Blog de DATADEC

20 Sep 2017

19 BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

19 BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Una de las primeras preguntas que nos hacemos antes de enfrentarnos a la implantación de una nueva forma de trabajar o un nuevo sistema de información es ¿Qué beneficios me ofrece? o bien, ¿Por qué debería implantarlo en mi empresa?

 

La Digitalización es el proceso de convertir documentos que se encuentran en formato papel o formato digital no estructurado, como puede ser formato pdf, en formato digital estructurado y, por tanto, pueden ser integrados automáticamente en nuestro sistema de información.

El proceso de digitalización de documentos significa mucho más que digitalizar papel, ya que también se ven afectadas las tareas, actividades y procesos que se llevan a cabo en una empresa.

Las empresas desean ser más competitivas y más relevantes en un mercado dinámico que cambia cada día, y además, quieren obtener unos beneficios que incluyen la mejora de la eficiencia y la productividad, así como la reducción de costes.

En este mundo de alta competencia, saldrán más beneficiadas aquellas empresas que busquen las formasmás eficaces de trabajar y por lo tanto obtengan ventajas competitivas frente al resto.

 

¿Qué ocurre si añadimos la automatización de procesos a la digitalización de documentos ?

Si la digitalización de documentos viene acompañada de la automatización de procesos en los que intervienen documentos, se obtienen claras ventajas que ofrecen a las empresas estar preparadas ante los cambios y avances tecnológicos y las expectativas de los clientes. Las empresas deben enfrentarse a estos desafíos con la mayor decisión posible y elegir el camino que les ofrezca las mejores oportunidades.

Este proceso de digitalización no consiste únicamente en sustituir los documentos en papel por otros en formato electrónico, sino que además optimiza los procesos empresariales gracias a la captura inteligente de la información, agiliza y mejora las tareas más laboriosas e incluso sustituye algunas por otras más simples y novedosas.

Reducir el uso del papel y de documentos físicos ayuda a las empresas a convertirse en empresas digitales que avanzan y crecen con la tecnología. Empresas que buscan además de la excelencia con el cliente, la excelencia operativa, están más orientadas a reducir los costes en todas las áreas operativas, automatizando y agilizando los procesos.

En los años ochenta, cuando las empresas necesitaban mover sus documentos entre los distintos departamentos de su empresa, nació el término de flujo de trabajo (workflow).

En la actualidad, existen sistemas de automatización de flujos de trabajo avanzados que guían y controlan de forma automática los procesos documentales.

La automatización simplifica las tareas, eliminando los problemas que surgen con los documentos físicos. En esta automatización de procesos juegan un papel muy importante las actividades que se ejecutan de forma automática por una ‘máquina’, pero no hay que olvidar que la ejecución es parte de la responsabilidad del personal, por lo tanto, se debe aprovechar el capital intelectual de los empleados consiguiendo así que éstos generen más conocimiento.

 
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¿Cuáles son realmente los beneficios que se obtienen?

Si hablamos únicamente de la digitalización de documentos, los beneficios se enfocan al ahorro de dinero y la rentabilidad.

Estos son los beneficios más significativos:

  1. 1. Disminución del uso del papel y elementos de impresión, así como ahorro en costes de transporte.
  2. 2. Disminución de costes de almacenamiento de la documentación, hablando de almacenamiento físico.
  3. 3. Descentralización de la información al estar guardada en archivos digitales a los que pueden acceder de forma simultánea varios usuarios.
  4. 4. Garantía de la conservación de esos documentos, ya que no se dañan con el paso del tiempo.
  5. 5. Agilidad en las búsquedas de documentos que se encuentran normalizados y ordenados.
  6. 6. Aumento de la productividad de los empleados que pierden menos tiempo en tareas de archivo y utilizan ese tiempo para tareas más productivas.
  7. 7. La información estructura permite una mejor toma de decisiones.
  8. 8. Acceso seguro y rápido a esos documentos.
  9. 9. Integridad de los documentos ante catástrofes naturales o modificación del contenido.
  10. 10. Pueden imprimirse copias exactas del original en cualquier momento, y además, estas copias exactas sirven como copia de seguridad de los documentos.
  11. 11. La información que está digitalizada puede ser modificada y utilizada para otros fines.
  12. 12. Se facilita la difusión online de los documentos. Éstos pueden redistribuirse de forma inmediata sin enviar la copia física ni esperar la confirmación de su recepción.
  13. 13. Contribuye al mantenimiento y mejora del Medio Ambiente ayudando a disminuir la contaminación generada por el papel.

Si a esta digitalización de documentos le añadimos los flujos de trabajo que surgen de la automatización de procesos, los beneficios aumentan:

  1. 14. Se generan ahorros de hasta el 30% en procesos documentales y de impresión.
  2. 15. Se reduce el coste y tiempo invertido en la gestión de documentos electrónicos y en papel ya que se conoce dónde se encuentra la documentación desde que entra hasta que se archiva o se destruye.
  3. 16. Se minimiza la complejidad, el coste y los riesgos gracias a servicios de análisis de procesos de trabajo, priorizando los que resulten más eficientes, seguros y optimizados.
  4. 17. Se automatizan y simplifican las tareas, ya que ciertos pasos se pueden automatizar evitando así la intervención del personal o minimizándola al máximo.
  5. 18. Se tiene un control y un seguimiento de las transferencias documentales entre áreas o departamentos.
  6. 19. Se incrementa la productividad en entornos colaborativos, permitiendo hacer los mismo que harías con un documento físico, pero de forma electrónica y desde una única aplicación.


 

Implantar sistemas de digitalización con flujos de trabajo

Los entornos de trabajo están cambiando a toda velocidad, ya se habla de la oficina del futuro, en la cual la implantación de sistemas de digitalización y flujos de trabajo suponen una oportunidad para reducir costes e incrementar la productividad.

La opción de habilitar los flujos de trabajo en un sistema de gestión de documentos permite a las organizaciones automatizar procesos de trabajo, tales como el direccionamiento de documentos y la aprobación o el cierre de seguimiento de los mismos.

Las soluciones que vienen acompañadas con flujos de trabajo ayudan a coordinar la actividad de los empleados y el acceso al contenido a través de los procesos de la empresa. Los documentos que están implicados en estos procesos fluyen de un lugar a otro y de una persona a otra.

Automatizar los procesos diarios ahorra tiempo y dinero, y además, aporta precisión y cumplimiento de plazos.

Existen gran cantidad de tareas que se pueden automatizar y formar parte de un flujo de trabajo.

Son habituales los workflows de aprobación de facturas de proveedores, albaranes, nóminas, gastos de empleados, etc., aunque también existen otros asociados a calidad, al servicio técnico…

 

Un workflow de aprobación de facturas de proveedor, por ejemplo, facilita la revisión de las mismas sin necesidad de que los documentos en papel o formato electrónico circulen por la empresa para su aprobación, y sin la introducción manual de datos que pueden ser obtenidos directamente del documento al digitalizarse y después ser enviados y/o contabilizados en el sistema de gestión de la empresa.

Todas las empresas que se consideren innovadoras y tengan retos de productividad, movilidad, seguridad y sostenibilidad deberían implantar sistemas que aúnen los beneficios de la digitalización de documentos con la automatización de procesos mediante flujos de trabajo.

