20 Jun 2016

Herramientas de supervisión contable: Expert Auditor

Es posible que nuestro sistema informático no se lo suficientemente potente a la hora de detectar descuadres entre cartera y contabilidad. Es necesario dotarlo de algún sistema de control que evite incoherencias en la información contenida en nuestra base de datos.

La contabilidad debe reflejar una imagen fiel de la realidad económica de la empresa. Sin embargo, las herramientas informáticas no siempre son capaces de asegurar la fiabilidad de los datos al 100 %. ¿Cómo asegurar que cada operación que hemos introducido en nuestro sistema ha quedado reflejada fielmente en la contabilidad?

Herramientas de supervisión contable: Expert Auditor

La clave está en dotar al sistema de herramientas automáticas de control, ya que el volumen de operaciones es un problema a la hora de encontrar posibles desajustes o descuadres entre la contabilidad y la cartera.

Habitualmente los sistemas están preparados para procesar un volumen muy elevado de transacciones (facturación, cobros, pagos, anticipos, renovaciones y compensaciones de cartera, prórrogas, impagos…) y estas operaciones se registran automáticamente a partir de una configuración previa. Por tanto, al registrar una operación, debería contabilizarse automáticamente de forma correcta, dejando reflejada en la contabilidad la realidad de la cartera pendiente.

Sin embargo, la realidad no siempre es perfecta. Vamos a poner especial énfasis en la equivalencia que debe existir entre la contabilidad de las cuentas contables de clientes, proveedores y la cartera de cobros y pagos. En ocasiones nos vemos tentados a realizar ajustes manualmente en la contabilidad, por ejemplo porque se ha cometido un error al introducir una operación, o quizá porque nuestra herramienta de gestión no sea capaz de registrar una operación concreta, o no se conoce el modo de hacerlo, nunca con mala inteción pero a veces con consecuencias indeseables.

También puede ocurrir que se modifique la configuración del ERP, de forma que las operaciones se introduzcan de forma incorrecta o se contabilicen de forma incorrecta. Aunque se vuelva a configurar correctamente podemos tener datos incoherentes. El daño se agrava cuando el volumen de operaciones es elevado y transcurre el tiempo sin que se haya detectado el error.

Control y prevención de descuadres

Los mecanismos de prevención muchas veces deben vale la pena que sean redundantes. En este caso más vale prevenir que curar, ya que una cartera descuadrada durante meses con seguridad traerá muchos dolores de cabeza.

Nuestra propuesta consta de 3 mecanismos complementarios, que utilizan una misma herramienta y aseguran la integridad de la información:

  1. Control por parte del usuario. El usuario debe tener herramientas para controlar en todo momento si la cartera está cuadrada con la contabilidad. Para ello debe disponer de utilidades donde se pueda consultar la cartera de cobros y pagos en una fecha determinada y la contabilidad a esa misma fecha. La consulta debe dar como resultado el importe total de efectos en cartera para cada cliente, y los saldos contables de las cuentas del cliente y de efectos en cartera que pertenecen al cliente. Por tanto, un asiento contable a una cuenta de efectos en cartera necesariamente debe llevar asociado el cliente, para poder identificar los saldos individualmente y así cuadrarlos con la cartera.

Además debe facilitar el detalle de la cartera y el detalle contable, o proporciona acceso al mismo, para que el  proceso sea más sencillo.

  1. Control automático en diferido. Diariamente un usuario supervisor o un grupo de usuarios, recibirá un informe con las cuentas contables para las que hay cualquier descuadre entre cartera y contabilidad, indicando el importe de contabilidad y el importe de cartera en el momento de obtener el informe. El informe debe contener únicamente aquellos clientes/proveedores que contengan algún descuadre, para que sea breve y directo: se indica únicamente aquello que hay que corregir.

Deben seleccionarse de forma adecuada las personas implicadas, para asegurar que las medidas correctoras se toman de inmediato.

  1. Control instantáneo. Al registrar cada operación, se comprobará para todas las cuentas contables que intervienen en el asiento, su saldo contable y el saldo que tiene el cliente/proveedor en cartera en ese momento. Si detecta un descuadre, lo notifica al momento al usuario que ha registrado la operación con el objetivo de que la revise y corrija si es necesario. Opcionalmente podría recibir un correo electrónico también el supervisor o conjunto de usuarios establecido.

Si con una o dos de las medidas propuestas es suficiente, pueden desactivarse las otras, ya que cada empresa posee sus automatismos y su forma de operar.

Como en todo, la implicación es crucial. Si tomamos las medidas necesarias, se pueden conseguir los objetivos deseados.

