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La escalabilidad de un ERP debe ser una de las principales características que tengamos en cuenta a la hora de elegir un software de gestión empresarial para nuestro negocio. De este factor depende, en buena parte, que el sistema que decidamos incorporar a la empresa consiga tener el resultado esperado. Por tanto, merece la pena que entendamos bien en qué consiste.

El concepto de escalabilidad hace referencia a las posibilidades de crecimiento que tenga un sistema de información y gestión a medida que el desarrollo de un negocio lo requiera, de forma que no se quede obsoleto como consecuencia de la necesidad de crecer junto a la empresa.

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Un software para gestión de empresas no nos ayuda sólamente a gestionar las diferentes áreas del negocio, sino que también, resulta muy útil para descubrir los pequeños errores difíciles de ver a simple vista que pueden acabar teniendo efectos muy negativos en el desarrollo de la empresa.

Las características de un sistema ERP, que es el software de gestión de empresas más extendido en el mercado, supone la integridad y unicidad de la información, lo que implica a través de un buen diseño de la trazabilidad, que es capaz de establecer las relaciones entre todos sus datos. Esto es especialmente importante ya que nos posibilita el análisis de las relaciones causa-efecto de cualquier información obtenida, y esto nos resultará de gran ayuda a la hora de optimizar los resultados de la compañía.

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El foco tradicional del ERP es ayudar a automatizar los procesos del negocio, especialmente aquellos que se consideran críticos para asegurar el funcionamiento básico de la empresa. Por otra parte, la transformación digital tiene un foco más amplio y disruptivo, en el que las empresas buscan nuevas maneras de hacer las cosas para satisfacer y encantar a sus clientes. El ERP es la primera etapa de la transformación, pero requiere trabajo adicional.

El dominio del ERP en la gestión de las empresas, lo ha convertido en uno de los sistemas de gestión fundamentales para directores de la gestión, lo que supone otra demostración más del fuerte impacto que tienen estos sistemas en la transformación digital de la empresa.

Podemos decir que el ERP y la transformación digital van de la mano, pues se trata de facilitar a las organizaciones arquitecturas híbridas, que combinen el ERP con las tecnologías disruptivas que se conocen como los pilares de la transformación digital y que son las que conforman una clara tendencia a futuro: la movilidad (Mobile), entrono en la nube (Cloud), conexión con el entorno social (Social Media) y con el tratamiento masivo de datos (Big Data).

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La gestión empresarial se enfrenta diariamente a retos para los que los programas ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) deben adaptarse. Los sistemas ERP son herramientas informáticas que deben estar al servicio de la empresa, y no al contrario, por lo que tienen que evolucionar a la velocidad de los cambios que están sufriendo las empresas en las condiciones de competitividad.

Estamos viviendo un momento en el que los datos adquieren un gran valor para entender lo que está sucediendo. Esto es debido a la digitalización de la información y al uso masivo de tecnologías en entornos deslocalizados que permiten la comunicación de datos casi en cualquier lugar y situación.

Todos los sistemas de información y gestión deben tener presente estas circunstancias, lo que implica mejorar su capacidad de entenderse mejor con el entorno y de integrar funcionalidades que tradicionalmente se comercializaban de forma aislada.

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La transformación digital es algo que las empresas con el paso del tiempo han tenido que ir incorporando en base a tecnologías que permiten digitalizar cualquier trabajo, pudiendo realizar el trabajo en un entorno cloud de una manera más eficiente, ágil e inteligente. Esto ha supuesto un cambio significativo para las empresas, puesto que las herramientas y plataformas que se utilizan en el ámbito personal, social y laboral han hecho que las empresas cambien su forma de trabajar.

Esto supone una serie de ventajas, pero también implica algunos riesgos que vamos a analizar.

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La compra de un sistema ERP representa una inversión importante para muchos negocios, ya que este software suele tener un coste elevado. Conocer cuál es el ROI de invertir en un software de este tipo, nos permite valorar la idoneidad o no de comprar este software para nuestra empresa.

