05 Dic 2017

COMO ORGANIZAR A LOS TRABAJADORES DE UN ALMACÉN CON SGA.

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Polivalencia

En un almacén sin SGA, la única garantía de su funcionamiento es que las funciones de cada uno de los trabajadores sea siempre la misma, invariante e inmóvil, orientadas a la persona. Dicho de otro modo, la polivalencia de los trabajadores de un almacén tradicional es mínima o inexistente porque la robustez, fluidez y eficacia de cada procedimiento reside precisamente en el propio trabajar y en su inmovilismo y mantenimiento de sus “costumbres”, las que cada trabajador tenga a la hora de trabajar. Esto va completamente en contra de la naturaleza de cualquier almacén y contra su rentabilidad. En un almacén tradicional, más procesos, significa siempre más personas que se soluciona con un SGA.

Un almacén es algo “vivo”, dinámico y sometido a un cambio constante. Igual que la empresa a la que pertenece. La actividad comercial, la necesidad de avanzar, de reducir costes y/o el simple paso del tiempo traerán consigo nuevos competidores, nuevos proveedores, nuevas referencias, nuevos clientes, nuevos operarios, etc., y todos ellos a su vez traerán nuevas exigencias, nuevas formas de trabajar, nuevas necesidades, nuevas ventajas y nuevos inconvenientes.

A resultas de lo anterior, tenemos que el operario que se dedica a las entradas en un almacén sin SGA, única y exclusivamente podrá dedicarse a entradas, si queremos que lo haga medianamente bien, lo mismo ocurrirá con el de picking, reposición, ubicación etc. Es verdad que dependiendo del tamaño del almacén hay operarios que llegan a conocer, con suerte, un par de procedimientos por estar relacionados, por ejemplo: el de entradas también sabe ubicar; los operarios de picking, saben reponer; todos saben hacer inventario. Sin embargo normalmente nunca el operario de entradas sabrá realmente expedir y viceversa tampoco. De sobra es conocida la cantidad de errores e incidencias que aparecen en un almacén tradicional en el momento uno o varios de los operarios deben ausentarse por enfermedad, vacaciones, etc., Esta organización confía su funcionamiento en las personas que trabajan en el almacénque deben tener una altísima especialización en un par de procesos a lo sumo.Esto haace del almacén una maquinaria lenta, espesa, saturada de recursos y muy poco amiga de los cambios.

Muy al contrario que en los almacenes tradicionales, en un almacén  asistido por un SGA, el almacén se orienta a procesos lo que permite que  las opciones de organización de los trabajadores sean múltiples e incluso independientes del proceso en el que normalmente trabajan puesto que siempre están asistidos por el SGA. La polivalencia es casi inmediata y la resistencia al cambio se disuelve. Esto es así porque el buen funcionamiento del almacén asistido por un SGA reside en el conocimiento que los operarios tienen del sistema de trabajo del SGA y de la codificación del almacén. La robustez y eficacia de los procedimientos depende de la buena codificación del SGA y cada cambio de procedimiento, por la entrada de nuevos clientes, cambios en el mercado, en las referencias, etc., se materializan en simples cambios gestión en el SGA, los trabajadores notan cambios mínimos, porque sus sistemas de trabajo no cambian en realidad y siguen asistidos por el SGA.

 

Vamos a explicarlo con un ejemplo.

T.6X4DOR.ESAVE.BRO   VERSUS   A-1-3 :

Para hacer picking en un almacén NO asistido por SGA, será necesario que un operario conozca que el galimatías T.6X4DOR.ESAVE.BRO significa TORNILLO DE MÉTRICA 6 POR 4mm DE LARGO DE COLOR DORADO, CABEZA DE ESTRELLA AVELLANADA Y PUNTA DE BROCA. Necesitará conocer todo el almacén para que pueda encontrarlos de memoria, tarea en la que empleará semanas a menos que sea una referencia muy habitual. Tendrá que conocer su utilidad para no confundirlos con los tirafondos sin punta de broca. Y desde luego necesitará saber que en la “jerga de los pedidos” a veces aparece como “ROSCACHAPA DE ORO DEL 6”. Y después de aprender todo eso, si a alguien se le ocurre cambiarlos de sitio, la catástrofe está servida.

Para hacer picking en un almacén asistido por SGA, el operario únicamente deberá conocer el sistema de codificación de estanterías y ubicaciones para localizar la A-1-3, una vez allí, el operario mirará la interfaz de su terminal y sabrá que debe coger 20 unidades de la referencia que allí se encuentre, confirmará que está en la ubicación correcta y volverá a leer la matrícula con lo que todo el mundo sabrá sabrá que lo ha hecho bien. Sin dudas, sin errores y sin despilfarros. Es normal que en almacenes caóticos asesorados por el SGA cambie la ubicación de esa referencia según necesidades del almacén. Cuando tenga que volver a coger esa referencia el operario, el SGA le llevará a la nueva ubicación.

De manera que el personal de almacén asistido por un SGA, puede organizarse de múltiples formas dependiendo únicamente de las necesidades del almacén y sus procesos. Esta organización puede ser por pasillos, por zonas, por procesos, por rutas, por tipo de estantería, por familias de referencias, por clientes internos o externos, por sectores, por una combinación de varias de las anteriores, por tipos de taras a ejecutar según sus prioridades,  o por ninguna. En definitiva, tenemos una organización increíblemente versátil y polivalente, flexible y adaptable y siempre eficaz, manteniendo en todo momento un nivel de servicio óptimo. De forma que podemos sumar o restar recursos en tiempo real, sin riesgos, dependiendo de las necesidades del almacén.