En DATADEC nos comprometemos a seguir proporcionando las herramientas necesarias que garanticen la integridad de los datos, por ello ponemos a disposición de nuestros clientes de forma gratuita la herramienta Expert Auditor, que con una sencilla configuración inicial nos proporciona la fiabilidad que requiere un sistema informático sólido.

06 Jun 2016

Periodo medio de pago a proveedores

En el BOE del 4 de febrero de 2016 ha salido publicada la Resolución de 29 de enero de 2016, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), sobre la información a incorporar en la memoria de las cuentas anuales en relación con el periodo medio de pago a proveedores en operaciones comerciales.

PMP

Esta resolución entró en vigor el 5 de febrero de 2016 y se aplicará con efecto retroactivo a las cuentas anuales de los ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2015, por lo que deberá incluirse en las cuentas anuales del ejercicio cerrado a 31 de diciembre de dicho año. En las cuentas anuales del primer ejercicio de aplicación de esta resolución, no se presentará información comparativa, calificándose las cuentas anuales, sólo a estos efectos, como iniciales en lo que se refiere a la aplicación del principio de uniformidad y del requisito de comparabilidad.

El objetivo de esta resolución es aclarar y sistematizar la información sobre plazos de pago a proveedores que las sociedades mercantiles deben recoger en sus cuentas anuales individuales y consolidadas.

Entidades obligadas a su aplicación:

Será de aplicación obligatoria a todas las sociedades mercantiles españolas, salvo las dependientes de las Administraciones Públicas, que quedan encuadradas dentro del sector público.

También están obligadas a informar sobre el periodo medio de pago a proveedores, las sociedades radicadas en España que formulen cuentas consolidadas por el método de integración global o proporcional al margen del marco de información financiera en que se formulen las citadas cuentas. Las empresas que puedan elaborar la memoria en modelo abreviado o que opten por la aplicación del PGC-PYMES sólo estarán obligadas a informar del periodo medio de pago de acuerdo con la metodología recogida en el artículo 5, apartado 5 (modelo más simple).

 

Información a incluir:

Modelo normal de memoria.

La nota tendrá por denominación: «Información sobre el periodo medio de pago a proveedores. Disposición adicional tercera. «Deber de información» de la Ley 15/2010, de 5 de julio.»

La información a incluir será la siguiente:

  • Período de medio de pago a proveedores.
  • Ratio de las operaciones pagadas.
  • Ratio de las operaciones pendientes de pago.
  • Total pagos realizados.
  • Total pagos pendientes.

A los efectos de aplicación de esta resolución, se entiende por periodo medio de pago a proveedores el plazo de tiempo que transcurre desde la entrega de los bienes o la prestación de los servicios a cargo del proveedor hasta el pago material de la operación (calculado según señala el artículo 5 de la resolución). En el caso de sociedades con cuentas consolidadas, la información estará referida a los proveedores del grupo como entidad que informa, una vez eliminados los créditos y débitos recíprocos de las empresas dependientes y, en su caso, los de las empresas multigrupo de acuerdo con lo dispuesto en las normas de consolidación que resulten aplicables. Sólo se informará de entidades españolas incluidas en el conjunto consolidable.

Modelo de memoria abreviada y PYMES

La nota tendrá idéntica denominación que en el modelo normal: «Información sobre el periodo medio de pago a proveedores. Disposición adicional tercera. «Deber de información» de la Ley 15/2010, de 5 de julio.»

Marzo 2016 Sección AEDAF de Contabilidad 5 El modelo de memoria abreviada solo incluirá información respecto al Período medio de pago a proveedores.

No obstante, y con motivo de la aplicación de la Directiva Europea, se espera la desaparición de esta obligación de información a partir de los ejercicios iniciados el 1 de enero de 2016, teniendo solo efectos en las cuentas anuales del ejercicio 2015.

Con carácter general, y con independencia del modelo de memoria, también se suministrará cualquier información que la sociedad considere adecuada para aclarar aquellas circunstancias que pudieran distorsionar el resultado obtenido en el cálculo del periodo medio de pago a proveedores.

 

Cálculo del periodo medio de pagos:

Las sociedades que elaboren el modelo normal de memoria, calcularán el periodo medio de pago a proveedores de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

PMP-mod-normal-1

 

Las sociedades que elaboren el modelo de memoria abreviada o de PYMES, calcularán el periodo medio de pago a proveedores de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

PMP-mod-abreviado-1

Como se desprende de la fórmula anterior, en la memoria abreviada se simplifica el cálculo del período medio de pago a proveedores.

 

Desde DATADEC pondremos todos los recursos necesarios para tener disponible esta modificación y poder ofrecer a nuestros clientes la versión mas actualizada de ExpertERP para poder cumplir con todas las obligaciones legales.

