BLOG | ERP Cloud, SGA y Software de Gestión

Tal y como hemos tratado en otros post, es importante para el responsable financiero de un empresa, que la inversión en necesidades operativas de fondos (NOF) estén ajustadas a su modelo de negocio y sector de actividad, de forma que el desarrollo de la actividad esperada no exija una mayor cantidad de recursos por causas imputables a una falta de eficiencia en sus procesos. Es precisamente en este aspecto, en “la eficiencia de los procesos” en la que un software ERP nos puede ser de gran utilidad.

Etiquetado Sistema de Informacion y Gestion ERP

*
En muchas empresas, el almacén suele ser uno de los activos operativos más importantes de su patrimonio. Para poderlos mantener en el tiempo, es necesario financiarlos y, por tanto, afectan directamente al diseño de la estructura financiera de una empresa. Nuestro interés en este post se centra, no en analizar los aspectos financieros que llevan implícitos, sino en analizar las distintas actividades operativas que afectan al tamaño del almacén con independencia del nivel de actividad de la empresa, por lo tanto, nos centraremos más en los temas relacionados con la eficacia y eficiencia de la gestión de almacén.

Etiquetado Sistema de Informacion y Gestion ERP

*

En otros post hemos hablado sobre los riesgos financieros que puede sufrir una empresa provocados por el diseño ineficaz del proceso de facturación, ya que algunos problemas pueden provocar un alargamiento del proceso de venta al incrementarse normalmente el periodo efectivo de cobro. También hemos visto que para un diseño eficaz, es importante que todo el proceso de ventas se encuentre integrado en un mismo sistema de información, lo que supone gestionar el proceso de facturación en el marco de un software ERP, de forma que nos aseguremos que se integran todas las gestiones relacionadas directa o indirectamente en este proceso. Si quieres profundizar en estos temas puedes leer nuestro post sobre la gestión de facturación en el marco de un sistema ERP.

En este post, nuestro objetivo no es realizar un análisis exhaustivo del diseño de un proceso de facturación (que ya cuenta con muchos artículos en la red), sino analizar las características de todos aquellos procesos que de una forma directa o indirecta pueden afectar al proceso de facturación, de forma que resaltemos aquellos aspectos que pensamos que pueden suponer un mayor riesgo para la eficacia del proceso y también realizaremos propuestas de solución a través de algunas herramientas que han demostrado ser muy efectivas.

Etiquetado Sistema de Informacion y Gestion ERP

*

La gestión de facturación es la fase final del proceso de venta necesario para formalizar la transacción y crear los documentos de cobro, ya sea para cobrar al contado o a crédito. Por tanto, en general podemos decir que la elaboración y entrega de la factura es un proceso previo y requerido antes de formalizar y realizar el cobro (a excepción de los cobros anticipados). De aquí radica la gran importancia de este proceso al que muchas veces no le prestamos la suficiente atención por considerarlo un proceso simple y carente de riesgos, pero que en realidad, en caso de presentar problemas, se puede convertir en una de las pesadillas más importantes de una empresa porque tiene un efecto directo sobre la efectividad de los cobros.

Etiquetado Sistema de Informacion y Gestion ERP

Un sistema ERP  (siglas de “Enterprise Resource Planning” o “Planificación de Recursos Empresariales”) es un software que integra la gestión de las distintas actividades primarias de la empresa a lo largo de su cadena de valor, y también, el conjunto de actividades secundarias o de soporte necesarias para mantener el conjunto de actividades. De esta forma, este tipo de programas sirven de apoyo en la gestión de las distintas operaciones internas de una empresa, y nos permiten automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos de la empresa, facilitando y centralizando la información de todas las áreas que la componen: compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing y ventas, servicio al cliente, etc…

Una forma de analizar los problemas críticos de gestión es identificar los procesos operativos primarios a lo largo de la cadena de valor, y también las actividades de soporte o apoyo, de forma que podamos entender con qué problemas nos podemos encontrar y cómo nos puede ayudar un sistema ERP para resolverlos.

Etiquetado Sistema de Informacion y Gestion ERP

*

En un entorno tan competitivo como el actual, asegurar la viabilidad económica de una empresa requiere una gran control de la cuenta de resultados. 

