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    10 Nov 2021

    CÓMO UN SOFTWARE ERP AYUDA CON PROBLEMAS CRÍTICOS DE GESTIÓN

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    Un sistema ERP  (siglas de “Enterprise Resource Planning” o “Planificación de Recursos Empresariales”) es un software que integra la gestión de las distintas actividades primarias de la empresa a lo largo de su cadena de valor, y también, el conjunto de actividades secundarias o de soporte necesarias para mantener el conjunto de actividades. De esta forma, este tipo de programas sirven de apoyo en la gestión de las distintas operaciones internas de una empresa, y nos permiten automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos de la empresa, facilitando y centralizando la información de todas las áreas que la componen: compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing y ventas, servicio al cliente, etc…

    Una forma de analizar los problemas críticos de gestión es identificar los procesos operativos primarios a lo largo de la cadena de valor, y también las actividades de soporte o apoyo, de forma que podamos entender con qué problemas nos podemos encontrar y cómo nos puede ayudar un sistema ERP para resolverlos.

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    No obstante debemos tener presente, que la valoración de la intensidad de un problema,  no está tanto en función del tipo de actividad que lo produce, como en su impacto en la estrategia de la empresa, de forma que un mismo problema puede tener una consideración muy diferente según el tipo de empresa y su influencia estratégica. A falta de un conocimiento más profundo de la estrategia de cada empresa, nos atrevemos a generalizar diciendo que podemos considerar problemas críticos aquellos que tengan una mayor repercusión o influencia en la estructura financiera de la compañía o en sus resultados, ya que aunque ambas magnitudes son diferentes, terminan estando relacionadas.

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    Por tanto, podemos identificar los siguientes procesos y actividades:

    • Entre las actividades primarias, que hacen referencia al flujo secuencial de las operaciones directas que debemos incorporar a los productos o servicios que ofrecemos al mercado. Aunque existen diferencias según sectores de actividad y posición en el sistema de valor, proponemos las siguientes:
      • La logística de entrada, que engloba toda la gestión de petición, transporte,  recepción y almacenaje de materias primas y componentes.
      • Operaciones, que engloba el proceso de fabricación (interno y externo), ensamblado y almacenaje de semielaborados.
      • Logística de salida, que engloba partir de los pedidos de clientes, su preparación (picking), almacenaje de mercaderías y productos terminados, packaging, expedición de productos, transporte de ventas y entrega al cliente (en este caso no estamos considerando el caso de una cadena de tiendas para la distribución, pero la incluiríamos aquí).
      • Ventas, que engloba la captación de clientes, establecimiento de condiciones comerciales y la recepción y gestión de pedidos. También se pueden incluir todas las acciones de promoción en el punto de venta si disponemos de una red de distribución física. En plena era digital, el ecommerce se trataría también en este capitulo, aunque también se puede entender como una actividad de apoyo.
      • Servicio al cliente, que engloba desde el servicio de asistencia al cliente, servicios de garantía, formación, devolución de pedidos (posibilidad de logística inversa), etc…
    • Entre las actividades secundarias, que hacen referencia a las actividades indirectas a los productos o servicios que ofrecemos al mercado, pero que son necesarias para la desarrollar las actividades primarias o para completar el flujo operativo transaccional.  Aunque no es un clasificación cerrada, proponemos las siguientes:
      • Gestión de compras.
      • Servicios tecnológicos (importantes en plena era digital)
      • Gestión de recursos humanos.
      • Infraestructura general de la empresa, lo que supone todas las actividades administrativas necesarias para dar soporte al ámbito operacional, lo que supone entre otras, la gestión de tesorería (cobros y pagos), etc…

    Lo importante no es tanto dónde clasifiquemos una determinada actividad, sino que no nos olvidemos de ninguna. El esquema anterior, sólo trata de ser una guía de apoyo para analizar las actividades de nuestra empresa.

