EL SOFTWARE DE GESTIÓN MÁS EFICAZ PARA COMPETIR

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En la actualidad las empresas compiten en un entorno complejo en mercados muy competitivos y cambiantes, en los que la globalización y el creciente desarrollo tecnológico marcan una fuerte evolución: si la organización no utiliza herramientas de apoyo para desarrollar su capacidad competitiva, no tendrá la fuerza suficiente para enfrentarse a esta realidad cambiante.

La supervivencia y el éxito de una empresa solo es posible si ésta logra desarrollar sus capacidades competitivas frente a sus rivales. Estamos hablando de diferenciarnos de la competencia, de que nuestros productos/servicios satisfagan las necesidades del mercado, en tal grado que sean elegidos por la mayoría de clientes.

Una de las estrategias para incrementar esta capacidad competitiva es la automatización de procesos, mediante la implementación de softwares para gestión que ayuden a:

• Abaratar los costes. Como las herramientas ERP, BPM y RPA.
• Conocer al cliente. Por ejemplo, el programa de gestión CRM y el sistema BI.
• Lograr que la empresa se adapte de forma rápida. Como el software ERP y el sistema BPM.
• Personalizar los productos. Indispensable el ERP.

¿Cuál es el software para la gestión más eficaz para competir?

El software para la gestión que ayudará a una empresa a incrementar y desarrollar su capacidad competitiva dependerá de las estrategias, del enfoque comercial y las acciones que necesite realizar la organización para fortalecerse dentro del mercado, cumpliendo siempre las expectativas del cliente.

Grosso modo, las estrategias competitivas que puede implementar una corporación para diferenciarse de sus rivales pueden resumirse en:

• La de ser un proveedor con el mejor precio (diferenciación en costes), con la misma o superior calidad que la competencia.
• La de diferenciar el producto para que sea único (diferenciación en producto) y se adapte mejor a la necesidad de los clientes, por lo que éstos lo preferirán sin importar el precio.

Softwares para gestión: eficaces para conseguir un precio bajo

La reducción de costes es una de las estrategias claves para cualquier empresa, para diferenciarse ante la competencia y lograr un mayor margen de beneficio. Pero no se trata de reducir costes al azar o simplificar presupuestos, se trata de mejorar los procesos estratégicos con las herramientas adecuadas.

Al emplear los programas de gestión precisos podemos incrementar la eficiencia y, en consecuencia, la productividad, permitiendo disminuir costes. Por ejemplo, el software ERP, el BPM y la RPA.

• Software ERP

  Enterprise resource planning, o ERP es un tipo de software que puede integrar y centralizar la gestión de todos los procesos presentes en una empresa, como la planificación, la compra, la venta, el almacenamiento, los recursos humanos, finanzas, marketing, etc.

  Un sistema ERP es eficaz para que una empresa disminuya los costes de operación y eleve su capacidad competitiva, debido a que:

• Permite la comunicación y flujo de información entre departamentos, información que puede ser en tiempo real. Debido a la integración de los módulos correctos, conecta todas las áreas de la empresa, lo que representa un incremento en la productividad de los equipos de trabajo y facilita la toma de mejores decisiones. Un ejemplo claro en este sentido es el cálculo de los recursos necesarios (materiales y horas de trabajo) para atender los compromisos con los clientes, lo que en ocasiones supone un proceso muy complejo.
• Ofrece una base de datos central. Esto reduce los costes asociados al mantenimiento de diversos centros de datos ya que se garantiza la integridad de la información, disminuye gastos de gestión y ahorra tiempo a los trabajadores.
• Facilita la detección de áreas u operaciones no rentables y reduce la probabilidad de errores en las actividades, gracias a la automatización de procesos como el control de inventario, control de la cadena de suministro, la facturación, etc.

• Software BPM

  Business Process Management, o BPM es un sistema de gestión empresarial que tiene como fin modelar, automatizar, analizar, optimizar las tareas y actividades que resultan repetitivas dentro del proceso de gestión. Permitiendo que el equipo de trabajo realice tareas de mayor importancia.

  El BPM disminuye los desperdicios, en consecuencia, los costes se reducen. Además, minimiza la posibilidad de errores, incrementa la eficiencia operacional y la tasa de productividad aumenta.

  El BPM facilita el escaneo de los procesos, para comprenderlos y ayudar a la detección de problemas. Por lo tanto, los recursos serán mejor asignados y las tareas redundantes se eliminan, incrementándose la rentabilidad.

