Blog de DATADEC

20 Nov 2017

EVITA EL DESPILFARRO Y REDUCIRÁS COSTES

despilfarro y costes

¿Has vivido la situación de tener que replanificar todas las tareas de un proyecto debido a los retrasos o a la falta de tener el material a tiempo?

¿Y en ocasiones no es tu empresa la que genera el retraso sino el cliente?

Estas situaciones ajenas a tu empresa que se generan con los clientes se llaman conflictos y derivan en un mayor tiempo para replanificar y organizar tus recursos.

 

Sigamos haciéndonos más preguntas:

¿Cuánto tiempo se pierde en tu empresa en realizar las mismas tareas?

¿Realizáis seguimientos y evaluaciones de control interno?

¿A cuánto se elevan las pérdidas por tener personal no cualificado?

¿Cuántos clientes has perdido por no atenderles a tiempo?

¿Podrías aumentar tu productividad si disminuyeras todos estos riesgos?

 

Todo este tiempo se convierte en un coste añadido que se llama despilfarro, y hay que evitarlo.

El despilfarro o desperdicio se define como el consumo de recursos que no generan un valor añadido ni a la empresa ni a los clientes.

La primera clave para reducir los costes es pensar en procesos que no aportan valor, en burocracia innecesaria que solo hace que complicarnos la existencia.

Si un proceso no aporta valor es un despilfarro, así que si lo tienes claro, deja de hacerlo. Evitar el despilfarro te ayudará a reducir costes. ¿Quieres saber cómo? Sigue leyendo…

Cuando las empresas crecen, crecen sus ingresos, pero también se convierten en grandes estructuras. Estas grandes empresas crecen también en burocracia y se genera una ralentización de sus beneficios debido en parte al aumento de sus costes.

A mayor número de empleados, mayor es la gestión de personal que debe realizarse, así como la coordinación entre la empresa y sus clientes.

Evitar el despilfarro es fundamental y crítico para aumentar la rentabilidad. Un óptimo aprovechamiento de los recursos permite evitar los desperdicios logrando así una mejor relación con los clientes y con la organización.

 

¿Qué consideramos despilfarro?

Consideramos despilfarro como toda aquella tarea que se realiza en la empresa y que no aporta un valor añadido, por lo tanto, podría ser eliminada o reducida.

despilfarro en las empresas

¿Cuáles son los principales despilfarros de las grandes empresas de servicios?

 

  • Tareas repetitivas y falta de procesos ágiles: existen muchas tareas habituales en las empresas que consumen un alto grado de recursos, tanto recursos humanos como recursos tecnológicos y tiempo. Estas tareas son repetitivas, lo que provoca que estos consumos sean reincidentes, con el consiguiente coste que generan. A mayor número de recursos, se multiplica el número de tareas y el coste del tiempo incurrido.
    La empresas ha de verse como una serie de procesos concatenados. Se deben identificar las relaciones internas entre los distintos departamentos o secciones. Si no existen estos procesos ágiles, se producen las duplicidades y se incurre en los costes mencionados.
  • Replanificación de tareas, retrasos en los tiempos: cuando se trabaja por proyectos, se organizan las tareas asignándoles recursos y tiempos de realización. En muchas ocasiones, el tiempo estimado no es superior al tiempo real de ejecución o bien la fecha de inicio o la fecha de fin real con coinciden con la planificada.
    Estos retrasos o cambios pueden ser producidos por motivos de la organización o bien por conflictos que se generan con los clientes. Estos tiempos perdidos también son despilfarro.
  • Falta de comunicación fluída: la falta de una comunicación fluída entre empleados de distintos departamentos que comparten procesos de gestión, provoca que los documentos no lleguen a tiempo, las incidencias se queden sin resolver porque la persona implicada no llega nunca a enterarse de que ocurren o bien que el hecho de tener que mandar un documento a un cliente que deba ser validado por varias personas, sea un proceso tedioso y lento.
    Cuando crece el número de empleados, mayores problemas de comunicación se generan. Esta falta de comunicación genera incidencias que se pueden convertir en demoras en los pagos de los clientes, percepción de una baja calidad por parte de los clientes y conflictos internos entre el personal.
  • Empleados poco motivados y/o sin formación: las personas capacitadas son más productivas, por lo que empleados sin formación son empleados menos motivados y por lo tanto improductivos. La falta de productividad genera unos altos costes que pueden llegar a convertir nuestros beneficios en pérdidas. Si a esto le sumamos que en las grandes empresas de servicios existe una alta rotación de personal, los problemas se incrementan.
    Cuando el personal trabaja como un equipo y además está mentalizado de la necesidad de reducir costes, identifica rápidamente qué es despilfarro y actúa  para recortarlo.
  • Ausencia de metodología y coordinación: los métodos y los procedimientos ayudan a la organización. La falta de un manual de procedimientos no permite determinar los fallos que se producen en los procesos para remediarlos de forma rápida y oportuna antes de que generen problemas que afecten a la productividad de la empresa.

 
Guia los 6 habitos para periodos de cobros altamente eficientes.
 

¿Qué herramientas nos ayudan a controlar y evitar el despilfarro?

La metodología Lean tiene como objetivo reducir el tiempo entre el pedido del cliente y la entrega del producto (o servicio), al menor costo y con la mejor calidad, eliminando todas las actividades y tareas que no aportan valor.

Hay que conseguir hacer más con menos: menos esfuerzo, menos recursos, menos personas, menos tiempo, menos espacio, etc.

Utilizando flujos de trabajo (workflow en inglés) diseñas los procesos de trabajo de la forma más fluída posible evitando interrupciones, desperdicios o tareas consideradas despilfarros puesto que no aportan valor.

La reducción o eliminación de despilfarro nos llevará a una mejora de costes y por tanto a ser más competitivos, dando una mayor flexibilidad y eficacia  en nuestro proceso productivo.

 

Flexibilidad ante los cambios

Los flujos de trabajo o workflow, te permiten ejecutar todas las tareas de forma sostenida en el tiempo. Esta forma de trabajar se pone en práctica al inicio de cada día, pero hay que tener en cuenta que estos procesos han de ser flexibles  y se deben poder ajustar y modificar sobre la marcha.

Hay que ser consciente de que van a existir conflictos con tus clientes y éstos te obligarán a realizar cambios y replanificaciones. Ajustar estos procesos y métodos a los cambios que se produzcan te ayudarán a adaptarte a las situaciones de la mejor forma posible. Esta es una de las principales ventajas que aporta trabajar con procesos, la flexibilidad que permite que se puedan realizar cambios y modificaciones en cualquier momento para ajustarse a la realidad.

Todo el personal de la empresa se debe convertir en especialista en la eliminación de tareas que se consideren despilfarro, para lo cual la dirección de la organización debe propiciar un ambiente que promueva la generación de ideas y la eliminación continua de desperdicios.

 

UN CONSEJO

 

Haz que tus empleados se impliquen en los procesos de eliminación de los despilfarros, consigue que sus ideas sean tomadas en cuenta y que se sientan parte de las mejoras. Cuando un empleado siente que es valorado en la empresa, su motivación aumenta y si consigues que un gran grupo trabaje motivado, notarás el aumento de productividad y por qué no, de buen rollo en la empresa.

Eso sí, no olvides que como en todo proyecto, todas estas ideas y la puesta en marcha de los procesos debe tener un líder al que seguir, y en este caso debe ser alguien de Dirección, así que si crees que puedes ser tú, ADELANTE!

 
Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes
 
Equipo DATADEC

20 Nov 2017

CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA. COMPARATIVA PARTE 3

sga_vs_sin_sga

Si trabajamos en un almacén tradicional, es decir, sin asistencia de un SGA una de las primeras consideraciones que debemos tener en cuenta a la hora de abordar la implantación de un SGA es la siguiente: es el SGA el que debe adaptarse a nuestra forma de trabajar y no al revés.

Cierto que en el proceso de estudio previo el almacén tradicional deberá hacer ciertas “concesiones”, es decir, el SGA no está ni debe estar capacitado para tolerar ciertas acciones relacionadas con la mala praxis, que sí se toleran por pura necesidad en un almacén sin SGA. Por ejemplo, un SGA nunca nos va a dejar ubicar o servir una mercancía a una cadena de producción antes de terminar su recepción. Tampoco nos dejará hacer picking sobre un palé bloqueado por el motivo que sea, hasta que éste sea desbloqueado previamente.