    Dicho esto, vamos a ver cómo nos puede ayudar un software ERP para gestionar los distintos procesos y actividades, diferenciando su influencia en el ámbito de tipo económico o financiero.

     

    Problemas de gestión relacionados con la estructura financiera de la empresa

    Consideramos que los problemas relacionados con la estructura financiera se derivan de los procesos o actividades que puedan provocar un aumento no deseado (es decir, no por motivos de crecimiento de la actividad) de las necesidades de financiación por el desarrollo de la actividad habitual (no de inversión no operativa), lo que supone un crecimiento de las necesidades operativas de fondos que deberían financiarse siempre con el fondo de maniobra. Por tanto, desde este punto de vista, entre las actividades que puedan derivar en un incremento del fondo de maniobra podemos destacar:

    1. Aquellas que supongan un incremento de los activos operativos de la empresa, no motivadas por un crecimiento del nivel de actividad, como pueden ser: 
      • Un incremento del inventario. En este caso, el incremento del inventario sería el reflejo de una perdida de eficiencia de la gestión de materiales y productos terminados. Para ello el software ERP cuenta con funcionalidades que nos permiten controlar los procesos relacionados para evitar esta situación, como son:
        • El sistema MRP, que nos permite calcular las necesidades de aprovisionamiento teniendo en cuenta la cartera de pedidos, las previsiones de ventas y otros parámetros de gestión alineados con un nivel de inventario razonable.
        • El sistema SGA, que nos permite un control eficaz del almacén para evitar errores que induzcan a incrementar las compras, o a que se produzcan situaciones de obsolescencia, y nos permite optimizar la gestión de todos los recursos (materiales y humanos) para facilitar el suministro a clientes. Cabe una mención expresa a la gestión del picking que permite coordinar la cartea de pedidos (reales o previstos) con los recursos del almacén.
        • Las gestión de compras, que nos permite automatizar la generación de los pedidos a los proveedores de acuerdo a las condiciones pactadas, en base a las necesidades reales de aprovisionamiento.
        • La gestión de producción, que nos permite automatizar la generación de las ordenes internas de fabricación de acuerdo a las necesidades reales coordinando todos los recursos necesarios.
        • La gestión de ventas, que nos permite visualizar y compartir la cartera de pedidos de clientes con el resto de departamentos de la empresa para asegurar el suministro en los plazos previstos, de forma que se eviten errores o retrasos no deseados.
      • Un incremento de la cartera de efectos a cobrar. En este caso, el incremento de la cartera de efectos a cobrar, por motivos ajenos a un incremento del nivel de actividad, sería un reflejo de cambios en las condiciones de financiación de las ventas por alargamiento del plazo, o bien, podría ser un problema de retrasos en el proceso de facturación que perjudicara la fecha de inicio para el calculo del plazo de cobro. En todo caso, un software ERP contiene herramientas muy útiles como son:
        • El mantenimiento de clientes, que nos permite establecer y controlar las condiciones de venta con los clientes, de forma que podamos asegurar que se cumplan las directrices marcadas por la empresa.
        • El proceso de facturación, que nos permite automatizar la generación de facturas de acuerdo a cualquier criterio de agrupación y cálculo, adaptada a las condiciones pactadas con una alta eficacia.
        • El proceso de envío de facturas, que se puede realizar de forma digital en formato electrónico, con la validez de un documento tradicional en papel. Además, esto nos asegura la recepción de las facturas por parte del cliente y el cumplimiento de los requerimientos legales, como es el sistema SII, etc…
        • La gestión de cobros, que nos permite realizar una gestión eficaz de los cobros dentro de los plazos pactados y formalizados en la factura.
        • La gestión de morosos, que nos permite realizar una gestión eficaz de los cobros de aquellos efectos vencidos que no se hayan conseguido cobrar a través de la gestión ordinaria. De esta manera podemos aplicar otro tipo de gestiones especificas que tratan de evitar la pérdida del crédito concedido, de forma que se reduzcan significativamente los resultados extraordinarios negativos en este sentido.
    2. Aquellas que supongan una reducción de los pasivos operativos de la empresa, no motivadas por una reducción del nivel de actividad, como pueden ser una reducción de la cartera de efectos a pagar. A estos efectos, el software ERP tiene distintas herramientas como son: 
      • La gestión de pagos, que nos permite realizar una gestión eficaz de los pagos dentro de los plazos pactados y formalizados en la factura, de forma que evitemos errores. Para ello es muy eficaz informar al banco periódicamente de los efectos que se autorizan al pago.
      • El mantenimiento de proveedores, que nos permite establecer y controlar las condiciones de compras pactadas con los proveedores, de forma que podamos asegurar que se cumplan las directrices marcadas por la empresa.
      • La comprobación de facturas de compras, que nos permite automatizar y controlar el proceso de facturación de los proveedores a máximo detalle para evitar errores. Además, existe la posibilidad de que una empresa genere las facturas de sus propios proveedores, lo que permite un alto grado de control sobre las mismas.
      • Etc…

