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    12 Apr 2018

    ¿HA LLEGADO EL MOMENTO DE CAMBIAR DE ERP?

    cambiar de erp

    El tiempo de vida promedio de un ERP está limitado, y algunos estudios indican que su duración oscila entre seis y nueve años.

    Existen distintos motivos y situaciones en las que nos haremos alguna de las siguientes preguntas: ¿Es el momento adecuado para cambiar de ERP?  ¿Cuáles son las señales reveladoras de que el momento ha llegado?

    Vamos a ver en este artículo qué señales nos pueden ayudan a saber si ha llegado el momento de cambiar de ERP.

    Cuando una empresa toma la decisión de implantar un ERP tiene como objetivo comprar una herramienta tecnológica que le sirva de soporte para gestionar eficientemente los procesos de su negocio, con el objetivo de facilitar su trabajo.

    Por lo tanto, cuando llega el momento en el que el ERP no satisface las necesidades de la empresa o no es capaz de respaldar el crecimiento de la misma, hay que valorar la posibilidad de un posible cambio.

    Cambiar de ERP, es una decisión difícil de tomar, aún más, si la inversión que se realizó en el sistema fue alta. Existen multitud de casos de empresas que ven obsoleto su sistema de gestión ERP incluso antes de haberlo amortizado.

    Según el estudio “Estado del Software de Gestión (ERP) desde el punto de vista de los proveedores” realizado por SoftDroit y relativo al tiempo que tardan las empresas en cambiar de ERP, el 36,6% de los proveedores lo sitúa entre los 7 y los 10 años, el 34,1% entre 5 y 7, y algo más del 13% entre 10 y 15 años. Solo un 4,4% afirma que las empresas tardan en cambiar su solución más de 15 años.

    Llegados al punto en el que consideremos que necesitamos un cambio, la siguiente pregunta a realizarse es valorar si es necesario cambiar de ERP o bien es suficiente con actualizar la versión del mismo.

    Antes de embarcarnos en la implantación de un nuevo ERP debemos asegurarnos de que no existe una actualización del sistema actual que cubra las necesidades o resuelvan los problemas que nos inducen al cambio.

     
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    Señales que nos indican que debemos cambiar de ERP

    Si encuentras alguna de estas señales en tu organización, es muy probable que haya llegado el momento de cambiar tu ERP.

    1. Mi ERP no me aporta valor.

      Un ERP no aporta valor si no soporta los procesos críticos del negocio. Aunque los procesos críticos de cada empresa dependen mucho del sector en el que opere y de su planteamiento estratégico, pensamos que los procesos más habituales son:
         - procesos orientados a la atención de nuestros clientes.
         - procesos orientados a garantizar la calidad de nuestra propuesta de valor.
         - procesos que coordinen todos los recursos necesarios para cumplir los objetivos propuestos.

    2. No confío en la información que obtengo

      Si no confías en la información que te ofrece el ERP y a menudo recurres a otras aplicaciones para hacer comprobaciones de los resultados, es una señal irrefutable de que algo anda mal.

      Esta desconfianza, que se genera entre los usuarios, hace que deje de utilizarse el ERP y, por lo tanto, sea necesario un cambio urgente. En estos casos, no sería suficiente con una actualización de versión.

    3. Creo que mi ERP no es seguro

      Si un ERP no tiene previstos unos niveles mínimos de seguridad, entra en unos niveles de riesgo que lo hace no operativo.

      Hoy en día un ERP debe asegurar una protección frente a accesos indeseados de terceros y a manipulaciones no adecuadas de los propios usuarios del sistema. En este sentido, el diseño del sistema de permisos es fundamental para asegurar el buen uso de nuestro sistema.

      Al igual que el punto anterior, esta es una buena (y muy grave) razón para cambiar de ERP.