Sin embargo, debemos tener siempre en cuenta que un SGA es un software. ¿A qué nos referimos? Al hecho de que el SGA está diseñado para aportar soluciones a   los problemas de nuestro almacén y que lo haga más productivo y rentable.

Un SGA debe ir apoyado por unos procesos sólidos e instrucciones de trabajo, robustas y racionales. Es decir,  un SGA trabaja con personas y que lo único que garantizará de veras el buen funcionamiento de un SGA será el conocimiento, el  buen uso y manejo que de él hagan las personas que trabajan en el almacén. Esa es la base que cimentará la correcta ejecución de todas las acciones que se realizan en el almacén asistidos por el SGA. Por ejemplo, la inspección visual del estado de la mercancía en la recepción, etiquetados, embalajes, recuentos, etc.

En los almacenes tradicionales sin SGA, la correcta ejecución de los procesos de trabajo no garantiza su buen funcionamiento, no garantiza la no aparición de errores, no evita el despilfarro y no sirve para controlar cada proceso. Sin embargo en un almacén con SGA tener y ejecutar unos buenos procedimientos redunda directamente en mayor eficacia y control de cada proceso. A su vez el SGA ayuda a marcar el camino a seguir, es decir ayuda a mejorar estos procedimientos en los casos en que ya se tengan o estén incompletos.

Por ejemplo: gracias a los datos recogidos por el SGA podemos descubrir que uno de nuestros mejores proveedores, es además, el más fiable. Los datos de falta de incidencias producidas en sus entradas así lo indican. De esta manera el SGA ayuda a elaborar el procedimiento de entrada para este proveedor. Es su caso concluimos que la inspección visual a partir de ese momento se debe realizar por muestreo, dada su alta fiabilidad.

ALMACENES CON SGA: EJEMPLO DE PICKING EN OLEADA

Trabajar en un almacén dirigido por un SGA es trabajar en un entorno controlado y organizado debido a que el flujo de información es abundante, continuo y se recoge y se muestra en tiempo real según nuestras especificaciones. Las diferencias respecto a la gestión tradicional son a mejor y muy notables desde el primer día de funcionamiento.

Para empezar el SGA nombra a cada ubicación de nuestro almacén con un código que es único para cada ubicación. Además, sabe qué referencia o referencias se ubican en cada una de ellas y en qué cantidad exacta. A partir de ahí (vamos a fijarnos sólo en el picking):

Supongamos que tenemos que servir multitud de pedidos de muy pocos líneas y cantidades pequeñas, por ejemplo, porque nuestro almacén tiene una parte de venta on-line a cliente final. En este caso, para esa parte de nuestro almacén configuraríamos nuestro SGA para hacer picking por oleadas. De forma que en base a la demanda (pedidos), el SGA irá elaborando una lista de líneas de pedidos que deberán ejecutarse en el picking. En estas líneas agrupará referencias y cantidades, de forma que en cada recorrido, se sirven varios pedidos a la vez. Por ejemplo: si hay 10 pedidos de la referencia “A” y cada uno pide dos unidades, el SGA creará una única lía de 20 unidades de la referencia “A”. Hecho esto con todos los pedidos, calculará una ruta óptima y asignará las líneas de picking resultantes, a cada operario, en base a diversos criterios de ocupación, rendimiento, zona asignada, etc. El operario recibe la orden a través de su terminal en tiempo real. En la orden figura la ubicación a la que debe acudir y la cantidad total que debe extraer, no importa si son unidades sueltas o conjuntos. El operario no pierde tiempo y acude justo al lugar indicado. El control de la codificación de cada artículo y ubicación, impide que pueda cometer errores de picking.

El picker ejecutará una línea tras otra, hasta finalizar la lista para acudir después a la zona de consolidación. A través del SGA podemos ver en todo momento quién está realizando las líneas de picking, qué líneas están terminadas y qué líneas por ejecutar,  qué ruta y en qué punto está, podremos enviarle mensajes si fuera necesario a través de su terminal y multitud de datos más dependiendo de nuestras necesidades. Con todos los datos sacaremos conclusiones y propondremos mejoras.

El SGA vigilará en tiempo real el nivel de existencias y se encargará de asignar tareas de reposición, con tiempo de antelación suficiente, al operario que de ellas se encargue para evitar rupturas en el flujo de picking. Incluso será capaz de avisar a compras si el nivel de existencias está por debajo de un nivel crítico.

El SGA guiará en la zona de consolidación al operario de la misma forma que en picking, para que asigne cada referencia o referencias solicitadas a cada cliente, e incluso le indicará a qué playa de expedición llevar cada pedido o grupo de pedidos.

El SGA controlará qué lote proveedor entró, el día, la hora, el operario responsable, sabe cuándo y quién hizo el picking y a qué cliente se envió por lo que se mantiene la trazabilidad en todo momento. Todos los movimientos dentro del almacén quedan registrados, los tiempos muertos de cada operario y proceso desaparecen y la gestión (en horas de trabajo) de los recursos del almacén en general se optimiza como mínimo un 33%.

Este ahorro en horas tiene una justificación muy evidente, sencilla de explicar y muy clara de entender que permite que los retornos de inversión en SGA sean muy cortos una vez puesto en marcha.

 

Caso de éxito SGA

 

Equipo Datadec

14 Nov 2017

Comunicación interna en una empresa: Éxito del proceso de facturación

Comunicación interna en una empresa.
 

Un sistema eficaz de comunicación interna en una empresa se convierte en una herramienta estratégica para aumentar la productividad del equipo humano. Es el camino para que una empresa llegue a ser competitiva y pueda enfrentarse con éxito a la actualización, evolución y cambio al que nos empuja el mercado. Los trabajadores deben sentirse escuchados por los demás departamentos y se debe construir un sistema  integrado y centralizado donde la información se vuelve transparente.

La comunicación interna es uno de los instrumentos más poderosos en una empresa, tiene la capacidad de integrar a los empleados en un desarrollo estratégico y constante hacia el cumplimiento de los objetivos que se marcan desde los órganos de dirección.

La importancia de la comunicación interna en las tareas de facturación nace de la necesidad de hacer fluir de forma ágil la información asociada a las facturas y sus documentos adjuntos, ya que la ausencia de transparencia y comunicación fluida puede provocar errores constantes, una dificultad a cumplir con los plazos de facturación y problemas de pérdida de información importante.

 
Guia los 6 habitos para periodos de cobros altamente eficientes.
 

Ventajas de una comunicación organizacional fluida

Entre las tareas más estresantes y frustrantes en una empresa se encuentra el proceso de facturación. Los contables o encargados de dicha tarea tienen que lidiar con mucha información y documentación que si no reciben en el momento indicado de parte de los demás departamentos puede atrasar todo el proceso de facturación y por ende provocar que las facturas sean emitidas con retraso a los clientes y que el periodo medio de cobro real sea superior al pactado.

La comunicación interna en una empresa no es solo una opción, si no que en la sociedad que vivimos acostumbrada a la inmediatez con bajos costes, se ha convertido en una necesidad.

Las ventajas de una comunicación interna eficaz en el proceso de facturación son las siguientes:

  • Información unificada: todos los departamentos involucrados en el proceso de facturación están informados de en qué etapa del proceso se encuentra cada factura. Nadie recibe sorpresas y todos conocen las modificaciones y cambios realizados durante el proceso.
  • Todos están en la misma sincronía: la comunicación interna eficaz permite que todos los departamentos entiendan la urgencia y necesidad del departamento de facturación. Los hace más conscientes y disminuyen los conflictos de interés. Cuanta más información tengan los trabajadores, más se sentirán como un equipo y se comprometerán de forma más intensa con las tareas.
  • Agiliza el proceso: herramientas de circulación de la información son necesarias si no el proceso sería inviable. La mejor opción en la actualidad tienden a ser las soluciones digitales a través de servidores en la nube, puestos centralizados, correo electrónico, etc.
  • Fácil resolución de problemas: mayor es la información disponible en una empresa, mayor es la capacidad de reacción a los cambios dentro de la organización. Una mejor toma de decisiones solo se puede lograr si los tiempos de espera se acortan y la información fluye más rápido. De este modo, se detectan los problemas de forma más rápida y se eliminan los errores en menos tiempo.
  • Más confianza: mayor comunicación elimina el sentimiento de territorialidad, donde cada departamento siente que sus tareas son más importantes que las de los demás departamentos. Los trabajadores, en especial los contables, se sentirán más escuchados y  todos trabajarán hacia la misma meta.

