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En el día a día de cualquier empresa se toman decisiones e implementan medidas apoyándose en herramientas tecnológicas con un objetivo claro: incrementar la productividad y la eficiencia de la organización.
Sin embargo, cualquier iniciativa de mejora corre el riesgo de quedarse en buenas intenciones si no se acompaña de un sistema de control que permita evaluar si la empresa avanza en la dirección correcta y en qué medida se están alcanzando los objetivos definidos, ya sea de forma explícita o implícita.
Aquí es donde entran en juego los indicadores clave de rendimiento (KPIs), un conjunto de métricas que permiten medir, analizar y comparar los resultados reales frente a los esperados.
Para ello ese necesario que los indicadores sean los adecuados, que midan correctamente lo que nos interesa conocer. De lo contrario seguiremos a ciegas, con el inminente peligro de que nos llegue tarde la información para tomar las decisiones a tiempo.
En este sentido es preciso definir:
- Las claves para definir los KPIs relevantes para la empresa.
- Algunos de los indicadores de productividad más habituales.
Tabla de contenidos:
Resumen del post:
La medición de la productividad
Los indicadores de productividad son métricas que permiten medir el rendimiento o desempeño de una empresa, mostrando el grado de eficacia con el que se alcanzan sus objetivos. Estos indicadores pueden definirse a distintos niveles: por empresa, departamento, equipo, proceso o incluso por empleado.
De forma general, la productividad se expresa mediante la conocida fórmula de la productividad:
Productividad = Resultados Obtenidos (Output) / Recursos utilizados (Input)
Esta fórmula puede adaptarse según las necesidades de información, definiendo qué se considera “input” (recursos) y “output” (resultados). Además, puede aplicarse con distintos alcances: un área concreta, un proyecto, un proceso o la organización en su conjunto.
En la práctica, ningún indicador aislado ofrece una visión completa de la situación. Por ello, es habitual que los KPIs de productividad se complementen con otros indicadores más específicos que ayuden a interpretar correctamente los resultados. Su función principal es actuar como elementos de alerta, facilitando la detección temprana de desviaciones y riesgos que requieran acciones correctivas.
Claves para definir los indicadores de productividad relevantes
No todos los indicadores son válidos para todas las empresas. Existen KPIs de alto nivel, que miden el rendimiento global de la organización, y KPIs más operativos, centrados en procesos concretos como ventas, producción, finanzas o recursos humanos.
Para seleccionar los indicadores de productividad adecuados, es recomendable seguir estos pasos:
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Definir los objetivos estratégicos
Solo se puede medir correctamente aquello que se quiere mejorar. Los objetivos deben ser claros, medibles y alineados con la estrategia empresarial. -
Identificar los factores críticos de éxito
Determinar qué tareas, procesos o resultados son clave para alcanzar cada objetivo. Estos factores deben asignarse a responsables y a un horizonte temporal concreto. -
Establecer los KPIs de productividad. Seleccionar los indicadores que mejor reflejen el grado de cumplimiento de los factores críticos definidos, evitando métricas irrelevantes o difíciles de interpretar.
5 indicadores de productividad y eficiencia.
A continuación, se muestran algunos de los indicadores de productividad más utilizados por las empresas para evaluar su eficiencia operativa y financiera:
1. Eficiencia en el consumo de materiales
Este indicador compara el output obtenido (normalmente coste de ventas) con el coste de los materiales consumidos.
Eficiencia en Materiales = Coste de Ventas / Coste de Materiales Consumidos
Cuando se analiza de forma global, debe interpretarse con cautela, ya que una variación puede deberse a cambios en la mezcla de productos vendidos y no necesariamente a una mejora real de la eficiencia.
Para aumentar su valor informativo, es recomendable comparar el coste estándar presupuestado con el coste real de los materiales consumidos, de modo que las desviaciones reflejen con mayor precisión mejoras o ineficiencias en el uso de materiales.