10 May 2016

Suministro Inmediato de Información del IVA. Retrasado.

SII Suministro Inmediato de Información del IVA

En octubre de 2014, la Agencia Tributaria anunció un nuevo sistema de gestión del IVA que obligaría a algunas empresas a remitir a Hacienda información en tiempo casi real de las facturas emitidas y recibidas. Este proyecto, denominado SII (Suministro Inmediato de Información), debía entrar en vigor en enero de 2017.

sii iva

El SII pretendía dar solución a este tema al exigir la remisión de los datos registrales de las facturas, lo que permitiría una mayor comprobación y ayudaría a luchar contra el fraude. Su actuación iba dirigido en principio a las grandes empresas, aunque estaba prevista su implantación de manera general para todos los sujetos.

 

El borrador de real decreto que desarrollaba la obligación para las empresas de informar del IVA en tiempo real se publicó en julio de 2015, pero no llegó a aprobarse antes de la celebración de las elecciones generales. Fuentes de Hacienda alegan que no dio “tiempo a finalizar la última etapa de análisis del borrador”.

 

El Gobierno en funciones no impulsará su aprobación y la lentitud en la formación del nuevo Ejecutivo convierte en prácticamente inviable la puesta en marcha en el periodo previsto. De hecho, se contemplaba que a lo largo de este año se iniciaría un programa piloto en el que participarían grandes empresas como Repsol. Todo ello ha quedado paralizado y dependerá de la voluntad del futuro Gobierno que el Suministro Inmediato de Información acabe ejecutándose. En cualquier caso, incluso si el nuevo equipo de Hacienda mantiene el proyecto, la entrada en vigor deberá retrasarse para dar margen a las empresas a adaptarse a la nueva obligación.

 

Ello es así porque la medida supone un cambio drástico en la gestión del IVA y obliga a las empresas a modificar sus sistemas informáticos y adaptar los software para remitir tal volumen de información. Alberto Redondo, director de marketing y comunicación de Seres, asegura que la mayoría de empresas no están preparadas hoy para este cambio. El proyecto SII contemplaba que las grandes compañías remitieran a Hacienda información de todos sus tiques y facturas emitidas y recibidas en un plazo de cuatro días. Los libros registro de IVAse gestionarían directamente desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria. En el caso de que entrará en vigor, Hacienda contaría con un volumen inmenso de información para cruzar datos que le permitiría ejercer un mayor control sobre los contribuyentes y perfeccionar la lucha contra el fraude.

La base de datos más extensa de España

Si bien el proyecto de Suministro Inmediato de Información ha quedado suspendido temporalmente, es un ejemplo más de hacia dónde se dirigen las tendencias de las autoridades fiscales. Las nuevas tecnologías han facilitado que las Administraciones tributarias tengan cada vez mayor conocimiento de los ciudadanos y las empresas y accedan de forma automática a más datos. La Agencia tributara cuenta hoy con más de 800 fuentes de información distintas y almacena millones de datos de los contribuyentes.

Con el programa de Suministro Inmediato de Información, Hacienda hubiera manejado una herramienta adicional para mejorar la lucha contra el fraude y detectar prácticas fraudulentas, como el software de doble uso, que son programas informáticos que permiten la ocultación de ventas. El Suministro Inmediato de Información también buscaba facilitar el cumplimiento voluntario y la idea de la Agencia Tributaria era elaborar, como ya sucede con el IRPF, un borrador de la declaración del IVA.

 

Desde DATADEC os seguiremos informando con todas las novedades que la Agencia Tributaria vaya ofreciendo sobre el SII.

20 Abr 2016

Prevención Blanqueo de Capitales

Como la actualidad manda, desde Blog de Administración y Finanzas no podemos hacer oídos sordos a las noticias que estás apareciendo sobre los ya famosos “Papeles de Panamá”.

Para quien todavía no esté muy al día de este escándalo, los “Papeles de Panamá”, son la filtración más importante de los últimos años a nivel mundial, ya que han destapado un entramado de evasión fiscal concentrado en más de 11,5 millones de documentos que desvelan a centenares de personas que han ocultado su patrimonio en sociedades situadas en este país.

Para intentar regular esto, existe la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales (Real Decreto 304/2014, de 5 de Mayo) del que se desprende un reglamento de obligaciones para un grupo de sujetos. Por ello, desde Blog de Administración y Finanzas queremos queremos contaros diez cuestiones básicas sobre la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales:

blanqueo capital

1. ¿A quien se le aplica la Ley 10/2010, de 28 de abril de prevención de blanqueo de capitales?