    Problemas de gestión relacionados con la estructura económica de la empresa (sus resultados)

    En este caso, cuando nos referimos al impacto en los resultados de la empresa, nos referimos al BAIT de explotación (beneficios antes de intereses, amortizaciones e impuestos), ya que refleja el verdadero resultado operativo de la empresa. 

    Consideramos, que los problemas relacionados con la estructura económica, se derivan de los procesos o actividades que puedan provocar un aumento de los gastos, o un reducción de los ingresos, no deseados (es decir, no por motivos derivados del nivel de actividad) necesarios para el desarrollo de la actividad ordinaria, lo que supone una perdida de eficiencia general o en algunos de los procesos específicos de gestión. Por tanto, desde este punto de vista, podemos destacar:

     

    1. Entre las actividades que puedan provocar en un incremento de los gastos no justificados por un incremento del nivel de ventas, vamos a destacar:
      • Un incremento del coste de ventas. En este caso, el incremento del coste de ventas puede ser propiciado por distintas causas, pero vamos a ver algunas funcionalidades que nos permite utilizar un software ERP para evitar situaciones no deseables en este sentido:
        • El sistema de escandallos, que nos permite asignar a cada producto o servicio los recursos necesarios para su disponibilidad al servicio de la venta. Por este motivo, será un elemento crítico para analizar las desviaciones que se produzcan entre el sistema de planificación y el real.
        • La gestión de producción, que nos permite automatizar la generación de las ordenes internas de fabricación con la asignación de la cantidad de recursos necesarios para elaborar los productos o servicios.
        • La comprobación de facturas de proveedores, que como hemos comentado anteriormente, nos permite el máximo control de las compras realizadas de acuerdo a las condiciones pactadas, de forma que evitemos que nos facturen por importes equivocados.
        • Etc…
      • Un incremento de los costes de estructura. En este caso, los costes de estructura se suelen producir, en su mayoría, por las necesidades administrativas y de control que requieren los procesos operativos, y en este sentido, el software ERP es un gran aliado por el alto nivel de automatización que conllevan el tratamiento de los diferentes procesos de gestión, de forma que podemos afirmar que en general reduce la necesidad de los recursos de estructura.
    2. Entre las actividades que puedan provocar en una reducción de los ingresos no justificados por una reducción del nivel de ventas, a consecuencia de una reducción del precio comercial. En este caso, las razones pueden ser diversas, desde una reducción del precio de venta por una práctica comercial perjudicial, como la posibilidad de errores en el cálculo de la factura de venta, hasta la modificación en la estructura de ventas que suponga el incremento de la venta de productos con menor precio de venta y menor margen comercial con relación a otros con mejores condiciones que mantenían un mayor nivel de participación histórico en las ventas. En este caso, al coincidir con distintos procesos y actividades comentadas anteriormente, no entraremos en mayor detalle, aunque serán tratadas más adelante en otros artículos.
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    Paco Ramírez Fominaya

    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

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