CONSEJOS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

  • Actualizado: 9 noviembre 2022
  • Publicado por primera vez: 9 noviembre 2022

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Ante un nuevo entorno digital y globalizado, el área de recursos humanos se enfrenta al desafío de implementar nuevas estrategias y métodos que le ayuden a incrementar sus habilidades para captar y retener a los profesionales mejor cualificados y para poder organizar equipos de trabajo de alta productividad

Hablamos de que RRHH debe ejecutar nuevos procedimientos y adoptar herramientas tecnológicas para mantenerse actualizado ante la veloz modernización del talento laboral y la digitalización de los competidores. Y de esta forma, mejorar la comunicación con los empleados, incrementar la colaboración entre equipos y tener acceso al análisis de datos.

La digitalización de recursos humanos resulta un proceso innovador que conlleva a una transformación completa, a un nuevo entorno en el que se debe alinear una nueva estructura funcional, el uso de la información, los procesos y el talento. Y en el que es necesario:

  • Un nuevo modelo de gestión y de RRHH.
  • Un nuevo enfoque en la estructura organizacional.
  • La selección de la tecnología adecuada, como el software ERP o  las herramientas BI que son un buen complemento de información.
  • La ejecución de cada una de las fases para la digitalización de RRHH.

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Aspectos a considerar para un exitoso proceso de digitalización de recursos humanos

El éxito de la digitalización de recursos humanos se basa en la reinvención de procesos, en adoptar una nueva visión de la gestión, en emplear y aprovechar verdaderamente las herramientas que ofrece la tecnología seleccionada para dar un giro importante en la forma de funcionamiento de la organización. Para ello deberemos tener en cuenta:

1.- Adoptar un nuevo modelo de gestión y de RRHH

De frente a la digitalización, es importante adoptar un modelo de gestión de RRHH que se centre en:

  • Una planificación estratégica en base a la tecnología que se está adoptando. Se trata de una tecnología que optimiza los procesos y, por lo tanto, disminuye la carga de tareas repetitivas. Esto, a su vez, permite al departamento de RRHH centrar su planificación y gestión en operaciones o tareas estratégicas
  • La medición y análisis de datos. Para evaluar tendencias, resultados y oportunidades, con el fin de tomar las decisiones más acertadas, efectuar una planificación estratégica, reducir riesgos, etc.
  • Atraer y mantener el talento. Mediante la implantación de nuevos métodos de trabajo, en el que la colaboración y comunicación prevalezcan y se establezca una dirección moderna y propicia a las estructuras horizontales.

2.- Implementar un nuevo enfoque organizacional

Junto con la digitalización, también es necesario implementar un nuevo enfoque organizacional, en el que predominen equipos de trabajo interconectados, no las divisiones departamentales rígidas con un esquema jerárquico, para establecer estructuras más planas.

En esta nueva visión, siempre apoyada en el uso de la tecnología, debe destacar la comunicación, el intercambio de ideas y la participación activa del empleado.

Además, es esencial que prevalezca la suficiente flexibilidad para establecer relaciones laborales bajo modelos de movilidad, como el trabajo a distancia o semipresencial.

 

3.- Escoger las herramientas tecnológicas adecuadas

Es primordial determinar los procesos críticos de gestión y los de gestión de RRHH, con el fin de elegir los programas de gestión y de la gestión de recursos humanos que más se ajusten a las necesidades de la empresa.

Los programas relacionados con la gestión de los recursos humanos pueden clasificarse en softwares de funcionalidades básicas y los de funcionalidades avanzadas.

  • Las funcionalidades básicas abarcan la gestión de nóminas, de permisos y de control de asistencia, es decir, todas las tareas que se realizan para cumplir con las obligaciones con el empleado, de acuerdo a lo que exige la ley.
  • Las funcionalidades avanzadas incluyen lo que se denomina gestión del talento. Es decir, funcionalidades que, aunque no implican el cumplimiento de una obligación de la empresa, son necesarias para incrementar la productividad del empleado y de los procesos de RRHH, además ofrecen una mejor experiencia en el trabajo. Por ejemplo, las funcionalidades de evaluación de desempeño, las de capacitación del trabajador y las asociadas al reclutamiento.