 

El artículo 2 de la Ley incluye, entre los sujetos obligados, a determinados profesionales como los auditores de cuentas, contables externos, asesores fiscales, notarios, registradores, abogados, procuradores u otros profesionales independientes.

2. ¿Qué actividades profesionales se incluyen en el ámbito de las obligaciones de prevención de blanqueo de capitales?

  • Asesores fiscales.
  • Auditores de cuentas
  • Abogados, procuradores y otros profesionales independientes en determinadas operaciones (inmobiliarias, societarias y financieras, fundamentalmente).
  • Contables externos.
  • Personas dedicadas profesionalmente a construir sociedades u otras personas jurídicas.
  • Personas que ejerzan profesionalmente funciones de dirección o secretaría de una sociedad, socio de una asociación o funciones similares en relación con otras personas jurídicas o disponer que otra persona ejerza dichas funciones.
  • Personas que se dediquen profesionalmente a facilitar un domicilio social o una dirección comercial, postal, administrativa y otros servicios afines a una sociedad, una asociación o cualquier otro instrumento o persona jurídica.
  • Personas que ejerzan funciones de fideicomisario e un fideicomiso (“trust”) expreso o instrumento jurídico similar.
  • Personas que ejerzan funciones de accionista por cuenta de otra persona, exceptuando las sociedades que coticen en un mercado regulado y estén sujetas a requisitos de información conformes con el derecho comunitario o a normas internacionales equivalentes, o disponer que otra persona ejerza dichas funciones.
  • Personas dedicadas profesionalmente a la intermediación en la concesión de préstamos o créditos.
  • Comisionistas en operaciones inmobiliarias y agentes de la Propiedad Inmobiliaria.

3. Un abogado tributarista, ¿está obligado a prevenir el blanqueo de capitales?

En el caso de abogados tributaristas, debe tenerse en cuenta si su actividad es la de asesoramiento fiscal o la de abogado defensor en procesos judiciales. En el primer caso, si que estará sujeto y, en cambio, en el segundo no estará sujeto al cumplimiento de todas las obligaciones. Dicho de otro modo, la actividad de asesoramiento está sometida a las obligaciones de prevención, mientras que la de defensa judicial no.

4. ¿Se aplica la obligación de prevenir el blanqueo de capitales, también, a alguno de mis clientes / proveedres?

Sí. Ademas de obligar a las entidades financieras y aseguradoras, también se aplica a otros sujetos como los promotores inmobiliarios, los que comercien profesionalmente con joyas, pierdas, metales preciosos, objetos de arte, antigüedades, las que se dedican al transporte de fondos, las personas dedicadas a la gestión, comercialización y explotación de loterías o, entre otros, las entidades sin ánimo de lucro.

También debe tenerse en cuenta que se encuentran sujeto a algunas obligaciones las personas físicas o jurídicas que comercien profesionalmente con bienes respecto de las transacciones en los cobros o pagos se efectúen con el papel moneda nacional o extranjera, cheques bancarios, al portador o cualquier otro medio por importe superior a 15.000 €, ya se realicen en una o en varias operaciones.

5. ¿Qué sucede si no se cumplen las obligaciones legales en materia de prevención del blanqueo de capitales?

La Ley regula un riguroso régimen sancionador para el caso de que se incumplan las obligaciones. Así, el incumplimiento de las obligaciones de identificación y conocimiento del cliente, la no realización de formación al personal en materia de prevención del blanqueo de capitales o la no conservación de los documentos acreditativos se sancionan con una multa mínima de 60.001 €. Por su parte la falta de comunicación al SEPBLAC de las operaciones en las que existan indicios o la certeza de blanqueo de capitales o aún la mera tentativa puede sancionarse con una multa mínima de 150.000 €.

Además se debe tener en cuenta que quienes adquieran, conviertan, transforme, oculten o encubran bienes procedentes de actividades delictivas, así como quienes ayuden, instiguen, participen o asesoren en el blanqueo de capitales pueden ser responsables en vía administrativa o en vía penal por estas actividades.

6. ¿Existe un absoluto derecho al secreto profesional para excepcionar el cumplimiento de las obligaciones de prevención?

No. La normativa europea, siguiendo los estándares internacionales al respecto, vienen a limitar el carácter absoluto del secreto profesional puesto que obligan a revelar determinados datos obtenidos en la relación con el cliente o los órganos administrativos encargados de la prevención y represión del blanqueo de capitales. Esta es, precisamente, la finalidad de estas normas puesto que pretenden que el profesional se convierta en colaborador activo en la obtención de información relevante para evitar la actividad de canalización de rentas procedentes de actividades delictivas.

