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    13 Sep 2021

    CÓMO ACTIVIDADES DE OTRAS ÁREAS AFECTAN A LA GESTIÓN DE ALMACÉN

    CÓMO ACTIVIDADES DE OTRAS ÁREAS AFECTAN A LA GESTIÓN DE ALMACÉN

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    Es curioso, pero no hace tanto que los almacenes eran los grandes olvidados del mundo empresarial y ni siquiera se hablaba en términos de gestión de almacén. Las inversiones se centraban en otros departamentos como comercial, marketing, producción, I+D, a los que se dotaba de todos los medios posibles para un desempeño eficaz y eficiente de sus funciones. Decimos que esta realidad, no tan lejana en el tiempo, resulta del todo curiosa, porque por muchos esfuerzos, medios, recursos y dinero que una empresa invirtiese en todos esos departamentos, si el almacén realizaba una función deficiente, todos esos esfuerzos e inversión previos desembocaban en resultados nefastos. Es como pedirle a un pintor habilidoso una obra maestra y suministrarle las mejores reglas, los mejores pinceles, las pinturas de mejor calidad, el entorno más adecuado y luego decirle que debe realizar su obra maestra sobre un desgastado lienzo de tela de saco reutilizada.

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    El papel del almacén, como el del lienzo, quizá no sea el más evidente, pero está ahí, aportando su grano de arena en calidad, soporte y sentido a todos los esfuerzos previos del resto de departamentos, y todas las acciones que se ejecutan a su alrededor tienen consecuencias de diversa índole para él y para la empresa.
     

    Por eso es tan importante que el resto de los departamentos sean conscientes de las repercusiones directas e indirectas que sus acciones y decisiones tienen sobre éste. Almacén es casi la última rueda que gira en este entramado de engranajes que conforman el funcionamiento de una empresa, pero no gira solo ni de forma autónoma. Necesita de la fuerza motriz de otros para desempeñar su papel. Un papel que tiene una característica muy particular del almacén: permanece oculto mientras funciona a la perfección y destaca como una hoguera en la noche cuando no lo hace.

    Veamos pues, cómo las actividades de otras áreas afectan a la gestión del almacén.

     

    Influencia de otras actividades en la gestión del almacén.

    Interrelaciones con Compras

    El establecimiento de las cantidades que se deben recibir, las negociaciones con los proveedores, los plazos de entrega, la homologación del etiquetado, el tipo de flejado o enfardado y el establecimiento de las dimensiones logísticas corresponden directamente al departamento de compras y aprovisionamientos, pero afectan directamente a la gestión de recursos del almacén. La gestión del espacio disponible, la manipulación necesaria en la recepción, la facilidad del control de lo recibido, la seguridad de la mercancía y los trabajadores, el control de los inventarios e incluso la calidad del servicio que ofrece el almacén dependen en gran medida del papel que desempeñe compras. Por tanto, podemos destacar:

    • Fuerte interpelación entre compras y el almacén. Una gestión de compras y aprovisionamientos desligada totalmente de las actividades del almacén traerá consigo un aumento de los tiempos de ejecución en la recepción. La situación inversa, es decir, una gestión coordinada y adaptada a las necesidades de almacenamiento, abastecerá a la empresa de los materiales y recursos necesarios en la calidad requerida, el momento oportuno, la cantidad necesaria (ni más ni menos) y por lo tanto al menor costo posible, que no es solo una cuestión de precio.
    • Calidad requerida, que dicho sea de paso es responsabilidad del proveedor. Tradicionalmente las empresas asumen que deben ser ellos como clientes, los que deben controlar que el proveedor realiza bien su trabajo. En muchas ocasiones es el propio almacén el que realiza el control de calidad. No es que podamos descartar este control de un plumazo, pero se necesita una cantidad significativamente menor de recursos cuando los proveedores tienen estándares concertados de calidad que se esfuerzan por cumplir, que cuando no los tienen. Alguien debe controlar la calidad de nuestras referencias, sólo debemos decidir sobre quién recae el coste de ese control.
    • Momento oportuno, lo que permite establecer una ventana horaria y una secuencia de entrada equilibrada para los proveedores, esto facilita poder optimizar el rendimiento de los muelles y adecuar la cantidad de recursos humanos y elementos de manutención necesarios.
    • Cantidad necesaria, que evite saturación del stock. No es tan infrecuente que un acopio excesivo y desmedido, bien persiguiendo una bonificación, bien tratando de evitar roturas de stock que tuvieron consecuencias nefastas en el pasado, acabe por saturar la capacidad del almacén, de tal manera, que se produzcan acumulaciones de mercancías hasta en los pasillos. Lo que literalmente acaba con la operatividad de cualquier almacén.
    • Al menor costo, ya que de no cumplirse una o varias de las condiciones anteriores es el almacén el que debe asumir recursos humanos y materiales para adecuar lo que debería venir ya adecuado de origen, es decir, asume costes que competen al proveedor y normalmente no se repara en ello.

    Interrelaciones con Producción

    Quizá el departamento que más interrelaciones físicas y de información mantiene con la gestión del almacén. Producción y almacén están condenados a entenderse pues deben mantener un flujo de información y materiales regular, constante y en tiempo real. Cualquier acción en uno de ellos repercute sobre el otro. La gestión de la producción puede afectar a la gestión del almacén de varias formas entre otras:

    • Control de lo que se produce – algunos sistemas de producción son tan rudimentarios que en ocasiones no consiguen un control fiable de lo que producen y/o de la cantidad que producen. En estos casos se suele fiar toda esta labor de control al almacén, que debe cuadrar cantidades (que teóricamente deberían venirle dadas) antes de dar la entrada. Esta circunstancia puede combinarse con otras pretendidas soluciones a esta falta de control que no son sino malas prácticas como, por ejemplo: debido a la falta de control de existencias en producción, forzar al sistema para que introduzca de forma inmediata todo lo que se produce en almacén, cuando físicamente, lo producido espera en almacenes intermedios de producción.

