22 Nov 2017

Productividad Laboral: Reduce errores y tiempo dedicado a facturación

Productividad Laboral
 

Cada ser humano es diferente, cada uno tiene sus cualidades y defectos. No podemos controlar sus decisiones o actos, de modo que se deben usar otros medios para aumentar la productividad laboral en las empresas, reduciendo al mínimo los famosos errores humanos, provocados por las tareas repetitivas y manuales. El éxito de una empresa depende casi al 100% de su capacidad de detectar estos errores y evitarlos.

Entre los puntos claves que se deben analizar para aumentar la productividad laboral del departamento de facturación están entre otros:

  • La gestión eficiente del tiempo
  • Los desperdicios
  • Las tareas que no aportan valor a la empresa
  • La comunicación interdepartamental
  • La capacidad de resolución de incidencias
  • La transparencia y acceso a la información

La empresa debe tener la capacidad de localizar los errores, comprender las razones y definir las soluciones, teniendo claro los objetivos a los que se desea llegar.

 

ERRORES

Los errores humanos comunes que se observan en el departamento de facturación de las empresas son las siguientes:

  1. Errores a la hora de rellenar los datos : por ejemplo campos como el CIF o NIF del cliente. Este error provoca que los trabajadores dediquen su tiempo a la corrección de los errores en las facturas haciendo que el periodo medio de cobro se alargue y la productividad laboral disminuya.
  2. Enviar la factura al cliente equivocado: Enviar una factura al cliente equivocado puede suponer una violación de la ley, ya que la mayoría de los contratos entre empresas llevan una cláusula de privacidad de datos que es violada al enviar datos privados a un tercero.
  3. Facturar tarde: Los documentos necesarios para la facturación no llegan a tiempo, ya que los departamentos involucrados en el proceso de facturación no envían o reciben la información en el momento oportuno haciendo que las facturas lleguen tarde a los cliente y aumentando de esta manera el periodo medio de cobro.
  4. No guardar copias de seguridad: es una herramienta de precaución que permite seguir reclamando un impago en el caso de perder una factura.
  5. No realizar un seguimiento de las facturas no pagadas: Tramitar una factura y enviarla no garantiza su cobro. Es importante hacer un seguimiento periódico de las facturas y tener muy claro cual es la fecha de vencimiento.
  6. No establecer un método de pago del cliente: El principal objetivo es acelerar y facilitar el procedimiento de cobro.
  7. No precisar una fecha de vencimiento: Provoca un gran problema a la hora de reclamar el pago de una factura y dificulta el seguimiento de la misma.
  8. La corrección de las facturas toma mucho tiempo: Provoca una pérdida de la calidad de servicio ofrecido a nuestro cliente.

 
Guia los 6 habitos para periodos de cobros altamente eficientes.
 

RAZONES

Si te identificas con estos errores y sabes que son constantes en tu empresa, es importante detectar las razones por las cuales estos errores humanos ocurren para luego poder encontrar la solución perfecta que aumente la productividad laboral en tu empresa. Las razones pueden ser las siguientes:

  • Desperdicios: en muchos casos los procesos de facturación y en la mayoría de los procesos de trabajo en una empresa incluyen actividades que consumen recursos pero no aportan valor a la empresa. Se debe a una baja eficiencia de los trabajadores, en otras palabras, lo que los trabajadores pueden hacer en un paso lo hacen en tres. Incluye a personas en la empresa subiendo y bajando por documentos, buscando, almacenando, ensobrando, imprimiendo, etc. Incluso caminar innecesariamente es un desperdicio. Esto provoca que los trabajadores se cansen más, que los tiempos se alarguen y que los costes de la empresa aumenten.
  • Falta de comunicación interdepartamental: la falta de comunicación entre los departamentos es una realidad en todas las empresas,y es de algún modo, inevitable. El hecho de que los trabajadores no conozcan las labores de los demás departamentos provoca conflictos interdepartamentales, ya que no entienden la urgencia de ciertas tareas de facturación, ni las consecuencias de no recibir los documentos necesarios para la facturación a tiempo. La dispersión de la información provoca que el proceso de facturación se alargue, no saben qué es lo que se necesita ni en qué momento se necesita.
  • Confiar en la memoria: aunque una persona tenga una buena memoria muchas veces la memoria puede traicionar. El no mantener un registro o historial de todas las modificaciones realizadas en las facturas, o un sistema de seguimiento de envíos que funcione como herramienta de presión de los cobros, hace que los errores sean más constantes, que la información no fluya entre los departamentos y que los tiempos se alarguen. Es un error común en los trabajadores, tienden a pensar que las labores, una vez finalizadas, ya están terminadas.
  • Reacios a los cambios: La mayoría de los empleados se resisten a los cambios y se quedan estancados, lo cual produce que la empresa no avance y sea innovadora. Éste es uno de los grandes errores, porque si lo desconocido produce temor, es ideal realizar una renovación en la empresa y  en la labor de los trabajadores, así se actualizan y aprenden nuevas técnicas para incrementar su crecimiento.
  • Falta de orden y organización:  por lo general las empresas mantienen sus facturas y sus documentos asociados en papel custodiados en un almacén y permiten el acceso a estos almacenes a los diferentes departamentos de la empresa involucrados en el proceso de facturación. Es prácticamente imposible hacer un seguimientos del estado de las facturas ni saber si han sido modificadas, enviadas o tratadas y menos aún saber quien ha hecho esas modificaciones. Esto provoca en la mayoría de los casos una pérdida de las facturas, una pérdida de información y que los periodos de búsqueda de las facturas y sus documentos asociados sean eternos.