7. ¿Podría un cliente demandar a su asesor fiscal por violación del secreto profesional?

No. El articulo 23 de la Ley 10/2010, de 28 de abril señala que la comunicación de buena fe de información a las autoridades competentes por los sujetos obligados o, excepcionalmente, por sus directivos o empleados, no constituirá violación de las restricciones sobre divulgación de información impuestas por vía contractual o por cualquier disposición legal, reglamentaria o administrativa, y no implicará para los sujetos obligados, sus directivos, o empleados ningún tipo de responsabilidad.

8. ¿Qué efectos tiene el cumplimiento de las obligaciones preventivas sobre la Protección de Datos Personales?

En la medida en que deben llevarse determinados archivos con datos sensibles de los clientes, debe tenerse en cuenta los efectos de esta normativa de prevención del blanqueo de capitales y su cumplimiento en relación con las obligaciones derivadas de la Ley de Protección de datos.

En primer lugar, no se requerirá el consentimiento del interesado para el tratamiento de datos que resulte necesario para el cumplimiento de las obligaciones de información.

En segundo lugar, tampoco será necesario el mencionado consentimiento para las comunicaciones de datos.

En tercer lugar, no sera de aplicación a los ficheros las normas referidas al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. En caso del ejercicio de los citados derechos por el interesad, los sujetos obligados se limitarán a ponerle de manifiesto lo dispuesto.

En cualquier caso, procede recordar que a los ficheros creados para dar cumplimiento a lo dispuesto por la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales le serán de aplicación las medidas de seguridad de nivel alto previstas en la Ley de Protección de datos.

9. ¿En que momento tengo que cumplir con la normativa antiblanqueo?

La Ley entra en vigor desde el 29 de abril de 2010 aunque las obligaciones preventivas ya estaban en vigor para los asesores fiscales desde hacía tiempo. No obstante, la legislación actualmente vigente amplia el ámbito de aplicación al eliminar la distinción entre obligados de régimen general y de régimen especial que existía al amparo de la normativa derogada y, por tanto resultar la aplicación a todas las operaciones que superen 1.000 € de forma individual o en conjunto.

Por tanto, la obligación de contar con la documentación identificativa de los clientes y de las operaciones, de examinar las operaciones sospechosas, de comunicar las operaciones al SEPBLAC, de abstenerse de realizar las operaciones de conservar los documentos durante un plazo de diez años están YA vigentes.

10. ¿Debe pasarse alguna auditoría o actuación de control?

La Ley establece la obligación, para quienes actúen como personas jurídicas, de que un experto externo, con cualificación académica, y experiencia, analice anualmente el Protocolo de actuación interna.

Todo ello, sin perjuicio de la obligación de comunicar a la Comisión de Prevención de Blanqueo de Capitales el ejercicio de la actividad sujeta a la Ley 10/2010 y el representante asignado al efecto.

 

Espero que estas diez claves os resulten de utilidad para comprender mejor todo el sistema de Prevención de Blanqueo de Capitales vigente.

10 Nov 2015

Remesas bancarias SEPA

Gracias a SEPA, todas las operaciones que realicemos en euros entre los países participantes  quedarán sujetas al conjunto de reglas y condiciones SEPA, por lo que serán procesadas con la misma facilidad, rapidez, seguridad que las operaciones que realizamos dentro del país.

sepa

Hay que tener en cuenta que la utilización de formatos SEPA XML a partir del 1 febrero de 2016 es una exigencia europea de obligado cumplimiento.

 

De acuerdo con el Reglamento CE 260/2012, el 1 de febrero de 2016 es la fecha límite para la migración de los anticipos de créditos comerciales (N58) y recibos comerciales tanto físicos como en soporte magnético (N32) al formato de adeudos directos SEPA en XML ISO20022. A partir de esta fecha, el formato XML ISO20022 será el único formato válido para el envío de ficheros de cobros y pagos SEPA.

 

Actualmente
Recibos comerciales físicos, N32 y N58
Adeudos directos SEPA CORE/COR1 (formato TXT 19.14/19.15)
Adeudos directos SEPA B2B (formato TXT 19.44)
Transferencias SEPA (formato TXT 34.14)
A partir del 01.02.2016
Adeudos directos SEPA CORE/COR1 (formato XML ISO20022)
Adeudos directos SEPA CORE/COR1 (formato XML ISO20022)
Adeudos directos SEPA B2B (formato XML ISO20022)
Transferencias SEPA (formato XML ISO20022)

 

Además de esto, con la entrada en vigor de la normativa SEPA, el CCC (Código Básico de Cuenta Bancaria) dejará de ser operativo, pasando a ser sustituido por el IBAN (International Bank Account Number o Código Internacional de Cuenta Bancaria), que es un estándar internacional para transferencias bancarias realizadas entre cuentas en países diferentes.