 

Plan de comunicación interno

Una vez conscientes de los beneficios que aporta una comunicación interna eficaz en una empresa, debemos crear un plan de comunicación interna a través de una serie de pasos a realizar para encontrar el mejor método que se adapte a la empresa.

Pasos a realizar para construir un plan de comunicación interna ideal:

 
Pasos para crear un plan de comunicación interna en una empresa.
 

  1. Analizar la realidad de la empresa: detectar los procesos de trabajo que existen, las dependencias entre los departamentos y los aspectos de la comunicación interna que resultan improductivos.
  2. Establecer objetivos: tener claro los resultados que esperamos obtener del plan de comunicación interna, por ejemplo acceso fácil a la información, acercar el periodo medio de cobro al pactado, reducir el periodo de resolución de incidencias, disminuir los errores humanos, etc.
  3. Determinar el plan de acción:  identificar lo que se debe cambiar o mejorar para cumplir con los objetivos impuestos, que herramientas de comunicación interna son necesarias en una empresa. Por ejemplo reuniones, correo electrónico, red social corporativa, centralización de los documentos en la nube, sistemas de workflows, etc.
  4. Observar los resultados: comparar los resultados con los objetivos impuestos para ver dónde y en qué etapa del proceso puede que siga habiendo dificultades. De esta manera se logra refinar la estrategia que hemos implantado.

 

Soluciones Informáticas de Facturación

La clave del éxito del plan de comunicación interna de una empresa reside en escoger las herramientas adecuadas que favorezcan una circulación fluida de los documentos de facturación, una transparencia de la información, una comunicación constante entre los diferentes departamentos y un acceso fácil y simultáneo a los datos de las facturas.  Hoy en día existen soluciones informáticas que facilitan el proceso de facturación.

Toda solución de facturación debe:

  • Centralizar la información en un único puesto: se deben buscar soluciones que permitan almacenar todos los documentos de facturación en formato digital en un servidor central accesible de forma ágil y sin riesgos por todos los departamentos. Reduciendo de esta manera los problemas que se producen por la dispersión de la información y facilitando el control sobre las modificaciones que se puedan realizar sobre una factura, de tal forma que se puede saber quién ha realizado ese cambio y en qué momento.
  • Clasificar y organizar el contenido: la solución ideal debe contar con filtros potentes que permitan encontrar con facilidad las facturas y sus documentos asociados, esto aumenta la capacidad de reacción y resolución de incidencias o corrección de errores.
  • Incluir Workflows: una solución debe poder crear flujos de trabajo que permitan que todos y cada uno de los empleados sepan cuál es su cometido, qué función cumplen en el contexto global del flujo de trabajo, cuáles son los procedimientos que deben seguir y qué tareas deben realizar las otras personas de la organización. El objetivo de los flujos de trabajo es principalmente facilitar el seguimiento de las facturas y sus documentos asociados, el poder saber en qué etapa del proceso de facturación se encuentran y los pasos necesario para que sea enviado con éxito y sin demoras al cliente.
  • Incorporar un sistema de notas: cualquier modificación, corrección o característica específica de una factura o sus documentos asociados debe poder ser adjuntada a los mismos, haciendo que la información fluya en tiempo real. El objetivo es hacer disponible toda la información que necesitan los empleados para realizar sus funciones de forma eficaz y eficiente.
  • Enviar y facilitar su trazabilidad: las soluciones informáticas deben permitir enviar las facturas desde la misma plataforma de gestión y deberán permitir conocer la ubicación y condición de la factura un vez enviada. En otras palabras,  saber si ha sido enviada, recibida y abierta. Esta característica tiene como objetivo principal reducir el periodo medio de cobro real al pactado y disminuir la morosidad.

Ahora que conoces la solución ideal a los problemas de comunicación interna en una empresa, sigue extendiendo tu conocimiento. Conoce las soluciones informáticas de facturación disponibles en el mercado, aprende de la ley de facturación electrónica y sigue aprendiendo de las ventajas que aportan estas soluciones para que puedas beneficiarte al 100% de estos sistemas digitales de facturación.

 
Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes
 

Equipo DATADEC

13 Nov 2017

GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN POR PROCESOS

gestion de calidad

 

ES EL SERVICIO Y NO EL PRECIO, LO QUE HACE QUE LAS EMPRESAS PIERDAN CLIENTES, según un estudio titulado “High Performance in the Age of Costumer Centricity”, publicado por la consultora Accenture.

El tema de la gestión de calidad en las empresas de servicios es de interés actual, por lo que representa para la competitividad y la diferenciación del producto o servicio que se oferta.

Para entender a qué nos referimos cuando hablamos de gestión de calidad, vamos a analizar estos conceptos por separado.

Definición de calidad:

  1. Conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permite caracterizarla y valorarla con respecto a las restantes de su especie.
  2. Superioridad o excelencia de algo o de alguien.

Definición de gestión:

  1. Acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para conseguir o resolver una cosa..
  2. Conjunto de operaciones que se realizan para dirigir y administrar un negocio o una empresa.

Definición de gestión de calidad:

La gestión de la calidad son las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad.

 

¿Cuáles son los problemas de las empresas que derivan en una mala gestión de calidad?

Se dice que más de un 33% del trabajo de más en las empresas de servicios se produce por deficiencias y la ineficacia en la comunicación con los clientes, tanto clientes externos como internos.

Los errores y las equivocaciones provocan gastos, ya que se necesita un mayor número de personas, tiempo y recursos para atenderlas.

Puede que se tenga un perfecto sistema de Gestión de calidad, pero si no se enfoca a las expectativas del cliente, la empresa perderá clientes y será menos competitiva.

El principal problema que causa una buena o mala calidad en los servicios que ofrecen las empresas es que existan discrepancias de la percepción del servicio.
Es decir, que lo que se ofrece no se recibe con el mismo valor.

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gestion de calidad

Las discrepancias son las diferencias entre las expectativas y las percepciones.

 

¿Qué tipos de discrepancias se producen en la calidad de los servicios?

 

1.- Discrepancias entre las expectativas de los usuarios y las percepciones de la Dirección

Conocer las expectativas de los usuarios es el paso más importante para prestar un servicio de calidad y evitar ineficiencias del sistema ofreciendo unos servicios que no responden con precisión a las expectativas de los clientes.

Si no se conocen, se crean decisiones erróneas, improductivas asignaciones de prioridades, actividades de baja calidad y pérdidas de clientes no satisfechos.

2.- Discrepancias entre la percepción sobre las expectativas del cliente y las especificaciones de la calidad del servicio.

Si no existen reglas de actuación o bien existen pero no reflejan las expectativas del cliente, la calidad del servicio es percibida como algo negativo.
Si existen estas normas y se aplican, las expectativas de los clientes se verán satisfechas.

Hablamos de incluir en estas normas el trato amable al cliente, las respuestas rápidas, la empatía del usuario que atiende al cliente, el cumplimiento de las promesas, etc.

3.- Discrepancias entre las especificaciones de la calidad del servicio y la prestación del servicio.

Como comentábamos en el punto anterior, no sólo deben existir esas reglas, sino que hay que cumpliras. Si hacen falta recursos para ello, hay que ponerlos.

4.- Discrepancias entre la prestación del servicio y la comunicación externa.

Cuando no se cumplen las promesas o los compromisos adquiridos, se genera un efecto negativo sobre la percepción de la calidad del servicio.

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Sistemas de gestión de calidad

La gestión de calidad se centra no solo en la calidad de un producto , servicio o la satisfacción de sus clientes, sino en los medios para obtenerla. Por lo tanto, la gestión de calidad utiliza al aseguramiento de la calidad y el control de los procesos para obtener una calidad más consistente.

Un sistema de gestión de calidad es un sistema formal que permite documentar procesos, procedimientos y asignaciones de responsabilidades para que sea posible lograr y alcanzar políticas y objetivos de calidad.

Un sistema de gestión de calidad permite:

  1. Mejorar los procesos
  2. Reducir desperdicios
  3. Bajar los costes
  4. Facilitar e identificar oportunidades de capacitación del personal
  5. Generar compromiso entre el personal
  6. Establecer la dirección adecuada de la organización

Los 8 principios de la gestión de calidad

Existen 8 principios de la gestión de calidad que conducen a las organizaciones hacia una mejora en el desempeño.

PRINCIPIO 1: Enfoque al cliente

Todas las organizaciones dependen de sus clientes. Por lo tanto, deben comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas.

