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    26 Dec 2018

    5 ALERTAS QUE INDICAN CUÁNDO CAMBIAR DE ERP

    5 alertas que indican que hay que cambiar erp

    Las empresas necesitan avanzar hacia la denominada industria 4.0, es decir, mejorar en todo lo relacionado con la conectividad. Cuando se habla de este concepto en muchas ocasiones se interpreta que hace referencia a los procesos productivos, pero nada más lejos de la realidad, se refiere a las características de interconexión que hoy en día exige el entorno.

    En la mayoría de los sectores, vivimos en un entorno hipercompetitivo alentado por una transformación digital sin precedentes. En un escenario de este tipo, tenemos que revisar nuestros sistemas de dirección y gestión, ya que es muy improbable que se puedan crear ventajas competitivas sostenibles en el tiempo y, por tanto, tengamos que recurrir a crear ventajas competitivas temporales que tratemos de hacer recurrentes.

    Esto supone de un cambio en los sistemas de gestión, ya que es necesario tener una actitud proactiva aprovechando todas las oportunidades que nos brinda el mundo digital. Para ello es importante que nuestros sistemas ERP se adapten a estas circunstancias en un doble sentido: tanto en su capacidad de interconexión con el entorno, como en su capacidad de participar activamente en la creación de nuevo conocimiento para las personas.

    Una reflexión en esta situación induce a hacerse habitualmente la siguiente pregunta, ¿debo cambiar de ERP?

    La respuesta es muy clara, si tu sistema de gestión ERP te está aportando todos los elementos necesarios para gestionar tu empresa eficazmente, no te plantees cambiar. Sólo en el caso, de que tu sistema ERP desarrolle tareas puramente administrativas, es probable que haya llegado el momento.

     

    5 errores relacionados con un ERP

    Motivos por los que cambiar de ERP

    Nuestro trabajo del día a día nos hace que dediquemos la mayor parte de nuestro tiempo a tareas urgentes relacionadas con la gestión ordinaria de la empresa, y muchas veces sufrimos problemas repetitivos o nos quejamos de algunas situaciones que no terminan de arreglarse por nuestra falta de disponibilidad de tiempo. Es habitual achacar estos problemas a la falta de un apoyo tecnológico apropiado al proceso de gestión de la empresa, pero no se suelen matizar estas sensaciones en problemas concretos.

    En situaciones de este tipo, es muy bueno prestar atención a algunas alertas que nos pueden ayudar a identificar problemas recursivos y valorar, por tanto, la necesidad de afrontar su solución.

    A continuación, vamos a exponer algunas consideraciones que pueden poner de manifiesto si realmente debes cambiar tu sistema de gestión ERP:

     

    1.- A pesar de tener un ERP, cada departamento elabora su propia información al margen del sistema.

     

    Una de las funciones más importantes que debe aportar un sistema ERP es la coordinación interdepartamental, a través de compartir los mismos datos y la ejecución de procesos vinculados de forma automática.

    A pesar de disponer de un sistema de gestión e información integral, la existencia de islas de información entre departamentos, pone de manifiesto la falta de confianza de algunas personas en el propio sistema o la falta de adaptación del software de gestión a las necesidades reales de la empresa. Lógicamente, hay que pensar que nadie se dedica a elaborar información adicional sino es porque la necesita, ya que es difícil pensar que alguien dedique recursos a algo inútil.

    Las consecuencias de esta situación conlleva una pérdida de coordinación por falta de compartir información de valor de una forma eficaz (en el lugar y momento oportuno) entre las distintas partes de la empresa. Tenemos que tener en cuenta, que la empresa no es la suma de sus partes, sino de un todo fruto de la sinergia de sus partes.

    La reflexión que nos debemos hacer es: ¿es posible competir en un escenario de este tipo con las condiciones que exige el entorno actual?

    A nuestro juicio es imposible, ya que ninguna tarea esencial del negocio puede quedar aislada o descoordinada del resto de la empresa, y una posible solución pueda ser la de cambiar el sistema de información y gestión ERP.

     

    2.- El desconocimiento de la situación real del almacén

    Como ya hemos comentado en otras ocasiones, un almacén es el elemento regulador para combatir la brecha temporal entre la demanda de los clientes y la capacidad de entrega de los productos de la empresa. Por tanto, es un elemento central y esencial en las relaciones de intercambio entre las empresas y su mercado. Esta característica marca sus necesidades de gestión, de forma que no se puede entender una gestión eficaz de almacén si no es en el marco de una buena coordinación con el resto de áreas funcionales de la empresa. Para ello, es necesario trabajar con un sistema de información integral que sea el apoyo de las distintas gestiones empresariales, y la mejor herramienta para ello es contar con un sistema ERP eficaz.

    La falta de información de calidad en esta área, puede provocar desde la pérdida de un cliente, hasta un incremento no deseado ni justificado de la inversión en el almacén, por poner dos ejemplos. 

    Otra vez, la reflexión que nos debemos hacer es: ¿es posible competir en un escenario de este tipo con las condiciones que exige el entorno actual?

    A nuestro juicio es imposible, ya que el perjuicio que puede ocasionar para la empresa la sincronización entre su oferta y demanda de productos y servicios, puede suponer la extinción de su actividad. Una posible solución pueda ser analizar la posibilidad de cambiar el sistema de información y gestión ERP.