El IBAN puede constar de hasta 34 caracteres alfanuméricos contiguos que contienen los siguientes elementos:

  • Código de país: 2 posiciones alfabéticas.
  • Dígitos de control: (2 dígitos) validan el IBAN completo.
  • Número de Cuenta Bancaria Nacional (BBAN): Hasta 30 caracteres alfanuméricos, del 0 al 9, de la A a la Z (únicamente mayúsculas), sin espacios de separación. Posee una extensión fija por país que en España es de 20 dígitos, los cuatro primeros son el código de la entidad, los cuatro siguientes el de la oficina, los dos siguientes el digito de control y los 10 siguientes son los que hacen referencia a la cuenta.

Además del IBAN, también se indica la composición del BIC:

  • Banco: 4 posiciones alfabéticas.
  • Código de país: 2 posiciones alfabéticas.
  • Localidad: 2 posiciones alfabéticas.
  • Oficina: opcional.

Desde Datadec Hemos trabajado para poder ofreceros todas estas novedades con la suficiente antelación como para poder realizar una actualización progresiva en la que todos puedan adaptarse a las exigencias legales que el modelo SEPA pone sobre la mesa.

24 Sep 2015

Reforma Fiscal de la Ley General Tributaria.

El pasado 22 de Septiembre de 2015 se publicó en el BOE la Ley 34/2015, de 21 de septiembre, de modificación parcial de la Ley 58/2013, de 17 de diciembre, General Tributaria.

reforma-fiscal

Con el objetivo de que os resulte más cómodo el estudio y conocimiento de la misma, desde el departamento de consultoría de finanzas de DATADEC os ofrecemos un resumen de los cambios más importantes que refleja la Reforma Fiscal de la Ley General Tributaria.

Esperamos sea de vuestro interés.

Documento: Reforma Fiscal de la Ley General Tributaria.

04 Sep 2015

Suministro Inmediato de Información (SII)

Suministro Inmediato de Información (SII).

Como ya informamos anteriormente, quedábamos a la espera de que la Agencia Tributaria nos proporcionara más información sobre el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).

La nueva información ha llegado en forma de Proyecto de Real Decreto para la modernización, mejora e impulso del uso de medios electrónicos en la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido, por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, y que pasamos a resumir a continuación.

Suministro Inmediato de Informacion

Características básicas del SII

  • Después de cada facturación, tanto recibida como emitida, los contribuyentes deberán enviar a la Agencia Tributaria en un máximo de cuatro días hábiles el detalle de las facturas emitidas y recibidas. Esto no quiere decir que tengamos que remitir las facturas propiamente dichas, sino que lo que enviaremos será un detalle de la factura en el que aparecerán los datos relevantes de la misma y que son necesarios para confeccionar los libros registro.
  • En principio, solo será obligatorio para las grandes empresas, grupos de IVA e inscritos en el régimen de devolución mensual (REDEME). El resto podrá acogerse voluntariamente y, si lo desean renunciar al sistema al final de cada año.
  • Tendrán para sus autoliquidaciones diez días más de plazo y no presentarán los modelos 340 (libros registro), 347 (operaciones con terceros) y 390 (resumen anual).
  • Con la información recibida y la que conste en la base de datos, la AEAT elaborará los datos fiscales del contribuyente, a efectos del IVA, facilitando la declaración del Impuesto.

El cambio planteado por el nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) consiste en establecer la obligación de remitir el detalle de registro de las facturas (no las facturas propiamente dichas) que deben hacerse constar en los ‘libros registro’. La información a remitir incluirá los elementos esenciales de la factura expedida o recibida y, en el caso del registro de las facturas recibidas, la cuota deducible.

Para realizar el envío de la información a la Agencia Tributaria, los contribuyentes adscritos al sistema dispondrán de un plazo máximo de cuatro días hábiles desde el momento en que emitan o reciban una factura.

El contribuyente, podrá acceder a la web de la Agencia en cualquier momento para consultar tanto la información remitida por él mismo, como aquella imputada a través de información de terceros que también hayan facilitado los registros de forma electrónica.

Datos fiscales:

Será la propia Agencia Tributaria la que creará unos datos fiscales que podrá utilizar el contribuyente a la hora de presentar su declaración de IVA.

Además de que sea la Agencia Tributaria quien genere estos datos, también se amplía el plazo de presentación de las autoliquidaciones periódicas hasta los primeros treinta días naturales del mes siguiente al correspondiente periodo de liquidación mensual o trimestral, según proceda, o hasta el final del mes de febrero, en el caso de la liquidación mensual de enero.

