BLOG | ERP Cloud, SGA y Software de Gestión

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Para que un SGA aterrice sin incidencias en nuestra compañía, debemos preparar bien el terreno. allanarlo, iluminarlo y sobre todo definirlo.

El objetivo es siempre la mejora de la gestión de almacén y para lograrlo, previamente, debemos realizar un exhaustivo trabajo de campo que consiste en definir los requerimientos de nuestra empresa. ¿Qué esperamos que haga el software para que todo mejore?

Esto siempre implica recorrer un camino de dos sentidos. Por una parte, algunos aspectos de nuestra compañía se mantendrán tal y como están, y por otra, otros deberán cambiar. Tendremos que tomar decisiones al respecto con antelación. En realidad, vamos a romper con un pasado improductivo para avanzar hacia un futuro de logística integral basado en la excelencia en la gestión gracias al uso de nuevas tecnologías.

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Las pymes valencianas recibirán 12 millones de euros para favorecer su transformación digital y el teletrabajo. El Instituto Valenciano de Competitividad Empresarial (Ivace) destinará 12 millones de euros a ayudas para la transformación digital de las pymes y la incorporación de soluciones digitales que hagan posible el teletrabajo en estas empresas, en el marco de la convocatoria Digitaliza 2021.

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Como bien saben los clientes de Microsoft Dynamics 365 Business Central (Navision) las soluciones ERP que ofrece para medianas empresas, tanto Essentials como Premium, contemplan todos los procesos de gestión empresarial mas habituales de forma integrada. El problema que se plantea en algunas empresas, es la necesidad de desarrollar la funcionalidad y prestaciones de algún proceso específico que no lo contempla su ERP con los requerimientos que precisan. Esto suele pasar porque los requerimientos de las empresas cambian a lo largo del tiempo debido a la necesidad de adaptar su estrategia a las nuevas condiciones de mercado para poder competir con éxito. 

En este post vamos a tratar el problema que se plantean aquellos clientes de Dynamics 365 Business Central (Navision), que requieren automatizar su almacén con un software que les permita una gestión con técnicas no tradicionales, que no contemplan su ERP, desde lo que se ha venido en llamar la gestión caótica del almacén, hasta la adaptación de las operaciones que requieren distintos tipos de organización y gestión del almacén. El software al que nos referimos es lo que se ha venido en llamar un sistema de gestion avanzadas de almacén SGA (Sistema de Gestión de Almacenes), o en ingles sus siglas WMS (Warehouse Management System).

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El soporte y el mantenimiento de un programa de almacén resulta tener una importancia trascendental para el futuro desarrollo, escalabilidad y rendimiento del software. Los cambios en la tecnología de almacenes, las exigencias de los clientes y la evolución constante del mercado además de requisitos legislativos, también en constante evolución, necesitan respuestas ágiles por nuestra parte que deben trasladarse al software, ya que la capacidad de adaptación de nuestro negocio a todos esos cambios y la velocidad a la que nos adaptemos, dependen de esas acciones de mantenimiento o relaciones post-venta con nuestro proveedor.

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En esta fase es donde vamos a tomar la decisión final y más importante: la elección del software para nuestro almacén, en realidad, lo que haremos es ordenar la valoración que tengamos de cada propuesta analizada, ya que hasta que firmemos un acuerdo final no podemos descartar ninguna solución, y además, nos falta por analizar los mantenimientos futuros (que veremos en el próximo post). Toda la información y el trabajo de análisis realizado previamente verá sus resultados en esta parte del proyecto. A partir de ahora debemos determinar hasta qué punto el software que seleccionaremos se adaptará a nuestros requerimientos y la forma en que solucionaremos las carencias que vayan surgiendo.

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Estamos en uno de los puntos críticos del proyecto ya que, cuando hablamos de seleccionar un programa de almacén, elegir bien al proveedor es igual de importante, si no más, que la elección del propio software.

La razón es muy sencilla. En su almacén coexisten cientos de operaciones y procesos que, evidentemente, tienen su reflejo en acciones físicas concretas. Tu modelo de negocio a buen seguro cuenta con decenas de procedimientos cada uno con pequeños detalles, algunos de ellos críticos, que su nuevo programa de almacén debe cubrir. La elección del proveedor es tan importante, porque en primer lugar debe ser capaz de entenderlos todos a la perfección y en segundo, debe ser capaz de configurar soluciones verdaderamente eficaces para todos y cada uno de ellos.

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En este segundo post nos centraremos en explicar la segunda clave para seleccionar nuestro programa de gestión del almacén: la planificación y los objetivos del proyecto. Ya contamos con un buen análisis de nuestro punto de partida y, en base a ella, tendremos más fácil determinar el punto de destino, es decir, el objetivo a cumplir, a donde queremos llegar. Pero saber cuál es nuestro destino no implica saber cómo llegar hasta él con éxito, para lograrlo tendremos que barajar multitud de opciones, descartar infinidad de iniciativas y coordinar multitud de reuniones con el personal y los distintos departamentos involucrados, es decir, que supondrá afrontar un proceso de decisiones de cierta complejidad.

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La llegada de un sistema SGA a nuestro almacén supondrá cambios tanto para el almacén como para le empresa. Podremos mantener y de hecho potenciar algunos aspectos que forman parte de nuestra propuesta de valor, de nuestro know how o directamente de nuestra identidad empresarial o imagen de marca, pero inevitablemente la llegada de un sistema SGA conlleva un replanteamiento importante de muchos aspectos del funcionamiento del almacén para su mejor funcionamiento.

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Vamos a relatar un caso real de hace algún tiempo de implantación de un SGA en un almacén de gestión tradicional, es decir, desprovisto de software específico. El caso es un resumen, pero cuenta hechos ciertos sin inventar ni exagerar ninguna de las situaciones descritas. Únicamente se han evitado los nombres para preservar la privacidad de entidades y personas. El almacén se dedicaba a la distribución informática.

*Photo by chuttersnap on Unsplash

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Si has pensado en invertir, o si tu sistema de gestion es SAGE X3, ahora llamado “Sage Business Cloud Enterprise Management “, debes saber que puedes multiplicar la productividad de tu gestión de almacenes con la solución SGA de Datadec, que es un ISV Partner de SAGE, seleccionado por su elevado nivel de prestaciones y su total integración con X3 (y SAGE 200C).

En linea con la estrategia de la compañía, en la que era crítico ofrecer las mejores soluciones de gestión del mercado a un precio competitivo, Sage apostó por la colaboración en integración con las empresas que consideraba punteras en soluciones de alta productividad. Por este motivo, empezamos, ya hace algunos años, con una fuerte colaboración que ya podemos decir a día de hoy que ha dado muy buenos resultados.

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