22 Nov 2017

Productividad Laboral: Reduce errores y tiempo dedicado a facturación

Productividad Laboral
 

Cada ser humano es diferente, cada uno tiene sus cualidades y defectos. No podemos controlar sus decisiones o actos, de modo que se deben usar otros medios para aumentar la productividad laboral en las empresas, reduciendo al mínimo los famosos errores humanos, provocados por las tareas repetitivas y manuales. El éxito de una empresa depende casi al 100% de su capacidad de detectar estos errores y evitarlos.

Entre los puntos claves que se deben analizar para aumentar la productividad laboral del departamento de facturación están entre otros:

  • La gestión eficiente del tiempo
  • Los desperdicios
  • Las tareas que no aportan valor a la empresa
  • La comunicación interdepartamental
  • La capacidad de resolución de incidencias
  • La transparencia y acceso a la información

La empresa debe tener la capacidad de localizar los errores, comprender las razones y definir las soluciones, teniendo claro los objetivos a los que se desea llegar.

 

ERRORES

Los errores humanos comunes que se observan en el departamento de facturación de las empresas son las siguientes:

  1. Errores a la hora de rellenar los datos : por ejemplo campos como el CIF o NIF del cliente. Este error provoca que los trabajadores dediquen su tiempo a la corrección de los errores en las facturas haciendo que el periodo medio de cobro se alargue y la productividad laboral disminuya.
  2. Enviar la factura al cliente equivocado: Enviar una factura al cliente equivocado puede suponer una violación de la ley, ya que la mayoría de los contratos entre empresas llevan una cláusula de privacidad de datos que es violada al enviar datos privados a un tercero.
  3. Facturar tarde: Los documentos necesarios para la facturación no llegan a tiempo, ya que los departamentos involucrados en el proceso de facturación no envían o reciben la información en el momento oportuno haciendo que las facturas lleguen tarde a los cliente y aumentando de esta manera el periodo medio de cobro.
  4. No guardar copias de seguridad: es una herramienta de precaución que permite seguir reclamando un impago en el caso de perder una factura.
  5. No realizar un seguimiento de las facturas no pagadas: Tramitar una factura y enviarla no garantiza su cobro. Es importante hacer un seguimiento periódico de las facturas y tener muy claro cual es la fecha de vencimiento.
  6. No establecer un método de pago del cliente: El principal objetivo es acelerar y facilitar el procedimiento de cobro.
  7. No precisar una fecha de vencimiento: Provoca un gran problema a la hora de reclamar el pago de una factura y dificulta el seguimiento de la misma.
  8. La corrección de las facturas toma mucho tiempo: Provoca una pérdida de la calidad de servicio ofrecido a nuestro cliente.

 
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RAZONES

Si te identificas con estos errores y sabes que son constantes en tu empresa, es importante detectar las razones por las cuales estos errores humanos ocurren para luego poder encontrar la solución perfecta que aumente la productividad laboral en tu empresa. Las razones pueden ser las siguientes:

  • Desperdicios: en muchos casos los procesos de facturación y en la mayoría de los procesos de trabajo en una empresa incluyen actividades que consumen recursos pero no aportan valor a la empresa. Se debe a una baja eficiencia de los trabajadores, en otras palabras, lo que los trabajadores pueden hacer en un paso lo hacen en tres. Incluye a personas en la empresa subiendo y bajando por documentos, buscando, almacenando, ensobrando, imprimiendo, etc. Incluso caminar innecesariamente es un desperdicio. Esto provoca que los trabajadores se cansen más, que los tiempos se alarguen y que los costes de la empresa aumenten.
  • Falta de comunicación interdepartamental: la falta de comunicación entre los departamentos es una realidad en todas las empresas,y es de algún modo, inevitable. El hecho de que los trabajadores no conozcan las labores de los demás departamentos provoca conflictos interdepartamentales, ya que no entienden la urgencia de ciertas tareas de facturación, ni las consecuencias de no recibir los documentos necesarios para la facturación a tiempo. La dispersión de la información provoca que el proceso de facturación se alargue, no saben qué es lo que se necesita ni en qué momento se necesita.
  • Confiar en la memoria: aunque una persona tenga una buena memoria muchas veces la memoria puede traicionar. El no mantener un registro o historial de todas las modificaciones realizadas en las facturas, o un sistema de seguimiento de envíos que funcione como herramienta de presión de los cobros, hace que los errores sean más constantes, que la información no fluya entre los departamentos y que los tiempos se alarguen. Es un error común en los trabajadores, tienden a pensar que las labores, una vez finalizadas, ya están terminadas.
  • Reacios a los cambios: La mayoría de los empleados se resisten a los cambios y se quedan estancados, lo cual produce que la empresa no avance y sea innovadora. Éste es uno de los grandes errores, porque si lo desconocido produce temor, es ideal realizar una renovación en la empresa y  en la labor de los trabajadores, así se actualizan y aprenden nuevas técnicas para incrementar su crecimiento.
  • Falta de orden y organización:  por lo general las empresas mantienen sus facturas y sus documentos asociados en papel custodiados en un almacén y permiten el acceso a estos almacenes a los diferentes departamentos de la empresa involucrados en el proceso de facturación. Es prácticamente imposible hacer un seguimientos del estado de las facturas ni saber si han sido modificadas, enviadas o tratadas y menos aún saber quien ha hecho esas modificaciones. Esto provoca en la mayoría de los casos una pérdida de las facturas, una pérdida de información y que los periodos de búsqueda de las facturas y sus documentos asociados sean eternos.