• La RPA

  La automatización robótica de procesos RPA, consiste en implementar softwares robots con la capacidad de interactuar con cualquier sistema informático, de igual manera en que lo haría un ser humano. Lo que supone un ahorro significativo en el coste de personal.

  La diferencia radica en el aumento de la eficiencia y la eliminación de errores. Con la RPA las operaciones pueden ejecutarse durante las 24 horas, con mayor velocidad y con el 100% de precisión. Logrando incrementar la calidad de los servicios y evitando los costes que se deriven de errores.

Softwares de gestión más eficaces para adaptar el producto al cliente

Otra forma de ser altamente competitivo es utilizar las herramientas para adaptar el producto, o mejor dicho, nuestra propuesta de valor, a las necesidades del cliente. Este enfoque integra tres vertientes, y cada una puede obtener ayuda de determinados programas de gestión:

• Conocer las necesidades al cliente:
  

  Para ofrecer un producto que satisfaga las necesidades del cliente es necesario contar con herramientas que ayuden a conocer exactamente qué desea el cliente y cómo lo desea.  Y en esta información pueden ser útiles los softwares tipo CRM y la herramienta BI.

  • Implementar BI, o Business Intelligence, consiste en emplear estrategias y herramientas tecnológicas para registrar y analizar datos recopilados de los sistemas de TI de la organización, para transformarlos en información procesable que aporte conocimiento para la toma de decisiones.
  • BI cuenta con la capacidad de hacer seguimiento a las ventas, prácticamente en tiempo real. Esto proporciona información sobre cómo piensa el cliente y cuál es su patrón de compra, lo que ayuda a entender y predecir su comportamiento. 
  • Utilizar un sistema CRM, o Customer Relationship Management, significa implementar una plataforma informática para lograr conectar diversos departamentos que gestionan la relación con el cliente: ventas, marketing y servicio al cliente.
  • CRM cuenta con una base de datos central en el que registra toda interacción con clientes (comunicaciones, llamadas, cotizaciones, correos electrónicos…) y ayuda a recopilar información que reflejan sus intereses, sus preferencias, etc. También permite rastrear y analizar los datos de los potenciales clientes para conocer su comportamiento.

• Adaptarse rápidamente a las necesidades del cliente:
  

  Para una alta competitividad es primordial contar con herramientas que faciliten una adaptación rápida a las exigencias de los clientes. Entre los softwares que permiten a una empresa adaptarse de manera rápida se encuentra el ERP y el BPM. ¿Por qué? Porque cuentan con las siguientes capacidades:

  • Un software ERP otorga visibilidad de la información en tiempo real. Por lo tanto, facilita modificar y optimizar los procesos para ajustar tanto el producto como el servicio a las necesidades del cliente. Ayuda a mejorar los tiempos de producción, se reducen los plazos de entrega y se puede proporcionar al cliente las respuestas que necesita.
  • Un ERP almacena información valiosa que permite establecer las estrategias para ajustar la gestión a la necesidad del cliente.
  • Un BPM es un sistema flexible que permite el diseño y modificación rápida de los procesos, complementando la automatización de procesos transversales a la cadena de valor.

• Personalizar los productos:

  Para implementar una estrategia basada en la personalización de productos debe contarse con estructuras organizativas flexibles que faciliten la producción de productos o servicios personalizados para el cliente.

  En este campo, el software ERP ayuda a las empresas a diseñar un sistema de gestión con la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios, gracias a:

  • Su capacidad de adaptación, tanto por su naturaleza modular como por la capacidad de integrarse con otros programas.
  • Su capacidad de ser modificado, para adaptarse a la necesidad de la empresa.
  • Contar con automatismos, como por ejemplo el MRP, que permite realizar cálculos complejos que requieren gran capacidad computacional, y que permiten mejorar la flexibilidad de la empresa para adaptarse a una nueva situación.

Un programa de gestión para competir

Cada empresa debe contar con programas de gestión que le faciliten aplicar sus estrategias competitivas, sistemas que pueden tener funcionalidades y características diferentes según le interese a cada empresa. En este contexto, para decidirnos a implementar uno u otro software es necesario evaluar los objetivos de la empresa y los beneficios que puede proporcionarle cada herramienta.

Lo importante es entender que mejorar la capacidad competitiva es necesario para asegurar la supervivencia de la empresa. Una de las mejores formas de lograrlo es a través del uso de un software para gestión que nos ayude a competir.

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