 

SOLUCIONES

Soluciones para aumentar la productividad laboral en una empresa.

Teniendo claras las variables que provocan errores constantes dentro de los procesos de facturación y que afectan directamente la productividad laboral de la empresa, es el momento de analizar cuáles son las soluciones a dichos problemas:

  • Crear flujos de trabajo: definir las tareas, construir procesos (etapas por las que tiene que pasar una factura) y aplicar un sistema (por lo general informático) que permita el seguimiento de la factura, para que todos los departamentos conozcan en qué etapa del proceso de facturación se encuentra una factura. El objetivo es potenciar las tareas que aportan valor a la empresa y eliminar los desperdicios encontrados.
  • Centralizar y organizar la información: La empresa necesita una herramienta que organice y clasifique las facturas. Esta organización repercute en la eficiencia, permite mayor transparencia y todos saben donde se encuentra la información, ahorrando, de esta manera, en el tiempo de búsqueda y localización de los documentos.
  • Tareas eficientes: La empresa debe reducir el tiempo que invierten los empleados en realizar tareas repetitivas y manuales. El hecho de automatizar este tipo de procesos hace que los empleados puedan concentrarse en tareas más importantes, mejorando de esta forma la productividad laboral.
  • Mejorar capacidad de reacción: los trabajadores deben ser capaces de detectar los problemas de forma más rápida, para corregir en menor tiempo posible los errores. Para lograrlo, la información y las facturas deben estar digitalizadas y almacenadas en un puesto centralizado. Esto permite por un lado, un acceso rápido y fácil a las facturas y documentos asociados, por otro lado, permite una corrección más ágil, puesto que están en formato digital.
  • Envíos automatizados: La empresa necesita procesos que favorezcan la inmediatez y la seguridad de los envíos. La única forma de reducir los errores humanos en los envios, es a través de herramientas que realizan el envío automáticamente y de manera desatendida. El objetivo es que la productividad laboral de cada trabajador aumente, haciendo que un solo empleado pueda gestionar tareas al máximo de su capacidad.
  • Trazabilidad y copia de seguridad: La empresa necesita un conjunto de procedimientos que permitan conocer la ubicación y condición pasada o actual de una factura y sus anexos. Esto es posible a través de un historial. Por otra parte el mantener copias de las facturas en papel es un infierno, ya que ocupa más espacio en el almacén. La mejor opción es mantener una copia digital de la factura original.

 

LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ES LA SOLUCIÓN


La automatización de los procesos mejora los costes, el servicio y la calidad del trabajo. El proceso de facturación se vuelve más rápido, reduciendo los desperdicios aportados por las tareas manuales. La automatización permite un aumento en la productividad laboral, ya que los empleados podrán dedicar más tiempo a tareas que ofrezcan valor a la empresa. Los errores son menores y los trabajadores se benefician de menor gasto energético y mayor seguridad.

Los sistemas informáticos, ofrecen los siguientes servicios por lo general:

  • Digitalizan las factura y documentos asociados.
  • Centralizan dichos documento y facturas en un puesto común o en la nube, permitiendo un acceso simultáneo a los mismos.
  • Ofrecen filtros potentes para encontrar con facilidad los documentos deseados.
  • Crean un historial de modificaciones y versiones de las facturas o documentos asociados.
  • Envían las facturas a los clientes por medios telemáticos, permitiendo saber si el cliente ha recibido la factura y facilitando su seguimiento.
  • Permiten crear Workflows.Estos flujos de trabajo agilizan las entregas de documentos de la parte de los demás departamentos, ya que todos conocen los plazos y conocen el estado en el que se encuentra una factura.
  • Sistema de notas. Las notas facilitan la comunicación entre departamentos y como están adjuntadas a cada factura, cuando otro trabajador acceda tendrá toda la información necesaria del cliente y de la factura.

Ahora que conoces la solución a tus problemas de facturación, solo necesitas seguir informándote sobre los beneficios de la automatización y digitalización y cuales son las opciones que te ofrece el mercado. Sigue nuestro blog y descárgate nuestro Ebook “Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes”.

 
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Equipo DATADEC

09 Oct 2017

SII Foral, Adáptate antes del 1 de Enero 2018

El SII Foral entra en vigor el 1 de enero 2018 en las comunidades forales.

El Real Decreto 596/2016, del 2 de diciembre de 2016, apoyado más adelante por el Decreto Foral/2017 ha iniciado los preparativos para la implementación del nuevo paquete de medidas tributarias en materia de IVA en la comunidades Forales. Centradas en la modernización del sistema actual de gestión del impuesto, la medidas adoptadas giran en torno al Suministro Inmediato de Información (SII Foral) de las Haciendas Forales.

El empleo del SII Foral será obligatorio a partir de enero de 2018 para muchos contribuyentes, siendo su objetivo principal lograr una mayor eficiencia en la lucha contra el fraude por parte de Las Haciendas Forales.

Para los contribuyentes el nuevo sistema significa un aumento del control de las operaciones sujetas al IVA que conlleva a una adaptación tecnológica de los sistemas de gestión del impuesto de las empresas de las comunidades Forales, provocando una simplificación del registro contable.

El cambio de paradigma tiene fecha de entrada en vigor: el 1 de enero de 2018. Se trata de mucho más que una simple actualización de los sistemas contables, por lo que es importante para las empresas iniciar la transformación lo antes posible.