 

SOLUCIONES

Soluciones para aumentar la productividad laboral en una empresa.

Teniendo claras las variables que provocan errores constantes dentro de los procesos de facturación y que afectan directamente la productividad laboral de la empresa, es el momento de analizar cuáles son las soluciones a dichos problemas:

  • Crear flujos de trabajo: definir las tareas, construir procesos (etapas por las que tiene que pasar una factura) y aplicar un sistema (por lo general informático) que permita el seguimiento de la factura, para que todos los departamentos conozcan en qué etapa del proceso de facturación se encuentra una factura. El objetivo es potenciar las tareas que aportan valor a la empresa y eliminar los desperdicios encontrados.
  • Centralizar y organizar la información: La empresa necesita una herramienta que organice y clasifique las facturas. Esta organización repercute en la eficiencia, permite mayor transparencia y todos saben donde se encuentra la información, ahorrando, de esta manera, en el tiempo de búsqueda y localización de los documentos.
  • Tareas eficientes: La empresa debe reducir el tiempo que invierten los empleados en realizar tareas repetitivas y manuales. El hecho de automatizar este tipo de procesos hace que los empleados puedan concentrarse en tareas más importantes, mejorando de esta forma la productividad laboral.
  • Mejorar capacidad de reacción: los trabajadores deben ser capaces de detectar los problemas de forma más rápida, para corregir en menor tiempo posible los errores. Para lograrlo, la información y las facturas deben estar digitalizadas y almacenadas en un puesto centralizado. Esto permite por un lado, un acceso rápido y fácil a las facturas y documentos asociados, por otro lado, permite una corrección más ágil, puesto que están en formato digital.
  • Envíos automatizados: La empresa necesita procesos que favorezcan la inmediatez y la seguridad de los envíos. La única forma de reducir los errores humanos en los envios, es a través de herramientas que realizan el envío automáticamente y de manera desatendida. El objetivo es que la productividad laboral de cada trabajador aumente, haciendo que un solo empleado pueda gestionar tareas al máximo de su capacidad.
  • Trazabilidad y copia de seguridad: La empresa necesita un conjunto de procedimientos que permitan conocer la ubicación y condición pasada o actual de una factura y sus anexos. Esto es posible a través de un historial. Por otra parte el mantener copias de las facturas en papel es un infierno, ya que ocupa más espacio en el almacén. La mejor opción es mantener una copia digital de la factura original.

 

LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ES LA SOLUCIÓN


La automatización de los procesos mejora los costes, el servicio y la calidad del trabajo. El proceso de facturación se vuelve más rápido, reduciendo los desperdicios aportados por las tareas manuales. La automatización permite un aumento en la productividad laboral, ya que los empleados podrán dedicar más tiempo a tareas que ofrezcan valor a la empresa. Los errores son menores y los trabajadores se benefician de menor gasto energético y mayor seguridad.

Los sistemas informáticos, ofrecen los siguientes servicios por lo general:

  • Digitalizan las factura y documentos asociados.
  • Centralizan dichos documento y facturas en un puesto común o en la nube, permitiendo un acceso simultáneo a los mismos.
  • Ofrecen filtros potentes para encontrar con facilidad los documentos deseados.
  • Crean un historial de modificaciones y versiones de las facturas o documentos asociados.
  • Envían las facturas a los clientes por medios telemáticos, permitiendo saber si el cliente ha recibido la factura y facilitando su seguimiento.
  • Permiten crear Workflows.Estos flujos de trabajo agilizan las entregas de documentos de la parte de los demás departamentos, ya que todos conocen los plazos y conocen el estado en el que se encuentra una factura.
  • Sistema de notas. Las notas facilitan la comunicación entre departamentos y como están adjuntadas a cada factura, cuando otro trabajador acceda tendrá toda la información necesaria del cliente y de la factura.

Ahora que conoces la solución a tus problemas de facturación, solo necesitas seguir informándote sobre los beneficios de la automatización y digitalización y cuales son las opciones que te ofrece el mercado. Sigue nuestro blog y descárgate nuestro Ebook “Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes”.

 
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Equipo DATADEC

14 Nov 2017

Comunicación interna en una empresa: Éxito del proceso de facturación

Comunicación interna en una empresa.
 

Un sistema eficaz de comunicación interna en una empresa se convierte en una herramienta estratégica para aumentar la productividad del equipo humano. Es el camino para que una empresa llegue a ser competitiva y pueda enfrentarse con éxito a la actualización, evolución y cambio al que nos empuja el mercado. Los trabajadores deben sentirse escuchados por los demás departamentos y se debe construir un sistema  integrado y centralizado donde la información se vuelve transparente.

La comunicación interna es uno de los instrumentos más poderosos en una empresa, tiene la capacidad de integrar a los empleados en un desarrollo estratégico y constante hacia el cumplimiento de los objetivos que se marcan desde los órganos de dirección.

La importancia de la comunicación interna en las tareas de facturación nace de la necesidad de hacer fluir de forma ágil la información asociada a las facturas y sus documentos adjuntos, ya que la ausencia de transparencia y comunicación fluida puede provocar errores constantes, una dificultad a cumplir con los plazos de facturación y problemas de pérdida de información importante.