 

Si quieres subirte al carro de estas empresas y ser un referente en tu sector, así como destacar sobre tus competidores, aún estás a tiempo, pásate a la digitalización y convierte tu empresa en una organización que coordina el manejo y traspaso de documentos de sus empleados de la forma más productiva.

 

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Equipo DATADEC.

18 Sep 2017

OCR: Convierte y digitaliza tus documentos

OCR: Convierte y digitaliza tus documentos

Si estás pensando en realizar una transformación digital y convertirte en una oficina sin papeles te interesa saber en qué consiste la digitalización y la automatización de procesos documentales.

La llamada “oficina sin papeles”, en la práctica, implica poder seguir trabajando como hasta ahora pero consultando la documentación en el ordenador en lugar de acudir a los archivadores A-Z de toda la vida.

El primer paso para llegar a esos objetivos pasa por la digitalización de todo lo que se tiene en papel.

Las tareas repetitivas pueden resultar tediosas y además, existe el riesgo de que se comentan errores. La digitalización de los documentos libera a los trabajadores de estas tareas pudiendo así dedicarse a otras más productivas que realmente necesiten la intervención humana.

Este proceso ha de realizarse mediante operaciones de captura inteligente, ya que no queremos escanear únicamente el documento y tener una copia en el ordenador, sino que lo que buscamos es acceder al contenido de esos documentos, almacenar ese contenido y después poder acceder al mismo, pudiendo incluso eliminar el documento original.

La digitalización implica utilizar escáneres con tecnología OCR que permitan digitalizar y acceder a los datos que contienen los documentos.

 

La digitalización de documentos está directamente relacionada con el concepto de Lean Office, que  viene de trasladar el concepto de Lean Manufacturing a los procesos administrativos.

La tecnología Lean pretende deshacerse del desperdicio operativo, y si esto lo trasladamos a la oficina, para conseguir la máxima productividad y eficiencia, debemos desechar las tareas y procedimientos que entorpecen nuestro ritmo de trabajo.

La implantación del modelo de las 5’s del Lean Manufacturing puede trasladarse a la oficina y serían las siguientes:

  1. Clasificación (SEIRI): debemos clasificar los archivos y documentos que se gestionan en la oficina. No debemos guardar información por miedo, sabiendo que podrá estar disponible en la base de datos, en el ERP, en la intranet, etc. Debemos tener orden en nuestro puesto de trabajo.
  2. Ordenar (SEITON): los documentos de uso frecuente debemos tenerlos accesibles, aquellos de uso esporádico deben estar localizables pero no ocupar sitio ni hacernos perder el tiempo.
  3. Limpiar (SEISO): tener limpio y ordenado el puesto de trabajo para facilitar el uso y armonía.
  4. Estandarizar (SEIKETSU): clasificar y codificar para poder identificar de forma rápida aquello que buscamos.
  5. Mantener (SHITSUKE): mantener en el tiempo esta organización, convertirla en una rutina y estar buscando continuamente nuevas formas de mejora.

Entonces, necesitamos escáneres con tecnología OCR para digitalizar nuestros documentos, pero,

¿Qué es exactamente OCR y cómo funciona?

OCR son las siglas de Optical Character Recognition, y es una tecnología que se encarga de escanear y reconocer los caracteres de cualquier tipo de documentos, teniendo especial importancia, los albaranes o facturas de proveedores.

La tecnología OCR captura y escanea los datos que contiene el documento y además los almacena en un archivo o una base de datos. Estos datos se guardan con un formato capaz de ser reconocido y recuperado para ser usado en otras aplicaciones.

Una vez escaneados y archivados, podrá revisarlos, comprobarlos y utilizarlos de forma ágil y sencilla ahorrando además espacio de almacenamiento físico.

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¿Qué ventajas se obtienen de la utilización de sistemas de OCR?

  • Los sistemas de OCR presentan una clara ventaja frente a los que simplemente realizan un escaneado y es que en ese último caso, los documentos son guardados en formato imagen, y si alguien quiere acceder a la información que contiene, debería leer el texto de todos los archivos que pudiesen tener información relevante. Al utilizar OCR, los archivos se convierten en documentos digitales, y se pueden realizar las búsquedas por su contenido.
  • Otras de las ventajas es la agilidad en los procesos importantes. Esto conlleva que se simplifiquen y se ahorre tiempo que puede dedicarse a tareas más productivas.
  • El ahorro de espacio es otra de sus grandes ventajas, tanto si es ahorro físico porque se trata de sustituir archivos en papel, como ahorro de espacio en el disco duro ya que el formato texto ocupa menos espacio que el formato imagen.
  • Otra de las ventajas es la seguridad que se tiene sobre la información, ya que es más difícil que se pierda o se deteriore al estar digitalizada.

¿Qué empresas pueden beneficiarse de estos sistemas?

El software OCR es especialmente interesante para aquellas empresas que pretenden llevar a cabo su transformación digital y que aún tienen una gran cantidad de documentación en formato físico. Estas empresas no sólo quieren convertir sus documentos a formato digital, sino que además quieren mantenerlos organizados y accesibles.

Uno de los grandes beneficios que obtendrán además del ahorro de tiempo y espacio, es la mejora del flujo de trabajo (workflow) en la organización digitalizando de forma más eficaz los documentos conforme se van recibiendo y dejándolos accesibles al resto de trabajadores de la empresa.

Las soluciones que integran sistemas BPM facilitan la colaboración hombre-máquina en una serie de procesos concretos, de forma que se establecen parámetros de gestión para documentos concretos, implicando así a un número determinado de empleados con distintos roles en la organización.

 

¿En qué procesos de la gestión se hace más útil la digitalización de documentos con sistemas OCR?

Pongamos como ejemplo una empresa que recibe sus albaranes y facturas de proveedor en papel o bien en formato PDF.

La mercancía suele llegar a las empresas acompañada de un albarán.

Estos albaranes de entrada pueden ser digitalizados, convertidos a formato electrónico mediante OCR reconociendo y capturando los caracteres del documento.

Esta información se inserta de forma automática en el sistema de gestión de la empresa con lo que ya está disponible para cualquiera que quiera consultarla.

La información que se obtiene pasa desde el número de albarán. la fecha, los artículos o la cantidad recibida de los mismos. Esta información genera movimientos de forma automática en el sistema de gestión, por ejemplo, la actualización de las existencias al obtener las cantidades de cada producto, evitando así, procesos que deberían hacerse de forma manual.

Del mismo modo que se insertan los albaranes, también se insertan las facturas, y gracias a la  digitalización y la tecnología OCR, se puede relacionar y comprobar la información de la factura con el albarán/es correspondiente/s.

A partir de este momento, gracias a la labor de digitalización se podría realizar una búsqueda rápida de estos albaranes y facturas.

¿Qué herramientas hay en el mercado?

Para responder a esta pregunta, primero deberás plantearte si necesitas un sistema de software OCR profesional o el nivel de detalle de los documentos que vas a escanear no es tan crítico.

Por ejemplo, si los documentos que vas a escanear y digitalizar son albaranes y facturas de proveedor, cualquier escáner con una buena resolución mínima de 200 pp puede resolver tu problema y no tienes que realizar una gran inversión.