PRINCIPIO 2: Liderazgo.

Los líderes deben crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.

PRINCIPIO 3: Participación del personal.

El compromiso de todos los empleados posibilita que sus habilidades se usen para el beneficio de toda la organización.

PRINCIPIO 4: Enfoque basado en procesos.

Los resultados se alcanzan de forma más eficiente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

PRINCIPIO 5: Enfoque de sistema para la gestión.

Para lograr los objetivos de la organización, se deben identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema.

PRINCIPIO 6: Mejora continua.

Uno de los principales objetivos de toda organización ha de ser la mejora continua de su desempeño global.
Si quieres conocer más acerca de la Mejora continua, no te pierdas nuestro Artículo “Mejora Continua: ¿adaptarse o morir?”

PRINCIPIO 7: Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.

Las mejores decisiones y sobre todo, las decisiones más eficaces, se basan en la recopilación de datos, su análisis y su medición.

PRINCIPIO 8: Relaciones mutuas beneficiosas con el proveedor.

Las empresas y sus proveedores son interdependientes. Si existe una relación mutua beneficiosa entre ellos, aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

principios de la gestion de calidad

Ventajas de implantar sistemas de gestión de calidad en las empresas de servicios

  • Superar a la competencia: ofrecer servicios de calidad de forma continuada te permitirá estar siempre a la vanguardia y ser el proveedor seleccionado por los clientes.
  • Obtener altos estándares de calidad y cero defectos: el 100% de los clientes valoran la fiabilidad en los servicios. Se debe ofrecer un servicio bueno que nos diferencie del resto.
  • Personal implicado: tener un personal bien formado, con actitud de entrega a la perfección y una Dirección que lidere el proceso.
  • Mayores beneficios: debido a las mayores ventas y mayores precios. Los consumidores prefieren pagar más por una marca que cumple un mejor servicio.
  • Economías de escala: los costes aumentarán debido al crecimiento de la empresa, pero se compensará a largo plazo con las economías de escala.

Gestión por procesos

La gestión por procesos es la planificación, depuración y control de los procesos de trabajo. Esta gestión por procesos constituye una óptima estrategia de mejora de la gestión de calidad, puesto que sirve para aumentar el rendimiento y la capacidad de las organizaciones. Por otro lado, la gestión de procesos permite indagar de forma regular sobre la calidad que percibe el cliente y las posibilidades de mejorar el servicio que recibe.

El origen del binomio gestión de calidad + gestión por procesos tiene su origen a principios del siglo pasado, cuando la fabricación en serie y Ford dieron los primeros pasos hacia lo que en el futuro se llamaría la Gestión de calidad y, en algunos casos específicos, Calidad Total.

Hoy en día, el desafío está centrado en la innovación y en satisfacer las necesidades de los clientes, ofreciendo no sólo productos y servicios “sin defectos”, sino factores que van más allá de lo tangible.

Una herramienta de gestión de procesos, BPM (Business Process Management) ayudará a tu empresa a entender los retos, a mejorar la Gestión de calidad y los Procesos y a definir las mejores formas de alcanzar el nivel de calidad deseado por tus clientes.

Si tu empresa quiere ser percibida como una organización de Calidad Total por parte de tus clientes, las herramientas de BPM te ayudarán a conseguir tus objetivos.

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Sigue leyendo nuestro Blog para aprender más acerca de la gestión de calidad y la gestión por procesos.

Equipo DATADEC

 

07 Nov 2017

FACTURA DIGITALIZADA, EL ADIÓS DEFINITIVO AL PAPEL

Factura Digitalizada.
 

En la actualidad aún existe una convivencia entre el papel con lo electrónico dentro de las empresas. Las empresas deben lidiar con múltiples limitaciones al momento de deshacerse del papel. Frenos externos, tales como los múltiples intereses y velocidades de las entidades y personas con la que se relacionan. Asimismo, existen frenos internos, tales como la formación y adaptación de los empleados y la actualización de los sistemas al momento que se desea migrar del mundo físico al online.

Los medios de pago electrónicos, hoy en día, constituyen un elemento esencial para el desarrollo del comercio y que, en ocasiones, conforman una adaptación de medios ya existentes o tradicionales al nuevo entorno electrónico. Por eso, el ritual de pasar las facturas de empresa en empresa buscando sellos y firmas aquí y allá, tiene los días contados. Si combinamos un mundo digitalizado y la masificación de las facturas, es ilógico aferrarse a un sistema manual e ineficaz. Los empresarios grandes y pequeños tendrán que olvidarse del papel y dar un salto de fe hacia la factura digitalizada.

 

EFECTOS DE LA DESAPARICIÓN DEL PAPEL

El papel es historia del pasado, su desaparición es inevitable, y en el mundo de la facturación está cada vez más cerca, convirtiéndose la factura digitalizada como la única opción. Los efectos de la desaparición del papel y los principales problemas ocasionados por el papel son los siguientes:

  • Costes: imprimir una factura y ponerla en un sobre que también tiende a ser de papel son enormemente perjudiciales para la salud del planeta, a parte que representan un gasto de tinta, papel y tiempo, que afecta directamente a la productividad de los empleados. Representa un abaratamiento de los procesos inherentes a la facturación enviada/recibida.
  • Espacio de almacenamiento: todo documento en formato físico exige a la empresa la cesión de un espacio designado solamente para su almacenamiento. A parte de que una factura en papel puede perderse o deteriorarse, haciendo más difícil el trabajo de los contables sujetos a control por las autoridades fiscales, que deben exhibir la documentación comercial, incluyendo la facturación de los proveedores.
  • Accesibilidad: es prácticamente un delirio encontrar los datos de las facturas en papel, se puede tardar horas revisando factura tras factura hasta encontrar la que se estaba buscando.
  • Organización: es imposible mantener organizada las facturas de papel, ya que varios departamentos tienden a tener acceso al almacén de facturas. Cualquier cambio de posición de alguna factura o hasta modificación, tiende a destruir el sistema de clasificación que se hubiera implantado.
  • Seguridad y Control: aunque se tenga las facturas bajo llave la factura de papel permite hacer trampas con más facilidad, ya que muchos departamentos de la empresa llegan a tener acceso a las facturas y es muy difícil saber si alguna factura ha sido modificada, rectificada o alterada.

 

EFECTOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE LA FACTURA

Las empresas actuales han volcado su atención a la factura digitalizada, no solo como una medida para ayudar al planeta, sino también porque representa una alternativa mucho más segura y práctica, favoreciendo la productividad y confiabilidad en la empresa y por ser más difíciles de falsificar.

Ventajas de la factura digitalizada.

Algunos efectos del uso de la factura digitalizada son los siguientes:

  • Reducción de errores humanos: la factura digitalizada tiene a ir acompañada de procesos automatizados que reducen la manipulación manual que tiende a provocar errores. También permite detectar y corregir los errores con más facilidad.
  • Seguridad: las facturas digitalizadas se almacenan con total seguridad en la estructura de un software contable. Gracias a sistemas inteligentes se evitan duplicidades y las rectificaciones o versiones simplificadas de las facturas están bien clasificadas y no se pierden. También nos olvidamos de los riesgos asociados al papel tales como el deterioro al pasar del tiempo o la pérdida de alguna factura, ya que todo cambio o alteración es informado por los sistemas informáticos.
  • Organización: Favorece una mayor organización y clasificación de las facturas. Por lo general las soluciones informáticas de facturación tienden a ofrecer filtros muy potentes que permiten acceder con mayor facilidad a la información relacionada con las transacciones, compras o ventas empresariales, evitando la pérdida de información.
  • Periodos de Cobro: la factura digitalizada ahorra los excesivos gastos de emisión y riesgos de envío para el proveedor. La empresa disfrutará de un mejor seguimiento de la factura, sabrá exactamente en qué etapa se encuentra la factura y cuando ha sido recibido.
  • Copias de Seguridad: la información queda respaldada digitalmente, ya sea en la memoria interna de un ordenador o en una nube (proveedor), permitiendo así la descarga de éste documento cuando se desee.
  • Accesibilidad: las empresas se beneficiarán de una disponibilidad inmediata de los datos de sus facturas que redundará en mayor poder y control de fiscalización.
  • Productividad: Eliminación del coste de oportunidad que supone un auxiliar administrativo realizando la gestión de la facturación.