 
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Ventajas de una comunicación organizacional fluida

Entre las tareas más estresantes y frustrantes en una empresa se encuentra el proceso de facturación. Los contables o encargados de dicha tarea tienen que lidiar con mucha información y documentación que si no reciben en el momento indicado de parte de los demás departamentos puede atrasar todo el proceso de facturación y por ende provocar que las facturas sean emitidas con retraso a los clientes y que el periodo medio de cobro real sea superior al pactado.

La comunicación interna en una empresa no es solo una opción, si no que en la sociedad que vivimos acostumbrada a la inmediatez con bajos costes, se ha convertido en una necesidad.

Las ventajas de una comunicación interna eficaz en el proceso de facturación son las siguientes:

  • Información unificada: todos los departamentos involucrados en el proceso de facturación están informados de en qué etapa del proceso se encuentra cada factura. Nadie recibe sorpresas y todos conocen las modificaciones y cambios realizados durante el proceso.
  • Todos están en la misma sincronía: la comunicación interna eficaz permite que todos los departamentos entiendan la urgencia y necesidad del departamento de facturación. Los hace más conscientes y disminuyen los conflictos de interés. Cuanta más información tengan los trabajadores, más se sentirán como un equipo y se comprometerán de forma más intensa con las tareas.
  • Agiliza el proceso: herramientas de circulación de la información son necesarias si no el proceso sería inviable. La mejor opción en la actualidad tienden a ser las soluciones digitales a través de servidores en la nube, puestos centralizados, correo electrónico, etc.
  • Fácil resolución de problemas: mayor es la información disponible en una empresa, mayor es la capacidad de reacción a los cambios dentro de la organización. Una mejor toma de decisiones solo se puede lograr si los tiempos de espera se acortan y la información fluye más rápido. De este modo, se detectan los problemas de forma más rápida y se eliminan los errores en menos tiempo.
  • Más confianza: mayor comunicación elimina el sentimiento de territorialidad, donde cada departamento siente que sus tareas son más importantes que las de los demás departamentos. Los trabajadores, en especial los contables, se sentirán más escuchados y  todos trabajarán hacia la misma meta.

 

Plan de comunicación interno

Una vez conscientes de los beneficios que aporta una comunicación interna eficaz en una empresa, debemos crear un plan de comunicación interna a través de una serie de pasos a realizar para encontrar el mejor método que se adapte a la empresa.

Pasos a realizar para construir un plan de comunicación interna ideal:

 
Pasos para crear un plan de comunicación interna en una empresa.
 

  1. Analizar la realidad de la empresa: detectar los procesos de trabajo que existen, las dependencias entre los departamentos y los aspectos de la comunicación interna que resultan improductivos.
  2. Establecer objetivos: tener claro los resultados que esperamos obtener del plan de comunicación interna, por ejemplo acceso fácil a la información, acercar el periodo medio de cobro al pactado, reducir el periodo de resolución de incidencias, disminuir los errores humanos, etc.
  3. Determinar el plan de acción:  identificar lo que se debe cambiar o mejorar para cumplir con los objetivos impuestos, que herramientas de comunicación interna son necesarias en una empresa. Por ejemplo reuniones, correo electrónico, red social corporativa, centralización de los documentos en la nube, sistemas de workflows, etc.
  4. Observar los resultados: comparar los resultados con los objetivos impuestos para ver dónde y en qué etapa del proceso puede que siga habiendo dificultades. De esta manera se logra refinar la estrategia que hemos implantado.

 

Soluciones Informáticas de Facturación

La clave del éxito del plan de comunicación interna de una empresa reside en escoger las herramientas adecuadas que favorezcan una circulación fluida de los documentos de facturación, una transparencia de la información, una comunicación constante entre los diferentes departamentos y un acceso fácil y simultáneo a los datos de las facturas.  Hoy en día existen soluciones informáticas que facilitan el proceso de facturación.

Toda solución de facturación debe:

  • Centralizar la información en un único puesto: se deben buscar soluciones que permitan almacenar todos los documentos de facturación en formato digital en un servidor central accesible de forma ágil y sin riesgos por todos los departamentos. Reduciendo de esta manera los problemas que se producen por la dispersión de la información y facilitando el control sobre las modificaciones que se puedan realizar sobre una factura, de tal forma que se puede saber quién ha realizado ese cambio y en qué momento.
  • Clasificar y organizar el contenido: la solución ideal debe contar con filtros potentes que permitan encontrar con facilidad las facturas y sus documentos asociados, esto aumenta la capacidad de reacción y resolución de incidencias o corrección de errores.
  • Incluir Workflows: una solución debe poder crear flujos de trabajo que permitan que todos y cada uno de los empleados sepan cuál es su cometido, qué función cumplen en el contexto global del flujo de trabajo, cuáles son los procedimientos que deben seguir y qué tareas deben realizar las otras personas de la organización. El objetivo de los flujos de trabajo es principalmente facilitar el seguimiento de las facturas y sus documentos asociados, el poder saber en qué etapa del proceso de facturación se encuentran y los pasos necesario para que sea enviado con éxito y sin demoras al cliente.
  • Incorporar un sistema de notas: cualquier modificación, corrección o característica específica de una factura o sus documentos asociados debe poder ser adjuntada a los mismos, haciendo que la información fluya en tiempo real. El objetivo es hacer disponible toda la información que necesitan los empleados para realizar sus funciones de forma eficaz y eficiente.
  • Enviar y facilitar su trazabilidad: las soluciones informáticas deben permitir enviar las facturas desde la misma plataforma de gestión y deberán permitir conocer la ubicación y condición de la factura un vez enviada. En otras palabras,  saber si ha sido enviada, recibida y abierta. Esta característica tiene como objetivo principal reducir el periodo medio de cobro real al pactado y disminuir la morosidad.