 

Evolución de la Gestión del IVA en las Comunidades Forales

El SII Foral se basa en programas alojados en las Sedes Electrónicas de las Diputaciones Forales de Vizcaya, Guipúzcoa, Álava y Navarra que actúan como interfaz de comunicación entre los contribuyentes y su Hacienda Foral correspondiente.

El sistema sustituye a los actuales libros registro en papel o en los servidores de las empresas, introduciendo los libros registro electrónicos y liberando a las empresas de su llevanza directa. Requiere, por tanto, el envío “vía web” de cierta información de facturación, actualmente contenida en:

  • Las facturas
  • Los libros registro
  • Los modelos informativos F50-340 y 347

Hasta ahora la estructura administrativa encargada de la gestión del IVA en las empresas se diseñaba alrededor de una contabilidad interna y una comunicación, en el mejor de los casos, mensual con las Haciendas Forales.

La entrada en vigor del SII Foral :

  • Exige la redefinición de los sistemas y procesos que permitan una comunicación diaria, con plazos de suministro de información de facturación a las Haciendas Forales de un mínimo de 4 días naturales, descontando fines de semana, festivos nacionales y regionales.
  • Obliga a los contribuyentes a mantener una contabilidad actualizada, sin retrasos basada en una gestión en tiempo real de los libros registro de IVA y una constante comunicación con las Haciendas Forales.
  • los intercambios de información en formato digital en tiempo real redundan en la transparencia de las operaciones relacionadas al IVA, empujando a las empresas a operar internamente en consecuencia, ya que prácticamente desaparece la barrera entre la contabilidad interna y la externa.
  • Los errores de registro y retrasos son mucho más visibles con el SII Foral, y su corrección debe ser necesariamente mucho más eficiente.

El objetivo marcado por las Haciendas Forales es que gracias a la mayor transparencia en las comunicaciones y la calidad de la información disponible, se reduzcan los requerimientos de control a las empresas.

Por un lado, será necesaria mayor monitorización y agilidad organizacional. Por otro lado, las empresas necesitarán desarrollar la capacidad de pasar de un proceso de comunicación automático a otro de acción reactiva. En otros términos, las empresas necesitarán soluciones que detecten y permitan la corrección de los errores de los registros e incluso fallos TIC del sistema de comunicación con las Sedes Electrónicas de las Haciendas Forales.

 

Beneficios para los contribuyentes

Muchas compañías aplazan la contabilización de las facturas hasta el límite de plazo de declaración del impuesto. A partir de enero 2018 en las comunidades Forales se pasa a una dinámica de trabajo mucho más distribuida, en la que la concentración de las tareas administrativas en ciertos periodos es cada vez menor.

El objetivo del SII Foral es que las Haciendas Forales dispongan de información en tiempo casi real, para, por un lado, reducir el fraude fiscal, pero por otro proporcionar mayor agilidad en los trámites y reducir los plazos de comprobación y devoluciones del IVA.

Algunos beneficios que aporta el nuevo sistema a los contribuyentes son los siguientes:

Beneficios del nuevo SII Foral.

  • Posibilidad de verificar errores registrales casi en tiempo real, pudiendo también corregirlos de forma telemática y sin necesidad de requisición por parte de las Haciendas Forales.
  • Confirmación más ágil por parte de las Haciendas Forales de las facturas aceptadas y rechazadas.
  • Acceso a datos fiscales contrastados en la Sede Electrónica de la Diputación Foral correspondiente, gracias al cruce de datos del SII Foral entre la información del contribuyente y la información de contraste procedente de terceros implicados en las operaciones registradas.
  • Reducción de las obligaciones formales, eliminando la obligación de presentar los modelos informativos 347 y 340.
  • Ampliación de los plazos de las autoliquidaciones periódicas, ya que los contribuyentes dispondrán de 10 días adicionales para realizar sus declaraciones mensuales y trimestrales, el día 30 de cada mes.
  • Se prevé que la información registrada en las Sedes Electrónicas de las Haciendas Forales pueda ser utilizada para proporcionar ayuda a los contribuyentes para completar las autoliquidaciones. Incluso podrían generarse borradores de las declaraciones de autoliquidación de forma que los contribuyentes puedan simplemente confirmar o modificar los datos necesarios.

 

La Tecnología tiene un Rol Vital

Los cambios que supone la nueva normativa  hacen imprescindible el uso de soluciones informáticas para la gestión del IVA.

Con el SII Foral no es necesario enviar las facturas y en cada envío de información a la Sede Electrónica pueden consignarse hasta 10.000 registros de facturación.

La dependencia tecnológica es mayor y el personal administrativo debe estar capacitado para lidiar con rectificaciones técnicas en el formato de los datos e incluso el mal funcionamiento de la Sede Electrónica de las Haciendas Forales.

Se impone una formación mixta o el apoyo administrativo con recursos informáticos especializados.

Se espera en paralelo que el nuevo modelo automatizado de gestión de IVA suponga una distribución más eficiente de los recursos de las empresas, gracias al aumento en la agilidad y eficiencia del proceso.

Si algo caracteriza al SII Foral es que supone un reto en cuanto a evolución de los sistemas de la empresa y desarrollo software. La tecnología pasa a desempeñar un rol central en el nuevo modelo de gestión del IVA.

La automatización del proceso de recogida, conversión, envío y recepción del arespuesta de validación de parte de las Haciendas Forales es prácticamente imprescindible para poder dar cumplimiento a la nueva ley. Incluso una deficiente integración con los sistemas existentes, puede suponer un freno para beneficiarse del ahorro en recursos que conlleva el SII Foral.

Exigencias de la implantación de nuevas tecnologías con el SII Foral.