Ventajas del sistema:

El seguimiento de los libros se realizará a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro electrónico de los registros de facturación en un período breve de tiempo.

El contribuyente dispondrá de un libro registro “declarado” y otro “contrastado” con la información procedente de terceros que pertenezcan al colectivo de este sistema o de la propia base de datos de la AEAT. Con esta información realizará la declaración correspondiente.

El colectivo sujeto al presente SII quedará exonerado de la obligación de presentar las declaraciones sobre las operaciones con terceras personas realizadas durante el año natural mediante la supresión de la obligación de presentación del modelo 347, así como, de la presentación de la Declaración informativa, modelo 340, por lo que se refiere al contenido de los libros registro del Impuesto sobre el Valor Añadido y, en su caso, de la Declaración – resumen anual del Impuesto sobre el Valor Añadido (modelo 390).

Equipo DATADEC

12 Ene 2015

¿Son diferentes las herramientas de gestión en empresas tradicionales y startups?

Todos los días, prácticamente, aparecen nuevas tecnologías y herramientas de gestión empresarial. No siempre resulta fácil escoger la más indicada para cada modelo de negocio. Tanto las grandes y medianas empresas, tradicionales o vanguardistas, como las startups presentan distintas necesidades, por lo que entienden la innovación como un elemento potenciador del crecimiento de su negocio.

El software de última generación o el CloudComputig no son patrimonio exclusivo de las firmas de nueva creación, tecnológicas o digitales. No obstante, las tradicionales, más enfocadas a la producción y las ventas, se muestran todavía reticentes a la hora de acoger estos programas. Pero todas pueden desarrollar proyectos innovadores para mejorar la calidad de sus productos, diversificar sus líneas de negocio y abrir nuevos mercados.

Cuando se trata de asumir un cambio de software o de sistemas informáticos, la tradicional mantiene por un tiempo un modelo en el que coexisten dos herramientas de gestión: la estándar y la proporcionada por las nuevas tecnologías. Una vez que se demuestra que esta última incide positivamente en los resultados, se incorpora definitivamente. En el caso de las multinacionales, el proceso de la toma decisiones se alarga aún más, ya que el sistema se halla centralizado y se requiere una coordinación internacional. Por ello, prima la homogeneización de productos, sistemas y soluciones.

Por el contrario, las pymes y startups se adaptan de forma más rápida a las nuevas tecnologías. Existe un gran interés por optimizar los costes y la escalabilidad para adaptarse a nuevas necesidades, sin incurrir en cuantiosas inversiones adicionales.

herramientas de gestión en empresas startups

En cualquier caso, la aplicación de los últimos avances supone un aumento de la eficiencia y una ventaja competitiva que las empresas más reconocidas han aprovechado gracias al software de gestión empresarial ERP (Planificación de Recursos Empresariales). Las grandes empresas, entre ellas algunas tradicionales, han sido las primeras en incorporar sistemas ERP. Después, las pymes se han ido sumando a la implementación de estos programas.

Por su parte, el Cloud Computing ofrece la posibilidad de encontrar en “la nube” diversas herramientas y servicios que optimizan la gestión de todos los procesos de una actividad empresarial. Las startups se han volcado por completo con este sistema. Muchas se complementan y no cubren todas las funciones de un ERP, pero resultan especialmente válidas a la hora de poner en marcha un negocio.

En esencia, aunque las herramientas expongan diferencias y la forma de adaptarlas varíe de una empresa tradicional a otra de nueva creación, se debe realizar siempre un estudio sobre las novedades tecnológicas existentes aplicadas a cada negocio. Resulta igualmente importante que estos sistemas optimicen el rendimiento y constituyan un elemento diferenciador o ventaja competitiva para fomentar el crecimiento.

29 Dic 2014

Presentación de IVA en tiempo real

Información en tiempo real del IVA en transacciones comerciales

El pasado 20 de octubre, la Agencia Tributaria anunció una importante novedad  en la gestión del IVA basado en la información en tiempo real de las transacciones comerciales. A partir del 1 de enero de 2017, entrará en vigor el nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información (SII). El sistema SII, permitirá que Hacienda conozca en tiempo real las transacciones comerciales que practiquen un colectivo de 62.000 contribuyentes, formado por grandes empresas, grupos societarios a efectos de IVA e inscritos en el régimen de devolución mensual, que forman en total el 80% de la facturación de los sujetos pasivos de IVA en España. Además, podrán sumarse el resto de contribuyentes de forma voluntaria. El objetivo es agilizar las devoluciones, proporcionar al contribuyente los datos fiscales para su declaración y practicar las actuaciones de comprobación de manera más ágil y efectiva, todo ello gracias al conocimiento prácticamente en tiempo real que tendrá la Agencia Tributaria de las transacciones comerciales en las que participen los adscritos al sistema.

sii iva

 ¿Cuál es el funcionamiento del nuevo modelo?

