LA GESTIÓN DEL ALMACÉN CON RELACIÓN A OTRAS ACTIVIDADES

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Un almacén no es un simple lugar de almacenamiento de mercancías. En realidad, es uno de los puntos más importantes de la cadena de suministro, ya que regula el flujo físico a lo largo de la cadena de valor de la empresa.

En él convergen los productos, todos sus procesos, una gran diversidad de recursos humanos, financieros y materiales y, como efecto colateral, el resultado de la gestión de almacén impacta sobre una parte importante de eficiencia operativa de otros departamentos fundamentales para el correcto funcionamiento de una organización, y para su imagen corporativa.

“Cada movimiento y decisión en la gestión de almacén resuenan a lo largo de toda la cadena de suministro, desde proveedores hasta clientes, no digamos dentro de la propia compañía”

No podemos considerar las decisiones que tomamos sobre el stock como inocuas o aisladas. Cada decisión en la gestión de almacén afecta como una onda expansiva a todo aquello que le rodea. Cada departamento es un engranaje interconectado con el resto, de forma que el funcionamiento de cada uno afecta al rendimiento global de todos, es decir, sobre toda la empresa.

“Un stock bien gestionado supone un almacén que facilita una cadena de suministro más eficiente, tiempos de entrega más rápidos y clientes satisfechos”

La gestión eficiente del almacén no trata sólo de mantener niveles óptimos de cada referencia, sino de comprender cómo esos niveles afectan a la producción, a las ventas y, en última instancia, a la rentabilidad.

Veamos pues en detalle, los aspectos más importantes en los que la gestión de stocks va a afectar a otras actividades de la empresa.

1.- Impacto de la gestión del almacén con el Departamento de Compras.

El establecimiento de las cantidades que se deben recibir, las negociaciones con los proveedores, los plazos de entrega, la homologación del etiquetado, el tipo de flejado o enfardado y el establecimiento de las dimensiones logísticas corresponden directamente al departamento de compras y aprovisionamientos, pero afectan directamente a la gestión de almacén. La gestión del espacio disponible, la manipulación necesaria en la recepción, la facilidad del control de lo recibido, la seguridad de la mercancía y los trabajadores, el control de los inventarios e incluso la calidad del servicio que ofrece el almacén dependen en gran medida del papel que desempeñe compras. Vamos a centrarnos en destacar:

• Importancia de la fiabilidad en los niveles de stock. La fiabilidad entre los datos de stock teórico el stock real será fundamental. Una escasa fiabilidad en los datos suele provocar dos efectos colaterales nada deseables:

• • Por exceso (stock real bajo vs. stock teórico alto): conllevarán un serio riesgo de roturas de stock de productos estratégicos o de alta rotación, ya que son éstos los que más movimientos de entrada y salida acumulan.
  • Por defecto (stock real alto/stock teórico bajo): provocarán compras urgentes para evitar roturas imprevistas y, por ende, acumulaciones de stock innecesarias y de difícil salida.
    
    
• Calidad requerida. En muchas ocasiones es el propio almacén el que controla los niveles de calidad exigidos a los proveedores. Sin protocolos de actuación claros y criterios bien definidos, compras puede tener una percepción equivocada acerca de la calidad que se recibe en la empresa (y por tanto se vende) lo que acabará por repercutir sobre el cliente.

• Evaluación de proveedores. Un registro inadecuado de los parámetros que compras utiliza para evaluar la calidad de sus proveedores como el cumplimiento del plazo de entrega, la integridad de la mercancía, la exactitud en cuanto a las unidades recibidas provocará equívocos y dificultades a la hora de evaluar el valor (no el precio) que cada proveedor aporta a nuestra compañía.

2.- Impacto de la gestión de almacén con la Producción.

La sincronización entre la gestión de almacén y la producción es fundamental ya que evita retrasos, cambios forzados y despilfarros y costos adicionales a los propios de la actividad productiva en sí. Para producción, la gestión de almacén es un asunto crítico por su impacto directo y a corto plazo, en la optimización de sus propios recursos y la reducción de costos operativos.