La solución tecnológica óptima debe ser intuitiva, simple, ágil en la gestión de incidencias y debe tener capacidad de seguimiento integrado en la comunicación de elevados volúmenes de operaciones.

La adaptación conlleva una necesaria fase de pruebas en la que se pongan a punto los aspectos clave de la operativa. El entorno de prueba de la Hacienda Foral de Navarra se puso en marcha el 13 de septiembre 2017 y se estima que en el País Vasco se habilitará en noviembre 2017.

La compatibilidad, simplicidad de uso y la capacidad de adaptación de las soluciones tecnológicas desplegadas van a decantar la balanza hacia una transición fluida y una adaptación sin sobresaltos antes del 1 de enero 2018.

Gratis libro blanco del SII Haciendas Forales

Grupo DATADEC

06 Jun 2016

Periodo medio de pago a proveedores

En el BOE del 4 de febrero de 2016 ha salido publicada la Resolución de 29 de enero de 2016, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), sobre la información a incorporar en la memoria de las cuentas anuales en relación con el periodo medio de pago a proveedores en operaciones comerciales.

PMP

Esta resolución entró en vigor el 5 de febrero de 2016 y se aplicará con efecto retroactivo a las cuentas anuales de los ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2015, por lo que deberá incluirse en las cuentas anuales del ejercicio cerrado a 31 de diciembre de dicho año. En las cuentas anuales del primer ejercicio de aplicación de esta resolución, no se presentará información comparativa, calificándose las cuentas anuales, sólo a estos efectos, como iniciales en lo que se refiere a la aplicación del principio de uniformidad y del requisito de comparabilidad.

El objetivo de esta resolución es aclarar y sistematizar la información sobre plazos de pago a proveedores que las sociedades mercantiles deben recoger en sus cuentas anuales individuales y consolidadas.

Entidades obligadas a su aplicación:

Será de aplicación obligatoria a todas las sociedades mercantiles españolas, salvo las dependientes de las Administraciones Públicas, que quedan encuadradas dentro del sector público.

También están obligadas a informar sobre el periodo medio de pago a proveedores, las sociedades radicadas en España que formulen cuentas consolidadas por el método de integración global o proporcional al margen del marco de información financiera en que se formulen las citadas cuentas. Las empresas que puedan elaborar la memoria en modelo abreviado o que opten por la aplicación del PGC-PYMES sólo estarán obligadas a informar del periodo medio de pago de acuerdo con la metodología recogida en el artículo 5, apartado 5 (modelo más simple).

 

Información a incluir:

Modelo normal de memoria.

La nota tendrá por denominación: «Información sobre el periodo medio de pago a proveedores. Disposición adicional tercera. «Deber de información» de la Ley 15/2010, de 5 de julio.»

La información a incluir será la siguiente:

  • Período de medio de pago a proveedores.
  • Ratio de las operaciones pagadas.
  • Ratio de las operaciones pendientes de pago.
  • Total pagos realizados.
  • Total pagos pendientes.

A los efectos de aplicación de esta resolución, se entiende por periodo medio de pago a proveedores el plazo de tiempo que transcurre desde la entrega de los bienes o la prestación de los servicios a cargo del proveedor hasta el pago material de la operación (calculado según señala el artículo 5 de la resolución). En el caso de sociedades con cuentas consolidadas, la información estará referida a los proveedores del grupo como entidad que informa, una vez eliminados los créditos y débitos recíprocos de las empresas dependientes y, en su caso, los de las empresas multigrupo de acuerdo con lo dispuesto en las normas de consolidación que resulten aplicables. Sólo se informará de entidades españolas incluidas en el conjunto consolidable.

Modelo de memoria abreviada y PYMES

La nota tendrá idéntica denominación que en el modelo normal: «Información sobre el periodo medio de pago a proveedores. Disposición adicional tercera. «Deber de información» de la Ley 15/2010, de 5 de julio.»

Marzo 2016 Sección AEDAF de Contabilidad 5 El modelo de memoria abreviada solo incluirá información respecto al Período medio de pago a proveedores.

No obstante, y con motivo de la aplicación de la Directiva Europea, se espera la desaparición de esta obligación de información a partir de los ejercicios iniciados el 1 de enero de 2016, teniendo solo efectos en las cuentas anuales del ejercicio 2015.

Con carácter general, y con independencia del modelo de memoria, también se suministrará cualquier información que la sociedad considere adecuada para aclarar aquellas circunstancias que pudieran distorsionar el resultado obtenido en el cálculo del periodo medio de pago a proveedores.

 

Cálculo del periodo medio de pagos:

Las sociedades que elaboren el modelo normal de memoria, calcularán el periodo medio de pago a proveedores de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

PMP-mod-normal-1

 

Las sociedades que elaboren el modelo de memoria abreviada o de PYMES, calcularán el periodo medio de pago a proveedores de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

PMP-mod-abreviado-1

Como se desprende de la fórmula anterior, en la memoria abreviada se simplifica el cálculo del período medio de pago a proveedores.

 

Desde DATADEC pondremos todos los recursos necesarios para tener disponible esta modificación y poder ofrecer a nuestros clientes la versión mas actualizada de ExpertERP para poder cumplir con todas las obligaciones legales.

10 May 2016

Suministro Inmediato de Información del IVA. Retrasado.