Hay multitud de soluciones OCR, incluso, existen aplicaciones para móvil que permiten convertir cualquier texto al que se le ha hecho una foto en un archivo de texto editable. Por supuesto, los resultados no serán tan exactos como los que resultan de obtener un programa OCR más profesional.

Por lo tanto, para aquellas empresas interesadas en obtener los mejores resultados, fiables y de calidad, deberían adquirir una solución que se ajustase a sus necesidades reales.

Si en tu empresa entendéis que la automatización aplicada a la organización de documentos y archivos es el camino más acertado para gestionar con eficacia las empresas, deberíais optar por una solución de gestión que incluya estos conceptos.

En esta era digital, la eficacia en la gestión de las empresas se traduce en inmediatez y aprovechamiento del valor de la información en cualquier momento y lugar, por ello, las soluciones que combinan procesos de digitalización de documentos con sistemas de workflow permiten a las empresas revisar, aprobar o firmar documentos de forma colaborativa. En grandes organizaciones con distintas sedes, estos flujos de trabajo permiten realizar estas tareas de forma más eficiente.

 

Llegados a este punto, la respuesta a la pregunta “¿por qué digitalizar tus documentos?” está clara, pero, ¿de qué modo? Elige la opción que mejore al máximo la funcionalidad de tu empresa.

 

Equipo DATADEC.

15 Sep 2017

El SII en Navarra

El SII en Navarra

A través del DECRETO FORAL /2017 para la modernización, mejora e impulso del uso de medios electrónicos en la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por Decreto Foral 86/1993, del 8 de marzo, la Hacienda Tributaria de Navarra tiene previsto implantar, a partir del 1 de enero de 2018, un nuevo sistema de gestión del IVA basado en el Suministro Inmediato de Información (SII). Es un sistema que consiste en la llevanza de los libros registro del Impuesto sobre el Valor Añadido a través de los servicios telemáticos de la Hacienda Tributaria de Navarra mediante el suministro, casi inmediato y por vía electrónica, de los registros de facturación. El período de pruebas previsto en Navarra comienza en septiembre y termina en diciembre de 2017.

Este nuevo sistema de llevanza permitirá alcanzar dos objetivos. Por un lado, aportará una gestión más moderna y eficaz de los libros registro por parte de los contribuyentes adheridos al SII Navarra, ya que aproximará el momento del registro y de la contabilización de las facturas al de la realización de las operaciones que dieron origen a las mencionadas facturas. Por otro lado permitirá un mayor control del Impuesto sobre el Valor Añadido y una mejor prevención del fraude fiscal.

 

¿A quién afecta?

Actualmente, solo tres clases de contribuyentes estarán obligados a adherirse al nuevo Suministro Inmediato de Información SII Navarra, entre ellos se encuentran:

  • Grandes empresas (facturación superior a 6.010.121,04€ en el año anterior)
  • Grupos de entidades de IVA
  • Sujetos pasivos inscritos en el REDEME (Registro de Devolución mensual del IVA)

Al SII Navarro pueden adherirse de forma voluntaria todo empresario o profesional y otros sujetos pasivos del IVA cuya competencia inspectora corresponda a la Hacienda Tributaria de Navarra, es decir:

  • Sujetos pasivos que tengan domicilio fiscal en Navarra y su volumen de operación del año anterior no sea superior a 7 millones de euros.
  • Sujetos pasivos que operen exclusivamente en el territorio navarro, sin importar donde tengan su domicilio fiscal, y su volumen de operaciones del año anterior no supere los 7 millones de euros.
  • Sujetos pasivos que tributan proporcionalmente al volumen de sus operaciones realizadas en territorio de régimen común y navarro, con domicilio fiscal en Navarra y con un volumen de operaciones del año anterior superior a 7 millones de euros, salvo que el año anterior hubieran realizado el 75% de sus operaciones en territorio común.

*La adhesión al sistema implicará la obligación de autoliquidar el IVA mensualmente.

 

Información a Suministrar

Los empresarios o profesionales y otros sujetos pasivos deberán suministrar información de los siguientes Libros Registro exigidos por la normativa de IVA:

  1. Libro Registro de Facturas Expedidas
  2. Libro Registro de Facturas Recibidas
  3. Libro Registro de Bienes de Inversión (anual)
  4. Libro Registro de determinadas Operaciones Intracomunitarias
  5. Suministro anual de otras operaciones con trascendencia tributaria:
    • Operaciones en metálico (importes > 6.000 € percibidos en metálico durante el ejercicio de un mismo cliente)
    • Operaciones de seguros (las aseguradoras informarán sobre las primas percibidas e indemnizaciones o prestaciones realizadas sin expedir factura)
    • Agencias de viajes (determinadas prestaciones servicios transporte aéreo)

Plazos Importantes

Con el nuevo SII Navarro los plazos se reducen y la comunicación entre el contribuyente y la Hacienda Tributaria de Navarra (HTN) se vuelve casi inmediata, el objetivo es tener la información en tiempo real a través de soluciones informáticas que facilitaran el proceso. Aquí están los plazos importantes:

  • Las Facturas Expedidas deben entregarse en un plazo de 4 días naturales desde la expedición de la factura. Se considera un plazo de 8 días naturales en caso de facturas expedidas por el destinatario o por un tercero. En ambos supuestos el suministro deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera producido el devengo del Impuesto correspondiente a la operación que debe registrarse.
  • Las Facturas Recibidas deben entregarse en un plazo de 4 días naturales desde la fecha en que se produzca el registro contable de la factura y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en que se hayan incluido las operaciones correspondientes.
  • Determinadas operaciones intracomunitarias deben entregarse en un plazo de 4 días naturales, desde el momento de inicio de la expedición o transporte, o en su caso, desde el momento de la recepción de los bienes a que se refieren.
  • La Información sobre Bienes de Inversión deben entregarse dentro del plazo de presentación del último periodo de liquidación del año (hasta el 31 de enero).
  • La Operaciones en Régimen especial criterio de Caja deben seguir los plazos generales.
  • Las Rectificaciones registrales deben realizarse antes del día 16 del mes siguiente al final del período de la declaración en la que deban tenerse en cuenta.

¿Cómo se hace?

Los ficheros que las empresas adheridas al SII de Navarra enviarán a la Sede Electrónica de la Hacienda Tributaria de Navarra deben cumplir con ciertos requisitos:

  • El mensaje debe cumplir unos esquemas XML predefinidos.
  • El envío debe utilizar el protocolo estándar SOAP (comunicación por medio de intercambio de datos XML).
  • La comunicación se establece vía HTTPS (transferencia segura de datos) + Certificado Digital Legalizado (firma legalizada de los ficheros).

Existen dos formas de enviar la información de los Libro Registro a la Hacienda Tributaria de Navarra:

  • Modo manual: comunicación vía Formularios Web alojados en la Sede Electrónica de la Hacienda Tributaria de Navarra. Es de uso excepcional para aquellos sujetos pasivos que realizan muy pocas operaciones ya que el envío de la factura se hace de una en una.
  • Soluciones Informáticas: comunicación automática de máquina a máquina. Estas soluciones extraen los ficheros con los registros de facturación de la ERP, los convierten al formato XML de la HTN, la legalizan automáticamente a través de una firma digital avanzada que darán lugar a una factura electrónica con plena validez jurídica. Además, facilitan a los contribuyentes el envío XML con los registros de facturación (bloques de hasta 10.000) a la Hacienda Tributaria de Navarra.

antes despues sii navarra

¿Qué cambia con el nuevo SII Navarro?

