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    10 Apr 2019

    CÓMO CAMBIAR EL ERP FÁCILMENTE

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    De una forma tácita o expresa, la mejora continua es una práctica habitual en cualquier empresa, por pequeña que sea, para aumentar su competitividad en el mercado y superar problemas recurrentes. Puede referirse a muchos ámbitos de la empresa como la calidad y fiabilidad del producto, la eficiencia de la organización, la comunicación interna y externa, la gestión del conocimiento o la prestación de servicios, entre muchas otras.

    Debido a la mayor digitalización de las empresas, es casi seguro que cualquiera de esas mejoras requiera cambios de alguna de las múltiples aplicaciones utilizadas. Muchas de ellas, requerirán cambios en su sistema ERP. Cambiar el ERP puede llegar a ser, por tanto, una necesidad.

    Es importante comprender cómo proceder a la hora de cambiar el ERP de nuestra empresa. De lo contrario, cambiar el ERP, puede llegar a ser visto como una barrera desmotivadora por parte de los usuarios, incapaces de hacer mejorar los procesos porque no pueden conseguir que el sistema cambie.

    La facilidad para cambiar el ERP es tan importante que puede llegar a ser un factor determinante en su selección.

    A continuación vamos a exponer algunas consideraciones que entendemos que son necesarias para facilitar el éxito de cualquier proceso de cambio en tecnologías de la información y gestión.

    Roles a considerar para cambios en Tecnologías de Información

    Los sistemas de información en general, y el sistema ERP en concreto, están gestionados por personas englobadas en distintos departamentos. Cada uno con sus objetivos, algunos comunes y otros más particulares. Entender las motivaciones de cada uno de ellos nos ayudará a comprender cómo se cambia un ERP.

    Tradicionalmente cualquier cambio pasa por tres niveles funcionales: planificación, desarrollo y funcionamiento. En función del tamaño de la empresa y del departamento de TI, cada función puede tener sus propios responsables o llegar a ser la misma única persona con distintos roles.

    La función de planificación (plan)

    La planificación es la función por la cual se priorizan y seleccionan las ideas de mejora que van a cambiar el ERP. La decisión es tomada por el negocio, pero asistida por TI ya que pueden asesorar sobre la complejidad de un cambio, su coste, impacto y riesgo. Si un cambio es demasiado complejo puede acordarse que requiere un proyecto propio con un presupuesto dedicado.

    El objetivo de esta función es que toda la demanda sea tratada y priorizada en el plazo de tiempo acordado con la dirección de la empresa.

    La función de desarrollo (build)

    Esta función se encarga de realizar los análisis funcionales, cambios de código, verificaciones con los usuarios y testeo. Es decir, de desarrollar el cambio.

    Su objetivo es el de realizar los cambios aprobados en los plazos acordados y con la calidad suficiente. Es habitual que los cambios se clasifiquen en distintos rangos según su complejidad y riesgo, teniendo cada uno de ellos, un plazo de entrega distinto.

    La función de ejecución (run)

    La función de ejecución, llevada a cabo por el conocido departamento de operaciones, se encarga principalmente de que el sistema funcione sin problemas, de que esté operativo, accesible y tenga un tiempo de respuesta adecuado.

    Engloba también toda la función de apoyo de los usuarios, es decir, de organizar y mantener los canales de ayuda en caso de problemas con el sistema.

    Es muy habitual que esta función este subcontratada y dentro del departamento de TI solo existan la figura del gestor de servicio, que se encarga que el subcontratista proporcione los servicios contratados con el nivel de calidad requerido.

     

    5 errores relacionados con un ERP

     

    Las trabas que existen para cambiar el ERP y como superarlas

    Las trabas

    Esta manera de gestionar los pasos necesarios para cambiar el ERP puede hacer muy laboriosa y frustrante el proceso de mejora continua. Estos son algunos de los problemas principales. 