 
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LA FACTURA DIGITALIZADA ES SUPERIOR A LA FACTURA EN PAPEL

En España el uso de la factura digitalizada creció aproximadamente en un 15% en los últimos años y permitió un ahorro de más de 500 millones de euros a las empresas. Según diferentes estudios, el ahorro medio de una factura electrónica respecto a una en papel es de 2,85 euros y por factura recibida de 2,86. Para el departamento de facturación supone llegar a tiempo a los pagos y reducir los periodos de cobro. Además, la empresas, podrán presentar una información más detallada a los bancos, administraciones fiscales o inversionistas. Sea cual sea, el resultado de las cifras, lo que está claro es que la factura digitalizada supone un ahorro en costes respecto la facturación en papel.

Costes derivados de la facturas en papel vs. la factura digitalizada:

  • Costes de archivo: espacio de almacenamiento
  • Tiempo: impresión, manipulación del papel, encarte, colocación de sobre.
  • Coste unitario: coste unitario del sobre, papel y del sello.
  • Envío: por correos y telégrafos, correo certificado, etc.

Las empresas deben prepararse para la modernización económica y desarrollo de la sociedad de Información, involucra una drástica transformación de las estructuras de negocios tradicionales ya que no se requiere la presencia física de las partes y los tiempos se acortan. La facturación internacional tiende a la normalización de estándares y solo puede ser logrado con la factura digitalizada. Todo esto para mostrar que no existe otro camino, lo único que podemos hacer el prepararnos, no sirve de nada resistirse.

 
El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.
 
Equipo DATADEC

07 Nov 2017

Datadec presenta su solución de SGA en Logistics 2017 en Madrid

DATADEC presenta su solución de SGA conectado con las soluciones de SAGE: X3, MURANO y 200C durante los días 7 y 8 de noviembre en la Feria Logistics & Distribution que se está celebrando en IFEMA Madrid. 

 

invitacion logistics

 

sga wms logisticis

 

Además durante estos dos días, Logistics ofrecerá un amplio programa de seminarios y demostraciones en directo, y un completo espacio expositivo con más de 400 expositores y 11.500 visitantes profesionales.

Algunos de los ponentes que participarán en la Feria:

  • Victor Küppers: Formador, Conferenciante y Profesor en la UIC y UB.
  • Xoán Martinez: Director General de Kaleido Ideas & Logistics.
  • Luis Solis: Profesor Operaciones y Supply Chain Management IE Business School.
  • Bernardo Campillo: Head of New IoT Business Innovation. Telefónica Digital España.
  • Edgar Martín-Blas: CEO & Creative Director, New Horizons VR.

 

¡Visítanos en nuestro stand K45!

 

Caso de éxito SGA

06 Nov 2017

Solución SII Foral, 6 pasos a seguir

El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA entra en vigor el próximo 1 de enero 2018, impulsando la aparición de soluciones SII Foral de gestión del impuesto en las comunidades Forales de Bizkaia, Álava, Guipúzcoa y Navarra. El nuevo sistema de gestión del IVA ha supuesto una revolución tecnológica durante su implantación a nivel estatal, y se espera lo mismo a nivel Foral.

La nueva normativa requerirá una mayor automatización del proceso de gestión del IVA y una adaptación de los sistemas administrativos de las empresas de las comunidades Forales. Por este motivo, muchas de las empresas para las que el SII Foral será obligatorio a partir de enero 2018 han optado por soluciones llave en mano desarrolladas por consultoras y proveedores de software especializados.

Gracias a importantes multinacionales que han participado en el proyecto piloto llevado a cabo durante el año 2016, la puesta en marcha del SII a nivel estatal y los entornos de prueba habilitados en las sedes electrónicas de las Haciendas Forales se ha obtenido una retroalimentación muy valiosa, que ha servido a las Haciendas Forales para pulir el nuevo modelo de gestión del IVA. Asimismo,ha permitido a las empresas informáticas crear, probar y adaptar soluciones tecnológicas a la nueva operativa. La experiencia aportada ayuda en la la puesta a punto de los soluciones SII Foral antes de la entrada en vigor definitiva.

El entorno de prueba de la Hacienda Tributaria de Navarra se encuentra habilitado desde el 13 de septiembre 2017, y se estima que los entornos de prueba de las Haciendas Forales del País Vasco se habilitarán durante el mes de noviembre. En ellos se podrán realizar pruebas de envío de información y consultas sin trascendencia tributaria.

 

Los 6 Pasos a seguir para una buena implantación

Los 6 pasos para escoger una correcta solución SII Foral.

Algunas de las empresas de las comunidades Forales impactadas por la entrada en vigor del Real Decreto 596/2016, del 2 de diciembre de 2016, apoyado más adelante por el Decreto Foral/2017, están poniendo a punto sus sistemas antes de la entrada en vigor del SII Foral, lo cual es una ventaja de cara a superar sin perturbación el necesario periodo de adaptación a la nueva operativa. El resto decidirá en los próximos dos meses el proveedor y la solución SII Foral que mejor se adapte a su empresa. La implantación de la solución tecnológica óptima requerirá ciertos esfuerzos y una serie de pasos necesarios para que la maquinaria administrativa esté lista para el próximo 1 de enero 2018. El tiempo es el juez más tirano y los que no estén preparados tendrán que hacer frente a las consecuencias. Los principales puntos a tomar en cuenta para escoger la solución SII Foral correcta se resumen a continuación.

 

PASO 1 : Análisis de la situación de la empresa

Para cualquier proyecto de evolución tecnológica, se necesita realizar un análisis de la situación de la empresa. Se trata de evaluar aspectos como la organización interna, la gestión de los procesos administrativos, los flujos de trabajo, la productividad de los trabajadores,  los procedimientos y metodologías aplicados y, por supuesto, tener claro en qué nivel de automatización se encuentra la empresa: sistemas informáticos existentes, conectividad e interrelaciones, actualizaciones previstas, etc.


Despues del analisis y antes del paso siguiente se debe realizar una introspección y una proyección evolutiva de la empresa. En esta etapa es muy aconsejable el asesoramiento de un proveedor de soluciones SII Foral para asegurar un proyecto sin errores. Debemos incluir las particularidades de la empresa (tamaño, sector empresarial, tipología clientes, etc.) para tomar las decisiones correctas. Por esto, más que con un proveedor de servicios informáticos, en ocasiones es fundamental contar con un socio tecnológico.

 

PASO 2: Solución a Medida

Una vez conocemos en profundidad el estado en el que se encuentra nuestra empresa con respecto a la nueva ley, es posible configurar y optimizar una solución SII Foral para dar respuesta a los requisitos solicitados. La dificultad e intensidad del proceso de adaptación depende de la situación tecnológica de la empresa, en otras palabras, de la complejidad y nivel de interrelación de los sistemas informáticos pre-existentes. El objetivo es encontrar una solución 100% compatible que asegure su efectividad.

Aspectos de gran utilidad a tener presentes en una óptima solución SII Foral :

  • Automatización de los procesos de recogida, transformación al formato exigido, firma y envío de datos de facturación a la sede electrónica de la Hacienda Foral correspondiente.
  • Envíos ilimitados y automáticos.
  • Integración con el ERP interno de la empresa.
  • Archivado seguro de los libros registro de IVA (transacciones realizadas con las Haciendas Forales).

Para una comunicación oficial y segura con las Haciendas Forales, la solución SII Foral debería facilitar la firma de la información sin necesidad de cesión del certificado digital de la empresa a un tercero. Este sistema implica que el certificado se encuentre alojado en las instalaciones de la empresa y que la firma se envíe a través de su HUB de comunicaciones con las Haciendas Forales.

 

PASO 3: Integración con los sistemas existentes

El siguiente paso es la instalación e integración de la solución SII Foral con los sistemas existentes en la empresa. Existen múltiples posibilidades de integración, como por ejemplo:

  • Entre soluciones combinadas : solución que ofrece varios servicios (por ejemplo SII y facturación electrónica).
  • Entre la solución SII Foral y los sistemas internos de las empresas (por ejemplo el ERP). La solución SII Foral que escoja una empresa puede provenir de un proveedores tecnológico diferente al de sus sistemas internos. El principal objetivo es mejorar la eficiencia de procesos críticos de gestión para evitar costes innecesarios.

La implantación es una fase clave de cualquier proyecto informático debido a la variedad de proveedores, soluciones, sistemas y estándares ofrecidos en el mercado. El éxito solo puede ser logrado cuando la compatibilidad e integración entre los sistemas está asegurado.