El nuevo SII de Navarra obliga a las empresas a realizar una revisión de sus procesos internos de facturación, contabilización y registro de facturas, incorporando soluciones tecnológicas que permitan el suministro inmediato de la información. El nuevo sistema exige una transferencia de información en tiempo real entre el contribuyente y la Hacienda Tributaria de Navarra esto provoca una reducción de los plazos de disponibilidad de la información (casi inmediata).

Pero no todo son obligaciones, gracias a la mejora de la cantidad y calidad de información suministrada, habrá una mayor agilidad en las comprobaciones. Los contribuyentes quedarán exonerados de la obligación de presentar las declaraciones anuales sobre las operaciones con terceras personas del modelo F50 y 347, así como de la presentación de la declaración informativa del modelo 340. También permitirá a los contribuyentes consultar los Datos Fiscales, tanto los declarados como los imputados (por clientes y proveedores acogidos al SII). Ayudará a cumplimentar las declaraciones mensuales de IVA (F66) y funcionará como borrador de auto-liquidaciones del IVA. Además, los contribuyentes acogidos al SII Navarra se beneficiarán de una ampliación del plazo de presentación de auto-liquidaciones de IVA y de retenciones a cuenta del IRPF/I (día 30 de cada mes), manteniendo los plazos especiales de:

  • Mes de Junio: que finaliza el día 5 de agosto.
  • Mes de Julio: que finaliza el día 20 de septiembre
  • Mes de Diciembre: que finaliza el día 31 de enero

 

El Progreso exige Preparación

Con la finalidad de simplificar a los contribuyentes la adaptación de sus sistemas al cumplimiento de la obligación de realizar el Suministro Inmediato de Información (SII) a la Hacienda Tributaria de Navarra, se recomienda el uso de soluciones informáticas que permitan la extracción de los datos de las facturas y libros registro de su ERP, la transformación al formato XML de la HTN, la firma legalizada, el envío a la Sede electrónica de la Hacienda Tributaria de Navarra y la obtención casi inmediata de la respuesta positiva o negativa de parte de la HTN. Lo ideal es buscar soluciones intuitivas, automáticas y adaptables al ERP del contribuyente.

 

Equipo Datadec

11 Sep 2017

Escanear documentos Agiliza tu Gestión

Escanear documentos Agiliza tu Gestión

Agilidad, productividad y eficiencia son conceptos que todas las empresas quieren tener presentes en su organización. Por lo tanto, todas aquellas acciones y herramientas que generen una reducción de tiempo y nos hagan más productivos y eficientes serán bien recibidas.

 

¿Sabrías decir cuánto tiempo pasas en tu puesto de trabajo?

La respuesta es que mucho más tiempo del que pasas en tu casa, estando despierto…

Por lo tanto, si tanto tiempo pasamos en nuestro puesto de trabajo, éste debería ser tratado como un santuario.


Crea un espacio de trabajo donde te sientas cómodo y todo esté organizado en su sitio. Realizarás más tareas en menos tiempo en un entorno libre de desorden y aumentarás tu productividad y por lo tanto tus beneficios. Además, estar a gusto en tu espacio de trabajo, favorece la creatividad, la comunicación y el proceso de generación de ideas.

Cada vez más, los profesionales necesitamos gestionar mayores cantidades de información con diferentes soportes y formatos. El buen uso de esa información es clave ya que proporciona un conocimiento esencial para estos profesionales y para las empresas, por lo que debería estar almacenado de forma segura y accesible.

La mayoría de la información que maneja una empresa se genera en forma de papel. Este papel se acumula con el tiempo y ocupa un gran espacio físico con un alto número de documentos en papel difícilmente accesibles y con una alta probabilidad de pérdida o deterioro. La búsqueda de un documento resulta difícil, con la pérdida de tiempo que eso supone, y esa es una de las acciones que más sensación de improductividad genera en las empresas.

Todos conocemos la sensación de desorden, de documentos amontonados en montañas de papel donde se mezclan los importantes con los menos necesarios, la pérdida de tiempo para buscar esa información y la consecuente falta de productividad en las áreas administrativas, además de los costes operativos que se derivan.

La digitalización de documentos mejora esas malas sensaciones, facilitando la localización, el orden y el espacio de trabajo para una gestión más eficiente de todos los documentos de la compañía. Así, las compañías pueden afrontar mejor el reto de procesar toda la información a la que acceden y publicarla o manejarla de forma rentable y eficaz.

 
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¿Qué se puede digitalizar en una empresa?

Prácticamente, todos los documentos generados en papel, con la enorme ventaja de que, una vez digitalizados, permiten un acceso fácil, en cualquier momento, y por parte de cualquier puesto de trabajo en un entorno de red. Incluso a través de internet, con las tecnologías de almacenamiento en la nube, se podría acceder a los archivos desde múltiples dispositivos y en cualquier lugar.

Entre los muchos tipos de documentos que pueden digitalizarse están los documentos de producción como fichas de productos, planos, diagramas, etc., documentos comerciales como facturas de proveedores, albaranes o pedidos, documentos de personal como las nóminas, contratos o tickets, documentos financieros y seguros, y una gran cantidad de informes.

En muchos casos, el proceso de digitalización ya se ha convertido prácticamente en una necesidad, para cumplir con la Ley de Protección de Datos (LOPD). Esta normativa, obliga a tener en un archivo o registro informático todos los datos de carácter personal que maneje la empresa, asegurando que fueron obtenidos legalmente y tratados de modo proporcional a la finalidad para la que fueron recabados.

Cuando un papel entra en una empresa, pasa por varios departamentos. Pasa desde el facturación a contabilidad, de ahí a gerencia para ser revisado, desde gerencia al departamento técnico, y así sucesivamente… El control de estos flujos de trabajo o workflows que ofrecen los sistemas de información que tienen los documentos digitalizados, reducen al mínimo la pérdida de tiempo en los viajes de esta documentación.

La digitalización, supone un paso más en el proceso de mejora continua que debe llevar a cabo toda empresa para estar a la vanguardia y aprovechar mejor las oportunidades de negocio.

 

¿Cómo se digitalizan los documentos?

Para pasar de un documento en papel a un formato electrónico tienes que escanear el documento en cuestión. Una vez transformado el documento a imagen, hay que hacer un indexado de la información extraída del documento y configurarlo, es decir, definir un nombre y una carpeta de almacenamiento, para poder encontrarlo en tus futuras búsquedas.

 

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Escanear documentos es un proceso sencillo que se basa en tres acciones:

  1. Preparar la documentación para digitalizarla: separar los papeles para que pasen por el escáner de forma correcta, quitando las grapas, clics, post it pegados, etc., y asegurarte de que las páginas pasan sin arrugas para que no se atasquen.
  2. Escanear los documentos: es altamente recomendable utilizar un escáner de alto rendimiento que realice todo el trabajo en poco tiempo, aunque también puede contratarse un servicio externo que digitalice rápidamente tus documentos,  ahorrándote así tiempo y esfuerzo.
  3. Por último, una vez escaneados y digitalizados, la indexación de los documentos para asegurarte de que están organizados como tú desees y puedas encontrarlos rápidamente.