    4. No me permite cumplir con las normativas legales

      Cuando el ERP no se ajusta a las normativas en vigor, como las modificaciones de la Agencia Tributaria o de los modelos de ficheros bancarios, el principio básico de la utilización de un ERP se pierde. Es decir, si uno de los principales motivos por los que se adquiere un sistema ERP es para agilizar nuestro trabajo, la desactualización de los requerimientos legales nos puede inducir a incrementar el trabajo manual y en la pérdida de confianza en algunos procesos.

      Esta falta de funcionalidad sí que puede solucionarse (en la mayoría de las implantaciones de ERP) si se actualiza a la versión correspondiente.

      Por que las empresas adquieren un erp
    5. Mi ERP está obsoleto, cada vez funciona peor, es lento, ineficaz y poco funcional.

      Desde hace algunas décadas estamos viviendo un vertiginosos incremento de los desarrollos tecnológicos, que nos permiten hacer cosas que hace apenas unos años no era posible.

      Cuando veas que tu ERP no se puede aprovechar de la evolución de las mejoras tecnológicas, suele ser señal de que tu proveedor de software no mantiene una evolución razonable del ERP.

      Hay síntomas muy claros: rendimiento lento de algunos de tus procesos que hasta el momento no se percibía, imposibilidad de integrar ciertas tecnologías ya muy extendidas como la geolocalización, reconocimiento de voz, etc… . Cuando alguno de estos requerimientos sean importantes para ti y no puedas tenerlo, es hora de pensar en un cambio.

      Si te interesa este tema te puede resultar útil la guía:  "Cómo elegir la mejor  aplicación ERP para tu empresa"   [ Descárgate aquí la Guía Gratuita ]   

    6. A esta aplicación le faltan funcionalidades.

      Cuando nos planteamos que un ERP no tiene las funcionalidades que necesitamos, bien porque hemos crecido desde que lo implantamos o bien porque no adquirimos todos los módulos que el sistema ofrecía, debemos hablar con nuestro proveedor para evaluar la situación.

      Si un cambio de versión o la adquisición de nuevos módulos soluciona nuestro problema, seguiremos con nuestro ERP. En caso contrario, se deberá valorar la adquisición de uno nuevo.

    7. Mi empresa crece, pero el ERP no lo hace al mismo ritmo.

      Probablemente cuando se realizó la implantación del ERP hace 5 ó 6 años, tu negocio era muy distinto. En la actualidad tienes que hacer frente a operaciones que antes no tenías que realizar, o bien la complejidad de las mismas ha aumentado.

      Cualquiera que sea el motivo, muchas veces el problema surge por la falta de escalabilidad en el tratamiento de un volumen creciente de datos, que merma la velocidad de procesos. Otras veces, el problema puede deberse a la saturación de distintos elementos como consecuencia de una falta de planificación en este sentido.

      En algunos casos, dependiendo del ERP, una actualización de versión será suficiente, o se tendrá que plantear un cambio de sistema.

      En estos casos, si el ERP no es flexible y no se adapta a las nuevas necesidades de tu empresa, debes seleccionar otro que no suponga un problema para ti. Te aconsejo que leas este Post en el que te indicamos una serie de consejos a seguir antes de elegir un ERP.

    Buena parte del éxito de la implantación de un ERP depende de tener el respaldo de una empresa fiable que nos dé las mayores garantías de soporte técnico y de asesoramiento. Si tu proveedor no te da el servicio que necesitas, sí o sí, debes de cambiar de ERP, o como mínimo, de empresa proveedora de tu solución.

    Se dice que el ERP es la columna vertebral del sistema de información de una empresa, por lo tanto, debe llegar a todas las áreas de negocio de la misma.

    Cambiar de ERP puede llegar a ser un proceso difícil y doloroso, pero convivir con un sistema de gestión ineficiente puede convertirse en el peor de nuestros enemigos. 

    Finalmente cabe decir, que la piedra angular en un cambio de ERP, es encontrar a un proveedor que se convierta en tu socio tecnológico y te ofrezca una herramienta que cubra las necesidades actuales de tu empresa con capacidad de crecimiento, y te ayude a gestionar tu capacidad competitiva en el mercado.

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    Equipo DATADEC

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