Ahora que conoces la solución ideal a los problemas de comunicación interna en una empresa, sigue extendiendo tu conocimiento. Conoce las soluciones informáticas de facturación disponibles en el mercado, aprende de la ley de facturación electrónica y sigue aprendiendo de las ventajas que aportan estas soluciones para que puedas beneficiarte al 100% de estos sistemas digitales de facturación.

 
Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes
 

Equipo DATADEC

17 Oct 2017

LA CENTRALIZACIÓN DE DOCUMENTOS AUMENTA TU EFICIENCIA

LA CENTRALIZACIÓN DE DOCUMENTOS AUMENTA TU EFICIENCIA

La centralización, cuando se habla de documentos, surge en el momento en el que se crea la necesidad de tener toda la documentación guardada y clasificada en un sistema accesible por todos.

 

¿Quiénes tienen esta necesidad?

Cuando las grandes empresas, con muchos departamentos e incluso varias delegaciones dispersas geográficamente, deben justificar a sus clientes los trabajos realizados mediantes documentos justificativos, se hace necesaria esa centralización.

El primer problema que aparece es el de la dispersión de los archivos.

El segundo problema aparece cuando esos archivos contienen documentos que son justificativos de los procedimientos de gestión de la empresa.

Supongamos una gran empresa de servicios en la que trabajan muchos empleados que están dispersos por distintas localizaciones y que justifican sus trabajos por medio de albaranes o partes de trabajo.

Si estos documentos no llegan a tiempo para ser enviados a los clientes como justificante del trabajo realizado, pueden provocarse demoras en los cobros que pueden llegar a crear problemas de tesorería en la empresa.

 

¿Cómo se solucionan estos problemas?

Ante el problema de dispersión de archivos, la centralización de documentos permite almacenar todos los documentos en un servidor central. Así, se evitan los problemas que se producen por la dispersión.

Esta forma de archivar pasa por digitalizar previamente todos esos documentos, para imitar esa forma de archivar que se producía con los documentos en papel, pero con todas las ventajas que se obtienen de la digitalización.

Cuando esos documentos son justificativos para el cobro de un trabajo realizado, se hace indispensable la centralización de esos documentos en formato digital en un sistema accesible de forma ágil y sin riesgos.

Las empresas descentralizadas necesitan trabajar con sistemas que les permitan centralizar sus documentos de forma que accedan a ellos de forma rápida y todas las veces necesarias.

Cuando los documentos se encuentran dispersos en los discos duros de los diferentes empleados y no se ubican en un servidor central se producen bajos rendimientos.


Está comprobado que se emplea un 40% del tiempo realizando tareas tales como:

  • Buscando o solicitando los documentos a los distintos empleados de la empresa. No sólo de distintos departamentos, sino también de las distintas áreas o centros de trabajo.
  • Averiguando cuál de todas las versiones existentes es el documento válido, ya que existen multitud de copias duplicadas.
  • Corrigiendo los errores que se producen por no disponer de los documentos actualizados y verificados.
  • Reparando las pérdidas de esos documentos por extravío, por eliminación o por ediciones incorrectas de otros empleados.

La centralización ayuda a evitar la ineficacia y la pérdida de tiempo que se produce al no disponer de un sistema centralizado de documentos.

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Ventajas de la centralización de documentos

La centralización de los documentos en una organización aporta diversas ventajas entre las que destacan:

  • Agilidad en las búsquedas: al estar todos los documentos en un repositorio central, cuesta menos tiempo acceder a los documentos.
  • Protección: al estar todos los documentos en un sistema central de almacenamiento, se pueden aplicar criterios de protección de datos mayores que si se guardan en los ordenadores individuales.
  • Documentos únicos: al controlar las versiones de los documentos en la misma unidad central, se evitan duplicidades y errores.
  • Estructuración del almacenamiento: tener un espacio de almacenamiento centralizado común, todos los empleados introducen, modifican y extraen documentos. Se necesita establecer unos criterios de organización de los documentos.
  • Eficiencia y seguridad: el hecho de centralizar la información aumenta la eficiencia y la seguridad. La integridad y seguridad no reside en los ordenadores individuales sino en el central.
  • Disciplina: esta centralización implica cambios en las normas y operativa de la empresa, puesto que todo el mundo ha de dejar las últimas versiones en el repositorio central.
  • Seguimiento: al estar compartidos, se conoce quién ha creado o modificado un documento con el fin de determinar responsabilidades.
  • Control: se establece un control sobre qué empleado puede acceder a qué documento. No es un criterio válido que todos los empleados accedan a cualquier documento o no con los mismos permisos.
  • Seguridad y trazabilidad: al tener unos roles establecidos, se conoce quién y de qué forma accede a cada documento. La trazabilidad de las acciones se quedan grabadas. Esta trazabilidad se obtiene mediante workflows o flujos de trabajo.
  • Copias de seguridad: debemos evitar las posibles pérdidas de información por borrados accidentales o bien sobre-escritura de los documentos. Se deben ir realizando copias de los documentos mediante un sistema de versiones.
    Las copias de seguridad deben residir en un lugar distinto y deben permitir la recuperación inmediata de la información.
  • Privacidad: garantizar la seguridad y privacidad de la información es clave. El hecho de almacenar la información en servidores propios o bien en la nube mediante un proveedor externo hará que las acciones para preservar la seguridad y privacidad sean unas u otras. Si este trabajo lo realiza un proveedor, deberemos asegurarnos de que realice auditorías periódicas y aplique las medidas correctoras en cada momento.
  • Acceso remoto: hoy en día no se entiende que la información no esté accesible desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, incluyendo los móviles.
    Cuando todos los datos están en la nube, el acceso a ellos se puede realizar desde cualquier ubicación.