Los contribuyentes adscritos al nuevo sistema SII, deberán enviar en un plazo máximo de 4 días hábiles el detalle de las facturas emitidas y recibidas. Esto implica que los “libros de registro” se gestionarán a través de la página web de la Agencia Tributaria, donde esos libros se irán formando con cada uno de los envíos del detalle de las operaciones realizadas.

Otra novedad introducida, es que, se eliminará la posibilidad de realizar asientos resúmenes (incluso en el caso de los tiques) para facilitar el automatismo en el envío de los registros de facturación. Además, el nuevo sistema permitirá a la Agencia Tributaria crear unos datos fiscales que podrá utilizar el contribuyente a la hora de presentar su declaración de IVA, similares a los ya utilizados en el IRPF.

 ¿Qué ventajas tiene?

  • El proceso de declaración se simplificará, reduciendo los errores y aportando una mayor seguridad jurídica, ya que el contribuyente dispondrá de un libro registro “declarado” y otro “contrastado”.
  • Se suprimirá la obligación de presentar las declaraciones informativas de los modelos 347, 340 y 390.
  • El plazo de presentación de las autoliquidaciones periódicas se ampliará en 10 días.
  • Las comprobaciones de la Agencia Tributaria se producirán de forma más selectiva y rápida, gracias a la recepción en tiempo real de la información de las operaciones.

Quedamos a la espera de que la Agencia Tributaria ofrezca una información más concreta sobre las características del nuevo sistema Suministro Inmediato de Información” (SII).

14 Oct 2014

Qué suponen las soluciones ERP en la trazabilidad alimentaria

La trazabilidad alimentaria es un sistema imprescindible hoy en día para que el consumidor pueda tener a su disposición toda la información sobre la historia del alimento que pretende consumir. Esto es esencial para proporcionarle todas las garantías de calidad, seguridad y prevención. Aplicar estos sistemas de trazabilidad implica el seguimiento de la normativa específica para su implantación, tanto en el ámbito nacional como europeo, así como el uso de las más novedosas soluciones ERP y de Cloud Computing.

trazabilidad alimentaria

Autor: © Toyota Material Handling Europe

En España, la Ley 17/2011, de 5 de julio, de seguridad alimentaria y nutrición se aprobó para establecer las normas que garanticen el derecho a la seguridad alimentaria de la población, basándose sobre todo en el principio de la precaución. Para ello, pone especial énfasis en el concepto de trazabilidad como herramienta para controlar todo el proceso de producción, transformación y distribución de un alimento. En definitiva, esto significa un control total de la logística y gestión empresarial de cada productor.

Asimismo, la ley especifica la necesidad de un etiquetaje concreto para una identificación correcta de cada alimento. En este sentido, se basa en el reglamento Nº 178/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo, que hace la trazabilidad obligatoria. Para conseguir este etiquetaje, la tecnología actual pone a disposición de las empresas soluciones ERP, basadas en el Cloud Computing.

Las soluciones ERP de trazabilidad controlan todos los lotes de una producción en cada uno de los estados del proceso, teniendo en cuenta los productos que están en las partidas de entrada y salida. Están diseñadas para cumplir con el reglamento 178/2002 de la Comisión Europea, que pretende controlar todas las etapas de producción, transformación y distribución de cualquier alimento que se comercialice.
Las ventajas de usar las soluciones ERP a la hora de establecer la trazabilidad alimentaria se centran en la gran cantidad de información que pueden aportar, y que garantizan un control total de cada alimento. Así, permiten identificar cada unidad de venta a qué cliente se ha enviado y su proveedor.

Con toda esta información, es posible controlar que todos los alimentos cumplen sus características específicas de idoneidad y poder reaccionar con la rapidez necesaria ante cualquier problema sanitario que se detecte; algo fundamental en una posible crisis alimentaria internacional. Esta seguridad que proporcionan las soluciones ERP tiene una repercusión directa en la reputación y credibilidad de los operadores alimentarios que las usan.

Usar las actuales soluciones ERP basadas en Cloud Computing permite acceder a la información sobre cualquier producto en el momento que sea necesario. Esto es posible gracias a que la gestión de la trazabilidad incluye la generación de un lote para cada entrada de producto, un control de alerta y stock de lotes en la producción y en la expedición, así como informes de todo el proceso.