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    04 Jun 2019

    8 ALARMAS QUE TE INDICAN CAMBIAR DE ERP

    8 alarmas cambiar erp

     

    En realidad, cuando nos planteamos cambiar el sistema de información y gestión ERP de una empresa, es porque estamos padeciendo algún tipo de problemas. Cambiar el software de gestión no es algo que le guste a nadie, ya la inversión en recursos necesarios para una implantación exitosa suele ser importante. No sólo nos referimos a los recursos económicos, sino también a la dedicación de tiempo y al coste de oportunidad de no poder priorizar otros proyectos.

    La pregunta que muchas veces nos hacemos es ¿cuándo debemos plantearnos cambiar de ERP en nuestra empresa? Por mucho tiempo que lleve funcionando correctamente y que haya resultado de una gran ayuda, existen ciertos síntomas que se anticipan a un futuro cierto: “todo sistema de gestión tiene un ciclo de vida más o menos largo que termina muriendo“.

    Vamos a ver de qué síntomas hablamos.

    Señales de alerta sobre nuestro software ERP

    Estos son los 8 síntomas que nos ponen de manifiesto que nuestro sistema ERP no cubre todas las necesidades que requerimos.

    1.- Problemas de funcionalidad del software actual con relación a los procesos clave

    Los procesos de gestion de cualquier empresa han evolucionado mucho en los últimos años. Por tanto, es fácil que el sistema ERP que tenemos instalado ya no esté lo suficientemente preparado para afrontar acciones básicas para el día a día de la empresa.

    Debemos ser conscientes de que, si no podemos gestionar correctamente los procesos clave del negocio, perdemos productividad. Por ejemplo, uno de los hechos que podemos considerar como una alarma sobre la necesidad de reemplazo del ERP que tenemos es la imposibilidad de gestionar los stocks y las compras habituales que necesitamos para mantener la productividad y para satisfacer las necesidades de los clientes.

    También debemos considerar una señal de alarma el hecho de que las operaciones que llevamos a cabo habitualmente en la empresa sean mucho más lentas de lo habitual, y que surjan errores considerables cada vez con mayor frecuencia. Todo esto puede hacer que la información con la que se trabaja ya no sea de tanta fiable e, incluso, que el sistema no se pueda adaptar a los cambios en las normativas vigentes en cada momento.

    En definitiva, cuando los problemas de base del sistema afectan al control de los procesos críticos y de la actividad global de la empresa, es el momento de pensar en cambiar el sistema de software, siempre antes de que acabemos trasladando al mercado nuestros problemas internos.

     

    5 errores relacionados con un ERP

     

    2.- Problemas de integración del ERP actual con otros softwares del mercado de alto interés para la empresa

    Cuando la empresa experimenta un crecimiento significativo de su capacidad de negocio, es habitual que recurramos a otros softwares complementarios que nos aporten otras funcionalidades de interés, como el BPM o los sistemas de email. Si estos sistemas no se pueden integrar de manera consecuente y eficaz con el ERP, puede ser el momento de que nos planteemos hacer los cambios necesarios.

    No podemos renunciar a la evolución de la gestión del negocio, así como a conseguir nuevas funcionalidades que nos resulten beneficiosas. Un cambio de ERP nos permitirá dar el paso adelante que precisamos para adaptarnos a los nuevos tiempos.

     

    3.- Problemas con relación a la fiabilidad del sistema

    La seguridad y fiabilidad de los datos con los que se trabaja son esenciales para decidir un posible cambio de ERP en una empresa. Debemos asegurarnos de que el sistema del que disponemos es capaz de:

    - Protegernos ante los intentos de acceso no autorizados.

    - Preservar el sistema en lo relativo a la auditoría y al control de los usuarios.

    No podemos obviar que la ciberseguridad es uno de los aspectos determinantes en cualquier empresa. En la cadena de suministro de un negocio están involucradas grandes cantidades de datos que resultan especialmente llamativas para los ciberdelincuentes. Por ello, es un aspecto al que debemos atender incluso hasta el punto de valorar si el propio proveedor del software ha sufrido un ataque. En ese caso, es recomendable que nos planteemos un cambio de manera inmediata.

     

     4.- Problemas relacionados con el mantenimiento del programa

    Las necesidades tecnológicas evolucionan de manera constante. En consecuencia, el ERP del que dispongamos debe adaptarse a los cambios sin dificultades. A su vez, debemos considerar que el sistema no es el más adecuado si necesitamos someterlo constantemente a pequeñas actualizaciones.

    Igualmente, al valorar el mantenimiento del sistema es necesario tener en cuenta el coste que nos representa. Si las cuotas son elevadas, esto puede repercutir de manera directa en el precio final del producto resultando conveniente decantarnos por el cambio a otra solución tecnológica.


    5.- Problemas relacionados con la expansión de la actividad de la empresa a nuevos mercados

    Nuestra empresa ha dejado de ser el pequeño negocio que abastecía a los clientes de toda la vida, y ahora ha diversificado su producción para satisfacer las necesidades de los consumidores de nuevos mercados. Evidentemente, el ERP que teníamos desde hace años, ya da señales de colapso y no puede acompañar los cambios que estamos experimentando.

    Asimismo, la expansión a nuevos mercados también puede ser internacional. Cuando la empresa empieza a abrir delegaciones en nuevos países, requeriremos un ERP nuevo que mejore la comunicación entre los diferentes lugares y que, además, sea capaz de ajustarse a trabajar con diversidad de divisas. Todo ello, con un adecuado tiempo de respuesta y sin que el proceso resulte traumático.

     

    6.- Problemas relacionados con el actual proveedor de servicios

    El proveedor de software debe ser de alto nivel para que el software de gestión que hemos escogido funcione de manera óptima. Si no nos ofrece el servicio que necesitamos de mantenimiento, o no nos resuelve los problemas técnicos que surgen, será necesario cambiar de sistema para agilizar los procesos que llevamos a cabo.

    La misma situación es provocada por la desaparición del partner y el hecho de que no se quieran afrontar cambios para evitar la obsolescencia programada.

    7.- Problemas relacionados con las exigencias de otros agentes del mercado

    Debemos dar respuesta inmediata a las necesidades del cliente y, además, cumplir con las  expectativas de nuestros proveedores de manera correcta y muy precisa. Un ERP que no pueda amoldarse a las nuevas formas de colaboración, como portales de clientes o web services, está ya obsoleto.

    8.- Necesidad de cambiar de tecnología

    La base de datos es uno de los elementos cruciales para el funcionamiento del negocio. Si el ERP no puede integrar correctamente toda la información o no nos deja acceder a ciertos datos, perdemos capacidad de análisis e impediremos que el negocio avance.

    Si necesitamos ampliar nuestra base de datos o sustituir cualquier otro aspecto tecnológico de la empresa para mejorar el acceso a los datos desde cualquier lugar y de forma segura, es el momento de pensar en cambiar el ERP con el que trabajamos.

    Conclusiones

    Aunque cambiar el sistema ERP no es algo que nos guste a nadie, debemos ser conscientes de que se pueden dar situaciones en las que no tomar una decisión en este sentido puede salir mucho mas caro a una empresa.

    Un software de gestión empresarial debe estar siempre al servicio del desarrollo del negocio y en línea al contexto tecnológico en que se desarrollan las actividades del mercado. Los avances tecnológicos suponen cambios muy importantes en las condiciones competitivas de las empresas, y esto supondrá nuevas oportunidades en el mercado en la medida en que dichos avances puedan incorporarse a las herramientas de gestión empresarial.    

     

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    Equipo DATADEC

     

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