Existe una forma de escanear documentos realizando una captura de datos inteligente, mediante un reconocimiento digital de caracteres (OCR) que convierte el texto de la imagen escaneada en texto digital que podrá ser tratado informáticamente, ya que se identifica el significado de los datos en cada parte de la imagen.

Existen documentos estructurados y no estructurados. Un ejemplo de un documento estructurado podría ser un DNI donde los datos están siempre en la misma posición, por ejemplo, el primer apellido está siempre en el mismo sitio. Un ejemplo de documento no estructurado es una factura de proveedor, ya que por ejemplo el campo ‘fecha factura’ estará en distintas posiciones del documento dependiendo del proveedor que haya emitido la factura.

Al escanear documentos mediante OCR esa información del documento escaneado está digitalizada y puede ser editada.

 

¿Qué ventajas tienen las empresas al escanear documentos?

Por supuesto, una de las principales ventajas de escanear documentos es tener digitalizada toda la documentación en papel.

Es cierto que en un principio habrá que escanear toda esa documentación, pero lo realmente positivo es que sólo habrá que hacerlo una vez, y las ventajas que se derivan de este proceso superan a los inconvenientes.

  • La primera de las ventajas sería la seguridad. Se evitan los riesgos como el deterioro del paso del tiempo, robo, destrucción por fuego, agua o incluso por vandalismo.
  • La segunda sería la facilidad de almacenamiento, ya que es evidente la reducción del espacio necesario para esos archivadores, pudiendo almacenarse en discos duros o bien en la nube.
  • Otra ventaja es el manejo de esa información. Es evidente que escanear documentos facilita enormemente el manejo de esa documentación, evitando engorrosos procesos de búsqueda y manipulación de papeles.
  • Se tiene un repositorio único de documentos corporativos asociados a cualquier proceso de negocio que tengan que ser compartidos entre los participantes de dicho proceso.
  • Las consultas se agilizan de forma espectacular, ya que esa información no sólo es accesible desde el ordenador, sino desde infinidad de medios digitales como pueden ser los teléfonos móviles o las tablets.
  • Una vez digitalizados, gracias a las soluciones de workflow, se reducen los tiempos empleados al automatizar la trazabilidad de los documentos.
  • Escanear documentos hace que éstos se puedan compartir inmediatamente, utilizando el email o las redes sociales disminuyendo los gastos de envío.
  • Se minimizan los gastos de oficina en fotocopias, tóner y se consigue una reducción considerable del consumo de papel.
  • Por último, no hay que olvidar que digitalizando los documentos ayudamos al Medio Ambiente disminuyendo la contaminación producida por el proceso de fabricación del papel.

¿Merece entonces la pena transformar un documento en papel a soporte electrónico, para que sea accesible desde un ordenador o dispositivo móvil, a través un escáner? Tras leer las ventajas y beneficios que se derivan de ello, es evidente que sí.

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Equipo Datadec

07 Sep 2017

Sustituye al papel con la Digitalización Certificada

Sustituye al papel con la Digitalización Certificada

Todos en algún momento hemos oído el concepto de “Oficina sin papeles” y más de uno hemos creído que no es posible trabajar sin papeles, ya que el papel lleva tantos años arraigado a nuestras costumbres y es algo tan nuestro, que vemos imposible poder eliminarlo.

En una época tan tecnológica como la que vivimos, en la que estamos 24 horas conectados a Internet por medio de un Smartphone, una Tablet o un ordenador portátil no se entiende cómo podemos continuar aferrándonos a algo que pertenece a otro siglo.

¿Quién no gestiona sus correos en su móvil? ¿Quién utiliza ya las Agendas en papel teniendo herramientas que vienen preinstaladas en los terminales o se descargan de forma gratuita? ¿Qué CEO no tiene incluso un CRM instalado en el móvil o en la Tablet?

Podemos trabajar desde cualquier sitio, ya no necesitamos estar físicamente en la oficina, así que, si podemos llevar la oficina a cuestas, gracias a sistemas en la nube  que almacenan todos nuestros datos, podremos trabajar sin hacer un uso abusivo del papel y sin necesidad de destinar parte de nuestro espacio de trabajo al almacenamiento de dichos papeles.

Pero, ¿Cómo podemos acabar con el papel?

La Digitalización Certificada nos ayuda a acabar con cualquier documento físico.

 

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¿Por qué debemos acabar con el papel?

Porque el papel genera ineficiencia.

La información que está en papel corre el riesgo de ser extraviada, o de llegar tarde a su destinatario o incluso de llegar en malas condiciones.
Además, ese papel necesita ser impreso, fotocopiado, y almacenado, lo que implica costes de materiales, costes de tiempo y baja productividad.

Y no menos importante, el respeto al Medio Ambiente. Menos impresión representa menos árboles cortados y menos gasto de energía para fabricar y transportar ese papel.

Además, la ausencia de papeles encima de la mesa te quitará estrés. Organizar los documentos digitalmente es más simple y tu oficina, además, estará mucho más limpia, ya que el papel atrae mucho polvo y sensación de desorden. Esto te ayudará a centrarte en las tareas realmente importantes.

 

¿Cuáles son los beneficios de reducir el papel?

Alguno de los múltiples beneficios que tiene reducir el papel en tu oficina son estos:

  • Disminución de tiempo en las comunicaciones. Comunicaciones más rápidas: mandar un email es cuestión de segundos, una carta tarda como mínimo un día. El papel es demasiado lento para los tiempos que vivimos.
  • Acceso inmediato a la información, ya que está almacenada digitalmente e indexada, lo que facilita su búsqueda disminuyendo el tiempo empleado.
  • Mayor movilidad, puesto que podrás cambiar de oficina y trabajar desde cualquier parte sin necesidad de llevar contigo papeles o archivos.
  • Reducción de costes, ya que ahorrarás dinero en archivadores, impresoras, tintas y sobre todo en gastos derivados de los envíos.
  • Reducción del espacio de tu oficina destinado a almacenar papeles, por lo que podrás utilizarlo para otros fines.

Toda empresa que esté preocupada por trabajar de forma más eficiente tiene en cuenta el impacto real que tiene el uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones, y si tu empresa es una de ellas, has de saber que esto se consigue gracias a la cultura de la Digitalización.

 

¿Hablamos de Digitalización o de Digitalización certificada?

La Digitalización es el proceso de convertir documentos que se encuentran en formato no digital (como papel o formato digital no estructurado) en formato digital útil para ser procesado, pero debemos tener claro que esos archivos digitales no tienen ni tendrán validez legal alguna y, por lo tanto, no podremos destruir los papeles originales. Para conseguir esta validez legal necesitamos la Digitalización certificada, que otorga a los documentos validez legal ante cualquier organismo oficial en base a las condiciones establecidas por la Agencia Tributaria y, por consecuencia, sí permite la eliminación de los documentos originales.

Por lo tanto, la Digitalización certificada es el vehículo que ayuda a las organizaciones a ser más eficientes, productivas y también más cuidadosas con el Medio Ambiente.

Así pues, la eliminación definitiva del papel pasa por un proceso de Digitalización certificada de los documentos en las empresas.

Para que todo se realice de forma legal y válida, y sea admitido por la Agencia Tributaria, es necesario utilizar un sistema de digitalización homologado, recogido en el artículo 7 de la orden EHA/962/2007.