ventajas de la centralización

¿Centralizar en un servidor dedicado propio o en la nube?

Los datos pueden almacenarse en un servidor dedicado propio que se encuentre en la organización o unidades externas de almacenamiento, o bien almacenarlo en la nube.

Desde que Internet se ha convertido en la herramienta base de todas las empresas, la forma de trabajo y almacenamiento de la información ha cambiado, siendo cada vez más frecuente el uso de almacenamiento en la nube.

 

Ventajas de trabajar en la nube

 

  • Capacidad: el espacio de almacenamiento aumenta. El hecho de guardar la información en servidores locales cuenta con el inconveniente de la limitación del espacio en disco. La capacidad de estos sistemas es limitada, y el hecho de querer aumentarla, implica mayor coste.
  • Gratuito: esta es una gran razón y es una de las principales por las que las compañías se deciden por esta forma de trabajo.
  • Acceso: el acceso a los datos que se encuentran almacenados en la nube puede realizarse desde cualquier lugar y también desde cualquier dispositivo. Las ventajas que conlleva esta forma de trabajar son la deslocalización, ya que no hace falta estar en la oficina, y el acceso simultáneo de varios usuarios a la misma documentación.
  • Trabajo colaborativo: al trabajar en la nube, se puede acceder a la información para modificarla desde varias cuentas en tiempo real. En empresas donde hay un gran número de usuarios en muchos departamentos, áreas de trabajo o incluso delegaciones o sedes, esta es una forma de favorecer el trabajo colaborativo de una empresa.
  • Disminuyen los riesgos: los riesgo de pérdida de información disminuyen. En el caso del almacenamiento local, si hay algún problema de deterioro, los datos corren el peligro de perderse. Al almacenar la información en la nube, esto no ocurre, ya que se realizan copias de seguridad periódicas.

Centralización y Digitalización

El proceso de centralización pasa por un proceso previo de digitalización.

La digitalización de documentos es una buena inversión para su empresa ya que además de ayudarle a reducir el coste del papel, la ayudará a agilizar las búsquedas, a reducir los costes de almacenaje externos y a ser más productivo al reducir el tiempo de procesado de los documentos.

Si te ha parecido interesante este artículo, puedes acceder a la Guía de la Digitalización que te mostramos a continuación y seguir leyendo nuestro Blog.

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Equipo DATADEC

29 Sep 2017

LA GESTIÓN POR PROCESOS APLICADA A EMPRESAS DE SERVICIOS

LA GESTIÓN POR PROCESOS APLICADA A EMPRESAS DE SERVICIOS
Es innegable afirmar que actualmente, las organizaciones se encuentran inmersas en mercados globalizados de alta competencia en los que todas desean tener éxito.

Para alcanzar estos objetivos, las empresas necesitan gestionar su actividades y sus recursos mediante herramientas y metodologías que les permitan configurar su sistema de gestión. La implantación de la gestión de procesos se ha revelado como una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones.

Un proceso es una actividad o conjunto de actividades ligadas entre sí que utilizan recursos y controles para transformar elementos de entrada en resultados (elementos de salida). Todas las actividades que se realizan en una organización desde la planificación de las compras hasta la atención de una reclamación o una incidencia se consideran procesos.

Se pueden dividir los procesos en dos grandes grupos:

  1. En el primer grupo están los procesos de negocio: son procesos que aportan valor al cliente. Por ejemplo, procesos comerciales, procesos de marketing, de fabricación, de distribución…
  2. El segundo grupo los forman los procesos de soporte: estos no aportan valor al cliente, pero son necesarios para el funcionamiento del negocio. Estos son proceso de soporte, procesos relacionados con la administración y organización de la empresa, los recursos humanos, la gestión de incidencias y reclamaciones…

Las empresas de servicios descentralizadas que cuentan con muchos recursos humanos tienen muchas posibilidades de que ocurran distorsiones y errores personales en sus procesos.

La gestión por procesos en este tipo de empresas debe orientarse a desarrollar la misión de la empresa mediante la satisfacción de las expectativas de sus clientes, proveedores, accionistas, empleados, etc., en lugar de centrarse en las funciones unilaterales de cada departamento.

