EL CONTROL DE GESTIÓN ES CLAVE EN LA TOMA DE DECISIONES

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El control de gestión constituye una herramienta de retroalimentación para los responsables de las organizaciones que llevan a cabo la toma de decisiones.

Este control debe realizarse en múltiples áreas de la empresa para que los niveles de dirección puedan medir, comprobar y garantizar que los procesos y tareas ejecutadas estén alineados con los objetivos planteados.

Pero también es un proceso que, de acuerdo a los resultados e información que arroja y a las características del negocio, sirve de guía para tomar decisiones acertadas y enmarcadas dentro de los planes estratégicos y operacionales establecidos.

En este entorno empresarial, podemos definir el control de gestión como un proceso clave en el que se establecen indicadores, se mide el rendimiento de cada proceso y actividades de la organización y se realiza una comparación con los objetivos planificados, con el fin de tomar las decisiones necesarias, bien para corregir la gestión, bien para optimizarla. Para ello, es importante partir de datos reales que nos permitan crear información objetiva como soporte para mejorar nuestro conocimiento sobre la situación de la empresa, y en este sentido, los principales datos internos provienen normalmente del software ERP que utilicemos para la gestión, lo cual nos permite alcanzar una alta agilidad para apoyar las decisiones.

Pero ahondemos más en este contexto, detallando:

• La importancia de un buen control de gestión.
• El papel del control de gestión en la toma de decisiones.
• El sistema eficaz de análisis de datos, como eje principal del control de gestión.

Importancia de un buen control de gestión

Todo proceso que contemple una serie de pasos y del que se espera unos determinados resultados necesita el control o monitoreo de las tareas que lo integran, para constatar que todo se ejecute de acuerdo los estándares preestablecidos, el plan programado y las acciones realizadas.

Por lo tanto, un buen control de gestión permite, a los distintos niveles de una organización, conocer sus debilidades, percatarse y corregir las desviaciones, realizar los ajustes necesarios a los planes y mantener la conducción de la empresa dentro de los límites deseados.

Un buen control de gestión es importante porque facilita la coordinación de las diversas áreas de la empresa y garantiza la coherencia de las actuaciones tanto con los objetivos organizacionales como con las exigencias de los mercados actuales altamente competitivos.

El control de gestión en la toma de decisiones

Pero ¿qué implica un buen control de gestión? Implica establecer un sistema de información eficaz, que registre los datos de los resultados y facilite su interpretación para conocer el cumplimiento o desvío de los objetivos. Siempre respondiendo a los indicadores más adecuados, de acuerdo a la naturaleza de la empresa.

Y ante todo esto, no tiene sentido contar con un sistema de control no orientado al proceso para la toma de decisiones, ya que la información solo será útil si se orienta a mejorar el conocimiento de sus decisores para tomar decisiones en base a hechos reales y objetivos, que les permitan mejorar su capacidad competitiva.

Para ello, esta información debe tener en cuenta los 2 ámbitos de influencia que tienen las decisiones tomadas en una empresa:

Información del ámbito interno

Cuando hablamos del ámbito interno, nos referimos a toda la información asociada a la gestión interna de la empresa, a las acciones desarrolladas y a los resultados obtenidos.

Esta información que, como hemos comentado anteriormente, se origina a partir del sistema de gestión integral, como el software ERP, otorga a los puestos de dirección una visualización amplia de las prácticas llevadas a cabo en la organización y del porcentaje de eficacia de las mismas.

Los datos internos constituyen una herramienta clave en el control de gestión de las políticas aplicadas, en la productividad de los empleados, en  la calidad del producto, en la rentabilidad de la empresa, etc.

En este ámbito interno se registra la información y se ejecuta el análisis de datos provenientes del departamento de ventas, de finanzas, de recursos humanos, de la relación con el cliente, de los procesos de producción (calidad del proceso, recursos utilizados, calidad de servicio, etc.) y de todas las demás áreas que intervienen en el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Información del ámbito externo

En el otro vértice se encuentra el ámbito externo de la empresa, un área que también debe ser monitoreada porque constituye una fuente de datos de gran valor para definir las estrategias que conlleven a la consecución de los objetivos de la empresa.

La información que proviene del entorno de las empresas incide y condiciona fuertemente el sector del mercado en el que se desenvuelven éstas. Por lo tanto, dicha información también debe ser tomada en cuenta en un buen control de gestión, para conocer dicho mercado y tomar las decisiones más acertadas y oportunas que garanticen la mejora de la competitividad y la alta reputación de la empresa.

Pero la información del ámbito externo no se registra a partir de un software ERP. Los datos externos proceden de informes de mercado, internet, redes sociales, análisis de riesgos, datos oficiales, etc. Y permiten a los puestos encargados de la toma de decisiones tener una visión integral de las diversas tendencias sociales, políticas o económicas que afectan o llegaran a afectar a la empresa.

Por lo tanto, tener un buen control de gestión, también implica el registro y el análisis de datos del entorno empresarial, para conocer el terreno competitivo en el que opera la corporación, detectar riesgos, determinar los desafíos a enfrentar y tomar las decisiones necesarias para que la dirección de la empresa sea exitosa. Para ello, las herramientas que desarrollan la inteligencia el negocio, como puede ser el software BI (business intelligence) facilitan mucho esta labor y suponen un aliado importante para establecer un sistema de información acorde con los requerimientos apuntados.

Un sistema de información eficaz para el control de gestión y la toma de decisiones

Para que un sistema de información sea lo suficientemente eficaz para el control de la gestión y útil en la toma de decisiones, debe tener la capacidad de registrar, almacenar y relacionar los datos provenientes de los dos ámbitos, el interno y el externo.

Debe ser un sistema de información totalmente consistente y confiable, que realice una gestión lógica y organizada de la información, coordinando las diversas fuentes de datos e interrelacionándolas entre sí.

Para esto es altamente recomendable construir una Factoría de Información Corporativa (FIC) con los datos que ingresan mediante cada fuente de información.

Una FIC consiste en un repositorio de datos que garantiza la integridad y la gestión eficaz de la información, con la capacidad de clasificarla de acuerdo a las características esenciales de cada organización.

Esta FIC se puede crear desde diferentes enfoques, como el operacional y el corporativo. Y su objetivo principal es el apoyo continuo a los analistas y al nivel directivo que toma las decisiones.

El control de gestión, la información y la toma de decisiones

En definitiva, un sistema de control de gestión implica establecer un sistema de análisis de datos e información, lo que resulta un factor clave y completamente indispensable en el proceso de toma de decisiones, porque mejora el conocimiento de los decisores sobre el área o problema que deben analizar y, así, pueden determinar las actuaciones necesarias que optimicen o corrijan los procesos internos de la empresa.

El control de gestión implica obtener información del ámbito interno y externo de la organización. Y esta información significa conocimiento para los líderes que deben tomar las decisiones oportunas y certeras.

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