SII Suministro Inmediato de Información del IVA

En octubre de 2014, la Agencia Tributaria anunció un nuevo sistema de gestión del IVA que obligaría a algunas empresas a remitir a Hacienda información en tiempo casi real de las facturas emitidas y recibidas. Este proyecto, denominado SII (Suministro Inmediato de Información), debía entrar en vigor en enero de 2017.

sii iva

El SII pretendía dar solución a este tema al exigir la remisión de los datos registrales de las facturas, lo que permitiría una mayor comprobación y ayudaría a luchar contra el fraude. Su actuación iba dirigido en principio a las grandes empresas, aunque estaba prevista su implantación de manera general para todos los sujetos.

 

El borrador de real decreto que desarrollaba la obligación para las empresas de informar del IVA en tiempo real se publicó en julio de 2015, pero no llegó a aprobarse antes de la celebración de las elecciones generales. Fuentes de Hacienda alegan que no dio “tiempo a finalizar la última etapa de análisis del borrador”.

 

El Gobierno en funciones no impulsará su aprobación y la lentitud en la formación del nuevo Ejecutivo convierte en prácticamente inviable la puesta en marcha en el periodo previsto. De hecho, se contemplaba que a lo largo de este año se iniciaría un programa piloto en el que participarían grandes empresas como Repsol. Todo ello ha quedado paralizado y dependerá de la voluntad del futuro Gobierno que el Suministro Inmediato de Información acabe ejecutándose. En cualquier caso, incluso si el nuevo equipo de Hacienda mantiene el proyecto, la entrada en vigor deberá retrasarse para dar margen a las empresas a adaptarse a la nueva obligación.

 

Ello es así porque la medida supone un cambio drástico en la gestión del IVA y obliga a las empresas a modificar sus sistemas informáticos y adaptar los software para remitir tal volumen de información. Alberto Redondo, director de marketing y comunicación de Seres, asegura que la mayoría de empresas no están preparadas hoy para este cambio. El proyecto SII contemplaba que las grandes compañías remitieran a Hacienda información de todos sus tiques y facturas emitidas y recibidas en un plazo de cuatro días. Los libros registro de IVAse gestionarían directamente desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria. En el caso de que entrará en vigor, Hacienda contaría con un volumen inmenso de información para cruzar datos que le permitiría ejercer un mayor control sobre los contribuyentes y perfeccionar la lucha contra el fraude.

La base de datos más extensa de España

Si bien el proyecto de Suministro Inmediato de Información ha quedado suspendido temporalmente, es un ejemplo más de hacia dónde se dirigen las tendencias de las autoridades fiscales. Las nuevas tecnologías han facilitado que las Administraciones tributarias tengan cada vez mayor conocimiento de los ciudadanos y las empresas y accedan de forma automática a más datos. La Agencia tributara cuenta hoy con más de 800 fuentes de información distintas y almacena millones de datos de los contribuyentes.

Con el programa de Suministro Inmediato de Información, Hacienda hubiera manejado una herramienta adicional para mejorar la lucha contra el fraude y detectar prácticas fraudulentas, como el software de doble uso, que son programas informáticos que permiten la ocultación de ventas. El Suministro Inmediato de Información también buscaba facilitar el cumplimiento voluntario y la idea de la Agencia Tributaria era elaborar, como ya sucede con el IRPF, un borrador de la declaración del IVA.

 

Desde DATADEC os seguiremos informando con todas las novedades que la Agencia Tributaria vaya ofreciendo sobre el SII.

20 Abr 2016

Prevención Blanqueo de Capitales

Como la actualidad manda, desde Blog de Administración y Finanzas no podemos hacer oídos sordos a las noticias que estás apareciendo sobre los ya famosos “Papeles de Panamá”.

Para quien todavía no esté muy al día de este escándalo, los “Papeles de Panamá”, son la filtración más importante de los últimos años a nivel mundial, ya que han destapado un entramado de evasión fiscal concentrado en más de 11,5 millones de documentos que desvelan a centenares de personas que han ocultado su patrimonio en sociedades situadas en este país.

Para intentar regular esto, existe la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales (Real Decreto 304/2014, de 5 de Mayo) del que se desprende un reglamento de obligaciones para un grupo de sujetos. Por ello, desde Blog de Administración y Finanzas queremos queremos contaros diez cuestiones básicas sobre la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales:

blanqueo capital

1. ¿A quien se le aplica la Ley 10/2010, de 28 de abril de prevención de blanqueo de capitales?

 

El artículo 2 de la Ley incluye, entre los sujetos obligados, a determinados profesionales como los auditores de cuentas, contables externos, asesores fiscales, notarios, registradores, abogados, procuradores u otros profesionales independientes.

2. ¿Qué actividades profesionales se incluyen en el ámbito de las obligaciones de prevención de blanqueo de capitales?

  • Asesores fiscales.
  • Auditores de cuentas
  • Abogados, procuradores y otros profesionales independientes en determinadas operaciones (inmobiliarias, societarias y financieras, fundamentalmente).
  • Contables externos.
  • Personas dedicadas profesionalmente a construir sociedades u otras personas jurídicas.
  • Personas que ejerzan profesionalmente funciones de dirección o secretaría de una sociedad, socio de una asociación o funciones similares en relación con otras personas jurídicas o disponer que otra persona ejerza dichas funciones.
  • Personas que se dediquen profesionalmente a facilitar un domicilio social o una dirección comercial, postal, administrativa y otros servicios afines a una sociedad, una asociación o cualquier otro instrumento o persona jurídica.
  • Personas que ejerzan funciones de fideicomisario e un fideicomiso (“trust”) expreso o instrumento jurídico similar.
  • Personas que ejerzan funciones de accionista por cuenta de otra persona, exceptuando las sociedades que coticen en un mercado regulado y estén sujetas a requisitos de información conformes con el derecho comunitario o a normas internacionales equivalentes, o disponer que otra persona ejerza dichas funciones.
  • Personas dedicadas profesionalmente a la intermediación en la concesión de préstamos o créditos.
  • Comisionistas en operaciones inmobiliarias y agentes de la Propiedad Inmobiliaria.