Conceptos básicos

Los términos relacionados con la gestión por procesos necesarios para identificar y definir los procesos son:

  • Proceso: que como ya hemos indicado, se considera el conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida.
  • Proceso relevante: son procesos que generan un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los objetivos, las estrategias de una organización y los requerimientos del cliente.
  • Proceso clave: son los procesos extraídos de los procesos relevantes que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito del negocio.
  • Subprocesos: son partes integrantes de un proceso más complejo.
  • Sistema: Estructura organizativa,procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestión determinada.
  • Procedimiento: forma específica de llevar a cabo una actividad. Se indica qué debe hacerse y quién debe hacerlo, cuándo, dónde y cómo se debe llevar a cabo y cómo debe controlarse.
  • Actividad: es la suma de tareas, que normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión.
  • Proyecto: serie de actividades encaminadas a la consecución de un objetivo, con un principio y final claramente definidos.
  • Indicador: es un conjunto de datos que ayudan a medir la evolución de un proceso o de una actividad.

¿Cual es la piedra angular de la gestión por procesos?

En la gestión por procesos todo gira alrededor del valor aportado al cliente, tanto al cliente externo como al cliente interno. Todo aquel proceso que no añada valor al cliente, se considera despilfarro y debe ser eliminado.

La gestión por procesos involucra la gestión de personas, tareas y tecnología de forma coordinada. La tecnología debe apoyar la gestión de procesos para la ejecución coordinada de las tareas y para garantizar la comunicación entre los recursos, las personas.

Para que la gestión por procesos alcance los objetivos de la empresa, las personas deben conocer los procesos en los que están involucrados, ya que de no ser así, habría una falta de alineación entre los procesos y sus objetivos.

Gratis guia digitalizacion¿Cuándo debe aplicarse la gestión por procesos?

Por ejemplo, si tenemos muchas incidencias con nuestros empleados, si tenemos muchas quejas de los clientes o si tardamos mucho tiempo en corregirlas, deberemos hacer un seguimiento de dónde está el problema para poder corregirlo cuanto antes.

Así pues, tras analizar los procesos y detectar los fallos, los defectos o los errores, se cambian, se ajustan y se mejoran.

Por lo tanto, la gestión por procesos optimiza las actividades que realizamos en la empresa y comos consecuencia nos hace ser más eficaces, más rentables y más competitivos.

También si tenemos procesos de venta largos, que incluyan a varios departamentos, o sí ofrecemos servicios complejos con mucho personal o subcontratas, sí trabajamos con contratos marco o tenemos que hacer escandallos de costes…. las aplicaciones son amplias dentro de la empresa.
flujo de procesos

Objetivos de la gestión por procesos

Entre los principales objetivos que se desea alcanzar por medio de la implantación de la gestión por procesos están:

  • Aumentar los resultados de la empresa a partir de conseguir niveles superiores de satisfacción de los clientes.
  • Incrementar la productividad mediante la reducción de costes internos provocados por actividades sin valor.
  • Reducir tiempos de espera.
  • Acortar los plazos de entrega a los clientes.
  • Mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes.

Ventajas de la gestión por procesos

Las principales ventajas que obtienen las organizaciones de implantar una gestión por procesos son, principalmente:

  • Disponer de una visión individual de cada uno de los procesos y una visión total de toda la empresa.
  • Favorecer las relaciones entre las personas de los mismos departamentos y de distintos.
  • Detectar antes los cuellos de botella, actuando antes sobre ellos.
  • Orientar el esfuerzo, Al no trabajar de manera aislada, se busca el beneficio común de la empresa, no únicamente el individual.
  • Mejorar el reparto de tareas. Todas las personas de la organización conocen su rol en cada proceso y saben cómo contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa.
  • Ganar flexibilidad y control
  • Reducir los costes de gestión y  operativos, ya que se optimiza el uso de recursos.
  • Obtener herramientas de medida, utilizando indicadores para alcanzar esos objetivos comunes, los procesos se miden y analizan.
  • Conocer los índices de satisfacción. Uno de los principales factores que se mide es la satisfacción de los clientes (y aquí hablamos tanto de clientes externos como internos).
  • Detectar las ineficiencias y los errores de forma rápida, se reducen los riesgos y así, se mejoran estos procesos de forma continua.

flujo de trabajo procesos

Mapas de procesos y diagramas de flujo

Los mapas de procesos son diagramas que representan de manera clara y fiable la visión que se tiene de la estructura de la empresa. Podemos decir que son la representación gráfica de la gestión por procesos de una empresa.

En estos mapas se representan los procesos y la relación que existe entre ellos, su objetivo es obtener una visión general de todo lo que ocurre en la empresa, así que deben ser claros y concisos.

Los mapas de procesos se pueden definir como una gran red de procesos unidos entre sí.

Ejemplo para una empresa de servicios

Un mapa de procesos de una organización del sector servicios puede estar formado por procesos como:

  • Planificación de los servicios que ofrece la empresa
  • Procesos relacionados con los clientes: reclamaciones,solicitudes….
  • Diseño y desarrollo de los proceso del servicio: coordinación, planificación, calendarización de tareas, responsables, evaluación…
  • Contratación y gestión del personal: selección, formación, …
  • Retroalimentación y evaluación continua.
  • Prestación del servicio: control del desempeño, optimización de recursos….
  • Gestión de los procesos de venta: contratos marco, negociación, aprobación y recurrencia.

Los diagramas de flujo son la representación gráfica de un proceso. Los distintos pasos por los que pasa el proceso se representan por símbolos que se unen entre sí mediante flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

El objetivo principal del diagrama de flujo es facilitar la comprensión de cada actividad mostrando la relación secuencial que hay entre ellas.

