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Un almacén es un escenario perfecto para observar el efecto dominó. Si perdemos eficiencia en fases previas, repercute directamente en las tareas posteriores, retrasándolas y haciéndonos aumentar los costes.

Dada la complejidad de la gestión de materiales de hoy día, y de las repercusiones por el tirón de las necesidades del cliente sobre los almacenes, no es de extrañar que antiguas soluciones ya no sirvan para los nuevos problemas. Este sería el primero de los errores ya cometidos que deberíamos plantearnos solucionar. En la gestión de almacén actual, evitar errores depende de la planificación, la determinación de las propias necesidades y del establecimiento de una estrategia adecuada para ese fin. Esa estrategia puede empezar por determinar y clasificar los problemas que nos acosan.

Conviene pues avanzar los errores más comunes, con el fin de prevenirlos y evitarlos.

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La seguridad del almacén es una asignatura, que más que pendiente, es inexistente en la gestión de almacén de muchas de nuestras instalaciones, sobre todo de pequeño y mediano tamaño. Salvo en contadas excepciones, que todos deberíamos tomar como ejemplo, la seguridad del almacén es un tema que en el mejor de los casos, se considera secundario y en demasiadas ocasiones, los riesgos del almacén se asumen como parte de la normalidad operativa, tanto por la dirección como por los propios operarios.

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Tendemos a prestar mayor atención a aquellos procesos de almacén que más cerca del cliente están. En esta tendencia común en nuestros almacenes, la recepción de materiales sale perdiendo. Este debería ser el primer error que evitar.

En almacenes de tamaño medio es frecuente la lucha contra las ineficiencias en el proceso de recepción de materiales. La falta de estandarización, especialización y/o tecnología suele ser la causa más frecuente.

El proceso de recepción es el más importante porque tiene un gran impacto en la operativa de todo el almacén. Debería ser la zona mejor equipada, con más recursos y medios, herramientas como un sistema SGA, mejor comunicada y dirigida por personal capacitado. Un error en la recepción crea un efecto cascada que podemos pagar demasiado caro aguas abajo, tan abajo que puede llegar incluso a nuestros clientes.

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Si vendemos productos, tenemos procesos de preparación de pedidos. Aproximadamente la mitad de los costes logísticos de un almacén se concentran aquí y también, la mayor cantidad de mano de obra. Es lógico pues que también se concentre aquí la mayor cantidad de costes innecesarios generados por errores.

Además, se da la circunstancia de que cuanto más tarde se detecta el error, más graves y costosas son sus consecuencias y, por si fuera poco, más complejas de resolver. Por eso es tan importante detectar sus causas, los orígenes del problema que ocasionó el error, ya que este es el primer paso para comenzar a resolverlo.

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¿Cómo podemos decidir si ha llegado el momento de acometer un plan de automatización de almacén?

Podemos detectar signos evidentes de que ha llegado el momento de un cambio. Por ejemplo, la sobrecarga de mano de obra o el aumento imparable de los recorridos en almacén, el hecho de que, pese a todo, el cumplimiento de nuestros plazos decrece. Efectos todos unidos intrínsecamente a las muestras evidentes de nuestros clientes de estar al límite de tolerancia con respecto a nuestros errores en sus pedidos. Cuando todos estos acontecimientos concurren y se vuelven una constante, quizá haya llegado el momento de elaborar un plan de automatización de almacén para todos o alguno de sus procesos.

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La logística en general y el transporte en particular están consideradas unas de las peores industrias para el medio ambiente. Por el contrario, también es uno de los sectores donde las medidas son relativamente sencillas de aplicar y dan mejores resultados. Pensemos que una cuarta parte de las emisiones de CO2 en nuestras ciudades dependen del tráfico de los vehículos de carga y que, en vehículos de combustión, el mayor impacto negativo sobre el medio ambiente se produce por la duración y la velocidad del trayecto. Por lo que limitando ambas, ya estaríamos caminando hacia la sostenibilidad logística en nuestras ciudades.

Aunque no existe una definición oficial de “ecologística” podríamos definirla como:

La ecologística es el conjunto de medidas e iniciativas que, tanto desde el sector público como desde el privado, intentan minimizar el impacto ambiental negativo que la actividad logística trae consigo, principalmente en lo que se refiere al transporte, la distribución y el almacenaje de mercancías.

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Superar el alto grado de volatilidad e interrupciones sya on los desafíos que la pandemia ha planteado y plantea a la cadena de suministro. Sin embargo, ha llegado el momento de pasar de esquivar dificultades a prosperar adaptándonos a los continuos cambios. Es decir, toca gestionar el riesgo.

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Cumplir eficientemente con los pedidos o desaparecer en el limbo del final de la cola del Marketplace. Acumular estrellitas o estrellarse. Esa es la omnipresente cuestión porque lo que el cliente tiene claro, y en crecimiento exponencial, es que no perdona.

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Podemos gestionar para mejorar, pero la realidad es que gestionar es mejorar. Gestionar un almacén implica tomar decisiones para optimizar la ejecución de cada proceso interno, renovar el diseño del layout y preocuparse por el bienestar y el avance del equipo humano para que no se quede desfasado.

“Para nuestro cliente un almacén eficiente es una fuente continua de satisfacción”

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No será sencillo, pero resulta vital pasar de “simplemente comprar” a la gestión de compras. Si hay algo que pueda influir como pocos en la gestión logística en general, y en la del almacén en particular, aparte del propio sistema SGA, ese es el departamento de compras. Por desgracia, también como pocos tiende a anclarse en las viejas costumbres, a saber: obviar al proveedor y al almacén para centrarse únicamente en el precio del producto, normalizar el incumplimiento de plazos o la interrupción de suministros, poca formación del personal, escaso o nulo nivel de tecnologización, acumulación descontrolada de existencias por la caza de descuentos, o la falta de atención a los cambios en la normativa.

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