Eficiencia en Materiales 2 = Coste de Ventas Standard / Coste de Materiales Consumidos
2. Retorno sobre la inversión (ROI)
El ROI (Return on Investment) es uno de los indicadores financieros más relevantes, ya que mide la rentabilidad de una inversión en relación con el capital invertido.
Permite:
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Evaluar la eficiencia de una inversión.
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Comparar distintos proyectos.
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Priorizar aquellas iniciativas que generan mayor retorno económico.
ROI = (Beneficio de la Inversión - Coste de la Inversión) / Coste de la Inversión
Un ROI mayor que 0 indica rentabilidad, mientras que un ROI negativo señala pérdidas. No obstante, para una correcta interpretación, conviene considerar otros factores como el riesgo, el plazo de recuperación y el contexto estratégico de la inversión.
3. Tasa de Margen Bruto
El margen bruto mide la rentabilidad de la empresa tras restar los costes directos asociados a la producción o prestación del servicio.
Se expresa como un porcentaje y refleja la capacidad de la empresa para generar beneficios por cada euro facturado. Cuanto mayor sea este margen, más eficiente será la gestión de los costes directos.
Tasa Margen Bruto = (Ingresos por Ventas - Coste de Ventas) / Ingresos por Ventas
Un margen bruto negativo indica que el modelo de negocio no es viable en su planteamiento actual, ya que los costes superan a los ingresos generados.
4. Ingreso por empleado
Este indicador relaciona los ingresos generados con el número de empleados, permitiendo evaluar la productividad del capital humano.
Es especialmente relevante en empresas de servicios, donde las personas son el principal recurso productivo. Existen distintas formas de calcularlo, por ejemplo:
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Ingresos totales / número de empleados.
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Ingresos generados por empleado / coste total del empleado.
La elección de la fórmula dependerá del objetivo del análisis y del contexto empresarial.
5. Tiempo medio de atención al cliente (SAC)
Este KPI mide el tiempo medio necesario para atender o resolver una incidencia de cliente.
Es especialmente útil cuando se implementan mejoras en los procesos de atención o soporte, aunque debe analizarse con cautela, ya que una reducción del tiempo no siempre implica una mejora en la calidad del servicio.
Para obtener conclusiones más precisas, es recomendable segmentar este indicador por tipo de incidencia, canal de atención o proceso.
Tiempo SAC = Tiempo Empleado en SAC / Número de Solicitudes
Importancia de los indicadores de productividad
Los indicadores de productividad no solo permiten controlar el rendimiento de los procesos internos, sino que también ayudan a medir la capacidad de la empresa para utilizar de forma eficiente sus recursos, generando valor y satisfacción para sus clientes.
Bien definidos y correctamente analizados, los KPIs actúan como una brújula estratégica, facilitando la toma de decisiones, la mejora continua y la optimización de los procesos empresariales en un entorno cada vez más competitivo y digitalizado.
El papel del ERP en la medición de la productividad
La correcta medición de la productividad sería prácticamente inviable sin el apoyo de un sistema ERP que centralice la información de todas las áreas de la empresa. Un ERP actúa como fuente única de datos, integrando finanzas, ventas, compras, producción, recursos humanos y atención al cliente.
Gracias a esta integración, los indicadores de productividad se calculan:
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Con datos fiables y actualizados en tiempo real.
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Eliminando silos de información y duplicidades.
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Asegurando coherencia entre los distintos departamentos.
De este modo, los KPIs dejan de ser estimaciones para convertirse en herramientas objetivas de gestión.
KPIs de productividad y ERP: del dato a la decisión
Uno de los principales valores del ERP no es solo registrar datos, sino transformarlos en información accionable. Los indicadores de productividad definidos previamente pueden configurarse directamente en el sistema, permitiendo:
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Visualizar cuadros de mando personalizados por rol o departamento.
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Detectar desviaciones automáticamente mediante alertas.
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Analizar tendencias históricas para anticipar problemas.
Por ejemplo, un ERP permite cruzar el ingreso por empleado con los costes salariales reales, o analizar el margen bruto por producto, cliente o línea de negocio, algo difícil de conseguir con herramientas aisladas.
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