La implantación de un sistema de gestión ERP es fundamental para que una empresa pueda evolucionar y desarrollarse lo suficiente como para crecer y conseguir ser competitiva. Pero también debe ser vista como la inversión que representa.

Disponer de un ERP para automatizar y controlar la gestión de una empresa implica un importante desembolso económico que debemos plantearnos desde el punto de vista de la empresa para asegurar su viabilidad. Y todo ello teniendo en cuenta que la inversión necesaria para su correcto desarrollo no se mide solamente en términos de dinero, también en tiempo y otros recursos económicos.

La complejidad de todos estos elementos hace necesario conocer qué es el ROI y cómo se calcula. De esta manera, podremos valorar si la inversión merece la pena o si tendremos que realizarlo a través de otras herramientas complementarias de apoyo a la gestión.

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En el mercado actual podemos encontrar muchos sistemas ERP que son excelentes soluciones tecnológicas para la gestión de una empresa, al menos a priori, pero no todos son adecuados para nuestro negocio. Antes de decidir la implementación de uno de estos softwares es indispensable que comprobemos que sus características encajan correctamente con las necesidades de nuestra empresa. En otras palabras, debemos comprobar la capacidad de adaptación del ERP seleccionado.

Para conseguir que un sistema ERP encaje de manera adecuada con los requisitos de gestión de nuestro negocio, es indispensable que pueda adaptarse a sus características, tanto a las relativas a su sector de actividad como a las específicas de los procesos internos de la empresa. Así, por ejemplo, no es lo mismo gestionar una empresa de componentes electrónicos que un restaurante. Y tampoco podemos aplicar el mismo sistema en un pequeño negocio familiar de hostelería que en un local con capacidad para 100 comensales.

Por lo tanto, antes de decidir qué ERP vamos a adquirir para ayudar a la gestión de nuestro negocio es indispensable que analicemos las necesidades específicas de la organización.

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Una vez tenemos clara la necesidad de incorporar un sistema de software ERP a nuestra empresa para mejorar la gestión de sus diferentes áreas, llega el momento de escoger la solución tecnológica que se adapta mejor a nuestras necesidades y, además, encaja en el presupuesto económico del que disponemos. Para garantizar los buenos resultados de nuestra elección, es indispensable hacer una comparación entre ERP que hay en el mercado.

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Una copia externa de datos es la garantía de que estos no se perderán. La información es hoy más importante que nunca y esta se genera, en términos generales, a partir de datos de distinta índole. Su inaccesibilidad o pérdida puede llevar a una compañía a pérdidas millonarias o a la quiebra. Por esta razón, debemos conservar estos datos en soportes fiables, contar con servicios externos que garanticen su preservación y trazar planes de contingencia propios como primera defensa.

Un servicio de copia de datos externo es un seguro más, siempre que estemos en manos de profesionales, que conozcan bien las herramientas tecnológicas y que cuenten con la experiencia necesaria para conservar los datos. Toda protección es poca, por lo que hay que empezar arrojando luz sobre las razones que deben movernos a salvaguardar los datos, en especial las contingencias que debemos tratar de prever.

Así, en este post ahondaremos en las razones que justifican la copia de datos, también abordaremos las ventajas e inconvenientes que ofrece externalizar estas tareas y, por último, comprobaremos qué otras acciones más allá de la copia de los datos tenemos a nuestro alcance.

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Elegir un ERP para mejorar los procesos que llevamos a cabo en nuestra empresa, para que sean más ágiles y eficaces no es una decisión fácil. Es necesario tener en cuenta muchos factores que nos indicarán cual es la opción tecnológica más adecuada para nuestro caso, desde las funcionalidades a cumplir o el coste integral del sistema. Además, también es muy importante conocer cual es el proveedor de ERP y qué nos ofrece en concreto. No en vano, el mantenimiento y las futuras actualizaciones del software elegido para la gestión de nuestra empresa dependerán en buena parte de las empresas de ERP con las que trabajemos, ya sea como desarrolladores o proveedores de la solución tecnológica elegida.

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