 

PASO 4: Entornos de Prueba del SII de las Haciendas Forales

Gracias a los entornos de pruebas del SII Foral habilitados en las sedes electrónicas de las Haciendas Forales es posible comenzar ya a probar la operatividad y funcionamiento de la comunicación telemática. Los aspectos claves de la operativa que deben ser concienzudamente testados son:

  • La integración fluida entre la solución SII Foral y el ERP corporativo, con una segura actualización de cada factura en el portal de las Haciendas Forales.
  • La correcta automatización del proceso de envío, recepción de la respuesta de validación y cuadre de los libros registro de IVA para evitar incumplimiento en los plazos.
  • El funcionamiento planificado del proceso de extracción, transformación y envío de datos, en modo desatendido, con posibilidad de indicar la frecuencia de envío.
  • Minucioso registro de recepciones de acuses de recibo y estado de cada factura.
  • Captura y procesado de incidencias, reprocesado de facturas y reenvío a la Sede Electrónica.

 

PASO 5: Depuración

El periodo de pruebas ayuda a identificar los errores de compatibilidad, integración e inclusión de trasposición de requisitos que son necesarios depurar. Los ajustes son necesarios para certificar que la solución SII Foral está lista para operar en un entorno real.

Igualmente, debemos tener en cuenta que puede ocurrir un problema con los portales de las Haciendas Forales. Por ende, es recomendable que la solución SII Foral incluya un registro de trazabilidad de envíos para certificar cualquier incidencia por motivos de indisponibilidad de las Sedes Electrónicas de las Haciendas Forales. Funciones tales como el registro de la causa de fallo junto con un sistema de alertas e informes, por correo electrónico, resultará de gran ayuda ya que servirán como justificantes ante las Haciendas Forales, y de esta manera se evitarán sanciones por retrasos o disconformidad.

 

PASO 6: Puesta en Servicio

El trabajo no acaba con la puesta en servicio de la solución SII Foral, ya que no consiste en un simple arranque de un sistema. Durante la operativa de todo sistema informático surgen errores de uso no contemplados, cambios en la información a suministrar, situaciones excepcionales y algunas otras eventualidades que requerirán actualizaciones y desarrollos a medida. Por este motivo el mantenimiento de la solución durante su uso también debe convertirse en una preocupación para las empresas. Esto es debido a que los reajustes derivados de nuevos cambios normativos, aunque menores, pueden ser grandes en términos de transposición a operativa software.


La inversión en nuevas tecnologías es fundamental para el crecimiento de la empresa y el caso del SII Foral no es una excepción. El apoyo de un socio tecnológico sólido es clave para que el esfuerzo empleado por las empresas en la modernización de la gestión del IVA redunde en una optimización de sus procesos administrativos y la consecuente reducción de recursos y costes.

CheckList para seleccionar una solucion del SII de Haciendas Forales

Equipo DATADEC

06 Nov 2017

MEJORA CONTINUA: ¿ADAPTARSE O MORIR?

mejora continua

¿Adaptarse o morir?

 

Sólo los que se adaptan a los cambios sobreviven. Hoy en día permanecer inmóvil supone morir.

La mejora continua consiste en mejorar día a día nuestra organización mediante la implantación de pequeños pero constantes cambios que aumenten los niveles de calidad de nuestra empresa.

Los cambios producen ansiedad. Salir de la zona de confort y perder lo aprendido genera preocupación e incertidumbre. La resistencia es algo natural que se ve afectada por circunstancias personales.

El primer paso consiste en entender que las mejoras son cambios, y que toda la organización ha de estar receptiva a los cambios.

Además de estar receptivos, se deben configurar equipos de trabajo multidepartamentales que detecten las necesidades de mejora e implanten las soluciones siguiendo unas pautas establecidas.

Crear estos equipos de trabajo multidepartamentales fomenta la gestión participativa. Hacer que los empleados participen en la mejora de los procesos los motiva y les hace sentirse orgullos de su trabajo y de lo que éste aporta a toda la organización en conjunto.

 

¿Cuáles son los objetivos de la mejora continua como herramienta en una empresa?

Entre los principales objetivos que se buscan al adoptar sistemas de mejora continua en las organizaciones están:

  • Incrementar la calidad: los productos, procesos y servicios son mejores y más competitivos y nuestros clientes los recibirán con un valor añadido.
  • Mejorar los procesos: la mejora de los procesos en la empresa permitirá tener un punto de referencia objetivo para poder competir en los diferentes mercados y saber en tiempo y forma dónde se encuentra la compañía. Además, esta mejora de los procesos dará estabilidad a la empresa.
  • Aumentar la productividad: al tener equipos de trabajo más eficientes y con menos fallos, el grado de confianza y satisfacción tanto para la empresa como para los empleados aumentará y afectará además al coste de producción.
  • Disminuir los costes productivos: si disminuyen los costes, quizá puedan bajarse los precios. El consumidor detectará estos cambios y se crearán mejores oportunidades para que el producto y/o servicio esté más presente en el mercado, ganando terreno así a la competencia.
  • Ser más competitivo: es importante conocer dónde se quiere llegar. En un mercado globalizado se incremente la competitividad, por eso si se quiere estar dentro de ese mercado, la mejora continua ha de ser constante.

¿Qué motiva a las empresas a plantearse cambios?

En estos días en los que nos movemos en entornos de fuerte competencia global, las empresas deben hacer frente a los siguientes desafíos:

  1. La nueva era Digital: la transformación digital de las empresas las pone a la vanguardia, y todas aquellas que no la implanten quedarán obsoletas.
  2. La Globalización: vivimos en un mercado mundial, abierto y sin barreras. Esto es perfecto para la competencia y para la diversidad de todo tipo de productos y servicios.

Por lo tanto, podemos concluir que la mejora continua derivada de los cambios aporta ventajas a las empresas. Veamos cuáles son esas ventajas.

 

Ventajas de implantar sistemas de mejora continua

Es muy importante tener claro el porqué una empresa debe decidir entrar a un sistema de mejora continua.

Si no mostramos de manera clara la visión y el impacto que puede causar dentro de la organización a nivel de cada persona y a la empresa como tal, podemos llegar a tener problemas con el personal al momento de implementarlo, por eso es importante definir bien las ventajas que se obtienen.

Una de las mayores ventajas de la mejora continua es el incremento de la productividad. Este incremento se produce debido a:

  • Organización: se concentran los esfuerzos en ámbitos organizativos y de procedimientos
  • Mejoras: se consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
  • Productos defectuosos: se reduce el porcentaje de productos (o servicios) defectuosos
  • Productividad y competitividad: se incrementa la productividad y se dirige a la organización hacia la competitividad.
  • Avances tecnológicos: se adaptan los procesos a los avances tecnológicos.
  • Procesos repetitivos: se eliminan procesos repetitivos.

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¿Cómo se puede implantar un sistema de mejora continua en mi empresa?

Vamos a ver los pasos a seguir para realizar una implantación.

  1. Lo primero de todo debe ser seleccionar el proceso o tema a mejorar.
  2. Crear un equipo de trabajo y asignar las responsabilidades y recursos necesarios.
  3. Recopilar toda la información necesaria que esté relacionada con el proceso o tema seleccionado. Medir el proceso e identificar los indicadores que después utilizaremos para comparar.
  4. Analizar todas las alternativas y diseñar un nuevo método.
  5. Implantar ese nuevo método.
  6. Medir y chequear los resultados. Comparar los nuevos resultados con los que se tomaron antes de iniciar el nuevo método.
  7. Sistematizar el proceso, garantizando así el mantenimiento del nuevo método.

Qué herramientas existen para la mejora continua

La cultura de mejora continua en las empresas debe estar presente durante las 4 etapas del ciclo de vida de los procesos.

Estas etapas son: Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización.

Las herramientas de BPM (Business Process Management o Gestión por procesos) se automatiza el ciclo de vida de los procesos. Estas herramientas hacen uso de los diagramas de flujo que representan de forma gráfica los procesos.

Los diagramas de flujo son de gran utilidad en las fases de Modelado, Ejecución, Monitorización y Optimización. Veamos con detalle cómo se hace en cada una de las etapas:

Etapa de Modelización

La modelización de un proceso implica diseñar hasta el mínimo detalle cómo debe actuar el proceso al ser ejecutado.

Una imagen vale más que mil palabras, así que en esta fase debe hacerse una descripción visual del proceso.
Se deberá realizar un análisis previo del proceso alineado con los objetivos de la empresa y el plan estratégico.