Podemos asignar, por ejemplo, un picking en recorrido de un pedido muy grande a varios operarios a la vez que trabajarán en zonas diferentes para el mismo cliente. Cuando terminen, estos mismos operarios pueden estar trabajando por oleadas para múltiples clientes pequeños. Podemos después dividirlos y que unos pocos se dediquen a hacer recuentos cíclicos sobre las mismas ubicaciones donde se está haciendo picking, sin entorpecer estas tareas, al tiempo que recepción ubica la última entrada de mercancía. Todo esto sin riesgo de accidentes, errores,  ni cruces de tareas. De hecho, podemos preconfigurarlo para que sea el SGA el que marque la prioridad de dichas funciones y asigne operarios sin intervención por nuestra parte.

En los casos en que aparezcan picos de actividad en determinados sectores del almacén en ciertas horas del día por cualquier motivo imprevisto. Una gran ventaja del SGA es que es capaz de permitirnos reaccionar cambiando tareas en los terminales de los operarios para que se concentren en favor del proceso que en ese momento es crítico, para luego reorientarlos a sus actividades anteriores. Podemos ver el rendimiento de cada uno de los operarios en cada proceso o tarea para asignarle como tarea habitual aquella en la que es más eficaz. De esta forma tan simple aumentamos la productividad tanto del operario como del proceso y del almacén. Es como aumentar las prestaciones de cada operario aumentando así el valor de su función en el almacén, es versátil, capacitado para trabajar bien en varios procesos y no solo en uno como ocurre en los almacenes sin SGA.

Claro, no debemos confundir adaptabilidad con “libre albedrío”, es decir, que los operarios asistidos por un SGA tengan la capacidad de adaptarse a varios procesos del almacén, rápidamente y sin errores, no significa que no sepan en qué van a trabajar hasta que empieza la jornada. Las personas no dejamos de serlo por el hecho de que nos ayude un software. Debemos tener operarios con altos grados de especialización en su proceso habitual, pero al mismo tiempo, pueden ser grandes conocedores del resto de procesos. Un SGA permite la polivalencia, lo que no va en contra de la alta especialización por procesos, sino que la mejora porque permite ambas. Operarios altamente especializados preparados para asumir tareas diferentes en cualquier momento de necesidad con eficacia. Son especialistas del sistema de trabajo del SGA.

Es más; uno de los pilares que más fuerza otorgan al SGA es la capacidad de planificación y anticipación. La gestión de la información en tiempo real junto con el histórico, nos permite anticiparnos, prever futuras acciones. Esta maravillosa capacidad de planificación que el SGA nos da, nos permite tener en nuestros almacenes una organización del personal flexible y adaptable. Es decir, la organización que el mercado actual exige. No todos los factores que afectan a la gestión de stocks son controlables por lo que la flexibilidad nos otorga una grandísima ventaja competitiva respecto a los almacenes sin SGA, que por definición tienen una organización estática de su personal que les impide maniobrar con agilidad frente a los cambios.

 

Caso de éxito SGA

 

J. Cisneros
Equipo Datadec

27 Nov 2017

COMPARATIVA: CÓMO SE RECIBE MERCANCÍA CON SGA VS SIN SGA

comparativa sga

 

¿También en esto marca una diferencia trabajar con o sin SGA? Desde luego y una diferencia tan poco desdeñable como que supone una de sus principales ventajas.

Un SGA hace mucho menos probable el error o incidencia del tipo que sea (gestión, manipulación, envío, inventario, información…) y en el improbable caso de producirse, acorta notablemente su permanencia en el tiempo. Eso al final supone un gran ahorro en costes de manipulación, almacenaje, obsolescencia, inventario, aprovisionamientos y pérdidas.

 

Almacén sin SGA:

En un almacén tradicional, sin SGA, es habitual el “baile de referencias”. La falta de memoria o de los empleados adecuados o recién incorporados o la simple similitud física de algunas referencias, provoca en demasiadas ocasiones apariciones, desapariciones o transformaciones misteriosas de referencias. Dicho así puede parecer incluso chistoso, pero cuando tenemos que decirle a un cliente importante con el que hemos comprometido un pedido de cierta entidad, que no va a recibir mañana todo el pedido que le prometimos hace días porque varias referencias de repente se han transformado en otras o simplemente han “desaparecido”, el chiste deja de tener gracia.

Pero esto no es lo peor, lo peor es que estas referencias que hemos dicho que no podemos servir, puede que estén dentro de nuestro almacén quizá mucho más cerca de nosotros de lo que pensamos. Sencillamente, no las localizamos. No encontramos lo que hace falta, en el momento en que hace falta. Por tanto nos veremos obligados a suplicar una vez más a compras, que reponga a toda prisa las referencias que no encontramos. Si conseguimos convencerles y las compran, justo cuando éstas por fin lleguen, alguien encontrará las que efectivamente teníamos en nuestro almacén todo ese tiempo. Además el cliente descubrirá horrorizado al día siguiente, con el pedido en su casa, que varias referencias de las que tiene físicamente delante, no son las que el albarán dice que son. Esto puede ser un error de recepción de mercancía que ha permanecido “vivo” en nuestro almacén hasta más allá del momento de expedir. La peor de las situaciones, nuestro error ha perjudicado al cliente. Esta es una situación bastante típica en un almacén tradicional, ¿les suena?

 

Almacén con SGA:

Sin embargo esta misma situación en un almacén asistido por un buen SGA es impensable. La trazabilidad, esa gran desconocida para los almacenes tradicionales, es defendida y mantenida a capa y espada por un SGA. Si así lo configuramos, el SGA detendrá un proceso antes que perder la trazabilidad del producto. No importan los pasos, fracciones, uniones, etc. que hagamos, el SGA siempre mantendrá intacta la trazabilidad. De manera que uno de los procesos más importantes del almacén asistido por un SGA es la entrada.