En los diagramas se aprecia además de la dirección del flujo, las ramas de los procesos, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos de cada proceso, las operaciones interdepartamentales, etc.

La aplicación de una gestión por procesos genera el análisis detallado de los procesos en organizaciones de todo tipo, destacando aquellas prestadoras de servicios, las cuales pueden modelar su forma de operar, mejorando la gestión de cada proceso y del conjunto de procesos, para optimizar las prestaciones hacia los clientes internos y externos.

Podemos concluir que la gestión por procesos en las organizaciones es una herramienta fundamental para orientar a las organizaciones hacia el logro de sus objetivos, así pues ¿a qué estás esperando? Reorganiza tu empresa y aprovéchate de todas las ventajas que te ofrece.

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Equipo DATADEC

06 Jun 2016

El software de gestión de almacenes mejora sus ventas y se pasa a la nube

Informe de SoftDoit sobre el Estado actual del Software de Gestión de Almacenes (SGA)

software de gestión de almacenes sga softdoit

El comparador de software SoftDoit ha presentado un informe sobre el software SGA en el que destaca la apuesta de los proveedores por el cloud computing: algo más del 70% permite implantarlo en la nube

Barcelona, 31 de mayo de 2016.- El comparador líder de software en España y Latinoamérica SoftDoit ha presentado hoy el informe sobre el Estado actual del Software de Gestión de Almacenes (SGA). En el estudio han participado 42 de los principales proveedores de software de gestión empresarial del mercado español.

Entre las principales conclusiones del estudio, que ha sido presentado por Lluís Soler Gomis, fundador y CEO de SoftDoit, destaca que el 69% de las empresas consultadas asegura que las ventas de este año de software SGA han mejorado respecto a 2015. Del resto, un 28,6% afirma que están siendo similares a las del año anterior, y tan solo un 2,4%, peor que el año pasado.

Respecto a la modalidad de alojamiento que ofertan, el informe demuestra que cada vez son más las empresas y proveedores que apuestan por la nube: algo más del 70% da la posibilidad de alojar la solución SGA tanto en la nube como en los propios servidores del negocio. No obstante, el cloud computing todavía tiene recorrido, ya que aún hay un 26,8% de proveedores que solo da la posibilidad de implantarla inhouse.

También hay un consenso mayoritario en lo que se refiere a la modalidad bajo la que venden su solución SGA: más del 95% lo hace a través de licencia, frente al 2,4% que vende software libre, el mismo porcentaje que comercializa la solución en modalidad freeware.

En lo que se refiere a la formula escogida para canalizar ventas y/o implantaciones, algo más del 52% de las empresas lo hace tanto a través de canal como de forma propia, cerca del 43% las realiza directamente, sin participación del canal, y algo menos del 5% confía en exclusiva en el canal de distribución para ello.

Preguntados por las forma de pago que ofrecen a sus clientes, los proveedores consultados aseguran en su mayoría que dan las máximas facilidades, ya que casi el 67% permite que se pague tanto por uso (SaaS) como a través de un pago único. Algo menos del 5% solo permite pagar en modalidad SaaS, mientras que el 29% solo acepta el pago único.

Respecto al tipo de software que comercializan las empresas que han participado en el informe, todas ellas disponen en su catálogo de más soluciones además de la de SGA: algo más del 47% vende y/o implanta soluciones ERP; cerca del 43% también dispone de software de marketing y ventas (CRM); algo más del 38/% cuenta con soluciones de BI (Business Intelligence) y de gestión documental, cerca del 36% para el sector del e-commerce; y más del 21% comercializa también soluciones de RRHH.

En cuanto a la internacionalización de las empresas consultadas, algo más del 38% solo oferta sus soluciones en España. En Europa y de forma directa (a través de una sucursal) lo hace algo más del 33%, y mediante partners poco más del 14%. Más del 14% tiene pensado comenzar a vender a nivel europeo en los próximos dos años. Más del 33% de las empresas también comercializa su software en Latinoamérica desde una sucursal, y casi el 17% a través de un partner. Cerca del 10% tiene previsto empezar a vender en el continente latinoamericano en un plazo de dos años.

Por último, preguntadas por el futuro del SGA en un plazo de 5 años, la mayoría de las empresas creen que se avanzará en cloud computing y SaaS, para así conseguir implantaciones más rápidas. La flexibilidad y adaptación a las necesidades del cliente también cobrarán un mayor protagonismo.

El estudio completo se puede descargar desde el siguiente enlace:  https://www.softwaredoit.es/estudios/

BUSCOelMEJOR es ahora SoftDoit

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SoftDoit es el comparador de software que nació en 2012 en Barcelona y que actualmente es el líder en España y Latinoamérica. Tiene su origen en BUSCOelMEJOR.com, comparador lanzado por Lluís Soler Gomis que ahora pasa a llamarse SoftDoit para afrontar su expansión internacional en Europa y Estados Unidos, con una marca fuerte, global y multi idioma.

Con una sencilla búsqueda, SoftDoit  ayuda a los profesionales a encontrar la mejor solución informática. Para ello, la plataforma genera de forma gratuita y neutral un ranking totalmente personalizado con las mejores opciones del mercado, ya que tiene en cuenta su sector, su tamaño y sus requerimientos tecnológicos. El comparador compara entre más de 1.000 soluciones distintas y encuentra las 3 que ofrecen exactamente lo que esa empresa está buscando.