     

    3.- Falta de datos para la toma de decisiones

    Todo cuanto hace una empresa se basa en las decisiones que toman sus trabajadores, a todos los niveles de responsabilidad.

    En un mundo tan cambiante como el actual, es clave para cualquier organización adaptarse e innovar para mejorar su posición en el mercado, y es aquí donde entra en juego la agilidad en las decisiones que se toman

    Es habitual escuchas expresiones como, “sabemos lo que nos pasa, pero no somos capaces de actuar”, o “la solución está clara, pero nadie se pone de acuerdo a la hora de aplicarla”, etc…

    Tras estas palabras muchas veces se esconde la falta de confianza del equipo en un sistema de información que se caracteriza por ser incompleto y poco veraz. Sin embargo, esto es una temeridad, ya que supone algo parecido a llevar un barco sin nadie en el timón.

    Otra vez más, la reflexión que nos tenemos que hacer es: ¿es posible competir en un escenario de este tipo con las condiciones que exige el entorno actual?

    A nuestro juicio es imposible, ya que en un ambiente de negocios en donde las oportunidades aparecen y desaparecen en poco tiempo, la toma de decisiones ágiles resulta imperativo para la creación de ventajas competitivas. Si no es tu caso, una posible solución pueda ser analizar la posibilidad de cambiar el sistema de información y gestión ERP.

     

    4.- Mejorar la eficiencia administrativa de la empresa

    Cuando los papeles se acumulan en las mesas y los trabajadores de un departamento están agobiados debido a la cantidad de datos que deben introducir en el sistema provenientes de otros departamentos, es que algo no está funcionando cómo debe.

    A título de ejemplo, suele ser habitual que el departamento de administración sea uno de los departamentos que más recursos invierte en realizar tareas repetitivas, por lo que no invierte un tiempo valioso en otras tareas cómo el análisis del flujo de caja o de las facturas morosas, etc... Invertir en recursos que aporten poco valor, es lo mismo que perder dinero, por ello es imprescindible rentabilizar los procesos repetitivos de los departamentos. Algo que es repetitivo se puede automatizar o en el peor de los casos, se puede mejorar mucho su eficiencia.

    Los procesos administrativos son necesarios, pero su gestión no puede implicar la dedicación de la mayor parte de los recursos humanos, sin que esta dedicación no vaya orientada a obtener una mayor eficacia y eficiencia. 

    Por tanto, otra vez más nos tenemos que preguntar, ¿es posible competir en un escenario de este tipo con las condiciones que exige el entorno actual?

    A nuestro juicio no, ya que con la tecnología a la que tenemos acceso hoy en día y con la gran cantidad de tareas repetitivas que se producen en la empresa, es posible reasignar recursos valiosos a las actividades que realmente aportan valor para competir en escenarios adversos. Si te identificas con esta situación, una posible solución pueda ser analizar la posibilidad de cambiar el sistema de información y gestión ERP.

     

    5.- Falta de conexión con el entorno digital.

    Vivir en un entorno digital creciente nos crea nuevas necesidades orientadas a poder gestionar información externa y también a poner compartir nuestra información con el exterior. Este tipo de interacción no sólo se produce a nivel de contenidos, sino también en el uso de herramientas, etc…

    Nuestra gestión no puede estar de espaldas a esta realidad, ya esto supondría desaprovechas las oportunidades que nos brinda el escenario digital.

    Además, la propia evolución de esta cultura digital hace que ya no tenga sentido realizar ciertos trabajos que apenas hace unos años eran habituales. Si la Hacienda Pública me obliga a facturarle a través de su portal FACE, por qué no puedo hacer lo mismo con mis proveedores. Te has parado a pensar cuanto tiempo te ahorrarías en recibir telemáticamente los datos de las facturas de tus proveedores y automatizar su conformidad y aprobación con las condiciones pactadas. Todo lo que suponga repetir una tarea, aunque sea entre empresas diferentes, no tiene sentido hoy en día.

    Por último, otra vez más nos tenemos que preguntar, ¿es posible competir en un escenario de desconexion con las condiciones que exige el entorno actual?

    Pensamos que estar desconectado de nuestro entorno es vivir aislado del mismo, y por tanto, renunciar a las oportunidades que nos ofrece el mundo digital, es tanto como cerrar los ojos para aprovecharse de posibles diferencias competitivas que se pueden explotar aunque sean de carácter temporal. Si te identificas con esta situación, una posible solución pueda ser analizar la posibilidad de cambiar el sistema de información y gestión ERP.

     

    Conclusión

    La decisión de implantar un ERP tiene como objetivo comprar una herramienta tecnológica que le sirva de soporte para gestionar eficientemente los procesos de su negocio, con el objetivo de facilitar su trabajo y competitividad. Por lo tanto, cuando llega el momento en el que el ERP no satisface las necesidades de la empresa o no es capaz de respaldar el crecimiento de la misma, hay que valorar la posibilidad de un posible cambio.

    Cambiar de ERP puede llegar a ser un proceso difícil y doloroso, pero convivir con un sistema de gestión ineficiente puede convertirse en el peor de nuestros enemigos. 

    Si te encuentras en una situación en la que te identificas con algunas de las alertas comentadas, puede ser el momento que dediques algo de tu tiempo para analizar cuáles pueden ser tus mejores alternativas de solución. Cambiar tu ERP solo es una de ellas, pero debes estar muy seguro de ello.

     

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    Equipo DATADEC 

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