La fase de identificación del producto se hace allí y el SGA dispone de medios y puntos de control que hacen que el proceso puede blindarse sin aumentar los recursos disponibles de forma que sea seguro y eficaz al mismo tiempo. Para aumentar la seguridad en un proceso asistido por un SGA no hace falta amentar el número de personas que intervienen en él.

En la entrada es donde le decimos al SGA qué es lo que está entrando y en qué cantidad, embalaje, estado, lote, etc. Todo este proceso se puede también agilizar con el prealbarán. La trazabilidad por tanto, empieza (o continúa ya que puede haber empezado en el proveedor) en la entrada. Por eso un SGA dispone siempre de múltiples recursos para asegurar la correcta identificación de las referencias en el menor tiempo posible.

 

Ejemplo:

Podemos verlo en un ejemplo: Un proveedor podría introducir su albarán en nuestro SGA vía web service directamente, el SGA tratará esto como un prealbarán de entrada puesto que la mercancía está en tránsito y no existe físicamente aún en el almacén. Desde ese momento, el SGA espera que lleguen los bultos, referencias, lote(s) o número(s) de serie, cantidad, unidad de embalaje, etc. Lo que agilizará todo el proceso de Recepción. En el momento la mercancía llega a nuestras instalaciones, un simple escaneo del código de barras, por ejemplo del albarán físico, hará que el SGA sepa qué se está dando de alta. Posteriormente el operario hará las comprobaciones físicas acordes al procedimiento para poder hacer la entrada. El operario leerá con su terminal cada código de barras según se lo exija el SGA, es decir, bulto a bulto, palé a palé, paquete a paquete, referencia a referencia, número de serie a número de serie… Lo que decidamos que necesitamos leer y hayamos configurado en el SGA que debe leer. El SGA comparará los datos que recibe de la lectura del terminal con los que ya dispone en su lista y dejará continuar o no el proceso en tiempo real. Un proveedor podrá enviarnos veinte palés de cien impresoras de etiquetas cada uno, que además lleven seguimiento por número de serie y nosotros podremos darle la entrada de forma completamente fiable, en menos de cinco minutos, con un simple escaneo de cada matrícula de cada palé. Impensable en un almacén tradicional.

Podemos decidir que los controles que establezcamos sean diferentes en cada caso, es decir, podemos personalizarlos para cada proveedor, para cada albarán, para cada referencia, en fin, podemos bajar al nivel de detalle que necesitemos sin despilfarrar recursos (sin emplear a más personas). Existen múltiples fórmulas para que nuestro SGA se asegure de que la identificación es la correcta.

Como puede observarse la cantidad de opciones de configuración y sus posibles combinaciones son muy elevadas. Cada una de ellas supone un punto de control que tratará de evitar el error en su origen.

Pero ¿qué pasa si finalmente y pese a nuestros controles el error se introduce en nuestro almacén? El error dentro de un almacén asistido por un SGA tiene una vida muy corta, normalmente se descubre en el siguiente proceso. Por ejemplo, si el error se ha producido a ubicar, se descubrirá en la reposición o en el picking, lo que ocurra inmediatamente después. Esto es así porque los controles en un SGA se configuran a la medida de nuestras necesidades en todos los procesos internos del almacén. De manera que no sólo descubriremos el error inmediatamente, sino que gracias a los datos que el SGA nos proporciona, podemos analizar sus causas y actuar para solucionarlo de forma definitiva. Por supuesto, y esto es muy importante, antes de que las consecuencias repercutan en un cliente interno o externo.

 

Caso de éxito SGA

 

J. Cisneros
Equipo Datadec

20 Nov 2017

CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA. COMPARATIVA PARTE 3

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Si trabajamos en un almacén tradicional, es decir, sin asistencia de un SGA una de las primeras consideraciones que debemos tener en cuenta a la hora de abordar la implantación de un SGA es la siguiente: es el SGA el que debe adaptarse a nuestra forma de trabajar y no al revés.

Cierto que en el proceso de estudio previo el almacén tradicional deberá hacer ciertas “concesiones”, es decir, el SGA no está ni debe estar capacitado para tolerar ciertas acciones relacionadas con la mala praxis, que sí se toleran por pura necesidad en un almacén sin SGA. Por ejemplo, un SGA nunca nos va a dejar ubicar o servir una mercancía a una cadena de producción antes de terminar su recepción. Tampoco nos dejará hacer picking sobre un palé bloqueado por el motivo que sea, hasta que éste sea desbloqueado previamente.

Sin embargo, debemos tener siempre en cuenta que un SGA es un software. ¿A qué nos referimos? Al hecho de que el SGA está diseñado para aportar soluciones a   los problemas de nuestro almacén y que lo haga más productivo y rentable.

Un SGA debe ir apoyado por unos procesos sólidos e instrucciones de trabajo, robustas y racionales. Es decir,  un SGA trabaja con personas y que lo único que garantizará de veras el buen funcionamiento de un SGA será el conocimiento, el  buen uso y manejo que de él hagan las personas que trabajan en el almacén. Esa es la base que cimentará la correcta ejecución de todas las acciones que se realizan en el almacén asistidos por el SGA. Por ejemplo, la inspección visual del estado de la mercancía en la recepción, etiquetados, embalajes, recuentos, etc.