Los pasos a seguir son:

  1. Dibujar el diagrama identificando las tareas, los eventos, los KPI’s, etc. Es importante identificar los pasos del proceso mediante una tormenta de ideas, antes de dibujarlos en el cuadro definitivo.
  2. Determinar las funcionalidades: indicar cómo deben funcionar cada uno de los objetos del diagrama.
  3. Realizar simulaciones para asegurarse de que el funcionamientos será el correcto.

Una vez creado el modelo y contando con la supervisión y la involucración del equipo de gerencia, se pasa a la ejecución.

Etapa de Ejecución

fases mejora continua

En esta etapa que ejecuta el proceso que se ha modelizado en la etapa anterior.

Se realizan tareas que pueden ser tareas personales, realizadas por una persona, o tareas de sistema, que las realiza el sistema de forma automática sin necesidad de la intervención humana. Esto genera actividades sin costes ni errores.

Etapa de Monitorización

En la etapa de monitorización se observan, se controlan y se analizan los resultados de la etapa de ejecución.

Las herramientas de BPM proporcionan en tiempo real la información personalizada, y además automatizan la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos que se generan.

Etapa de Optimización

Con los resultados obtenidos en la etapa de Monitorización se determinan los cambios que se deberán realizar en los procesos para optimizar su funcionamiento y eficacia.

 

Si los cambios a realizar afectan a las reglas de negocio bastará con modificar los valores para que se apliquen a todos los objetos del proceso involucrado.

Si los cambios afectan al proceso completo, deberán hacerse en la fase de Modelización, y son cambios que pueden modificar el diagrama, los objetos (por ejemplo los calendarios, las condiciones, los ejecutores…) las cronometrías, etc.

En la última fase de esta etapa se realizan todas las simulaciones que sean necesarias y se publica una nueva versión de ese proceso.

La gestión de procesos tiene el papel de acompañar a las organizaciones en el constante cambio y adaptación que las organizaciones necesitan para ser cada vez más competitivas en un mundo globalizado.

Las herramientas de mejora continua nos ayudan a ser más eficientes y a transmitir esa eficiencia a nuestros clientes.

Implementar un proyecto de mejora continua es un reto para toda organización que se lo proponga, ya que afecta a niveles estratégicos, operacionales y de cultura dentro de la empresa.

Si quieres saber más sobre mejora continua y automatización de procesos, no dejes de leer nuestro Blog.

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Equipo DATADEC

02 Nov 2017

CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA. Comparativa parte 2

sga_vs_sin_sga_2

EL CASO REAL DE UN PROCESO DE PICKING.

El ahorro de tiempo es una de las consecuencias más inmediatas que trae consigo  la implantación de un SGA. Este efecto beneficioso es tan evidente y rápido que puede observarse a simple vista. “El trabajo se acaba” suelen comentar los operarios (sorprendidos) apenas un día o dos tras haber superado la implantación.

La metodología de trabajo de un SGA está diseñada para evitar despilfarros, sobre todo en tiempos de proceso.

Trabajar en tiempo real significa, entre otras cosas, que el flujo de información es inmediato, es decir, todo el personal autorizado tiene a su disposición la información necesaria (y sólo la necesaria) para analizarla, pensar y tomar decisiones. Dicho de otra manera, el SGA una vez implantado evita de un plumazo despilfarros en forma de llamadas telefónicas, papeles, conversaciones innecesarias, intercambios de opiniones, explicaciones de situaciones, búsquedas de material y personas, uso excesivo de las “jerarquías sumergidas” (ver parte I de este artículo).

Si actualmente usted es propietario, Director de logística o sufridor (o todas a la vez) de un almacén tradicional (sin SGA), quizá estos despilfarros le parezcan a simple vista de poca enjundia (una llamada es un momento…), pero le demostraremos que, estos pequeños parones en el proceso, multiplicados por ocho horas de jornada y por todos los operarios que trabajan en su almacén, pesan más de lo que parece.

Veamos el caso real del proceso de picking de un productor/distribuidor de referencias de pequeño tamaño, que trabaja para las tiendas en diferentes centros comerciales nacionales e internacionales de una gran cadena de venta de mobiliario de baño. Pese al pequeño tamaño de las referencias vendidas, estos pedidos se caracterizan por ser de gran volumen, con muchas líneas de pedido de referencias muy variadas que además cuentan con una infinita gama de colores, tamaños, y acabados para cada una de ellas. Los pedidos se expiden en grandes cajas de cartón sobre palé europeo, de un metro diez de altura.

Doy estos detalles para que se valore la complejidad del proceso de picking que se realizaba sin apenas soporte informático, es decir, de forma tradicional.

La explicación de este complejísimo proceso de picking en un almacén sin SGA, muy a groso modo, sería la siguiente:

  • El Jefe de almacén, con un sistema de filtros, selecciona sólo aquellos pedidos que pueden realizarse (la realidad era que no seleccionaba nada y prácticamente los mandaba hacer todos para curarse en salud) e imprime en papel un listado de propuestas de pedidos de clientes y sus líneas de picking.
  • Consulta el listado para corroborar que todo era correcto y pasa el listado a un operario.
  • Por experiencia, el operario elige el carro de picking y la caja adecuada para ir dejando dentro las referencias que debe coger.
  • Realizaba el picking.
  • Hecho el picking, acude a un terminal de ordenador y valida las líneas realizadas (pulsaba un botón). De nuevo con filtros puede excluir las líneas que hubieran tenido alguna incidencia (esto no era frecuente).
  • El mismo operario, quita filtros e imprime la lista de líneas que por la razón que fuese no habían podido ejecutarse en el picking inicial, bien por incidencia, bien porque tenían un nivel de existencias teórico igual a CERO. Estas líneas recibían el nombre de “faltas”.
  • Deja su caja (o sus cajas) de picking en la zona de expediciones de dicho cliente y debe buscar ahora las referencias que aparecían como “faltas”literalmente en toda la empresa: en producción (por si acababan de fabricarlas); en entradas (por si acababan de entrar); en picking (por si entradas o producción ya las han ubicado en su ubicación de picking sin decírselo a nadie); en calidad (por si han entrado con defecto y ya estaban seleccionadas); se llama a compras (por si daba la casualidad de que se recibirían ese día)…
  • Este paso de “Dejar el pedido abierto”, es una consecuencia no deseable de las “faltas” que, además de impedir que el pedido salga o que salga completo (lo que baja el nivel de servicio), consume espacio innecesariamente y la obligación de estar constantemente buscando los artículos que faltan para cerrarlos.
  • Una vez realizado todo el trabajo anterior, el operario se encuentra en la playa de expediciones con una caja o carro lleno de referencias (pequeñitas) de origen y destino muy variado, que posteriormente debe sacar de su carro y distribuir en el pedido de cliente y caja adecuados. Es posible que el cliente exija que sus pedidos sean albaranados por caja, es decir, que cada caja llevara un albarán con su contenido específico. Esto obliga al operario a recorrer cada caja, comprobar cada albarán, ver si había faltantes en esa caja y, de haberlos, ver si los llevaba él en el carro para colocarlas en dicha caja. Un suplicio que se hacía completamente a mano, sobre listados de papel y que sólo los más experimentados (y avezados) pueden hacerlo con cierta efectividad y rapidez.

Todos estos pasos suelen ir acompañados de llamadas telefónicas, dudas, conversaciones varias, enfados, errores, saludos…

Vamos a ver la tabla que muestra los pasos del proceso de picking anteriormente descrito. Recordemos que es un caso real.  Como es lógico, hemos modificado y simplificado algunos detalles para evitar su identificación y el aburrimiento del lector, pero hemos dejado los tiempos tal cual fueron analizados por el cliente en su momento (columna de la derecha en minutos).

Tarea Tiempo (m)  
1 Listado propuestas pedido 20  
2 Consulta listado 3  
3 Coger carro/elegir caja adecuada 2  
4 Picking 54  
5 Recalcular pedido 1  
6 Imprimir lista de faltantes 1  
7 Búsqueda de faltantes 68  
8 Dejar pedido abierto xx  
9 Completar pedido 160  
Tiempo total del proceso 309 más favorable

Como dijimos al principio, el ahorro de tiempo en horas de trabajo es una de las consecuencias más inmediatas que trae consigo  la implantación de un SGA  dado que la metodología de trabajo de un SGA está diseñada para optimizar los tiempos de cada uno de los procesos y  evitar despilfarros, Sin más, véase la misma tabla, sobre el mismo proceso tras dos días de funcionamiento del SGA.