La Agencia Tributaria obliga a las empresas a mantener las facturas de sus proveedores al menos durante 5 años fiscales siempre y cuando no estén digitalizadas y certificadas, por lo que el proceso de Digitalización certificada supone un gran paso para las organizaciones. El caso de las facturas de proveedor recibidas en papel es un claro ejemplo de obtención de beneficios al convertirlas a un formato digital.

Y aunque la ley no lo exige de forma explícita, resulta muy recomendable mantener al menos una copia de seguridad de la base de datos, de forma que esa redundancia nos garantice la seguridad de los datos a largo plazo una vez destruido el papel.

 

Para que la Digitalización Certificada sea 100% operativa, debe apoyarse en otros conceptos como son:

  • Un escáner, para el reconocimiento OCR.  Digitalizamos los documentos reconociendo el contenido de los mismos y archivándolos electrónicamente. A la hora de enviarlos por correo electrónico ahorraremos tiempo y dinero.
  • Sistemas cloud. El almacenamiento en la nube ha llegado para facilitarnos las gestiones y es todo un aliado a la hora de decir adiós al papel. La nube nos permite almacenar todos los archivos que necesitemos en línea y acceder a ellos cuando queramos, con independencia de donde estemos. Gracias a  ello, se acaba la necesidad de imprimir y de contar con una infraestructura física de almacenaje.
  • El software especializado. Se requieren soluciones tecnológicas específicas que permitan a las empresas ser más operativas y disminuir el uso de papel. Es el caso, de las  soluciones de Digitalización certificada que convierten los documentos físicos dotándolos de validez legal, lo que permite que el documento original pueda ser eliminado.

 

digitalizacion certificada flujo

 

Llegados a este punto, nos preguntamos ¿Es posible eliminar el 100% del papel?

Hay dos detalles que no podemos obviar y son:

  1. El proceso de Digitalización certificada de los documentos de una empresa no se puede implantar de la noche a la mañana, y
  2. El volumen de papel que utilizamos disminuirá considerablemente, pero no puede, simplemente, desaparecer.

Como ya hemos dicho, la transición a la oficina sin papeles no puede hacerse de golpe, ya que sería algo estresante para el equipo.

Se debe empezar de forma paulatina y seleccionando determinadas áreas de la empresa, de modo que el resto no se verá afectado por estos cambios. Así, una a una, ir digitalizándolas todas. Una de las áreas de trabajo más idóneas a implementar en primer lugar es la recepción de facturas de proveedores y facturas de gastos.

 

La Digitalización Certificada conseguirá garantizar que ese volumen de papel que tenemos hoy por hoy en nuestras oficinas disminuirá considerablemente, ya que hace que los documentos digitalizados y homologados tengan el mismo valor legal que los originales y por lo tanto, estos últimos puedan ser eliminados.

Este cambio de cultura ha llegado para quedarse. Al igual que el papel sustituyó al pergamino, hoy en día el documento digital está sustituyendo al papel, y en pocos años, no existirá esta reflexión de cambio porque es un proceso ya consolidado, al igual que hoy nadie se plantea escribir una carta en soporte de pergamino.

Esta es una oportunidad para reducir costes e incrementar la productividad que las empresas no deberían desperdiciar.

El papel es algo del pasado, el futuro es digital, ¿de verdad te quieres quedar en el pasado?

 

Gratis guia digitalizacion

Equipo Datadec

24 Jul 2017

Facturación Electrónica Europea: FacturaE

Facturación Electrónica Europea: FacturaE

La diversidad en materia de FacturaE.

Existe una amplia diversidad de normas relacionadas con las facturas electrónicas a nivel internacional, nacional, regional y de uso privado actualmente utilizadas en los Estados miembros. Ninguna de estas normas prevalece y la mayoría carece de interoperabilidad. A falta de una norma común sobre la FacturaE, los Estados miembros optan por elaborar sus propias soluciones técnicas basadas en normas nacionales de modo que cada empresa que deseara entrar a un nuevo mercado tendría que cumplir con diferentes normas de facturación electrónica. Los requisitos técnicos y jurídicos diferentes en materia de facturación electrónica constituyen obstáculos a la actividad de contratación transfronteriza y al comercio. La unión Europea considera preciso eliminar o reducir los obstáculos transfronterizos en relación con la facturación electrónica. Con el fin de alcanzar este objetivo, nació La Directiva 2014/55/UE.

 
Directiva europea que apoya el progreso

El mercado de la factura electrónica se encuentra en un estado de intenso crecimiento . El principal impulsor para el desarrollo de este mercado fue la empresa privada, pero hoy en día está cada vez más apoyado por el sector público, después de la puesta en marcha del SII llega la la nueva directiva europea sobre la facturación electrónica con los organismos publicos. La Directiva 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo de la Unión Europea exige a los Estados miembros el uso obligatorio de facturación electrónica en los procesos de contratación pública a partir de 2018. Estas facturas electrónicas tendrán que estar conformes con la norma europea que precisará la información que debe contener la factura y cómo se debe escribir esa información. Esta directiva pretende facilitar las relaciones comerciales transfronterizas con la creación de una FacturaE estándar que será utilizada y aceptada por todos dentro de la Unión Europea.

  

¿Que motivó la creación de esta directiva?:

  1. Incentivar la integración económica de los miembros de la Unión Europea, ya que la diversidad de regulaciones limita severamente las relaciones comerciales internacionales.
  2. Armonización fiscal que conduce a una estabilidad jurídica.
  3. Reducir las cargas administrativas de las empresas, a través de un formato estandarizado que permitirá facilitar los trátimes necesadior para la facturación con los organismos públicos de los diferentes estados..
  4. Favorecer a las PYMES, a través de la adopción de medidas que facilitarán su gestión. La PYMES obtendrán beneficios tales como la posibilidad de emitir facturas simplificadas en ciertos casos, declarar el Impuesto sobre el Valor Añadido de acuerdo con un sistema de contabilidad de caja, entre otros.
  5. Reducir los gastos corrientes de las empresas, mediante el aumento del uso de facturas electrónicas las empresas ahorrarán costes ya que eliminarán gastos de papel, impresión, envío, etc. Favoreciendo al medio ambiente ya que se reducirá el uso del papel.
  6. Facilitar las transacciones económicas. La FacturaE ofrece mayor eficiencia ya que favorece la inmediatezy un nivel de seguridad de envío mayor. Por otro lado, ayuda ahorrar tiempo y espacio, ya que todo se encuentra en tu ordenador y a través de herramientas y soluciones su gestión se vuelve casi automática.
  7. Eliminar los inconvenientes aportadas por la factura de papel:
    • No hay riesgo de pérdida o deterioro
    • Evita el uso de fotocopias
    • Posibilita el seguimiento del circuito
    • Agilización en su tramitación

 

Desarrollo de la cultura FacturaE en España

El gobierno español avanza también en la implantación de un sistema de comunicación telemática de la facturación. Con esto en mente en diciembre 2016 mediante un Real Decreto obliga a unas 62.000 empresas, que cumplen ciertos requisitos, que a partir del 1 de julio de 2017 deben presentar sus libros de IVA electrónicamente. Este sistema denominado Suministro Inmediato de Información (SII) facilita el proceso de declaración de IVA. El objetivo es fomentar el intercambio electrónico de documentos fiscales y aumentar el control tributario. Igualmente, las Administraciones Públicas decidieron en 2015 que solo aceptarían facturas electrónicas, de modo que todas las empresas, que realizan transacciones con las AA.PP, implantaron herramientas que permitan la gestión de FacturaE.