Existen otros programas de gestión general, como el software ERP, que integran en una misma plataforma tanto las funcionalidades para los procesos de gestión productivos, como los relacionados con la gestión de los RRHH, tanto en el ámbito básico como avanzado.

 

4.- Fases en el proceso de digitalización de recursos humanos

Las siguientes fases son esenciales en el buen desarrollo del proceso de digitalización de recursos humanos.

  • Realizar una auditoría interna

    Analizar el estado actual del departamento de RRHH debe ser el primer paso en su transformación digital, para determinar qué herramientas utiliza en cada uno de los procesos. Por ejemplo: cómo realiza la selección y contratación de personal o cómo evalúa la satisfacción del trabajador con la empresa.
  • Establecer los objetivos

    Es importante identificar las necesidades y los problemas a solucionar, tanto del departamento como de los empleados. Por supuesto, siempre alineados con los requerimientos de la empresa. De acuerdo a esto, se establecen los objetivos que se desean alcanzar.

    Por ejemplo, objetivos sencillos, como automatizar la gestión de nóminas o el proceso para la matriculación de cursos de formación. Mientras que los objetivos más complejos pueden contemplar el análisis de los candidatos en el proceso de reclutamiento.

  • Formar un equipo para la digitalización de RRHH

    La digitalización de RRHH debe ser monitorizada por un equipo de profesionales de áreas diversas, que conozcan los resultados de las auditorías y los objetivos que se desean alcanzar.

    Este grupo, principalmente, debe estar conformado por trabajadores con gran experiencia en la gestión empresarial, en el área de TI y en recursos humanos.

  • Establecer KPI de digitalización de recursos humanos

    Establecer los KPI es la forma más óptima de evaluar los resultados de la digitalización de los procesos de RRHH. Pero deben determinarse tempranamente, antes de iniciar la transformación, para poder llevar a cabo un análisis más completo y marcar la dirección de las acciones.

  • Establecer las funcionalidades del software a elegir

    Después de identificar las necesidades y establecer los objetivos que se desean alcanzar mediante la gestión de RRHH, debe elaborarse un listado con las características y funcionalidades que debe poseer el software a elegir.

    Los programas que ofrece una plataforma integral con múltiples funcionalidades, como el software ERP, permiten la unificación de bases de datos y fortalecen la comunicación y sinergia entre los distintos departamentos.

    También se encuentran los softwares de RRHH que son independientes de otras áreas, pero permiten la integración con otros programas.

  • Capacitación de empleados

    Para un máximo rendimiento del programa seleccionado e implementado es necesario que los empleados de recursos humanos, que serán los usuarios más activos, sean sometidos a un proceso de capacitación, en el que conozcan y aprendan a utilizar la nueva tecnología.

    Normalmente, este proceso de capacitación forma parte del paquete que ofrece el proveedor del software.

  • Evaluar los resultados

    Como en todo proceso, es indispensable la posterior revisión de los resultados. Empleando los indicadores clave de rendimiento y realizando encuestas entre los empleados para medir el grado de satisfacción con el software implementado.

    Este es un proceso de retroalimentación, porque los resultados conllevan a mejorar la transformación digital y a conocer qué cambios deben realizarse.

 

Digitalización de recursos humanos: más que la agilización de procesos

La transformación digital de RRHH más allá de agilizar los procesos, facilita el acceso al análisis de datos para comprender el compromiso del trabajador con la empresa y cómo lograr retenerle. Ayuda a incrementar la capacidad de la empresa para atraer el talento y llevar a cabo el proceso de selección y contratación.

La implantación de las herramientas adecuadas para la digitalización de recursos humanos, significa para la empresa el ahorro de costes, el aumento de la comunicación interna  y el incremento de la eficiencia y la productividad en RRHH y en todas las áreas.

Nuevo llamado a la acción

*Imagen de storyset en Freepik

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