debe recibir la mejora ha participado en ella y está positivamente implicado e interesado en que se imponga. Es decir, la resistencia al cambio desaparece y toda la plantilla entra de lleno en una espiral de mejora continua, es decir, el uso de menos recursos para conseguir lo mismo. Menos recursos para conseguir el mismo objetivo u objetivos hasta el momento inalcanzables, significa menor desperdicio, mayor resiliencia y apertura de nuevas oportunidades.
Veamos algunos de los mayores beneficios de esta filosofía de trabajo que no es sino uno de los tipos más eficientes de gestión de almacén en el marco de la actividad logística..
Tabla de contenidos:
Beneficios de la filosofía Lean aplicada al almacén.
1.- El almacén como “fábrica de pedidos”.
Quizá la mayor ventaja de un almacén LM sea la novedosa visión que ofrece esta filosofía de trabajo: ver el almacén como una auténtica fábrica de pedidos, posibilita la subdivisión de todo lo que ocurre en la instalación en procesos y tareas, y la entrada de la sistematización y participación colectiva en la mejora continua.
2.- El cambio conceptual.
No olvidemos que hablamos sobre todo y ante todo de una filosofía de trabajo, con una gran carga de la parte emocional sobre la práctica. Es decir, en LM es importante creer, asumir esa filosofía de forma inconsciente a base de rutinas y repetición de hábitos. Y es importante que todos crean, que todos mejoren o al menos que no sean un obstáculo para que otros mejoren. Diez empleados contribuyendo con una sola mejora al mes, son 120 mejoras al año para el almacén, algo imposible de lograr individualmente.
3.- Cambiamos jefes por “facilitadores”.
El jefe, deja de serlo y se convierte en líder. Lidera el cambio y lo fomenta, por ello en muchas ocasiones debe limitarse a permitir que ocurra y facilitarlo, poniendo los medios necesarios.
4.- Organización por GAPs.
Un GAP es un grupo de no más de 8-10 personas que en cierta medida se autogestiona con la mediación del líder del GAP. Un almacén es un entorno especialmente propicio a al trabajo en GAPs dada la visión tradicional que todos tenemos en mente. Es decir, en casi todos los almacenes podemos dividir la plantilla en GAPs: el de entradas, el de picking, de embalaje, etc.
5.- Transmisión de la información.
La gestión de almacén LM, por esta estructura en equipos liderados, confiere una gran capacidad de transmisión de la información sin distorsiones. La información llega a quien debe llegar, en la forma en que debe hacerlo.
6.- Mapa de valor.
Se trata de que el almacén establezca su propio mapa de valor. De lo que hacemos, ¿qué aporta valor al cliente y qué no lo hace? Se trata pues de reducir o eliminar aquello que no aporta valor. Un ejemplo muy visible de algo que no aporta valor en ningún almacén es “andar”. Un mínimo del 35% del tiempo empleado en picking cuando este es manual, se emplea en desplazamientos de personal. La gestión de almacén trabajará incansablemente en medir y reducir estos desplazamientos.
7.- Reducción de la variabilidad.
Una gestión de almacén LM trabaja para descartar la variabilidad. La razón es que la variabilidad genera enormes desperdicios. Normalmente viene asociada a las entradas desde procesos externos. Por ejemplo, una cosa tan simple como que cada proveedor utilice su propia unidad de carga para sus envíos a nuestras instalaciones, nos obliga a desperdiciar ingentes cantidades de horas y dinero en reacondicionarlas para nuestro uso posterior.
8.- Evitar la sobrecarga y excesos mínimos.
La gestión de almacén LM tiene la ventaja competitiva de trabajar con pocos desperdicios y menos sobrecargas. Al no superar la capacidad de las personas su rendimiento aumenta y en consecuencia el exceso, o la sobrecarga de recursos para cumplir el objetivo disminuye, aumentando la rentabilidad de toda la instalación.
“El objetivo principal de LM es hacer más con menos”
9.- Aplicación de las 5S.
Son la puerta de entrada a la filosofía LM, es la primera herramienta que se implanta cuando LM no existe en una instalación. Organización, orden, limpieza, estandarización y disciplina. Aprender a aplicar las 5S en realidad es mucho más que limpiar y ordenar, y en concreto para el almacén, logra beneficios muy visibles y en el corto plazo.