En los almacenes tradicionales sin SGA, la correcta ejecución de los procesos de trabajo no garantiza su buen funcionamiento, no garantiza la no aparición de errores, no evita el despilfarro y no sirve para controlar cada proceso. Sin embargo en un almacén con SGA tener y ejecutar unos buenos procedimientos redunda directamente en mayor eficacia y control de cada proceso. A su vez el SGA ayuda a marcar el camino a seguir, es decir ayuda a mejorar estos procedimientos en los casos en que ya se tengan o estén incompletos.

Por ejemplo: gracias a los datos recogidos por el SGA podemos descubrir que uno de nuestros mejores proveedores, es además, el más fiable. Los datos de falta de incidencias producidas en sus entradas así lo indican. De esta manera el SGA ayuda a elaborar el procedimiento de entrada para este proveedor. Es su caso concluimos que la inspección visual a partir de ese momento se debe realizar por muestreo, dada su alta fiabilidad.

ALMACENES CON SGA: EJEMPLO DE PICKING EN OLEADA

Trabajar en un almacén dirigido por un SGA es trabajar en un entorno controlado y organizado debido a que el flujo de información es abundante, continuo y se recoge y se muestra en tiempo real según nuestras especificaciones. Las diferencias respecto a la gestión tradicional son a mejor y muy notables desde el primer día de funcionamiento.

Para empezar el SGA nombra a cada ubicación de nuestro almacén con un código que es único para cada ubicación. Además, sabe qué referencia o referencias se ubican en cada una de ellas y en qué cantidad exacta. A partir de ahí (vamos a fijarnos sólo en el picking):

Supongamos que tenemos que servir multitud de pedidos de muy pocos líneas y cantidades pequeñas, por ejemplo, porque nuestro almacén tiene una parte de venta on-line a cliente final. En este caso, para esa parte de nuestro almacén configuraríamos nuestro SGA para hacer picking por oleadas. De forma que en base a la demanda (pedidos), el SGA irá elaborando una lista de líneas de pedidos que deberán ejecutarse en el picking. En estas líneas agrupará referencias y cantidades, de forma que en cada recorrido, se sirven varios pedidos a la vez. Por ejemplo: si hay 10 pedidos de la referencia “A” y cada uno pide dos unidades, el SGA creará una única lía de 20 unidades de la referencia “A”. Hecho esto con todos los pedidos, calculará una ruta óptima y asignará las líneas de picking resultantes, a cada operario, en base a diversos criterios de ocupación, rendimiento, zona asignada, etc. El operario recibe la orden a través de su terminal en tiempo real. En la orden figura la ubicación a la que debe acudir y la cantidad total que debe extraer, no importa si son unidades sueltas o conjuntos. El operario no pierde tiempo y acude justo al lugar indicado. El control de la codificación de cada artículo y ubicación, impide que pueda cometer errores de picking.

El picker ejecutará una línea tras otra, hasta finalizar la lista para acudir después a la zona de consolidación. A través del SGA podemos ver en todo momento quién está realizando las líneas de picking, qué líneas están terminadas y qué líneas por ejecutar,  qué ruta y en qué punto está, podremos enviarle mensajes si fuera necesario a través de su terminal y multitud de datos más dependiendo de nuestras necesidades. Con todos los datos sacaremos conclusiones y propondremos mejoras.

El SGA vigilará en tiempo real el nivel de existencias y se encargará de asignar tareas de reposición, con tiempo de antelación suficiente, al operario que de ellas se encargue para evitar rupturas en el flujo de picking. Incluso será capaz de avisar a compras si el nivel de existencias está por debajo de un nivel crítico.

El SGA guiará en la zona de consolidación al operario de la misma forma que en picking, para que asigne cada referencia o referencias solicitadas a cada cliente, e incluso le indicará a qué playa de expedición llevar cada pedido o grupo de pedidos.

El SGA controlará qué lote proveedor entró, el día, la hora, el operario responsable, sabe cuándo y quién hizo el picking y a qué cliente se envió por lo que se mantiene la trazabilidad en todo momento. Todos los movimientos dentro del almacén quedan registrados, los tiempos muertos de cada operario y proceso desaparecen y la gestión (en horas de trabajo) de los recursos del almacén en general se optimiza como mínimo un 33%.

Este ahorro en horas tiene una justificación muy evidente, sencilla de explicar y muy clara de entender que permite que los retornos de inversión en SGA sean muy cortos una vez puesto en marcha.

 

Mas info:

 

Caso de éxito SGA

 

J.Cisneros
Equipo Datadec

07 Nov 2017

Datadec presenta su solución de SGA en Logistics 2017 en Madrid

DATADEC presenta su solución de SGA conectado con las soluciones de SAGE: X3, MURANO y 200C durante los días 7 y 8 de noviembre en la Feria Logistics & Distribution que se está celebrando en IFEMA Madrid. 

 

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Además durante estos dos días, Logistics ofrecerá un amplio programa de seminarios y demostraciones en directo, y un completo espacio expositivo con más de 400 expositores y 11.500 visitantes profesionales.

Algunos de los ponentes que participarán en la Feria:

  • Victor Küppers: Formador, Conferenciante y Profesor en la UIC y UB.
  • Xoán Martinez: Director General de Kaleido Ideas & Logistics.
  • Luis Solis: Profesor Operaciones y Supply Chain Management IE Business School.
  • Bernardo Campillo: Head of New IoT Business Innovation. Telefónica Digital España.
  • Edgar Martín-Blas: CEO & Creative Director, New Horizons VR.

 

¡Visítanos en nuestro stand K45!

 

Caso de éxito SGA

02 Nov 2017

CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA. Comparativa parte 2

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EL CASO REAL DE UN PROCESO DE PICKING.

