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En nuestro trabajo diario en la empresa, tomamos decisiones e implementamos medidas apoyándonos en herramientas tecnológicas que nos ayuden a incrementar la productividad de la corporación.
Pero cualquier iniciativa de mejora, caerá en el vacío si no establecemos, a la par, un mecanismo de control que nos ayude a conocer si el avance de la organización se produce en la dirección correcta, así como el grado de consecución de los objetivos que nos hemos planteado de forma expresa o tácitamente.
Nos referimos a establecer un sistema de indicadores de desempeño o KPIs que nos ofrezcan, con cierto detalle, comprobar los resultados que estemos alcanzando.
Para ello ese necesario que los indicadores sean los adecuados, que midan correctamente lo que nos interesa conocer. De lo contrario seguiremos a ciegas, con el inminente peligro de que nos llegue tarde la información para tomar las decisiones a tiempo.
En este sentido es preciso definir:
- Las claves para definir los KPIs relevantes para la empresa.
- Algunos de los indicadores de productividad más habituales.
Tabla de contenidos:
La medición de la productividad
Sobra decir que los indicadores de productividad de una empresa son los índices que ofrecen la medición del rendimiento o desempeño de una organización, expresando la eficacia con la está alcanzando sus metas. Pudiendo existir indicadores por área, tarea u objetivo.
Básicamente, tenemos la fórmula que calcula el rendimiento que se trata de la famosa fórmula de la productividad:
Esta fórmula debe ajustarse a las distintas necesidades de información, de acuerdo que se defina la entrada y la salida que sea de interés. Además se puede aplicar con diferentes alcances, de forma que se puede referir a un equipo de trabajo, a un departamento, a un empleado o a la empresa en general.
Es habitual que un indicador de este tipo deba ser complementado con otros más detallados que midan aspectos relevantes más específicos que nos aporte información necesaria para entender una situación. Lógicamente, es imposible que un sólo indicador nos aporte toda la información necesaria para poder tener una información completa de una situación, pero si que nos debe servir como elemento de alerta que nos advierta de riesgos innecesarios para que actuemos en consecuencia, se trata de activar la consciencia de un problema.
Claves para definir los indicadores de productividad relevantes
Existen diferentes indicadores de productividad que miden el rendimiento general de la organización, también llamados indicadores de alto nivel. Y también están los indicadores que enfocan sus análisis en procesos específicos, como son las ventas, los recursos humanos, etc.
Dentro de todos ¿cuál seleccionar? Como expusimos al principio, es necesario determinar los KPIs adecuados, para lo cual aconsejamos seguir los siguientes pasos:
- Determinar los objetivos a conseguir. Es la forma de saber qué se debe medir.
- Establecer las tareas claves u objetivos específicos que deben cumplir los departamentos o trabajadores para alcanzar cada objetivo general de la empresa. Son los denominados factores críticos de éxito y deben asignárseles a un período para lograr el objetivo.
- Fijar los indicadores de productividad, de acuerdo a los factores críticos.
5 indicadores de productividad y eficiencia.
A continuación, se indican algunos de los indicadores de productividad y eficiencia más utilizadnos por las empresas:
1 Eficiencia en consumo de materiales
Se trata de comparar el output obtenido en términos de coste de ventas con relación al coste de materiales.
Si se aplica en términos generales a todas las ventas generadas por la actividad de la empresa, el resultado deberá necesariamente apoyarse en otros indicadores complementarios, ya que un incremento o reducción de este indicador puede ser como consecuencia de un cambio en la estructura de productos vendidos, lo cual no nos indica que sea un resultado bueno o malo.
Este KPI para que tenga un mayor valor informativo podría comparar el coste estándar (según presupuesto) de las ventas reales con relación al coste de los materiales realmente consumidos. En este caso, la variación de este indicador si que reflejaría una mejora o empeoramiento de la eficiencia en materiales.
2 Retorno sobre la inversión (ROI)
Es un indicador financiero importante porque mide la rentabilidad de una inversión. Es un indicador fundamental para comparar las diferentes inversiones realizadas. Te permite medir el rendimiento de una inversión en relación a las cantidades invertidas y el dinero que se ha ganado o perdido. También es un indicador esencial para elegir entre varios proyectos y determinar el que aportará más dinero en comparación con las sumas iniciales invertidas. Con el ROI puedes saber si una inversión es eficiente y rentable.
Para que este KPI tenga sentido, es necesario tomar en cuenta otros factores, como el riesgo y la duración de la operación. Si el ROI es menor que 0, la inversión no es rentable. En cambio, si es mayor a 0, significa que sí se está reportando una ganancia.
3 Tasa de Margen Bruto
El margen bruto o margen de beneficio bruto es una forma de medir los beneficios que obtiene una compañía después de restar los costes directos asociados a la venta de sus bienes y servicios. Puede indicar si una empresa está generando ingresos a pesar de sus gastos. Se expresa como un porcentaje y cuanto mayor sea, más eficaz será la gestión de la compañía en la generación de ingresos por cada euro de coste.
Por tanto, hay que tener clara una cosa a la hora de interpretar el resultado que si el resultado es negativo el negocio no es rentable tal y como está concebido y los costes serán difícilmente asumibles por la empresa.
4 Ingreso por empleado
Con este indicador de productividad se logra identificar la cantidad de recursos que genera cada trabajador para saber si es rentable según su sueldo. Se utiliza mucho en empresas de servicios en el que el principal recurso que se utiliza son las personas.
No obstante se puede plantear de otras maneras, como por ejemplo el volumen de ingresos generados por un empleado dividido por el importe de los costes del empleado, etc… Según sea el objetivo que pretendamos alcanzar y el campo de aplicación será mas interesante un planteamiento y otro.
5 Tiempo medio SAC.
Se trata de valorar el tiempo medio de asistencia a clientes. Este indicador es útil cuando se producen cambios en los procedimientos de gestión para mejorar la productividad, pero no tiene demasiado sentido para otros objetivos, ya que un incremento o decremento de este indicador no siempre responde a una valoración positiva o negativa.
Este tipo de KPI se puede plantear de diferentes maneras, como por ejemplo acotándolo al mismo tipo de incidencia, o al tipo de proceso, etc…
Importancia de los indicadores de productividad
Los indicadores de productividad no solo permiten conocer y tener el control sobre los rendimientos de cada proceso de la empresa, también permiten medir la capacidad de una organización para utilizar adecuadamente sus recursos con el fin de crear satisfacción en sus clientes.
Estos KPIs nos deben servir de brújula para el diseño de las estrategias que faciliten la evolución continuada de la organización y, en consecuencia, ayudan a la optimización de cada proceso.
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