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Los cambios que se están produciendo en el mercado y la expansión de la transformación digital, hacen que la implantación y el uso de la tecnología, así como la obtención y control de la información, sean necesidades estratégicas para la subsistencia de una empresa.
En consecuencia, la digitalización introduce nuevos retos en el campo empresarial, pero a la vez ofrece las herramientas tecnológicas necesarias para que cada organización alcance su máximo potencial, incremente su productividad y participe competitivamente dentro del mercado.
¿Cuáles son estas herramientas de tecnología para una empresa?
Nos referimos a los sistemas informáticos de gestión que conllevan a la digitalización de procesos y el uso inteligente de los datos (TICs). Sistemas que favorecen a la gestión empresarial integral, que ayudan a la rápida y asertiva toma de decisiones y a una rápida respuesta ante las demandas en el mercado.
Entre los sistemas que pueden resultar imprescindibles para una empresa se encuentran los softwares ERP, CRM, SGA, Business Intelligence, BPM, RPA, etc. También la gestión documental en la nube, el intercambio electrónico de datos, entre otros sistemas.
Tabla de contenidos:
¿Cuál es el software para una empresa más necesario?
Siempre, para una empresa, el software o la herramienta tecnológica de gestión imprescindible será la que le proporcione los mejores resultados en base a su modelo de negocio, a la dimensión de la organización y, sobre todo, al entorno en el que debe competir.
Si consideramos lo anterior, vemos que para un correcto análisis y decisión al implementar uno u otro software de gestión es necesario conocer, de forma clara, la utilidad y los beneficios que pueden aportarnos en la empresa.
El software ERP, o Enterprise Resource Planning, es un sistema de gestión que automatiza, centraliza y facilita la planificación y control de los procesos y recursos de la empresa, pero de forma integral, a lo largo de su cadena de valor.
Este software es una herramienta que integra cada departamento de la empresa, por lo que permite el flujo de datos entre los módulos o aplicaciones de cada área y la creación de una base de datos común, lo que conlleva una alta integridad en la calidad de los datos que maneja.
En consecuencia, el ERP ayuda a realizar una mejor gestión empresarial, incrementa la eficiencia organizativa, facilita la planificación, mejora el uso de los recursos y permite el análisis de la información de cada proceso de la corporación.
Para una empresa el software CRM, o Customer Relationship Management, es una plataforma informática que se encarga de gestionar la relación con el cliente, considerando la gestión de ventas y postventas, el servicio de atención al cliente y las estrategias de marketing.
El CRM, al permitir la conexión entre estos departamentos, crea una base de datos central que brinda la oportunidad de personalizar la relación con el cliente. Además, proporciona las herramientas para conectar con el público objetivo, aumentar las ventas y retener y fidelizar a los clientes.
Este software es, definitivamente, una herramienta estratégica que ayuda a la productividad del equipo de ventas y a incrementar la competitividad de la empresa.
El sistema SGA, o Software de Gestión de Almacenes, permite, en tiempo real, la automatización, coordinación y optimización de las operaciones y procesos relacionados con el almacén de la empresa.
A través de este software se incrementa el control de operaciones, como la realización de inventarios, el etiquetado de productos, las expediciones, el envío y la recepción de mercancías. Es un sistema que ayuda a controlar el stock y la ubicación dentro del almacén.
Entre los beneficios del SGA está el incremento del rendimiento de los espacios de almacenaje, la trazabilidad de las operaciones, la mejora del servicio logístico. En fin, el aumento de la efectividad de la gestión.
La inteligencia empresarial BI constituye el conjunto de herramientas, infraestructura y buenas prácticas para la captación, registro y análisis de información de las operaciones comerciales. Esto tiene como objetivo formar un panorama integral y ayudar a la mejor toma de decisiones.
Entre las prácticas y herramientas de BI están:
- La implementación de sistemas de aprendizaje automático.