El ahorro de tiempo es una de las consecuencias más inmediatas que trae consigo  la implantación de un SGA. Este efecto beneficioso es tan evidente y rápido que puede observarse a simple vista. “El trabajo se acaba” suelen comentar los operarios (sorprendidos) apenas un día o dos tras haber superado la implantación.

La metodología de trabajo de un SGA está diseñada para evitar despilfarros, sobre todo en tiempos de proceso.

Trabajar en tiempo real significa, entre otras cosas, que el flujo de información es inmediato, es decir, todo el personal autorizado tiene a su disposición la información necesaria (y sólo la necesaria) para analizarla, pensar y tomar decisiones. Dicho de otra manera, el SGA una vez implantado evita de un plumazo despilfarros en forma de llamadas telefónicas, papeles, conversaciones innecesarias, intercambios de opiniones, explicaciones de situaciones, búsquedas de material y personas, uso excesivo de las “jerarquías sumergidas” (ver parte I de este artículo).

Si actualmente usted es propietario, Director de logística o sufridor (o todas a la vez) de un almacén tradicional (sin SGA), quizá estos despilfarros le parezcan a simple vista de poca enjundia (una llamada es un momento…), pero le demostraremos que, estos pequeños parones en el proceso, multiplicados por ocho horas de jornada y por todos los operarios que trabajan en su almacén, pesan más de lo que parece.

Veamos el caso real del proceso de picking de un productor/distribuidor de referencias de pequeño tamaño, que trabaja para las tiendas en diferentes centros comerciales nacionales e internacionales de una gran cadena de venta de mobiliario de baño. Pese al pequeño tamaño de las referencias vendidas, estos pedidos se caracterizan por ser de gran volumen, con muchas líneas de pedido de referencias muy variadas que además cuentan con una infinita gama de colores, tamaños, y acabados para cada una de ellas. Los pedidos se expiden en grandes cajas de cartón sobre palé europeo, de un metro diez de altura.

Doy estos detalles para que se valore la complejidad del proceso de picking que se realizaba sin apenas soporte informático, es decir, de forma tradicional.

La explicación de este complejísimo proceso de picking en un almacén sin SGA, muy a groso modo, sería la siguiente:

  • El Jefe de almacén, con un sistema de filtros, selecciona sólo aquellos pedidos que pueden realizarse (la realidad era que no seleccionaba nada y prácticamente los mandaba hacer todos para curarse en salud) e imprime en papel un listado de propuestas de pedidos de clientes y sus líneas de picking.
  • Consulta el listado para corroborar que todo era correcto y pasa el listado a un operario.
  • Por experiencia, el operario elige el carro de picking y la caja adecuada para ir dejando dentro las referencias que debe coger.
  • Realizaba el picking.
  • Hecho el picking, acude a un terminal de ordenador y valida las líneas realizadas (pulsaba un botón). De nuevo con filtros puede excluir las líneas que hubieran tenido alguna incidencia (esto no era frecuente).
  • El mismo operario, quita filtros e imprime la lista de líneas que por la razón que fuese no habían podido ejecutarse en el picking inicial, bien por incidencia, bien porque tenían un nivel de existencias teórico igual a CERO. Estas líneas recibían el nombre de “faltas”.
  • Deja su caja (o sus cajas) de picking en la zona de expediciones de dicho cliente y debe buscar ahora las referencias que aparecían como “faltas”literalmente en toda la empresa: en producción (por si acababan de fabricarlas); en entradas (por si acababan de entrar); en picking (por si entradas o producción ya las han ubicado en su ubicación de picking sin decírselo a nadie); en calidad (por si han entrado con defecto y ya estaban seleccionadas); se llama a compras (por si daba la casualidad de que se recibirían ese día)…
  • Este paso de “Dejar el pedido abierto”, es una consecuencia no deseable de las “faltas” que, además de impedir que el pedido salga o que salga completo (lo que baja el nivel de servicio), consume espacio innecesariamente y la obligación de estar constantemente buscando los artículos que faltan para cerrarlos.
  • Una vez realizado todo el trabajo anterior, el operario se encuentra en la playa de expediciones con una caja o carro lleno de referencias (pequeñitas) de origen y destino muy variado, que posteriormente debe sacar de su carro y distribuir en el pedido de cliente y caja adecuados. Es posible que el cliente exija que sus pedidos sean albaranados por caja, es decir, que cada caja llevara un albarán con su contenido específico. Esto obliga al operario a recorrer cada caja, comprobar cada albarán, ver si había faltantes en esa caja y, de haberlos, ver si los llevaba él en el carro para colocarlas en dicha caja. Un suplicio que se hacía completamente a mano, sobre listados de papel y que sólo los más experimentados (y avezados) pueden hacerlo con cierta efectividad y rapidez.

Todos estos pasos suelen ir acompañados de llamadas telefónicas, dudas, conversaciones varias, enfados, errores, saludos…

Vamos a ver la tabla que muestra los pasos del proceso de picking anteriormente descrito. Recordemos que es un caso real.  Como es lógico, hemos modificado y simplificado algunos detalles para evitar su identificación y el aburrimiento del lector, pero hemos dejado los tiempos tal cual fueron analizados por el cliente en su momento (columna de la derecha en minutos).

Tarea Tiempo (m)  
1 Listado propuestas pedido 20  
2 Consulta listado 3  
3 Coger carro/elegir caja adecuada 2  
4 Picking 54  
5 Recalcular pedido 1  
6 Imprimir lista de faltantes 1  
7 Búsqueda de faltantes 68  
8 Dejar pedido abierto xx  
9 Completar pedido 160  
Tiempo total del proceso 309 más favorable

Como dijimos al principio, el ahorro de tiempo en horas de trabajo es una de las consecuencias más inmediatas que trae consigo  la implantación de un SGA  dado que la metodología de trabajo de un SGA está diseñada para optimizar los tiempos de cada uno de los procesos y  evitar despilfarros, Sin más, véase la misma tabla, sobre el mismo proceso tras dos días de funcionamiento del SGA.