3. Un abogado tributarista, ¿está obligado a prevenir el blanqueo de capitales?

En el caso de abogados tributaristas, debe tenerse en cuenta si su actividad es la de asesoramiento fiscal o la de abogado defensor en procesos judiciales. En el primer caso, si que estará sujeto y, en cambio, en el segundo no estará sujeto al cumplimiento de todas las obligaciones. Dicho de otro modo, la actividad de asesoramiento está sometida a las obligaciones de prevención, mientras que la de defensa judicial no.

4. ¿Se aplica la obligación de prevenir el blanqueo de capitales, también, a alguno de mis clientes / proveedres?

Sí. Ademas de obligar a las entidades financieras y aseguradoras, también se aplica a otros sujetos como los promotores inmobiliarios, los que comercien profesionalmente con joyas, pierdas, metales preciosos, objetos de arte, antigüedades, las que se dedican al transporte de fondos, las personas dedicadas a la gestión, comercialización y explotación de loterías o, entre otros, las entidades sin ánimo de lucro.

También debe tenerse en cuenta que se encuentran sujeto a algunas obligaciones las personas físicas o jurídicas que comercien profesionalmente con bienes respecto de las transacciones en los cobros o pagos se efectúen con el papel moneda nacional o extranjera, cheques bancarios, al portador o cualquier otro medio por importe superior a 15.000 €, ya se realicen en una o en varias operaciones.

5. ¿Qué sucede si no se cumplen las obligaciones legales en materia de prevención del blanqueo de capitales?

La Ley regula un riguroso régimen sancionador para el caso de que se incumplan las obligaciones. Así, el incumplimiento de las obligaciones de identificación y conocimiento del cliente, la no realización de formación al personal en materia de prevención del blanqueo de capitales o la no conservación de los documentos acreditativos se sancionan con una multa mínima de 60.001 €. Por su parte la falta de comunicación al SEPBLAC de las operaciones en las que existan indicios o la certeza de blanqueo de capitales o aún la mera tentativa puede sancionarse con una multa mínima de 150.000 €.

Además se debe tener en cuenta que quienes adquieran, conviertan, transforme, oculten o encubran bienes procedentes de actividades delictivas, así como quienes ayuden, instiguen, participen o asesoren en el blanqueo de capitales pueden ser responsables en vía administrativa o en vía penal por estas actividades.

6. ¿Existe un absoluto derecho al secreto profesional para excepcionar el cumplimiento de las obligaciones de prevención?

No. La normativa europea, siguiendo los estándares internacionales al respecto, vienen a limitar el carácter absoluto del secreto profesional puesto que obligan a revelar determinados datos obtenidos en la relación con el cliente o los órganos administrativos encargados de la prevención y represión del blanqueo de capitales. Esta es, precisamente, la finalidad de estas normas puesto que pretenden que el profesional se convierta en colaborador activo en la obtención de información relevante para evitar la actividad de canalización de rentas procedentes de actividades delictivas.

7. ¿Podría un cliente demandar a su asesor fiscal por violación del secreto profesional?

No. El articulo 23 de la Ley 10/2010, de 28 de abril señala que la comunicación de buena fe de información a las autoridades competentes por los sujetos obligados o, excepcionalmente, por sus directivos o empleados, no constituirá violación de las restricciones sobre divulgación de información impuestas por vía contractual o por cualquier disposición legal, reglamentaria o administrativa, y no implicará para los sujetos obligados, sus directivos, o empleados ningún tipo de responsabilidad.

8. ¿Qué efectos tiene el cumplimiento de las obligaciones preventivas sobre la Protección de Datos Personales?

En la medida en que deben llevarse determinados archivos con datos sensibles de los clientes, debe tenerse en cuenta los efectos de esta normativa de prevención del blanqueo de capitales y su cumplimiento en relación con las obligaciones derivadas de la Ley de Protección de datos.

En primer lugar, no se requerirá el consentimiento del interesado para el tratamiento de datos que resulte necesario para el cumplimiento de las obligaciones de información.

En segundo lugar, tampoco será necesario el mencionado consentimiento para las comunicaciones de datos.

En tercer lugar, no sera de aplicación a los ficheros las normas referidas al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. En caso del ejercicio de los citados derechos por el interesad, los sujetos obligados se limitarán a ponerle de manifiesto lo dispuesto.

En cualquier caso, procede recordar que a los ficheros creados para dar cumplimiento a lo dispuesto por la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales le serán de aplicación las medidas de seguridad de nivel alto previstas en la Ley de Protección de datos.

9. ¿En que momento tengo que cumplir con la normativa antiblanqueo?

La Ley entra en vigor desde el 29 de abril de 2010 aunque las obligaciones preventivas ya estaban en vigor para los asesores fiscales desde hacía tiempo. No obstante, la legislación actualmente vigente amplia el ámbito de aplicación al eliminar la distinción entre obligados de régimen general y de régimen especial que existía al amparo de la normativa derogada y, por tanto resultar la aplicación a todas las operaciones que superen 1.000 € de forma individual o en conjunto.

Por tanto, la obligación de contar con la documentación identificativa de los clientes y de las operaciones, de examinar las operaciones sospechosas, de comunicar las operaciones al SEPBLAC, de abstenerse de realizar las operaciones de conservar los documentos durante un plazo de diez años están YA vigentes.

