SELECCIÓN DEL MEJOR SOFTWARE DE RECURSOS HUMANOS

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Es conocido que para una buena gestión de los recursos humanos es necesario apoyarse en una herramienta tecnológica, que nos permita controlar, no solo las actividades que desarrollamos por imperativo legal, sino aquellas que son necesarias para cumplir los objetivos de la empresa basadas en la selección, retención y desarrollo del talento en la organización.

Lo que resulta imperativo conocer es ¿cuál es el mejor software de recursos humanos a elegir?

Realmente, ningún software es mejor que otro. Por lo tanto, partiendo del hecho de que la mejor herramienta siempre será la que mejor se ajuste a las necesidades y objetivos de la organización, para seleccionar el software de RRHH es obligatorio focalizarnos en los requerimientos de aquellos procesos críticos en esta gestión.

La incorporación del empleado, la generación de informes y análisis, la evaluación del rendimiento…, debemos determinar ¿qué necesita la empresa en estos procesos? ¿Qué desafíos suponen para la gestión de recursos humanos? Después tomaremos en cuenta:

• Los criterios principales para la selección del programa de recursos humanos.
• Las funcionalidades avanzadas necesarias en un software de RRHH.

Criterios principales para seleccionar un software de recursos humanos

Es importante tener en cuenta que, para alcanzar la excelencia como empresa, se deben focalizar los esfuerzos en extraer el máximo provecho de las herramientas digitales y de información. Por lo tanto, es preciso identificar las ventajas de cada software y cómo se acoplan de manera efectiva en el desarrollo de los procesos claves de la gestión de recursos humanos.

Para esto, en la selección del mejor software de recursos humanos deben considerarse los siguientes aspectos:

Las funcionalidades del software de RRHH

En el mercado se consiguen, básicamente, softwares que cuentan con dos tipos de funcionalidades: las básicas y las avanzadas.

• Las funcionalidades de relación básicas con los empleados. Son las funcionalidades del software que ayudan a la empresa a cumplir con las obligaciones que le impone la ley y que la empresa está obligada a gestionar por imperativo legal, como el control de presencia o la generación de nóminas, etc…
• Las funcionalidades de relación avanzadas con los empleados. Este tipo de funcionalidades se centran en las tareas que no se derivan de una obligación legal. Sin embargo, aunque la empresa no esté obligada a gestionar este tipo de tareas, son acciones necesarias para lograr sus objetivos de negocio. Por ejemplo, agilizan y optimizan el proceso de selección del personal, de evaluación del desempeño, en la organización de planes de formación, etc.

Las características que tiene el proveedor

Además de evaluar qué funcionalidades aporta el software de recursos humanos, también es importante analizar las ventajas o desventajas que aportan las características técnicas, comerciales y de servicio del proveedor de dicho programa. Por ejemplo:

• La localización de la empresa, su tamaño y el capital que posee. Esta última característica es importante en el análisis de riesgo de la inversión.
• La experiencia del proveedor en el sector, las opiniones de los clientes, el equipo profesional que lo integra, la garantía, etc.
• Las cláusulas de garantía que ofrece, el soporte técnico, el mantenimiento, la seguridad, la posibilidad de actualizaciones y adaptaciones en el futuro, la capacidad de integración del software, etc.

Otras consideraciones

Nos referimos principalmente al coste, política de mantenimiento, temas de seguridad, etc... En este caso, el tamaño de nuestra empresa es un elemento a tener muy en cuenta en todo el proceso ya que determina cambios en los requerimientos.

Con relación al coste hay que tener en cuenta la modalidad de contratación que puede variar mucho en caso de que se haga en un entorno cloud, habitualmente a través de la modalidad SaaS, o a través de una inversión en las instalaciones propias, a lo que se suele llamar “onpremise”.

Funcionalidades avanzadas en un software de recursos humanos

A continuación, se detallan las principales funcionalidades avanzadas en un software de RRHH. Pero como se ha explicado, no siempre una empresa buscará todas estas capacidades. Así que, de este listado se deberán extraer las funcionalidades que realmente serán necesarias para cada organización, de forma que supongan un requerimiento que debemos exigir a las distintas soluciones que analicemos. 