Tarea Tiempo (m)  
1 Listado propuestas pedido    
2 Consulta listado    
3 Coger carro/elegir caja adecuada 2
4 Picking 54
5 Recalcular pedido    
6 Imprimir lista de faltantes    
7 Búsqueda de faltantes    
8 Dejar pedido abierto    
9 Completar pedido    
Tiempo total del proceso 56 minutos

En verde aparecen los pasos del proceso que el SGA hace automáticamente

El ahorro en tiempo en este proceso por operario, superó el 80%. Con el SGA el proceso es simple. El cliente envía su pedido. El SGA comprueba el nivel de existencias y lanza (o no) la orden de picking al operario adecuado. El operario, en su terminal, recibía ordenadas las líneas de pedido donde puede ver la referencia, ubicación y cantidad. Llega a la ubicación, coge el producto, valida con el RF el código de barras de la referencia y pasaba a la siguiente línea.

Con un añadido, el SGA (sin intervención humana), no manda órdenes para realizar los pedidos que el cliente hubiera marcado como completos, es decir, aquellos que el cliente exige que salieran sólo si están completos al 100%. Una vez implantado el SGA, no da orden alguna de picking para este tipo de pedidos, excepto cuando todas las referencias necesarias estuvieran disponibles en cantidad suficiente para cubrir la demanda de estos pedidos. Esto antes no podía hacerse así y por defecto todos los pedidos se ejecutaban fuesen a poder enviarse o no.

¿Esto significa que vamos a ver un ahorro en tiempo tan espectacular como este siempre? Probablemente no. Hemos seleccionado este ejemplo para evidenciar hasta qué punto puede degenerar un proceso en cuestiones temporales, si lo comparamos con la mejora de rendimiento que aporta un SGA. Si su almacén actual carece de apoyo informático, tras una correcta implantación, la media de ahorro de tiempos rondará como mínimo, el 33%.

Entonces, ¿el SGA lo es todo? ¿Quiere decir esto que sólo debo implantarlo y ya está? No. El SGA es una herramienta al servicio de su almacén, pero por sí sólo, no va a solucionar todos sus problemas (pero sí muchos). Hay otros factores que deben tenerse en cuenta porque ¿puede engañarse a un SGA? Lo veremos en próximos artículos.

Mas info:

 

Caso de éxito SGA

 

J. Cisneros
Equipo Datadec

24 Oct 2017

CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA. Comparativa parte I

sin sga vs sga

ALMACENES SIN SGA VS SGA

Lo que normalmente conocemos como gestión tradicional de un almacén o, dicho de otra manera, un almacén gestionado de forma tradicional, no es más que un almacén desprovisto de un SGA adecuado que nos ayude en su gestión. En ocasiones incluso carente de cualquier tipo de software.

La necesidad de sacar pedidos, unida a la escasez de recursos e información disponibles, obliga a los operarios a interactuar  entre ellos a la hora de resolver todas las dudas (sobre todo de localización, identificación y manipulación) que en la frenética actividad de estos almacenes se producen. Esto hace aflorar ciertas figuras de liderazgo no oficiales, es decir, no controladas por la empresa que nos gusta llamar “jerarquía sumergida”. La cantidad de soluciones que pueden surgir a un mismo problema debido al uso continuo de este tipo de jerarquía es infinita, por lo que la regularidad, la eficacia y el control de cada proceso es impensable.

Esta variabilidad en cada uno de los procesos del almacén, sostenida en el tiempo, sirve como caldo de cultivo para una serie de circunstancias no deseables, que acaban por caracterizar el funcionamiento de este tipo de almacenes tradicionales. En la siguiente tabla destaco algunas de ellas abriendo una puerta a la esperanza. Podemos ver aquellas circunstancias que más se sufren y que, por experiencia, primero desaparecerán tras la elección e implantación de un SGA:

 