La cuenta de resultados de cualquier empresa va a ser el reflejo de las acciones y actividades que acometa para competir con eficacia. Por tanto, si queremos mejorar los resultados, sólo podemos actuar en dos grandes líneas de acción:

Etiquetado Sistema de Informacion y Gestion ERP

*
Como hemos comentado en otros post, a partir de la visión y misión que tenga una compañía, es necesario que su estrategia les permita una viabilidad económica y financiera, sin la cual no se podría asegurar su permanencia en el actual escenario competitivo. Para ello la empresa debe fijarse unos objetivos cuyo cumplimiento requerirá el uso de recursos para alcanzar los resultados previstos.

El software MRP es una herramienta eficaz para gestionar y controlar una parte importante de la cuenta de resultados, en concreto todo lo relacionado con los recursos o gastos necesarios para alcanzar el nivel de actividad deseado. 

Para mejorar nuestro conocimiento de cómo nos puede ayudar un sistema de este tipo, debemos analizar qué elementos del MRP aportan un mayor valor para competir de forma eficaz.

Etiquetado Sistema de Informacion y Gestion ERP

Todos los indicadores económicos importantes apuntan a que el mundo avanza a un ritmo vertiginoso y que ha cambiado mucho el entorno competitivo de las empresas, que necesitan adaptarse a esta nueva realidad. Los factores que afectan a la competitividad de las empresas los podemos resumir en 3:

• Factores que afectan a las condiciones del mercado, que se reflejan en nuevas oportunidades y amenazas.
• Factores que afectan a las condiciones internas de gestión de las empresas, que se reflejan en sus puntos fuertes y sus aspectos a mejorar.
• Por último, los factores que relacionan los dos anteriores, es decir, la forma en que la empresa se gestiona y se dirige internamente para hacer llegar al mercado una propuesta de valor a través de una estrategia diferencial.

En este contexto, un ERP te puede ayudar a mejorar tu competitividad en la medida que supone “un gran facilitador” para que las empresas desarrollen sus procesos de gestión de la forma más eficiente posible de forma que les ayude a desarrollar fortalezas y a minimizar sus debilidades, lo que iría en consonancia directa con el segundo de los factores expuestos, aunque también tendría relación con los otros dos.

Etiquetado Sistema de Informacion y Gestion ERP

*

Como hemos comentado en otras ocasiones, el mantenimiento lo constituyen las tareas que van a velar por asegurar que los activos de una empresa mantengan los niveles de funcionamiento y uso para los que fueron adquiridos, de forma que aporten la utilidad deseada a la empresa. Esta es la única manera de que la empresa alcance los objetivos deseados.

A partir de esta idea, podemos diferenciar 2 tipos de mantenimiento, el mantenimiento preventivo y el mantenimiento correctivo, aunque existen otros enfoques como son el mantenimiento predictivo, etc...

En este sentido, el mantenimiento preventivo es aquel que se realiza de manera planificada con el objetivo de evitar la avería inesperada de un activo productivo, y tiene una gran importancia dentro de las empresas y resulta imprescindible para su buen funcionamiento y su eficiencia. 

Por contra el mantenimiento correctivo, al que habitualmente nos referimos con el término “reparación”, se refiere a las intervenciones que realizamos sobre los activos que han tenido una avería sobrevenida, es decir, que no ha podido ser prevista y resuelta en el marco de un plan de mantenimiento preventivo. Estas intervenciones tratan de restaurar las condiciones de uso los activos.

Etiquetado Sistema de Informacion y Gestion ERP

*

El software de gestión tiene que ser “el gran facilitador” para que las empresas desarrollen sus procesos de gestión de la forma más eficiente posible y les permita desarrollar sus directrices estratégicas, gracias a las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial.

Este idea choca con el planteamiento de hace apenas unas décadas, en el que se desarrollaban sistemas de gestión rígidos diseñados por alguien que trabajaba desde un despacho ajeno a la actividad de cualquier empresa y que determinaba cómo se debía trabajar.

Etiquetado Sistema de Informacion y Gestion ERP