10. ¿Debe pasarse alguna auditoría o actuación de control?

La Ley establece la obligación, para quienes actúen como personas jurídicas, de que un experto externo, con cualificación académica, y experiencia, analice anualmente el Protocolo de actuación interna.

Todo ello, sin perjuicio de la obligación de comunicar a la Comisión de Prevención de Blanqueo de Capitales el ejercicio de la actividad sujeta a la Ley 10/2010 y el representante asignado al efecto.

 

Espero que estas diez claves os resulten de utilidad para comprender mejor todo el sistema de Prevención de Blanqueo de Capitales vigente.

24 Sep 2015

Reforma Fiscal de la Ley General Tributaria.

El pasado 22 de Septiembre de 2015 se publicó en el BOE la Ley 34/2015, de 21 de septiembre, de modificación parcial de la Ley 58/2013, de 17 de diciembre, General Tributaria.

reforma-fiscal

Con el objetivo de que os resulte más cómodo el estudio y conocimiento de la misma, desde el departamento de consultoría de finanzas de DATADEC os ofrecemos un resumen de los cambios más importantes que refleja la Reforma Fiscal de la Ley General Tributaria.

Esperamos sea de vuestro interés.

Documento: Reforma Fiscal de la Ley General Tributaria.

04 Sep 2015

Suministro Inmediato de Información (SII)

Suministro Inmediato de Información (SII).

Como ya informamos anteriormente, quedábamos a la espera de que la Agencia Tributaria nos proporcionara más información sobre el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).

La nueva información ha llegado en forma de Proyecto de Real Decreto para la modernización, mejora e impulso del uso de medios electrónicos en la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido, por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, y que pasamos a resumir a continuación.

Suministro Inmediato de Informacion

Características básicas del SII

  • Después de cada facturación, tanto recibida como emitida, los contribuyentes deberán enviar a la Agencia Tributaria en un máximo de cuatro días hábiles el detalle de las facturas emitidas y recibidas. Esto no quiere decir que tengamos que remitir las facturas propiamente dichas, sino que lo que enviaremos será un detalle de la factura en el que aparecerán los datos relevantes de la misma y que son necesarios para confeccionar los libros registro.
  • En principio, solo será obligatorio para las grandes empresas, grupos de IVA e inscritos en el régimen de devolución mensual (REDEME). El resto podrá acogerse voluntariamente y, si lo desean renunciar al sistema al final de cada año.
  • Tendrán para sus autoliquidaciones diez días más de plazo y no presentarán los modelos 340 (libros registro), 347 (operaciones con terceros) y 390 (resumen anual).
  • Con la información recibida y la que conste en la base de datos, la AEAT elaborará los datos fiscales del contribuyente, a efectos del IVA, facilitando la declaración del Impuesto.

El cambio planteado por el nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) consiste en establecer la obligación de remitir el detalle de registro de las facturas (no las facturas propiamente dichas) que deben hacerse constar en los ‘libros registro’. La información a remitir incluirá los elementos esenciales de la factura expedida o recibida y, en el caso del registro de las facturas recibidas, la cuota deducible.

Para realizar el envío de la información a la Agencia Tributaria, los contribuyentes adscritos al sistema dispondrán de un plazo máximo de cuatro días hábiles desde el momento en que emitan o reciban una factura.

El contribuyente, podrá acceder a la web de la Agencia en cualquier momento para consultar tanto la información remitida por él mismo, como aquella imputada a través de información de terceros que también hayan facilitado los registros de forma electrónica.

Datos fiscales:

Será la propia Agencia Tributaria la que creará unos datos fiscales que podrá utilizar el contribuyente a la hora de presentar su declaración de IVA.

Además de que sea la Agencia Tributaria quien genere estos datos, también se amplía el plazo de presentación de las autoliquidaciones periódicas hasta los primeros treinta días naturales del mes siguiente al correspondiente periodo de liquidación mensual o trimestral, según proceda, o hasta el final del mes de febrero, en el caso de la liquidación mensual de enero.

Ventajas del sistema:

El seguimiento de los libros se realizará a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro electrónico de los registros de facturación en un período breve de tiempo.

El contribuyente dispondrá de un libro registro “declarado” y otro “contrastado” con la información procedente de terceros que pertenezcan al colectivo de este sistema o de la propia base de datos de la AEAT. Con esta información realizará la declaración correspondiente.

El colectivo sujeto al presente SII quedará exonerado de la obligación de presentar las declaraciones sobre las operaciones con terceras personas realizadas durante el año natural mediante la supresión de la obligación de presentación del modelo 347, así como, de la presentación de la Declaración informativa, modelo 340, por lo que se refiere al contenido de los libros registro del Impuesto sobre el Valor Añadido y, en su caso, de la Declaración – resumen anual del Impuesto sobre el Valor Añadido (modelo 390).

Equipo DATADEC

12 Ene 2015

¿Son diferentes las herramientas de gestión en empresas tradicionales y startups?

Todos los días, prácticamente, aparecen nuevas tecnologías y herramientas de gestión empresarial. No siempre resulta fácil escoger la más indicada para cada modelo de negocio. Tanto las grandes y medianas empresas, tradicionales o vanguardistas, como las startups presentan distintas necesidades, por lo que entienden la innovación como un elemento potenciador del crecimiento de su negocio.

El software de última generación o el CloudComputig no son patrimonio exclusivo de las firmas de nueva creación, tecnológicas o digitales. No obstante, las tradicionales, más enfocadas a la producción y las ventas, se muestran todavía reticentes a la hora de acoger estos programas. Pero todas pueden desarrollar proyectos innovadores para mejorar la calidad de sus productos, diversificar sus líneas de negocio y abrir nuevos mercados.