Quizá el departamento de producción sea el que más interrelaciones físicas y de información mantiene con la gestión de almacén. Producción y almacén están condenados a entenderse pues deben mantener un flujo de información y materiales regular, constante y en tiempo real. Cualquier acción en uno de ellos repercute sobre el otro. La gestión de almacén puede afectar a la gestión de producción de varias formas, entre otras:

• Impacto sobre la planificación de la producción.  Una planificación eficaz necesita garantías de que los recursos que va a necesitar estén disponibles cuándo y dónde se necesiten. Una gestión inadecuada del stock, de sus niveles o plazos de entrega o gestión de sus alertas, provocará retrasos en la producción, cambios de planificación forzados, carreras, desgaste y malestar general, aumentando los costos y afectando de forma definitiva a la eficiencia operativa.

• Impacto sobre la operativa. La operativa productiva necesita un flujo constante y continuo de materias primas componentes y productos semielaborados para poder funcionar. Por tanto, la sincronía con el almacén es esencial para optimizar la eficiencia productiva. Esta sincronía es posible en entornos donde existe comunicación en tiempo real entre el almacén y la producción. Un buen ejemplo de ello es la fabricación just-in-time. Sin embargo, cuando la sincronía falla, la falta de materiales puede detener la línea de producción, provocar tiempos de inactividad y excesivos costes de producción.

3.- Impacto de la gestión de almacén sobre las Ventas y Marketing.

Para ventas y el marketing, el almacén juega un papel fundamental de cara al cliente en cuanto al cumplimiento de los compromisos comerciales y la comunicación empresarial. La disponibilidad de productos, impulsada por una gestión eficiente del stock, impacta directamente en las oportunidades de venta, en la experiencia de compra del cliente y, en consecuencia, en la imagen de la marca o de la percepción que conseguimos transmitir de la empresa en general.  Por tanto, es importante tener en cuenta las implicaciones:

• Sobre las ventas: todos los esfuerzos previos realizados desde el departamento comercial pueden verse reducidos a escasos rendimientos en ventas si la gestión de almacén falla. Los compromisos comerciales están vinculados con la disponibilidad de productos en el mercado y esa disponibilidad de productos en el mercado está directamente vinculada a la gestión del stock. Las roturas o los fallos en los envíos provocan frustración de expectativas y ponen en peligro las oportunidades de venta que tanto cuesta conseguir. Comercial debe ser consciente de las capacidades de su almacén y almacén debe coordinarse con comercial.

“Es almacén quien cumple los compromisos comerciales con el cliente”

• Sobre el posicionamiento de marca: gran parte de los elementos que configuran en el cliente final el posicionamiento de marca suceden en el almacén. Algo tan básico como el grado de fiabilidad y disponibilidad de nuestro stock, es algo que, bien coordinado con los objetivos de márquetin, consiguen hacer coherentes nuestros mensajes, contribuyen a la satisfacción del cliente, aumentan su nivel de confianza, su fidelización, aumentan las valoraciones positivas o, todo lo contrario. Marketing es la promesa, almacén su realidad.

“De poco sirven las promesas nuestra realidad desmienten”

4.- Impacto de la gestión de almacén en el Departamento Financiero.

Desde la perspectiva financiera, la gestión del stock no solo reduce los costos de almacenamiento, sino que contribuye a un mejor aprovechamiento de los recursos financieros de la empresa. Esa optimización de recursos se traduce en una oferta más eficiente y en una mejora a largo plazo en la salud financiera de la organización. Con relación al departamento financiero, nos preocupa fundamentalmente:

• El Control de costes: las decisiones sobre la gestión del stock son decisiones estratégicas para el departamento financiero ya que, mantener un nivel de inventario optimizado, reduce los costos de almacenamiento y, permite reducir el capital circulante necesario para operar y evitar posibles problemas de liquidez.
• Salud financiera: una buena gestión de los recursos de almacén también contribuye directamente a la reducción de costos operativos, de obsolescencia y otros costes asociados. Conseguimos pues, ofrecer al mercado los productos o servicios demandados con la cantidad necesaria de recursos, es decir, resultados esperados con recursos optimizados, lo que redunda en una mejora de nuestra salud financiera a medio y largo plazo.

“La optimización de nuestros recursos mejora nuestra salud financiera”

*Imagen de storyset en Freepik

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