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    29 Jan 2019

    STOCKS DENTRO DE STOCKS - PARTE I

    Por: Juan Cisneros, equipo DATADEC

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    ¿Sabía que dentro de un almacén puede haber multitud de tipos de stocks? Existen diferentes tipos de clasificaciones de stocks según su función, su naturaleza, su valor, etc.

    ¿Es necesario? Desde luego, si nuestra compañía tiene actividad económica y desea satisfacer su demanda, siempre es una buena opción conocer bien las diferentes características de sus artículos (referencias) y no me refiero a sus características físicas (color, tamaño, utilidad…) que también por supuesto, sino a sus características clasificatorias dentro del almacén. ¿Para qué? Para gestionarlo adecuadamente. Es más, para gestionar cada referencia o grupo de referencias, adecuadamente dependiendo del tipo de stock al que pertenezca en cada momento.

    Debemos ser capaces de gestionar nuestro stock de seguridad al mismo tiempo y nivel de eficacia que nuestro stock corriente, o el de obsoletos, o un stock especulativo adquirido por compras aprovechando una bajada de precio puntual. Debemos controlar nuestro stock medio necesario para el cálculo de rotaciones por unidad de tiempo, dato importante para el financiero.

    En un almacén con gestión tradicional, a la antigua usanza, esto ni se plantea. Básicamente porque no se ve. Sabido es que en una empresa lo que no se mide, no se ve, lo que no se ve no existe, lo que no existe no se mejora y lo que no se mejora se deteriora matemáticamente siempre. Así nos encontramos todavía hoy, situaciones en almacenes que creíamos ya superadas, como por ejemplo tratar de seguir funcionando de memoria aunque tengamos que manejar un stock de 5000 referencias en  12.5 metros de altura útil en el almacén y estemos ubicando en estanterías de cinco alturas con palés mono y multireferencia haciendo picking pedido a pedido en altura y a nivel del suelo.

    Si queremos rentabilizar un stock mejorando su gestión necesitamos que todo responda a métodos científicos y matemáticos basados en fórmulas y procesos que no podemos permitirnos estar calculando a mano en una hoja de cálculo. Necesitamos un sistema que gestione todas y cada una de las situaciones presentes en tiempo real y nos ayude a prevenir y planificar las futuras, que vea tendencias, que haga previsiones y provisiones de stock y que nos ayude a tomar decisiones. Pero tenemos suerte y vivimos la nueva revolución industrial, la industria 4.0 por lo que disponemos de sistemas de software de gestión de almacenes o SGA que lo harán a la perfección. De hecho, es imposible hacerlo sin ellos, a menos que nosotros y nuestros clientes estemos dispuestos a pagar por un servicio menor, un importe mayor.

    Para aquellos que opinen que no será para tanto, que sin gestionar eficazmente su stock les va bien, yo les diría que piensen en lo siguiente: en cuanto su competencia lo haga, la demanda poco a poco seguirá su periplo con ellos y tan solo porque ofrecerán un mejor (e inigualable) servicio logístico. De hecho, usted también lo haría. ¿O acaso ha olvidado por qué se cambió a “la tienda on-line más famosa del mundo” que vende los mismos artículos que cualquier otra tienda?

     

    Nuevo llamado a la acción

     

    Los diferentes stocks de un almacén

    Piense que además, es importante que usted tenga perfectamente claras las interrelaciones de sus stocks entre sí, con los diferentes procesos productivos y con los operarios que intervienen ANTES de elegir un SGA adecuado. Por eso debemos acudir a profesionales que nos ayuden en el camino ya que podemos conocer muy bien la parte que compete al interior de nuestra compañía pero la otra mitad de la historia, es el SGA que debe adaptarse perfectamente a ese interior tanto presente como futuro. No sirve cualquier SGA.

    La razón es que una empresa industrial puede llegar a ser muy compleja en cuanto a tipología y gestión de sus stocks. Recibirá materia prima que deberá almacenar a la espera de alimentar la cadena de producción, a su vez tendrá multitud de almacenes intermedios compuestos por referencias semielaboradas resultantes de la propia actividad productiva y también de productos acabados que deberán incorporarse a dicha cadena en la cantidad y momento justo. Además, tendrá stocks de referencias fuera de sus propias instalaciones ya que determinados procesos productivos se realizarán fuera. Eso obliga a controlar tanto el material que se envía como el que se devuelve por parte del proveedor que realiza dicho proceso. Por si fuera poco, tendremos mermas, defectos de calidad y obsoletos, además de excesos de producción, en definitiva tipos de stocks (o todos juntos) que llevan gestiones muy dispares.

    Por ejemplo: si una partida de producción es retenida por el departamento de calidad para revisarla, aunque físicamente no se mueva del sitio, su naturaleza cambia respecto al tipo de stock al que pertenece, de la revisión saldrán piezas buenas y malas, dos tipos más, las buenas llevarán un destino y las malas otro. Las piezas rechazadas podrían retrabajarse, es decir, ser reincorporadas al proceso productivo o incorporarlas a un proceso aparte de retrabajo. Las buenas podrían ir directamente al almacén a la espera de ser devueltas a producción o ir directamente a este último.

    Todos los productos acabados o semielaborados no viajan solos, viajan en contenedores que a la industria no puede permitirse perder. Deben controlarse y por tanto deben tratarse como una referencia más. Que además también se dañan y se reparan y se reponen.

    Todo esto sucede al mismo tiempo que sigue entrando materia prima, sigue transformándose en producto acabado o semiacabado, se siguen reparando máquinas que necesitan piezas que también figuran en otro stock, se sigue creando o usando utillaje que también se almacena, etc, etc., etc.

    No todos los softwares están preparados para gestionar este tipo de complejidades. La razón es que; para un software de gestión de stocks, cada cambio produce un cambio. No es una obviedad me explico, para un software la materia prima llamada “manzana” entra con el número de referencia M (por ejemplo). Mientras las manzanas esperan en el muelle a ser contadas y ubicadas para el software siguen siendo la referencia M de las que hay por ejemplo 10000 unidades en espera de ser entradas. Cuando se ubican ocurre lo mismo, no hay cambios. Hasta aquí un SGA básico llega. Pero ¿y cuándo esas manzanas se pelan? Ya no son “manzanas” (M), ahora son “manzanas peladas” (MPEL). Esto tan sencillo al ojo humano es un auténtico quebradero de cabeza para los usuarios de SGA que no están preparados para ello ¿por qué? Muy sencillo. Porque no hay forma lógica de decirle al software que algo se transforma en algo diferente, por lo que se hace cometiendo el ERROR MÁS GRAVE de los usuarios de SGA del mundo, salirse del sistema porque se nos queda "corto". Su solución (y su error) es: dar de baja las “manzanas” y de alta las “manzanas peladas”. Acabamos de perder todo por lo que un SGA tiene sentido y por supuesto toda la trazabilidad.

    En el siguiente post seguiremos hablando de stocks dentro de almacén y como el SGA ayuda a gestionarlos.

     

    Gratis El Libro Blanco del SGA

     

    Si te ha interesado este post, te invitamos a que leas también:

    - STOCKS DENTRO DE STOCKS PARTE II

    - ¿QUÉ ES UN SGA?

    - CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA

    Y si quieres conocer mejor como es un software de SGA:

    - expertSGA

     

    J. Cisneros

    Equipo DATADEC

     

    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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