- La utilización de bases de datos y el uso de estadísticas para la detección de tendencias.
- El análisis de datos.
- La obtención de respuestas a preguntas específicas.
- Las representaciones visuales de los análisis, etc.
Con el uso de las herramientas BI se pueden determinar las tendencias del mercado, identificar las formas de incrementar las ganancias, analizar el comportamiento del cliente, realizar seguimiento al rendimiento y más.
Business Process Management BPM, o sistema de Gestión de Procesos de Negocio, es una herramienta de tecnología para el diseño, automatización, ejecución, análisis y optimización de los procesos repetitivos de negocio, controlando y administrando la lógica de cada proceso de la organización.
Para una empresa, un software tipo BPM permite la automatización del flujo de trabajo para facilitar el establecimiento de normas, la asignación y notificación de tareas, las alertas, etc.
El BPM facilita el análisis de todas las áreas de la empresa, de los sistemas, los clientes, los proveedores, etc. A diferencia del ERP, el BPM, además de permitir el diseño de cualquier procedimiento, puede otorgar el análisis de los procesos anteriores y posteriores a la activación de cualquier proceso comercial.
La RPA se trata de la implementación y administración de softwares robots para emular las acciones humanas en las tareas frente a otros softwares o sistemas informáticos. Este sistema ayuda a los trabajadores de la corporación a liberarse de tareas que resultan repetitivas y tediosas.
Esta tecnología puede procesar transacciones, generar respuestas, comunicarse con otros sistemas de información, realizar un control de datos, etc.
Con el uso de esta importante tecnología para una empresa se logran optimizar las operaciones y reducir los costes, y los equipos de trabajo utilizarán el tiempo para actividades verdaderamente valiosas.
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Gestión documental en la nube
Un sistema de gestión documental (Document Management System DMS) en la nube es una herramienta que administra, registra, rastrea y controla los datos, documentos y archivos electrónicos, en la plataforma de almacenamiento ilimitado alojado en la web.
Para una empresa, la tecnología de este sistema de gestión cloud es clave porque disminuye costes de almacenamiento físico, disminuye la posibilidad de errores y extravío e incrementa la productividad al facilitar la información de forma rápida.
El intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange, EDI) es el proceso de intercambio de datos y documentación clave entre socios comerciales, por medio de un formato electrónico estándar que suple los documentos en físico (papel). Este intercambio se realiza desde un sistema informático de una empresa a un sistema informático de otra organización.
Como ejemplo de estos documentos comerciales están las facturas o las órdenes de compra. Y entre los grandes beneficios de la relación comercial por medio del EDI está el ayudar a disminuir errores y ahorrar el tiempo que necesitaría un procedimiento no automatizado.
Softwares para una empresa: Algunas integraciones con el software ERP
El software ERP es un sistema que, además de dividirse en módulos y ajustar sus funcionalidades a los requerimientos de la empresa, permite la integración de algunos sistemas como el CRM y SGA.
La integración del CRM y el ERP es perfecta porque pueden complementarse para una gestión más eficiente, teniendo como norte la optimización de las operaciones comerciales.
Por otro lado, resulta fundamental la integración del software SGA con el sistema ERP. En este caso es preciso resaltar que las herramientas para la gestión de almacenes no pueden trabajar aisladas, es preciso que se sintonicen con el ecosistema de la gestión empresarial.
También es importante destacar que los sistemas de gestión documental en la nube se deben implementar en conexión con un software ERP. De esta forma se permite el almacenamiento y clasificación de la información que arrojan los procesos de la empresa.
Como se observa, integrándose o no, cada una de las herramientas tecnológicas descritas tienen como objetivo la optimización de los procesos de gestión, el ahorro de dinero, de tiempo y de esfuerzo humano, la agilización de la toma de decisiones, el incrementar la capacidad competitiva de la organización.
¿Qué software implementar? La decisión queda en tus manos…
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