Tarea Tiempo (m)  
1 Listado propuestas pedido    
2 Consulta listado    
3 Coger carro/elegir caja adecuada 2
4 Picking 54
5 Recalcular pedido    
6 Imprimir lista de faltantes    
7 Búsqueda de faltantes    
8 Dejar pedido abierto    
9 Completar pedido    
Tiempo total del proceso 56 minutos

En verde aparecen los pasos del proceso que el SGA hace automáticamente

El ahorro en tiempo en este proceso por operario, superó el 80%. Con el SGA el proceso es simple. El cliente envía su pedido. El SGA comprueba el nivel de existencias y lanza (o no) la orden de picking al operario adecuado. El operario, en su terminal, recibía ordenadas las líneas de pedido donde puede ver la referencia, ubicación y cantidad. Llega a la ubicación, coge el producto, valida con el RF el código de barras de la referencia y pasaba a la siguiente línea.

Con un añadido, el SGA (sin intervención humana), no manda órdenes para realizar los pedidos que el cliente hubiera marcado como completos, es decir, aquellos que el cliente exige que salieran sólo si están completos al 100%. Una vez implantado el SGA, no da orden alguna de picking para este tipo de pedidos, excepto cuando todas las referencias necesarias estuvieran disponibles en cantidad suficiente para cubrir la demanda de estos pedidos. Esto antes no podía hacerse así y por defecto todos los pedidos se ejecutaban fuesen a poder enviarse o no.

¿Esto significa que vamos a ver un ahorro en tiempo tan espectacular como este siempre? Probablemente no. Hemos seleccionado este ejemplo para evidenciar hasta qué punto puede degenerar un proceso en cuestiones temporales, si lo comparamos con la mejora de rendimiento que aporta un SGA. Si su almacén actual carece de apoyo informático, tras una correcta implantación, la media de ahorro de tiempos rondará como mínimo, el 33%.

Entonces, ¿el SGA lo es todo? ¿Quiere decir esto que sólo debo implantarlo y ya está? No. El SGA es una herramienta al servicio de su almacén, pero por sí sólo, no va a solucionar todos sus problemas (pero sí muchos). Hay otros factores que deben tenerse en cuenta porque ¿puede engañarse a un SGA? Lo veremos en próximos artículos.

 

Caso de éxito SGA

 

Equipo Datadec

31 Oct 2017

¿CÓMO ENVIAR FACTURA ELECTRÓNICA A TUS CLIENTES?

Enviar Factura Electrónica
 

El mundo está entrando en la era de la informatización de los negocios. El sistema tradicional del siglo XX, de la factura en papel que se remitía por correo postal o se entregaba en el establecimiento al cliente, está desapareciendo.

Las empresas que mantienen estos procesos anticuados y prácticamente obsoletos quedan atrasadas y pierden competitividad, productividad e imagen tecnológica. En la última década las empresas han sido bombardeadas por facturas hechas en word o excel y muchas veces en formato PDF enviadas por email. Por ende, era necesario crear un formato normalizado que facilite a las empresas la gestión de las mismas.


La factura electrónica es una copia fiel de su versión en papel. La diferencia únicamente reside en que la transmisión se realiza por medios electrónicos y telemáticos. Aunque más y más empresas utilizan este tipo de facturas, aún nos queda un camino largo por recorrer. Actualmente, para poder enviar facturas electrónicas a un cliente, es necesario contar con autorización por su parte. Esta autorización puede obtenerse de forma verbal o por escrito. Una vez obtenida la autorización hay ciertos requisitos que se deben cumplir para enviar una factura electrónica.

 

OBLIGACIONES DEL EMISOR DE LA FACTURA

Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel. El emisor de la factura debe cumplir con los siguientes requisitos para poder enviar una factura electrónica legalmente aceptada :

    • El emisor debe transmitirla de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
    • Debe garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
    • Debe conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.
    • Debe Contabilizar la factura.
    • Debe utilizar alguno de los formatos reconocidos y aceptados: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. Los formatos más utilizados son:
      • PDF:  se suele usar cuando el destinatario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura.
      • XML: se suele usar cuando el destinatario es una administración pública, facturae (formato de la Agencia Tributaria).
      • EDIFACT: se suele usar cuando el destinatario suele ser una empresa que trata de forma automatizada la información recibida, de forma que los datos entran automáticamente en el ordenador del receptor.
    • Es aconsejable que el emisor acompañe la factura electrónica con una firma electrónica avanzada. Aunque desde la aprobación del reglamento de facturación de 2013, ya no es obligatorio. También se puede utilizar un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) o otros medios aprobados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
    • Debe garantizar su legibilidad (que pueda ser leída por humanos) a través de programas informáticos de facturación electrónica, programas ofimáticos (como los procesadores de texto) o servicios en línea.
    • Debe garantizar la Autenticidad del origen de la factura (la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados) y la integridad de sus contenido (que no haya sido modificado). Estos dos últimos requisitos están garantizados a través del Certificado Digital Legalizado.
    • Debe asegurarse que la factura contenga los campos obligatorios exigibles a toda factura.
      • Número y serie.
        • serie = secciones: diferentes establecimientos, naturaleza de las operaciones o facturas rectificativas.
        • número = numeración de las facturas dentro de cada serie.
      • Fecha de su expedición.
      • Nombre y apellidos, razón social, tanto del emisor como del destinatario.
      • Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o por otro Estado miembro de la Unión Europea (cliente).
      • Domicilio, tanto del emisor como del destinatario.
      • Descripción de las operaciones, que incluye todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto.
      • Tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF si procede.
      • Cuota tributaria (se repercute), que deberá consignarse por separado.
      • Importe total a pagar.
      • Fecha en que se hayan efectuado las operaciones o se haya recibido el pago anticipado, siempre que sea una fecha distinta a la de expedición.

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SOLUCIÓN INFORMÁTICA

La factura electrónica se realiza en tres fases:

  1. Se crea la factura, rellenando los campos obligatorios digitalmente y se almacena en un fichero de datos.
  2. Después de crear la factura, se procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado digital legalizado propiedad del emisor de la factura, si se desea, ya que no es obligatorio.
  3. Una vez se tiene una factura con plena validez legal, se envía la factura electrónica al cliente:
    • Mediante un programa informático: la mejor opción para empresas con niveles altos de facturación. La creación y el envío pasan por un proceso automatizado.
    • Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero): es una buena opción pero con el inconveniente de que se deberá ceder algunos datos personales de la empresa a terceros.
    • Scan o fotografia: opción informal, es una imagen, no permite la gestión a través de filtros o la modificación de sus datos.
    • Servicios online: Creadas y enviadas manualmente por el emisor de la factura electrónica.

Solución Informática para enviar factura electrónica.

La forma más rápida, automática y simple de crear, firmar y enviar las facturas electrónicas es a través de las soluciones informáticas de facturación electrónica. Estos programas han avanzado a tal nivel, que aunque la mayoría de ellos ofrecen la opción de rellenar manualmente los datos de las facturas o la opción de gestionar facturas escaneadas, muchos recogen directamente los datos de los sistemas internos de las empresas, para luego convertirlos al formato deseado, firmarlos y enviarlos al cliente. Todo mediante un proceso automatizado y completamente desatendido. Estos programas se adaptan a las necesidades de cada empresa, ya sea que nuestro cliente sea una administración pública y estemos obligados a enviar la factura electrónica a través del portal FACe con el formato facturae o sea una empresa privada a la que se puede sin problema enviar una factura en formato PDF.

El objetivo principal de dichos programas es que la empresa pueda ahorrar costes, tiempo y espacio de almacenamiento, ya que al reducir el tiempo dedicado a la gestión de las facturas, los trabajadores pueden distribuir sus energías a tareas más productivas. Estas soluciones también tienden a ofrecer filtros muy potentes que facilitan la búsqueda de las facturas para una gestión más rápida y eficiente, y centralizan toda la información en un solo lugar a donde pueden acceder simultáneamente varios usuarios, aumentando, de esta manera, la productividad en entornos colaborativos.

Estamos en un mundo de negocios eficientes, la única forma de adaptarse es a través de procesos productivos y herramientas intuitivas, automatizadas y fáciles de utilizar. Es cuestión de probar estos programas y comprobar lo simple que será cumplir con los plazos exigidos y la ley impuesta.

 
El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.
 

Equipo DATADEC