Sin SGA Con SGA
Organización del trabajo Almacén orientado a personas que realizan cada vez procesos distintos dependiendo de la persona y las circunstancias. Almacén orientado a los procesos estándar que realizan los trabajadores.
Las tareas realizadas dependen de las órdenes directas de los jefes. Las órdenes las reparte el SGA a los operarios o los jefes directamente a los mismos a través de los terminales RF.
No hay gestión de recursos entendidos como carretillas, traspaletas, trilaterales, etc. El SGA gestiona los recursos. Sabe qué tareas requieren qué recursos, quién los puede manejar y si está libre u ocupado.
El flujo de mercancías se improvisa, es errático e imprevisible. El proceso productivo sufre interrupciones por roturas de WIP. El SGA controla existencias y demanda en cada punto de necesidad y envía la mercancía por rutas definidas antes de que se interrumpa el proceso productivo.
Nunca se trabaja en tiempo real. Siempre se trabaja en tiempo real.
Se invierten demasiados recursos en la formación del personal nuevo (meses). El personal nuevo es productivo desde el primer día, apenas tras unas horas de haber empezado su jornada.
Su buen funcionamiento se basa en la buena memoria de uno o varios empleados, que se hacen imprescindibles. Su buen funcionamiento depende de su buena configuración, no de los usuarios. Nadie es imprescindible. Todo está orientado a procesos.
Mano de obra sobredimensionada Mano de obra ajustada al volumen de trabajo. En todos los proyectos, permite un retorno de inversión muy rápido.
Stock y ubicaciones Roturas de stock (reales y ficticias) frecuentes y continuas. Las roturas de stock son previsibles y por tanto evitables.
Trazabilidad con métodos no seguros Total trazabilidad de lotes, fechas de caducidad, números de serie. Funciones múltiples para la fusión de lotes.
Desconfianza: niveles de existencias excesivos en referencias consideradas, clave. El nivel de existencias es visible en todo momento en tiempo real para el departamento de Compras.
Altísimos niveles de obsolescencias y PNC’s. Dado que el  nivel de existencias se ajusta a la demanda la obsolescencia baja y los PNC’s se controlan.
No hay un buen control sobre la mercancía que está Aceptada, Calidad o Rechazada. Control de la mercancía que está en cada uno de los estados. Múltiples estados.
Desperdicio del espacio del almacén. El SGA sabe en todo momento cuánto espacio libre hay de manera que lo aprovecha al máximo.
Información y mejora El flujo de información es inexistente o lento e ineficaz. El flujo de información es total, completo e inmediato. Los datos se actualizan en tiempo real.
KPI’s de gestión, productividad, producto, control… inexistentes Todos los indicadores son registrados y controlados a través de un Cuadro de Mando.
Costes, ROI, trazabilidad, rotación, ABC, rendimiento, lead time,… son conceptos desconocidos. La trazabilidad es total. El SGA elaborará informes que nos muestren toda la información según la vayamos necesitando.
Mejora continua imposible. El SGA es una herramienta al servicio de la mejora continua, además de ser parte de ella.
La integración de proveedores en nuestros procesos es impensable. El SGA puede conectarse de múltiples formas con nuestros proveedores anticipando nuestras necesidades.
Nivel de servicio al cliente externo e interno muy bajo. Nivel de servicio en general muy elevado.
Expediciones Se confía en la memoria para hacer un Piking en recorrido. El SGA guía el recorrido del operario para completar el pedido pendiente de expedir. Incluso puede rellenar varios pedidos en el mismo recorrido.
Se suman los pedidos a mano para hacer un Picking en oleada El SGA informa sobre todos los artículos a recoger.
De dónde se extrae la mercancía a servir depende de la memoria del operario El SGA dice exactamente desde dónde se debe extraer la mercancía. Para ello aplica múltiples reglas y criterios definidos según las necesidades del almacén.
Pallet completo o picking. La gestión depende de las personas. El SGA decide el formato o la agrupación logística que se utiliza en cada caso atendiendo a múltiples criterios.
Recepción No se sabe lo que se va a recibir de forma automática El SGA permite trabajar con prealbaranes y saber de antemano la mercancía en tránsito. Se pueden imprimir etiquetas con antelación. Se comprueba la mercancía escaneando.
Si hay algún pedido pendiente, depende de la memoria que cuando se reciba no se almacene. Crossdocking. El SGA nos dice que algo que hemos recibido debe ir directo a cliente, planta, otras instalaciones o ubicar.
Se ubica según los criterios de los operarios y cada vez puede ser distinto La ubicación del material la gestiona el SGA y el operario recibe en su RF las órdenes de ubicación.

En la parte segunda de este post veremos un caso real de Picking de un productor/distribuidor con un gran número de referencias ¡no dejes de leerlo!

 

Mas info:

 

Caso de éxito SGA

 

J. Cisneros
Equipo Datadec

04 Oct 2017

Datadec estará presente en Logistics 2017 en Madrid

invitacion logistics

 

DATADEC dispondrá de stand propio, el K45,  en la Feria Logistics & Distribution que se celebra en Madrid los próximos días 7 y 8 de noviembre en IFEMA. 

Durante estos dos días, Logistics ofrecerá un amplio programa de seminarios y demostraciones en directo, además de un completo espacio expositivo con más de 400 expositores y 11.500 visitantes profesionales.

Algunos de los ponentes que participarán en la Feria:

  • Victor Küppers: Formador, Conferenciante y Profesor en la UIC y UB.
  • Xoán Martinez: Director General de Kaleido Ideas & Logistics.
  • Luis Solis: Profesor Operaciones y Supply Chain Management IE Business School.
  • Bernardo Campillo: Head of New IoT Business Innovation. Telefónica Digital España.
  • Edgar Martín-Blas: CEO & Creative Director, New Horizons VR.

 
Caso de éxito SGA

10 Jul 2017

DATADEC se posiciona en el SAGE MARKETPLACE desde el 30 de junio de 2017.

DATADEC se posiciona en el SAGE MARKETPLACE desde el 30 de junio de 2017.

El pasado viernes 30 de junio, SAGE confirmó la certificación de DATADEC como una solución que une, de forma nativa en SAGE X3, expert SGA con SAGE X3 y que logra que ambas aplicaciones se comporten como una. Esta solución está disponible en el SAGE Marketplace Internacional.

Esto es fruto de una visión conjunta en la que SAGE Y DATADEC entienden que aprovechar toda esta sinergia puede llevar a ambas compañías a ofrecer a sus clientes un valor añadido y ventajas competitivas. SAGE y la red de Partners de SAGE tienen a su disposición SAGE X3 con un SGA 100% conectado de manera nativa, como si fuera una extensión más del propio producto y que ofrece un plus muy importante en las ofertas. DATADEC, por otra parte, se acerca a mercados con gran potencial, puesto que el cliente de SAGE X3 tiene un perfil muy parecido al que suele trabajar y se acerca a mercados internacionales en los que está SAGE X3.

Esta conexión entre SAGE X3 y expert SGA está en funcionamiento en Martínez y Cantó. En la partner news de junio de 2017, SAGE destacó todo el trabajo realizado en este cliente como un caso de éxito.