SoftDoit lanza mes a mes nuevas opciones de búsqueda, y en la actualidad ya cuenta con comparadores de software para más de 500 sectores y más de 14 tipos de soluciones tecnológicas como por ejemplo CRM (Marketing y ventas), ERP (Gestión empresarial), SGA (gestión de almacenes), e-learning, TPV, Recursos Humanos, gestión de flotas, contact center, e-commerce, etc.

“Nosotros no les decimos cuál es el mejor software del mundo, sino cuál es el mejor para su negocio de forma gratuita y neutral”.

Fuente: Softdoit

31 Oct 2014

Presentación de netuin plataforma social empresarial de logística colaborativa

El pasado día 28 de octubre, tuvo lugar la presentación del innovador proyecto de investigación y desarrollo LOGCRID, en la sede del Instituto Tecnológico de Informática de Valencia ( ITI ), en la Ciudad Politécnica de la Innovación.

Presentación de netuin plataforma social empresarial de logística colaborativaDurante la presentación contamos con la participación de los diferentes responsables que han trabajado en el proyecto, que nos mostraron los módulos funcionales, tanto colaborativos como operativos, que la componen así como la arquitectura de la misma.

El resultado final del proyecto ha sido la creación de una nueva plataforma social empresarial de logística colaborativa en Cloud, bajo la marca NETUIN, que permite a las empresas optimizar su área Logística, mediante la compartición de información y recursos con los agentes que participan en su operativa (clientes, proveedores, agencias, plataformas logísticas, portales ecommerce, etc.), salvando las barreras organizativas y tecnológicas existentes hasta ahora.Presentación de netuin plataforma social empresarial de logística colaborativa

Este proyecto, desarrollado por DATADECGROUP con el apoyo del ITI y co-financiado por el Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial (CDTI) del Ministerio de Economía y Competitividad, nació con el objetivo de investigar un nuevo concepto innovador de LOGÍSTICA COLABORATIVA, basado en una red social empresarial alrededor del eje logístico, dirigida al intercambio de información y la realización procesos en outsourcing, todo ello soportado por avanzadas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs) bajo un modelo CLOUD.

Presentación de netuin plataforma social empresarial de logística colaborativa

05 Ago 2014

Seis Sigma ¿Qué significa?

Para muchas organizaciones Seis Sigma representa la forma de medir en qué grado nos acercamos a la perfección a través de la calidad. Seis Sigma es una metodología rigurosa apoyada en datos reales para eliminar defectos (llevándonos a alcanzar seis veces la desviación estándar entre la media y el límite más cercano de la tolerancia) en cualquiera de nuestros procesos, desde la fabricación hasta el procesamiento y desde el producto hasta el servicio.

Seis Sigma describe cuantitativamente cómo está comportándose un proceso. Para alcanzar un Seis Sigma, un determinado proceso no debe generar más de 3 ó 4 defectos por cada millón de casos. Un defecto Seis Sigma es algo fuera de las especificaciones del cliente.  Una ocurrencia Seis Sigma es entonces la cantidad total de sucesos para que se produzca un defecto. Read More

29 Jul 2014

Los 5 Porqués, la localización rápida de la raíz del problema

Cómo Utilizar La Técnica De Los 5 Porqués

Los 5 porqués es una técnica de resolución de problemas que nos ayuda a alcanzar rápidamente la raíz de un problema. El Sistema Productivo de Toyota popularizó la técnica de los 5 Porqués en los años 70, la cual consiste en observar un problema y preguntar: “¿Por qué? y “¿qué causó el problema?

Con frecuencia, la respuesta al primer “porqué” provocará otro “porqué” y la respuesta al segundo “porqué” provocará otro y así sucesivamente; de ahí el nombre de la técnica de los 5 Porqués.

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23 Ene 2014

Casa de la Calidad (QFD), primera parte

Al entrar a una reunión de trabajo con unos compañeros, cuando estábamos acomodándonos en la sala, dejé en mi puesto mi libreta, documentación y móvil.

Uno de mis compañerQFD la casa de la calidados observó mi móvil y comentó lo mucho que le gustaba, que si era un móvil con unas prestaciones técnicas muy completo, alta definición de cámara de 8Mpx, pantalla grande y amplia de 4,3 pulgadas, y numerosas características técnicas que yo, al no ser un apasionado de los terminales, desconocía.

Sin embargo, otro de mis compañeros afirmó rotundamente: “Yo no me lo compraría”. Al preguntarle el por qué, sencillamente me contestó: “Y cuando voy en la bici, ¿dónde lo pongo?”.Read More

12 Nov 2013

Procedimientos para el INPUT de almacén y fábrica

Partiendo de la base de que la mercancía que compramos, al llegar a nuestras instalaciones, ha sido debidamente identificada y almacenada, en esta ocasión nos vamos a centrar en los procesos de almacén y fábrica.

TrazabilidadSuponemos que tenemos a nuestra disposición los medios tecnológicos necesarios para la codificación y captura de datos sobre códigos de barras (CB en adelante) o TAG’s RFID y además en nuestras instalaciones de fábrica sería deseable tener implantado un sistema de captura de datos en planta.

Procesos de almacén y fábrica

El primer factor que interviene para poder comenzar la fabricación usando las materias primas es almacén, ya que deberá, a través de las órdenes de suministro de materiales a planta, llevar físicamente el stock requerido a las zonas de producción que lo están esperando.

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