10.- PDCA Plan, Do, Check, Act.
Que no es sino una forma lógica y metódica de avanzar mejorando constantemente. Traducido a la gestión de almacén (o a cualquier tipo de gestión) consistiría en establecer objetivos pequeños, avanzar cuando al menos tenemos el 60% de la mejora clara, ver qué resultados nos ha dado esa mejora y actuar en consecuencia estableciendo lo que funciona y comenzando el ciclo de nuevo aplicado a lo que no.
11.- Menor resistencia al cambio.
Un personal que participa en la implantación de las mejoras que ellos mismos han propuesto, es un personal implicado, entrenado para asumir mejoras incluso cuando estas no proceden directamente de sus propuestas. La mejora continua se impone de forma metódica, pero se mantiene de forma natural una vez asumida.
"El personal que ha eliminado su resistencia al cambio los recibe con expectación, pero nunca con rechazo"
12.- Medición: contra el principio de entropía.
Lo que no se mide se deteriora inexorablemente siempre porque nadie lo mejora. Un almacén LM lo mide todo con un único objetivo, mejorar, mejorar y mejorar cada paso de cada proceso. Poco a poco, pero de forma continua y constante.
13.- Resiliencia.
Esta filosofía aporta una enorme resiliencia allí donde se aplica. Una ventaja competitiva muy difícil de lograr dado que se fundamenta en que todo el personal en conjunto, aunando esfuerzos, en la misma dirección y siguiendo una misma metodología, aporta su grano de arena para adaptarse a las nuevas circunstancias de forma rápida y sostenible.
14.- Reuniones eficaces.
Rápidas y con objetivos claros. El manejo de herramientas como el plan de acción para las reuniones, la disciplina y los objetivos claros, ayudan a no eternizar la duración de las reuniones y a extraer conclusiones claras de cada una de ellas, contribuyendo así a la mejora continua.
15.- Tecnológico.
Todos los objetivos que persigue un sistema SGA son objetivos LM. Establecer poka-yokes, reducir errores, estandarización de procesos, reducción del despilfarro, de los desplazamientos, detección temprana de causas raíz, manejo de indicadores, etc. Hoy en día un almacén que aspire a adoptar esta filosofía necesita de la tecnología para conseguirlo.
Conclusiones
Una forma sencilla de comprender la magnitud de una filosofía Lean es pensar en los beneficios de implantar un sistema SGA o cualquier otro software de gestión como un ERP o un CRM.¿Por qué? Porque en concreto en un almacén, un sistema SGA es un recurso o herramienta tecnológica que persigue exactamente los mismos objetivos que persigue la filosofía LM. Por eso hoy en día, la combinación de un almacén con la filosofía LM implantada y gestionado por un sistema SGA se considera una ventaja competitiva inigualable.
La filosofía LM nos ayuda en la optimización de procesos y en la conservación de los elementos sencillos pero imprescindibles en la actividad del almacén, por ejemplo, el mantenimiento de los elementos de manutención. Básicamente LM persigue la estandarización y la eliminación del despilfarro, entendido este como todo aquel exceso o sobreproducción innecesaria para conseguir el objetivo. Para eliminar lo innecesario considera imprescindible el uso de herramientas, la implicación, la participación colectiva y la sistematización.
Dentro del almacén se introducen poco a poco conceptos como ayudas visuales, poka-yokes, investigación de la causa raíz de cada problema, gestión de equipos de trabajo, liderazgo, reuniones eficaces, etc. El equipo aprende a tomar decisiones efectivas y rápidas basadas en una metodología de manejo de KPIs necesarios para el desempeño. El resultado es invariablemente el mismo: el almacén al ser tratado como una fábrica de pedidos donde cada parte interviniente adquiere la capacidad de mejorar sus propios procesos, aumenta su capacidad de resiliencia de forma permanente e inalcanzable a corto plazo para quien no practique esta filosofía.
"La consecuencia: el almacén resulta ser fuente de una ventaja competitiva difícilmente igualable y en ocasiones, punto de partida y ejemplo para la mejora de otros departamentos"
*Foto de almacenes creado por freepik - www.freepik.es
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