En cuanto a gestión de almacenes, los principales valores añadidos que aporta DATADEC a SAGE X3 son: 

  • ESPACIOS:
    • Caótico. Optimización de todo el espacio.
    • Agrupaciones logísticas. Palets multi / mono referencia. Matrículas.
    • Espacios convencionales (combinado con áreas caóticas)
    • Modela todo tipo de localizaciones.
  • TAREAS
    • Organiza todo el TRABAJO de los operarios por PRIORIDADES.
    • Asignación automática de las taras a los operarios.
    • Seguimiento de todas las actividades realizadas.
    • Reporte de actividades varias. Todo está monitorizado.
    • Itinerarios óptimos.
    • Coordina los recursos disponibles en cuanto a disponibilidad y operarios habilitados.
  • PREALBARAN
  • MÚLTIPLE ESTADO PARA CADA PRODUCTO – LOTE.- Matrícula. Actualización automática en X3.
  • REGLAS CONCATENADAS PARA UBICAR O PARA EXPEDIR DEL ALMACÉN.
  • CONNECTADO CON SISTEMAS AUTOMÁTICOS COMO ULMA, MECALUX, SYSLOG,..

Este hito es un paso más hacia la decidida internacionalización de DATADEC y su apuesta por  la distribución de soluciones a través de la colaboración con Partners de SAGE e incluso con SAGE en distintos países.

Estar en el MARKETPLACE INTERNACIONAL DE SAGE supone para DATADEC una mayor visibilidad internacional y nacional, además de un reconocimiento a la alta funcionalidad y calidad de los productos desarrollados por DATADEC.

sage isv partner

Más información:

Para más información puede consultar la ficha DATADEC WMS: http://www.datadec.es/wms/

O visitar el Marketplace de SAGE: https://www.sage.com/marketplace/asb_ListingDetail?listingId=a1h24000004Q7ztAAC

 

Caso de éxito SGA

 

Equipo Datadec

04 Jul 2017

La implantación de expert SGA en Martínez y Cantó, caso de éxito del mes de junio en SAGE Partnews

SAGE ha publicado en la PartnerNews del mes de junio el caso de éxito del SGA que DATADEC ha implementado en Martínez y Cantó, recogiendo el testimonio de D. Vicente Mira, Director de Logística de Martínez y Cantó.

En este caso de éxito desarrollado por SAGE,  se recoge amplia información de la implantación y puesta en marcha del módulo de SGA expertSGA conectado con SAGE X3, desde los motivos de la elección de los 3 proveedores implicados en el proceso (SAGE, Totware y DATADEC) las necesidades detectadas, las soluciones implantadas y, finalmente, las mejoras obtenidas después de la puesta en marcha del proyecto.

Para todos los que trabajamos en DATADEC, es un privilegio y un reconocimiento al buen trabajo realizado tanto sobre el SGA como por el conector:

  • Ha mejorado los procesos de Martínez y Cantó y ha permitido mejorar la eficiencia. Además, está ya integrada de forma estándar con SAGE X3 gracias al conector que DATADEC programó en la propia plataforma de X3.
  • Permite que ambas aplicaciones intercambien datos y procesos de forma estándar. Este conector ha sido ya Certificado por SAGE y se encuentra en SAGE MARKET PLACE.

El artículo que recoge el caso de éxito se puede leer en la revista online de SAGE Partnews.

partners news sage 01

 

partners news sage 02

 

Más información:

Para más información puede consultar el artículo con la Best Practice recogida en la revista Sage Partnews: http://partnews.sage.es/2017/06/martinez-y-canto-optimiza-la-gestion-de-su-produccion-con-sage-x3-totware-grupo-lider-it-y-datadec-isv-de-sage/

Equipo Datadec

01 Jun 2017

DATADEC un año más presente en Encaja 2017 con expert SGA

DATADEC un año más presente en Encaja 2017 con expert SGA

DATADEC presenta importantes novedades en Feria Encaja como la integración de expert SGA con SAGE X3

Feria Valencia inauguró ayer martes 30 de mayo la cuarta edición de ENCAJA, Soluciones de Almacenaje y Distribución para Empresas y Puntos de Venta, y la segunda edición de MADE FROM PLÁSTIC, Feria de Soluciones en Plástico.

Ambos certávicente serrano en encajamenes conforman una oferta comercial de casi un centenar de firmas expositoras que acuden a mostrar a los profesionales del sector sus últimos avances e innovaciones para mejorar la logística de las empresas y gestionar los residuos y envases en plásticos.

Entre ellos un año más está presente DATADEC, presentando su solución expert SGA, este año con importantes novedades como la integración con SAGE X3.

Además, cada uno de los certámenes cuenta con un completo programa de conferencias en torno a los últimas novedades del sector.

Uno de los actos más relevantes que tendrán lugar mañana martes es la inauguración de la tercera edición del MEETINGPACK 2017, único evento mundial especializado en envases barrera que agrupa a toda la cadena de valor. En el evento se analizarán los grandes desafíos del envase alimentario y presentarán las últimas soluciones tecnológicas de la mano de los principales expertos y empresas del sector. Por su parte, la Asociación para el Desarrollo de la Logística celebrará en el marco de ENCAJA su 25 aniversario, el miércoles 31 a las 12.00 horas.

La inauguración oficial de ambos certámenes corrió a cargo de Natxo Costa, director General de Comercio y Consumo de la Generalitat Valenciana.

ENCAJA y MADE FROM PLASTIC abren sus puertas los días 30 y 31 de mayo y 1 de junio en el Pabellón 5 del Centro de Eventos de Feria Valencia con un horario ininterrumpido de 9.30 a 18.00 horas.

sage isv partner

Javier Perales