 
Miremos hacia adelante

La Directiva 2010/45/UE es un paso adelante hacia la armonización de las legislaciones nacionales en materia del IVA. Herramientas como Expert firma o Expert firma SII permiten generar y leer ficheros de intercambio seguro garantizando la autenticidad e integridad del contenido de los mismos, a los que aplicándole una firma digital avanzada darán lugar a una factura electrónica con plena validez jurídica. Además facilita a los proveedores el envío de las mismas a los clientes en formato PDF y al portal FaCe de la AA.PP en formato XML, además deprogramar el envío de los libros de registro (declaraciones de IVA) a la Agencia Tributaria.

 
Características de la Directiva 2010/45/UE

Rango: Directiva

Fecha de disposición: 16/04/2014

Fecha de publicación: 06/05/2014

Cumplimiento antes del 27 de noviembre de 2018.

 

Para más información:

 

Equipo Datadec

13 Jul 2017

La facturación electrónica europea una realidad para el 2018

La facturación electrónica europea una realidad para el 2018

El año 2018 será el de la implantación definitiva de la factura electrónica europea para la contratación pública

La facturación electrónica sustituye a las facturas tradicionales en papel, y se caracteriza porque el envío a los destinatarios se realiza por medios telemáticos en formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel y con la misma validez fiscal y jurídica ya que está firmada con una firma electrónica avanzada, emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia tributaria correspondiente.

Para que una factura electrónica tenga validez, debe reunir unos requisitos mínimos:

  • Contener los campos obligatorios que defina la norma.
  • Estar firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido por una entidad oficial.
  • Ser trasmitida de un sistema informático a otro, recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Son muchos los países europeos que ya disponen de sistemas de facturación electrónica, tanto en su uso entre empresas como en sus relaciones con las diferentes Administraciones públicas, el problema hasta el momento ha sido la falta de un formato común europeo. La iniciativa emprendida por el Comité Europeo de Normalización dará lugar a una norma, no a una infraestructura europea de facturación como tal, por lo que los formatos de cada país continuarán teniendo validez como actualmente.

La Directiva 2014/55/UE relativa a la facturación electrónica en la contratación pública, tiene como objeto unificar el formato de facturación electrónica con las Administraciones Públicas y exige a los Estados miembros el uso de la factura electrónica en los procesos de contratación pública a partir de noviembre de 2018. La normativa busca facilitar las relaciones comerciales dentro de la unión europea, con la creación de un estándar común que permita la comunicación entre todos los integrantes.

 

Estado actual y beneficios de la factura electrónica:

 

Actualmente la factura electrónica europea presenta una amplia gama de formatos diferentes, fruto del impulso de los diferentes Gobiernos en la firme creencia de que la implantación de la factura electrónica ofrece importantes beneficios para las empresas y administraciones públicas:

  • Reducción de costes:
    • Eliminación del papel y franqueo.
    • Disminución de costes por medios electrónicos.
    • Mejora en el tiempo medio de cobro.
    • Eliminación del archivo físico. Sistema de custodia útil y económico.
    • Reducción de errores por tratamientos manuales.
    • Automatización del proceso de casación de facturas.
    • Disminuye las incidencias en el envío de facturas.
  • Beneficios medioambientales:
    • Eliminación del uso de papel, tóner…
  • Imagen tecnológica
    • Imagen de empresa tecnológicamente avanzada.
    • Aporta valor a sus clientes facilitando su eficiencia.
  • Mejora de la eficiencia:
    • Reducción de tiempos de gestión (localización, recuperación, y archivo).
    • Aumenta la seguridad documental con varias copias de los documentos.
    • Permite el envío por email o fax en cualquier momento.
    • Disponibilidad de los documentos a través de un navegador Internet, permitiendo la distribución por workflow.
    • Mayor agilidad en la toma de decisiones.
    • Integración con el ERP corporativo

Velocidad de la implantación de los sistemas de facturación electrónica con las Administraciones Públicas en los diferentes países:

 

La velocidad de la implantación, y la obligatoriedad de la misma tampoco ha sido uniforme en los países europeos, siendo que hay países dentro y fuera de la unión que la han hecho ya obligatoria para las relaciones con las Administraciones Públicas (B2G), como: Islandia, Noruega, Suecia, Dinamarca, Países bajos, Finlandia, Suiza, Grecia, Austria, Turquía, Italia, Moldavia, Eslovenia, España, Polonia, Estonia y Francia.

Otros cuantos países han avanzado en la implantación de la factura electrónica, y ya disponen de sus sistemas, pero no la han establecido como obligatoria sino que se establece de uso voluntario para las relaciones con las Administraciones Públicas, son países como: Bélgica, Bulgaria, Irlanda, Macedonia, Portugal y Reino Unido.

Un último grupo de países como Alemania, Eslovaquia, Chipre, Hungría, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, República Checa y Rumania, todavía se encuentran en proceso de desarrollo de sus sistemas de facturación electrónica con las Administración públicas, con lo que deberán hacer un mayor esfuerzo de adaptación para cumplir con la fecha límite del 27 noviembre de 2018.

La reciente implantación en España del SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) ha supuesto que más de 62.000 empresas tengan la obligación de comunicar de forma telemática a la sede electrónica de la AEAT información sobre su facturación, con cuyos datos  se van configurando casi en tiempo real los diferentes Libros Registro, está previsto que en el 2018 se incorporen las haciendas forales que se habían quedado al margen de la nueva normativa. La entrada en vigor del SII supone un revulsivo más en el avance del uso de los sistemas telemáticos de relación entre empresas y la Administración Pública, suponiendo un punto de no retorno al que se irán sumando nuevas iniciativas, como la facturación electrónica europea.

Gratis libro blanco del SII

 

Publicación de la Norma Europea de Factura Electrónica:

 

El pasado 28 de junio, el Comité Europeo de Normalización publicó la norma europea que establece el modelo de datos semánticos con los elementos esenciales que debe presentar una factura electrónica y la sintaxis que debe tener para que sea válida. Esto supone un paso adelante para que los diferentes proveedores de soluciones informáticas de facturación electrónica puedan avanzar en el desarrollo de sus estándares de comunicación que permitan a las empresas generar las facturas en el formato homologado y a las diferentes Administraciones Públicas recibirlos en el mismo, independientemente del país de emisión y recepción.

Se abrirá así un nuevo mercado para las empresas de los miembros de la unión europea que podrán solicitar ser proveedores de cualquier administración pública de los diferentes países con la garantía de que podrán facturar en tiempo y forma con todas ellas.

 

Para más información:

Equipo Datadec

10 Jul 2017

DATADEC se posiciona en el SAGE MARKETPLACE desde el 30 de junio de 2017.

DATADEC se posiciona en el SAGE MARKETPLACE desde el 30 de junio de 2017.