Reclutamiento, selección y contratación de personal

Un software de recursos humanos permite agilizar y optimizar el proceso de reclutamiento y selección del personal. Exactamente, registra los currículums de los candidatos, los organiza, filtra la información importante y selecciona el mejor candidato, de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Por ejemplo, el software ERP contiene módulos enfocados en la gestión de recursos humanos para:

• Evaluar cuáles son las necesidades de personal de la empresa, seleccionar los candidatos y llevar a cabo el proceso de contratación.
• Definir la formación necesaria del profesional para cada vacante. Como el software ERP que ejecuta el análisis de cargos (obligaciones, habilidades, etc,) y diseña las interrelaciones con otros puestos.
• Publicar las vacantes en internet, bolsas de empleo, prensa, etc.
• Buscar candidatos, mediante la conexión con portales o redes de empleo, como LinkedIn.

Un software de RRHH también permite gestionar la sección de ofertas de empleo dentro de la página web de la organización. Y a la hora de la entrevista de candidatos, el programa puede facilitar un cuadro o matriz para definir las preguntas tipo a realizar y calificarlas mediante una escala determinada.

Este cuadro de puntuación por candidato facilita la evaluación y la comparación de resultados.

Evaluación del desempeño

La evaluación del desempeño es una metodología que ayuda a conocer el comportamiento y los atributos de los empleados, proporcionando las herramientas necesarias para analizar su productividad y cómo mejorar su rendimiento.

Los programas de gestión con funcionalidades avanzadas, como el software ERP contienen módulos para evaluar el desempeño. Entre los principales métodos de evaluación se encuentran:

• La matriz de competencias. El software ayuda a representar gráficamente tanto las capacidades que posee cada integrante del grupo como las que se desea o necesita que tenga. Es muy útil en la selección del personal para crear equipos de trabajo.
• La evaluación 180°, 270° y 360°, según quién participe. En ese caso, el software envía cuestionarios a los participantes y tiene la capacidad para filtrar y almacenar la información. Por ejemplo, en una evaluación 180°, el trabajador es evaluado por sus jefes, compañeros y clientes. Si la evaluación es de 270°, es el trabajador quien opina sobre su jefe directo.

Evaluación de entorno laboral o condiciones de trabajo

Evaluar el entorno o clima laboral es una de las funcionalidades más importantes para lograr una mayor productividad y creatividad en los empleados, así como para crear un mayor compromiso hacia la empresa.

Normalmente, los softwares de RRHH aplican cuestionarios automatizados pero siempre estructurados con preguntas personalizadas para cada trabajador.

¿Qué pueden medir estas encuestas? Por ejemplo, la satisfacción y el bienestar del trabajador, tanto en la empresa en general como en el equipo en el que se desempeña. También puede servir para medir la lealtad del empleado.

El software de gestión de recursos humanos registra los resultados de los cuestionarios y crea una base de datos, permitiendo a los líderes generar reportes especiales para tomar decisiones.

Portal del empleado

El portal del empleado es una de las funcionalidades principales en un software de RRHH, porque además de ayudar a agilizar procesos del departamento e incrementar la precisión de la información, es una herramienta que mejora la experiencia del trabajador.

A través de un portal digital, el empleado tiene acceso directo para consultar información sobre su sueldo, beneficios, días libres, etc. También puede descargar nóminas o documentos importantes para el desempeño de sus labores.

Gestión de objetivos

Entre las funcionalidades avanzadas de un software de recursos humanos, también se encuentra la gestión de objetivos críticos, esas metas que necesitan mayor control y resolver problemas estratégicamente.

En este contexto, los programas de RRHH pueden registrar este tipo de objetivos, para monitorizarlos de manera sencilla y generar informes de rendimiento.

Formación

Mediante la evaluación de desempeño y el cruce de información con los análisis de cargos y del rendimiento de cada proyecto, estos softwares de RRHH permiten determinar qué habilidades deben ser reforzadas en los trabajadores de cada equipo. Y de acuerdo a esto, es posible emplear planes de formación y desarrollar actividades que fomenten la adquisición de conocimientos

Por ejemplo, un software ERP, a través de sus módulos específicos, puede asistir en el desarrollo personal y profesional del empleado. Ayuda en la planificación y monitorización de cursos y seminarios para la formación del trabajador, incluso puede gestionar los costes adicionales como el alojamiento, etc.

El mejor software de RRHH

Un software de recursos humanos, más que ayudar a administrar la información de la plantilla laboral, es una herramienta valiosa para gestionar el talento, crear una experiencia positiva en los empleados, evaluar su desempeño, fomentar la capacitación continua e incrementar la productividad de los trabajadores y de la empresa.

El mejor de estos software será el que pueda satisfacer todas las necesidades de la empresa y le ayude a cumplir sus objetivos. El que ayude a la organización a encontrar, captar y retener el talento. El que facilite analizar y mejorar el clima laboral y ofrezca una comunicación fluida con el trabajador.

*Imagen de pch.vector en Freepik

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