QUÉ ES LA GESTIÓN DE STOCK Y SU IMPORTANCIA

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¿Qué es la gestión de stock?

Podemos definirla como “la disciplina encargada de planificar, regular y supervisar el flujo de bienes, productos y mercancías en el inventario de una empresa.”

Abarca todas las operaciones que regulan el flujo de mercancías como son la recepción, ubicación, almacenamiento, picking, embalaje y envío; lo que conlleva la gestión de recursos materiales y humanos, control de indicadores, resolución de problemas y planificación.

Además, con relación a la gestión debe fundamentarse en una serie de principios básicos cuyo objetivo es la organización y aprovechamiento máximo del espacio, la reducción de la mano de obra, la gestión de las existencias o el cumplimiento del nivel de servicio.

¿Cuáles son esos principios básicos de la gestión de stock?

• Mantener el foco fijo en el cliente: eso implica conocer su propósito, sus objetivos esperados de nuestra compañía. Nuestra misión: es gestionar el cumplimiento de sus expectativas. El nivel de servicio debe ser la métrica clave.
• Conseguir una coordinación integral: es una de las partes que reviste mayor complejidad, la coordinación y supervisión eficiente de los procesos y operaciones del almacén. En este punto un software SGA supone una ayuda fundamental para obtener visibilidad completa en tiempo real.
• Dotar al almacén de flexibilidad y resiliencia: dotar a toda la instalación de los mecanismos necesarios para que pueda realizar transacciones internas orientadas a adaptarse a los cambios de su entorno, de la competencia o del mercado. Esto se consigue con la formación del personal en resolución de problemas. Esto aumentará nuestra capacidad de adaptación y de anticipación.
• Toma de decisiones informadas: es decir gestión basada en datos. Lo que implica definir KPIs, tareas, realizar análisis exhaustivos, detectar patrones, implantar medidas y realizar una monitorización continua para identificar áreas de mejora, incluso cuando los procesos parecen eficientes.

¿Qué beneficios tiene una buena gestión de stock?

Mantener en el tiempo un adecuado control de stock, no solo reduce los costes operativos y minimiza pérdidas, sino que optimiza la rotación y fortalece la cadena de suministro en general. La realidad es que los beneficios que obtenemos con un adecuado control de stock son innumerables, y por eso, a continuación enumeramos algunos de los más importantes:

• Asegura la adecuada dotación, formación e implicación del personal. Gestión de stock no es sólo gestión de referencias, también implica una adecuada gestión de los recursos humanos.
• Aumenta la rotación de producto, lo que minimiza la inversión necesaria para conseguir el margen.
• Optimiza el uso del espacio disponible, contribuye a la reducción de errores y minimiza los accidentes.
• Garantiza procesos eficientes y actualizados de forma continua y constante, con el mínimo esfuerzo.
• Mejora los plazos de entrega, el nivel de servicio y la comunicación con proveedores y transportistas. Lo que fortalece las relaciones tanto con proveedores como con clientes y mejora la percepción general de la empresa.
  
  

¿Es lo mismo gestión de inventario y gestión de stock?

No se refieren exactamente a lo mismo, pero son conceptos muy próximos, casi sinónimos ya que uno contiene al otro.

• Gestión de Inventario:
  Cuando hablamos de gestión de inventario hablamos más específicamente de la gestión y control de los niveles de existencias. Ordenar, almacenar, mover y seleccionar materiales, asegurándonos de que estén disponibles para cumplir con su demanda.

• Gestión de stock o gestión de almacenes:
  Sin embargo, el concepto gestión de almacenes, abarca un espectro más amplio. Aquí incluimos la organización, el diseño del almacén, la distribución y el uso de la mano de obra, el cumplimiento del nivel de servicio, la monitorización, tratamiento de datos e informes, etc. Es decir, además de la eficiencia en la manipulación de las existencias, incluye la planificación y organización de toda la instalación.
  
  

“Mientras que la gestión de inventario se ocupa de los productos almacenados, la gestión de almacenes abarca, además, todos los aspectos operativos que contribuyen al funcionamiento fluido y eficiente del almacén en su conjunto”

Factores clave para una gestión eficiente del stock.

• Analizar la demanda: bien en coordinación con comercial, bien estudiando el comportamiento de nuestras referencias en el almacén.
• Determinación de los tipos de stock presentes en nuestro almacén: debemos determinar muy bien los tipos de stock ya que cada uno puede requerir un tipo de gestión diferente.
• Definir la o las estrategias que vamos a seguir: FIFO, LIFO, FEFO, distribución ABC por movimientos, por ventas, sistemas just in time y, sobre todo, dónde las vamos a aplicar, es decir, si las vamos a aplicar por zonas, por clientes, por referencias, etc.
• Establecer los adecuados sistemas de identificación y clasificación de nuestras referencias: asignar códigos de barras y los elementos necesarios para su lectura y registro y mantener actualizado el maestro de artículos con todas las características logísticas de nuestros productos.
• Determinar la estrategia de ubicación adecuada: que nunca sigue un criterio aleatorio. El análisis de la demanda, los objetivos de la empresa, o la rotación influyen de manera decisiva sobre los criterios de ubicación.
• Densidad máxima de almacenamiento: que tiene que ver más con la elección adecuada de los elementos de manutención estática que vamos a destinar a cada tipo de producto, tratando de conseguirlo siempre en el menor espacio tridimensional posible.
• Diseño o rediseño del layout: donde los criterios a seguir deben tener en cuenta los tiempos de entrega o suministro de las referencias, sus puntos de uso, las frecuencias en los pedidos, sus SKU hits, pesos, volúmenes, superficies disponibles, alturas, etc.
• Monitorización continua y elección de los KPIs: qué indicadores vamos a necesitar para el control de cada fase de cada proceso. Pero no sólo eso. Tan importante o más es decidir dónde estarán situados los puntos de control, de qué medios disponemos para recoger esa información y finalmente cómo vamos a analizar la información resultante, cuáles serán nuestros estándares contra los que poder comparar y medir su evolución, y cada cuánto tiempo vamos a monitorizarla. Y es muy importante, determinar cómo vamos a recibir las alertas ante niveles críticos.

*Imagen de storyset en Freepik

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