      Para la gestión del almacén esto supone tener entradas inmediatas en su sistema que realmente, es decir, físicamente no se están produciendo y, además, cuando físicamente se producen, es el almacén el que debe controlar y cuadrar cantidades. La gestión de almacén empieza a realizar ajustes del inventario real sobre el teórico y en el medio plazo los descuadres resultan incontrolables. Por si fuera poco, es almacén el que debe justificar descuadres que nunca se produjeron en sus instalaciones.
    • Flujo de información - Un flujo deficiente de información al almacén le supone tener que lidiar con todas las dificultades derivadas de trabajar en diferido, mientras que la situación inversa, es decir, un flujo de información adecuado favorece una gestión eficaz.

      Conocer los datos necesarios respecto a la planificación de la producción, sus incidencias, etc. implica para la gestión de almacén, poder planificar y cumplir adecuadamente con los plazos y necesidades de producción.

      Servir la materia prima y los componentes a tiempo o de forma anticipada o secuencialmente, atender adecuadamente las urgencias, evitar errores de suministro y equívocos en las referencias, retirar el producto terminado o gestionar las referencias de procesos externos en plazo, dependen casi exclusivamente de la forma y eficacia en que producción y almacén se comuniquen entre sí.

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    Interrelaciones con el departamento comercial.

    La forma en la que se gestan los pedidos influye directamente en cómo se gestionan en el almacén. Las interrelaciones que establece el departamento comercial con la gestión de almacén son enormes y de mucho impacto sobre la gestión de almacén.

    • Conectividad y tiempo real. La posibilidad de conexión de cada miembro del departamento de ventas con el ERP de la empresa afecta directamente a la planificación del almacén. El lead time empieza a contar para cada cliente en el momento que realiza su pedido, pero la realidad será muy diferente para un comercial que trabaja en zonas alejadas sin cobertura, que para otro que se dedique a cubrir la zona centro de la capital.

      Para un almacén no es lo mismo que un comercial trabaje off line, valiéndose de papeles, agendas, correos electrónicos desligados del sistema central para luego dedicar tiempo a “pasar los pedidos” para que el ERP los procese y los envíe a un sistema SGA, que trabaje equipado con una extensión o App del ERP en un teléfono, que le permita cursar y lanzar los pedidos en tiempo real, de forma muy similar a como lo haría en una plataforma Marketplace. La planificación y organización del trabajo para el almacén es muy diferente cuando se conocen los pedidos al ritmo que se producen, que cuando llegan a golpe de oleada concentrados en determinadas franjas horarias. En el primer caso, se genera un flujo de trabajo mucho más regular y constante que en el segundo, donde resulta imposible planificar y en consecuencia se intercalan momentos de inactividad improductiva con otros de saturación inasumible.
    • Modificación de pedidos. Las reglas del juego deben ser iguales para todos y deben respetarse, esto siempre es algo beneficioso y rentable para la empresa, sus departamentos y sus clientes. Las modificaciones de pedidos previas a su preparación, para un buen sistema SGA normalmente no suponen un problema, pero permitir modificaciones al libre albedrío e incluso tratar de que éstas se produzcan cuando el pedido está ya preparado y empaquetado, provocan despilfarros de tiempo que en cuanto a la gestión garantizan cuantiosas pérdidas de eficiencia. Trabajar sin reglas es trabajar en el caos y no podemos esperar eficiencia del caos.

    Conclusiones

    Pese a lo evidentes que son y las nefastas consecuencias que acarrea su descuido en términos de costes, para algunas compañías sigue siendo complicado determinar el alcance y la importancia que tienen las interrelaciones con la gestión del almacén de otras áreas.

    Una gran cantidad de problemas en la gestión de almacén tienen su origen aguas arriba precisamente por no otorgar la importancia debida a estas interrelaciones con la gestión de almacén. Un efecto muy común es atribuir directamente a la gestión de almacén, despilfarros o defectos que tienen su origen en los departamentos que le preceden.

    Esto sucede porque almacén tiene una característica propia que no se da de forma tan acentuada en otras áreas de la empresa, y es que siempre se tiene la impresión de que: almacén aporta su grano de arena (cuando todo ha ido bien) pero retira toneladas (cuando algo ha fallado). No es cierto, pero dado que es casi el último engranaje que se mueve dentro de la organización y que su papel tiene un impacto directo en el nivel de servicio al cliente y en el aporte de valor de la empresa, cualquier anomalía se magnifica.

    Sin embargo, muy pocas compañías dedican los recursos adecuados a averiguar dónde está el origen del problema. En ocasiones son errores propios y exclusivos del almacén, pero en otras muchas ocasiones, sobre todo en aquellos problemas perennes y repetitivos, almacén sólo es el reflejo de que algo no está debidamente ajustado en otras áreas de la empresa.

    No es una labor sencilla. Coordinar las funciones y tareas del resto de áreas de la empresa que interactúan con el almacén, con el objetivo de facilitar su labor, reducir sus costes y mejorar la calidad, el servicio, la imagen de empresa y su propuesta de valor, es otro de los esfuerzos ímprobos que una empresa realiza por seguir viva en el mercado.

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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