El pasado viernes 30 de junio, SAGE confirmó la certificación de DATADEC como una solución que une, de forma nativa en SAGE X3, expert SGA con SAGE X3 y que logra que ambas aplicaciones se comporten como una. Esta solución está disponible en el SAGE Marketplace Internacional.

Esto es fruto de una visión conjunta en la que SAGE Y DATADEC entienden que aprovechar toda esta sinergia puede llevar a ambas compañías a ofrecer a sus clientes un valor añadido y ventajas competitivas. SAGE y la red de Partners de SAGE tienen a su disposición SAGE X3 con un SGA 100% conectado de manera nativa, como si fuera una extensión más del propio producto y que ofrece un plus muy importante en las ofertas. DATADEC, por otra parte, se acerca a mercados con gran potencial, puesto que el cliente de SAGE X3 tiene un perfil muy parecido al que suele trabajar y se acerca a mercados internacionales en los que está SAGE X3.

Esta conexión entre SAGE X3 y expert SGA está en funcionamiento en Martínez y Cantó. En la partner news de junio de 2017, SAGE destacó todo el trabajo realizado en este cliente como un caso de éxito.

En cuanto a gestión de almacenes, los principales valores añadidos que aporta DATADEC a SAGE X3 son: 

  • ESPACIOS:
    • Caótico. Optimización de todo el espacio.
    • Agrupaciones logísticas. Palets multi / mono referencia. Matrículas.
    • Espacios convencionales (combinado con áreas caóticas)
    • Modela todo tipo de localizaciones.
  • TAREAS
    • Organiza todo el TRABAJO de los operarios por PRIORIDADES.
    • Asignación automática de las taras a los operarios.
    • Seguimiento de todas las actividades realizadas.
    • Reporte de actividades varias. Todo está monitorizado.
    • Itinerarios óptimos.
    • Coordina los recursos disponibles en cuanto a disponibilidad y operarios habilitados.
  • PREALBARAN
  • MÚLTIPLE ESTADO PARA CADA PRODUCTO – LOTE.- Matrícula. Actualización automática en X3.
  • REGLAS CONCATENADAS PARA UBICAR O PARA EXPEDIR DEL ALMACÉN.
  • CONNECTADO CON SISTEMAS AUTOMÁTICOS COMO ULMA, MECALUX, SYSLOG,..

Este hito es un paso más hacia la decidida internacionalización de DATADEC y su apuesta por  la distribución de soluciones a través de la colaboración con Partners de SAGE e incluso con SAGE en distintos países.

Estar en el MARKETPLACE INTERNACIONAL DE SAGE supone para DATADEC una mayor visibilidad internacional y nacional, además de un reconocimiento a la alta funcionalidad y calidad de los productos desarrollados por DATADEC.

sage isv partner

Más información:

Para más información puede consultar la ficha DATADEC WMS: http://www.datadec.es/wms/

O visitar el Marketplace de SAGE: https://www.sage.com/marketplace/asb_ListingDetail?listingId=a1h24000004Q7ztAAC

Equipo Datadec

04 Jul 2017

La implantación de expert SGA en Martínez y Cantó, caso de éxito del mes de junio en SAGE Partnews

SAGE ha publicado en la PartnerNews del mes de junio el caso de éxito del SGA que DATADEC ha implementado en Martínez y Cantó, recogiendo el testimonio de D. Vicente Mira, Director de Logística de Martínez y Cantó.

En este caso de éxito desarrollado por SAGE,  se recoge amplia información de la implantación y puesta en marcha del módulo de SGA expertSGA conectado con SAGE X3, desde los motivos de la elección de los 3 proveedores implicados en el proceso (SAGE, Totware y DATADEC) las necesidades detectadas, las soluciones implantadas y, finalmente, las mejoras obtenidas después de la puesta en marcha del proyecto.

Para todos los que trabajamos en DATADEC, es un privilegio y un reconocimiento al buen trabajo realizado tanto sobre el SGA como por el conector:

  • Ha mejorado los procesos de Martínez y Cantó y ha permitido mejorar la eficiencia. Además, está ya integrada de forma estándar con SAGE X3 gracias al conector que DATADEC programó en la propia plataforma de X3.
  • Permite que ambas aplicaciones intercambien datos y procesos de forma estándar. Este conector ha sido ya Certificado por SAGE y se encuentra en SAGE MARKET PLACE.

El artículo que recoge el caso de éxito se puede leer en la revista online de SAGE Partnews.

partners news sage 01

 

partners news sage 02

 

Más información:

Para más información puede consultar el artículo con la Best Practice recogida en la revista Sage Partnews: http://partnews.sage.es/2017/06/martinez-y-canto-optimiza-la-gestion-de-su-produccion-con-sage-x3-totware-grupo-lider-it-y-datadec-isv-de-sage/

Equipo Datadec

27 Jun 2017

DATADEC reconocido como Colaborador Social de la AEAT para el SII

DATADEC reconocido como Colaborador Social de la AEAT para el SII

El acuerdo firmado supone que los clientes de DATADEC se beneficiarán de interesantes ventajas a la hora de gestionar el Sistema Inmediato de Información SII

La Agencia Tributaria y DATADEC han firmado el acuerdo como Colaborador Social para el Suministro Inmediato de Información SII. El acuerdo con la AEAT permite que DATADEC actúe en representación de sus clientes en las gestiones relacionadas con el SII con la misma validez legal que si lo hieran ellos directamente.

A través de la figura de Colaborador Social, cualquier empresa cliente de DATADEC puede realizar la presentación telemática de declaraciones, comunicaciones y documentos tributarios, sin necesidad de delegar su certificado digital, siendo DATADEC el interlocutor ante la AEAT.

El Suministro Inmediato de Información SII entra en vigor el 1 julio siendo obligatorio para más de 62.000 empresas, a las que se sumarán en el 2018 las Haciendas Forales, esto supone un importante esfuerzo transformador para muchas empresas, por lo que la figura del Colaborador Social se plantea como una interesante opción aportando importantes beneficios:

  • Plazo de presentación ampliado: Las empresas que utilizan los servicios de facturación de un Tercero Autorizado por la AEAT obtienen un importante beneficio añadido como es la ampliación del plazo de presentación de la información del SII a la AEAT a 8 días.
  • Prioridad e interlocución directa: La AEAT en caso de sobresaturación en las comunicaciones del SII dará prioridad a los Colaboradores Sociales.
  • Validez legal: Los Colaboradores Sociales participan en el diseño y desarrollo de los procedimientos de comunicación del SII, lo que garantiza el completo cumplimiento de la legalidad.
  • Facilita la gestión de certificados: A través de un Colaborador Social, no es necesaria la cesión del Certificado Digital por la empresa, siendo el colaborador el que realiza toda la gestión.

La Solución expertCustodia SII de DATADEC, permite la gestión del Suministro Inmediato de Información SII en CLOUD, independientemente del ERP que utilice la empresa, garantizando la agilidad y seguridad del proceso, así como el cumplimiento de la legalidad, y ahora además con las ventajas añadidas que supone la reciente firma del acuerdo de Colaboración Social con la Agencia Tributaria.

sii version cloud colaborador social

Para más información sobre la implantación del Sistema Inmediato de Información SII, plazos, empresas afectadas y todo lo que supone su puesta en marcha te invitamos a que te descargues el Libro Blanco del SII:

Gratis libro blanco del SII

Equipo Datadec