    • El responsable del negocio no ha aprobado los cambios. Es lógico que antes de cambiar el ERP, alguien con conocimiento de su impacto, apruebe dicho cambio. Un usuario puede tener una visión muy concreta de un proceso y desconocer las implicaciones generales. Sin embargo, bien porque el responsable no entienda el cambio o porque está demasiado ocupado con sus funciones principales, esta aprobación puede retardarse más de lo deseable.
    • No hay recursos para realizar el cambio. A día de hoy, los analistas funcionales y los desarrolladores son recursos muy preciados con un coste alto y una baja disponibilidad. Aunque la idea sea buena y el responsable este de acuerdo, puede que simplemente no haya recursos.
    • El desarrollo es más complicado de lo que se pensaba. Muchas veces un pequeño cambio en un módulo del ERP puede tener un impacto mayor de lo esperado. Si, desafortunadamente, esto solo se descubre cuando se está cambiando el código, puede que conlleve una reclasificación del riesgo y del esfuerzo necesario.
    • Los tests no se han realizado a tiempo. Cualquier sistema de calidad va a exigir que antes de implementar un cambio este se testee lo suficiente para asegurar que cumple los deseos del demandante del cambio y que no produce ningún impacto negativo.
    • El cambio está esperando su lanzamiento al sistema de producción. Los cambios ERP no se hacen directamente en la instalación que contiene los datos reales de la empresa, el llamado ERP de producción, sino que se realizan en una copia, lo más exacta posible del mismo, llamado sistema de desarrollo. Cada cierto tiempo se realizan los llamados lanzamientos (releases) de los cambios del sistema de desarrollo al de producción. Salvo en ocasiones críticas, como que el funcionamiento del sistema en producción este en peligro, se deben evitar lanzar cambios fuera de la fecha planificada de lanzamiento.

    Las soluciones posibles

    Para aumentar la velocidad de las modificaciones del sistema ERP han surgido nuevas metodologías de desarrollo de software que intentan solventar algunos de estos problemas.

    • Método Agile. La organización del desarrollo se centra más en un producto (aplicación) final. El producto tiene un propietario que decide que cambios son más importantes y decide los incrementos del producto junto con un equipo que se dedica intensivamente en un plazo de tiempo muy corto. Esto mejora la comunicación y la rapidez ya que es un equipo más pequeño con total responsabilidad del producto, sin estar tan atados a procedimientos y reglas. También se potencia la colaboración con el usuario para obtener un cambio útil. Esto supone acometer el proyecto haciendo entregas parciales al dividir el proyecto general en productos más pequeños que responden a un objetivo concreto.
    • Optimización de recursos. Cuando los recursos son un problema conviene realizar las actualizaciones de un producto agrupadas por funciones, ya que minimizan el tiempo de análisis, desarrollo y testeo. También se pueden primar los cambios sencillos con mayor impacto en el negocio.
    • Reorganización del departamento de TI. En vez de dividir las funciones tan explícitamente se crean grupos transversales con objetivos comunes que mezclan las funciones de desarrollo y operaciones. Si la persona que realiza los cambios es la misma que supervisa su funcionamiento podrá actuar mucho más rápidamente en caso de problema y al mismo tiempo tendrá mayor consciencia del impacto de su cambio.
    • Automatización. Ya una realidad a nivel de testeo, cada vez más, se implementan procesos de cambios automáticos para algunos de los cambios más habituales dentro de la organización.

    Conviene recordar que un ERP tiene una complejidad intrínseca que hace posible la integración de módulos. Ésta requiere un proceso mucho más controlado de cambio que, aunque en determinados casos se pueda flexibilizar, siempre tendrá que tener un excelente control de calidad y de riesgos.

     

    Conclusiones

    Para implementar la mejora continua muchas veces se hace necesario cambiar el ERP, para adaptarlo a las nuevas necesidades. La facilidad de ejecutar esos cambios dependerá de la organización del departamento de TI, de la disponibilidad de recursos, del tipo de ERP y de los métodos de cambio empleados.

    Es importante conocer de antemano las posibilidades de cambio para evitar que el negocio y su evolución sean restringidos por la rigidez del ERP.

     

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    Iago Arribas

    Equipo DATADEC

    Escrito por: Iago Arribas

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