Cuando se trata de asumir un cambio de software o de sistemas informáticos, la tradicional mantiene por un tiempo un modelo en el que coexisten dos herramientas de gestión: la estándar y la proporcionada por las nuevas tecnologías. Una vez que se demuestra que esta última incide positivamente en los resultados, se incorpora definitivamente. En el caso de las multinacionales, el proceso de la toma decisiones se alarga aún más, ya que el sistema se halla centralizado y se requiere una coordinación internacional. Por ello, prima la homogeneización de productos, sistemas y soluciones.

Por el contrario, las pymes y startups se adaptan de forma más rápida a las nuevas tecnologías. Existe un gran interés por optimizar los costes y la escalabilidad para adaptarse a nuevas necesidades, sin incurrir en cuantiosas inversiones adicionales.

herramientas de gestión en empresas startups

En cualquier caso, la aplicación de los últimos avances supone un aumento de la eficiencia y una ventaja competitiva que las empresas más reconocidas han aprovechado gracias al software de gestión empresarial ERP (Planificación de Recursos Empresariales). Las grandes empresas, entre ellas algunas tradicionales, han sido las primeras en incorporar sistemas ERP. Después, las pymes se han ido sumando a la implementación de estos programas.

Por su parte, el Cloud Computing ofrece la posibilidad de encontrar en “la nube” diversas herramientas y servicios que optimizan la gestión de todos los procesos de una actividad empresarial. Las startups se han volcado por completo con este sistema. Muchas se complementan y no cubren todas las funciones de un ERP, pero resultan especialmente válidas a la hora de poner en marcha un negocio.

En esencia, aunque las herramientas expongan diferencias y la forma de adaptarlas varíe de una empresa tradicional a otra de nueva creación, se debe realizar siempre un estudio sobre las novedades tecnológicas existentes aplicadas a cada negocio. Resulta igualmente importante que estos sistemas optimicen el rendimiento y constituyan un elemento diferenciador o ventaja competitiva para fomentar el crecimiento.

14 Oct 2014

Gestión logística en tiempos de crisis

La necesidad de cuadrar las cuentas de las empresas obliga a estas, con la situación actual económica, a encontrar una solución que, además de eficiente, resulte monetariamente alcanzable. La tecnología de cloud computing ha conseguido revolucionar el mundo de la distribución y la logística. Mediante ella los procesos de la gestión empresarial aumentan su eficiencia, gracias a una constante actualización de los datos.

Gestión logística en tiempos de crisis

Las ventajas para la mejora de procesos como son la distribución y la logística han supuesto un avance en la gestión de equipos, pudiendo mejorar la interacción con los diferentes componentes de la cadena de suministro, con los consumidores u otros operadores logísticos.

Según la consultora Gartner, el pasado año el gasto de las empresas en un software dedicado a la cadena de suministros fue de 2,3 billones de dólares (1.800 millones de euros) y el 18% de este gasto se invirtió en los servicios de la nube.

Un buen sistema ERP facilita la toma de decisiones para la dirección empresarial, así como un CRM. Las ventajas no consisten solo en el ahorro de espacio y de tiempo, sino en saber dónde han ido a parar determinadas mercancías, dónde están los trabajadores de un equipo o en qué situación se encuentra un pedido.

Las prestaciones más comunes que ofrece un sistema ERP para la gestión en la nube es el SaaS (software as a service), el hospedaje de aplicaciones y el shared services solutions (comunidades virtuales).

Especialmente para las pymes, la solución pasa por optimizar su faceta de e-commerce, con lo que queda visto que las TIC y las herramientas de tecnología punta son clave en la gestión de la logística. En el futuro se prevé que estas herramientas, además de solucionar los problemas que se les plantee, también puedan sugerir cuestiones nuevas en la resolución de la toma de decisiones.

Las funciones de un ERP no se limitan tan solo a aspectos logísticos, pues a su vez participa de control de inventario, de contabilidad y otras ramas. Si se combina con la gestión de clientes que proporciona un CRM, la empresa tendrá una infraestructura de manejo de información solvente.

El uso de los datos para gestionar una empresa en la nube es casi ilimitado: el cliente contrata los servicios que necesita y solo cuando precisa de ellos. El ahorro económico y el poder disponer de una plantilla más corta para realizar el mismo trabajo dotan de una gran libertad a empresas pequeñas y de un gran ahorro monetario en empresas de mayor entidad.

En conclusión, la automatización de procesos en la gestión de equipos que aportan los diferentes softwares facilitan que el seguimiento y control de la cadena productiva (sea de bienes o de servicios) alcancen una calidad diferencial.

16 Sep 2014

La importancia del Respaldo de Datos en Tiempo Real

“Si algo puede salir mal, saldrá mal” esterespaldo de datos en tiempo real sencillo enunciado de la Ley de Murphy aplicado hoy al mundo de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) en la empresa, evidencia la necesidad del diseño de unos planes de contingencia o de continuidad de negocio con los que se pueda hacer frente a las caídas de los sistemas informáticos. Imagine que durante unas horas o varios días, alguna de sus aplicaciones críticas no está disponible, ¿cuántos pedidos dejaría de recibir o servir?, ¿cuál sería la pérdida de prestigio y confianza ante sus clientes?, ¿cuántos de ellos perdería para siempre?, en definitiva, ¿cuál sería el impacto en sus clientes y la cuantía de las pérdidas económicas propias?Read More